Use um rastreador de depósitos e reembolsos para registrar quem pagou o quê, o que cobriu e o que foi reembolsado, com um fluxo simples que evita itens perdidos.
text\nBooking ID | Date booked | Client name | Service name | Service date(s) | Total price | Status | Notes | Exceptions?\n\n\nPara o log de transações, mantenha focado:\n\ntext\nDate | Booking ID | Client name | Type (Deposit/Payment/Refund) | Amount | Method | Reference ID | Refund reason | Notes\n\n\nAlgumas regras que previnem confusão depois:\n\n- Use Booking ID sempre para ligar o dinheiro a um trabalho real.\n- Mantenha Amount como números apenas.\n- Preencha Refund reason só quando o Tipo for Refund.\n- Use Exceptions? como Sim/Não simples para forçar uma segunda checagem.\n\n### 3) Adicione dropdowns e uma regra de nomenclatura\nDropdowns mantêm a redação consistente para que filtros e totais funcionem.\n\nUse um conjunto pequeno:\n\n- Status: Agendado, Concluído, Cancelado, Não compareceu, Reembolsado\n- Motivo do reembolso: Cliente cancelou, Problema no serviço, Erro de agendamento, Pagamento duplicado, Outro\n\nAdote uma regra simples de nomeação dos serviços para buscas: comece com a categoria, depois detalhes. Exemplos: 'Massagem - 60 min', 'Limpeza - 2 quartos', 'Consulta - retorno'.\n\nDecida o que dispara Exceptions? = Sim. Gatilhos comuns são pagamentos divididos em dias diferentes, reembolsos parciais, descontos aplicados após o pagamento, chargebacks ou qualquer coisa que te obrigue a abrir a calculadora.\n\n## Fluxo diário: como usar o rastreador sem trabalho extra\nTrate o rastreador como uma caixa de recibos. Adicione uma entrada pequena no momento em que o dinheiro se move, não no fim da semana quando os detalhes já estão confusos.\n\nUma rotina de baixo esforço é assim:\n\n- Ao agendar: crie a linha do resumo da reserva (cliente, serviço, data(s), total orçado, depósito esperado).\n- Quando o dinheiro chega: adicione uma entrada no log de transações com data, valor, método e ID de referência.\n- Após o serviço: marque a reserva como Concluída e confirme que o saldo está correto.\n- Quando um reembolso acontece: adicione uma transação de reembolso com data, valor, motivo e ID de referência.\n\nGuarde a prova de pagamento de forma que você encontre rápido. A entrada no rastreador pode incluir 'Fatura #1042' ou 'Transfer ref 7H3K', e você guarda o e-mail do recibo ou captura do banco na mesma pasta sempre.\n\nExemplo: um cliente paga depósito de $100 na segunda, paga os $200 restantes na sexta, depois recebe $50 de reembolso porque um produto estava em falta. Seu log deve mostrar três transações separadas, cada uma com seu ID de referência.\n\nO ritmo de revisão importa mais que ferramentas sofisticadas:\n\n- Diário (2 minutos): confirme que novos pagamentos/reembolsos têm ID de referência.\n- Semanal (10-15 minutos): verifique reservas concluídas não marcadas, depósitos esperados ausentes e reembolsos prometidos mas não enviados.\n- Mensal: confira seus totais com o extrato bancário ou do processador para que pequenos erros não se acumulem.\n\n## Casos de reembolso que causam confusão\nReembolsos ficam bagunçados quando a vida real não segue a história limpa de 'pago, entregue, concluído'. Seu rastreador deve continuar legível mesmo quando o serviço muda no meio do caminho.\n\nReembolsos parciais vs totais: não sobrescreva o pagamento original. Mantenha pagamentos como foram e registre reembolsos como transações separadas com sua própria data e motivo.\n\nRemarcações: escolha uma regra e mantenha. Se for o mesmo trabalho, atualize as datas na linha de reserva e adicione uma nota. Se for um novo escopo e novo preço, crie um novo Booking ID e referencie o antigo nas notas.\n\nDepósitos não reembolsáveis: não dependa da memória. Adicione uma nota curta da política e quando ela foi explicada (por exemplo, 'Não reembolsável depois de 24 horas, confirmado por mensagem em 2 de maio').\n\nChargebacks e disputas: trate como um status próprio, não como reembolso normal. Adicione datas e uma breve linha do tempo para que você consiga acompanhar o que aconteceu.\n\nGorjetas, extras, upgrades: mantenha separados do depósito. Gorjetas normalmente não deveriam reduzir o que é reembolsável, e extras podem ser reembolsáveis só se não foram entregues. Se você vende complementos frequentemente, adicione uma linha 'Extras' nas notas da reserva e registre o pagamento extra como transação própria.\n\n## Matemática simples que mantém seus números honestos\nSeu rastreador é confiável quando cada reserva dá dois números rápidos: o que você realmente reteve e quanto o cliente ainda deve.\n\nUse esses dois cálculos:\n\nNet paid = Total paid - Total refunded\n\nBalance due = Service total - Net paid\n\nExemplo: o cliente pagou $200, você reembolsou $50, e o total do serviço é $300. Net paid é $150 e Balance due é $150.\n\nPara uma visão mensal básica, mantenha pagamentos e reembolsos separados:\n\n- Depósitos e pagamentos recebidos neste mês\n- Reembolsos emitidos neste mês\n\nEvite inserir reembolsos como pagamentos negativos a menos que você seja extremamente consistente. Sinais misturados é como totais ficam estranhos.\n\nAlgumas checagens rápidas pegam a maioria dos erros cedo:\n\n- Qualquer saldo devedor negativo\n- Qualquer transação com data faltando\n- Quaisquer entradas duplicadas óbvias (mesmo cliente, mesmo valor, mesmo dia)\n- Qualquer reembolso sem motivo ou referência\n- Qualquer reserva marcada como Concluída com saldo pendente diferente de $0 (salvo quando intencional)\n\n## Exemplo: um serviço de três visitas com reembolso parcial\nUm cliente agenda um pacote de 3 visitas ($300 total) e paga $100 de depósito. Dois dias depois ele remarca a primeira visita. Após a segunda visita, cancela a terceira e pede reembolso parcial.\n\nVeja como pode aparecer no log de transações. O ponto é registrar os eventos conforme acontecem, não reconstruir a história depois.\n\ntext\nClient: Jordan P. Service: 3-visit package Invoice/Ref: JP-014\n\n2026-01-05 | Deposit received | +$100 | Method: card | For: hold first visit | Balance due: $200\n2026-01-07 | Rescheduled | $0 | From: Jan 10 to Feb 10 | Note: no money moved\n2026-02-10 | Visit 1 done | $0 | Notes: completed\n2026-02-17 | Payment received | +$200 | Method: bank transfer | For: remaining package | Balance due: $0\n2026-02-24 | Visit 2 done | $0 | Notes: completed\n2026-03-01 | Partial refund | -$100 | Reason: cancelled visit 3 | Refunded to: card | Status: pending\n2026-03-03 | Refund cleared | $0 | Confirmation: REF-8831 | Status: completed\n\n\nUma revisão semanal pegaria um reembolso perdido quando você ver 'Partial refund - pending' sem uma entrada 'Refund cleared'.\n\n## Erros comuns e como evitá-los\nA maioria dos sistemas falha do mesmo jeito: parecem 'suficientes' até que um reembolso vá para o cliente errado, ou um depósito seja aplicado duas vezes.\n\nProblemas comuns e soluções:\n\n- Misturar várias reservas: mantenha um Booking ID por trabalho e vincule todo pagamento/reembolso àquele ID.\n- Registrar reembolsos sem data ou motivo: sempre capture ambos, além de um ID de referência.\n- Usar categorias demais: mantenha status e motivos curtos. Coloque detalhe em tipo de serviço ou notas.\n- Não reconciliar com banco ou processador: compare totais semanalmente ou pelo menos mensalmente, e sinalize discrepâncias em vez de chutar.\n- Deixar notas substituírem campos estruturados: notas são para contexto. Fatos principais pertencem a colunas.\n\nSe você se pega escrevendo 'pago via Zelle, depósito para 5 de junho, reembolsado metade' em uma única célula de notas, é sinal de que precisa de campos separados.\n\n## Checklist rápido para checagens semanais e mensais\nUm rastreador só funciona se você confiar nele.\n\n### Checagens semanais (10 minutos)\nFaça um scan por itens básicos faltando:\n\n- Cada reserva tem status e data de serviço claros.\n- Cada pagamento/reembolso tem valor, data e método.\n- Cada reembolso tem motivo e ID de referência.\n- Nenhuma reserva mostra reembolsos maiores que o total pago.\n- Seus totais semanais de 'entrada de dinheiro' batem com os depósitos/payouts do banco para a mesma semana.\n\nSe os totais não baterem, não chute. Pegue uma reserva e trace de ponta a ponta: data do serviço, depósito, saldo restante, reembolso.\n\n### Checagens mensais (20-30 minutos)\nProteja seu histórico e faça o fechamento do mês bater:\n\n- Salve uma cópia ou snapshot do rastreador antes de reorganizar.\n- Limpe itens antigos 'pendentes': concluídos, cancelados ou movidos para frente.\n- Recheque reembolsos que aconteceram dias após o serviço.\n- Compare o subtotal por método de pagamento com o que seu banco e provedores mostram.\n- Marque reembolsos parciais repetidos para ajustar sua política de depósito.\n\n## Próximos passos: facilite com automação leve\nAutomação só ajuda depois que o básico está consistente. Se uma pessoa escreve 'Depósito' e outra escreve 'Retainer', relatórios vão ficar bagunçados independentemente da ferramenta.\n\nQuando seu rastreador estiver estável por algumas semanas, o menor upgrade que ajuda a maioria das equipes é um formulário interno simples que força os mesmos campos sempre (data, Booking ID, tipo, valor, método, ID de referência). Se quiser criar isso sem um ciclo longo de desenvolvimento, algumas equipes usam Koder.ai (koder.ai) para gerar um rastreador interno leve descrevendo campos e fluxo em chat, e iterando conforme necessário.\n\nSe você for construir um app, mantenha a primeira versão pequena: reservas, transações, reembolsos e um resumo mensal. Adicione recursos só depois que os números baterem com seu banco mês após mês.Registre depósitos e reembolsos porque são fáceis de esquecer quando reservas mudam, clientes cancelam ou serviços são alterados. Um registro simples evita devolver para a pessoa errada, aplicar um depósito duplicado ou esquecer um reembolso prometido.
No mínimo, capture o cliente, para que o pagamento foi feito, o que aconteceu com a reserva e o que foi reembolsado e quando. Se você não conseguir responder a isso rapidamente, vai perder tempo reconstituindo a história depois.
Use um único Booking ID para cada trabalho e anexe todos os pagamentos e reembolsos a esse ID. Essa regra simples impede a maioria das confusões quando clientes remarcassem, dividem pagamentos ou agendam vários serviços.
Mantenha os reembolsos como transações separadas com data, valor, motivo e referência. Não sobrescreva o pagamento original, porque você perderá a linha do tempo e não poderá explicar os totais depois.
Escolha uma regra e aplique sempre. Se for realmente o mesmo trabalho, atualize a data do serviço na reserva e mantenha o mesmo Booking ID; se o escopo ou o preço mudarem a ponto de ser um novo trabalho, crie um novo Booking ID e refira o anterior nas notas.
Anote a política no rastreador e registre quando ela foi comunicada, mesmo que seja só 'confirmado por mensagem'. Assim você não fica dependendo da memória quando alguém questionar o depósito.
Adicione um status claro como 'Disputa' e registre as datas e o que ocorreu, separadamente dos reembolsos normais. Trate como uma linha do tempo que você pode seguir, porque chargebacks costumam envolver reversões parciais e trocas de mensagens.
Use dois números de forma consistente: Net paid = total pago - total reembolsado, e Balance due = total do serviço - net paid. Se esses estarem coerentes, seu rastreador corresponderá à realidade mesmo com reembolsos parciais e pagamentos divididos.
Atualize no momento em que o dinheiro se move, não no fim da semana. Uma verificação diária rápida para checar IDs de referência faltando e uma varredura semanal para itens com 'reembolso prometido' pegam a maioria dos problemas antes que vire um acompanhamento embaraçoso.
Comece com uma planilha se você realmente vai abri-la quando estiver ocupado, e mantenha a redação consistente com escolhas tipo dropdown para status e motivos de reembolso. Se várias pessoas recebem pagamentos ou a planilha fica constantemente bagunçada, um app interno pequeno com campos obrigatórios reduz erros — inclusive um construído rapidamente com uma ferramenta como Koder.ai (koder.ai).