Aprenda a planejar, construir e lançar um app web que rastreia expirações de contratos de fornecedores, armazena documentos e envia lembretes de renovação no prazo.
Um rastreador de expiração de contratos existe para evitar momentos de “isso nos pegou de surpresa”: renovações inesperadas, janelas de aviso perdidas e correria de última hora porque o PDF do acordo está na caixa de entrada de alguém.
A maioria das equipes esbarra nos mesmos modos de falha:
Um rastreador útil dá suporte a papéis diferentes sem forçar todos a virarem especialistas em contratos:
Quando o rastreador funciona, ele gera:
Escolha sinais mensuráveis que mostrem adoção e confiabilidade:
Se seu MVP resolver consistentemente isso, você evitará os erros de contrato mais caros antes de adicionar recursos avançados.
Um MVP de rastreador de expiração de contratos deve responder instantaneamente a uma pergunta: “O que está vencendo em breve, quem é o dono e o que acontece depois?” Mantenha a v1 pequena o suficiente para lançar rápido e depois expanda com base no uso real.
Se quiser avançar rápido sem construir uma stack personalizada completa no dia 1, uma plataforma de prototipagem como Koder.ai pode ajudar a prototipar as telas principais e o fluxo de lembretes a partir de uma especificação por chat — produzindo código-fonte exportável quando estiver pronto para operacionalizar.
Para evitar que o projeto vire um sistema completo de lifecycle de contratos, mantenha fora da v1:
Dono do contrato: “Consigo ver meus contratos que vencem em breve e receber lembretes com antecedência suficiente para negociar.”
Procurement/Admin: “Consigo adicionar/editar contratos e atribuir responsáveis para que nada fique sem dono.”
Financeiro/Liderança (somente leitura): “Consigo ver renovações próximas para prever gastos e evitar renovações automáticas surpresa.”
Se você entregar essas histórias com telas limpas e lembretes confiáveis, tem um MVP sólido.
Um rastreador de contratos vence ou falha pelos dados que captura. Se o modelo for raso, lembretes ficam pouco confiáveis. Se for muito complexo, as pessoas param de inserir informações. Mire num “registro central + alguns campos estruturados” que cubra 90% dos casos.
Fornecedor é a empresa que você paga. Armazene o básico que será pesquisado e reportado: nome legal, nome de exibição, tipo de fornecedor (software, facilities, agência) e um ID interno se houver.
Contrato é o acordo que você rastreia. Um fornecedor pode ter vários contratos (ex.: licenciamento e suporte), então mantenha Contrato como um registro separado vinculado ao Fornecedor.
Todo contrato precisa de um responsável pelo contrato claro (quem decide sobre renovação), mais um responsável backup para férias e turnover. Trate esses campos como obrigatórios.
Também capture contatos-chave:
A maioria dos apps armazena “início” e “término” e depois se pergunta por que as renovações são perdidas. Registre várias datas explicitamente:
Adicione alguns campos estruturados para cobrir padrões comuns de renovação:
Para mês a mês, a “data de término” pode ser desconhecida. Nesse caso, gere lembretes a partir das regras de prazo de aviso (ex.: “notificar 30 dias antes do próximo ciclo de cobrança”).
Status são mais que rótulos — são a lógica que dirige contagens do dashboard, cronogramas de lembretes e relatórios. Defina-os cedo, mantenha simples e consistentes entre todos os acordos.
Um conjunto prático para um MVP:
Escolha janelas fixas para que todos entendam o que “em breve” significa. Opções comuns são 30/60/90 dias antes da data efetiva de término. Torne o limite configurável por organização (ou por tipo de contrato) para adaptar ao ritmo de procurement.
Também decida o que acontece se a data de término mudar: o status deve ser recalculado automaticamente para evitar bandeiras “Vence em breve” obsoletas.
Quando um contrato passa para Rescindido ou Arquivado, exija um código de motivo como:
Esses motivos facilitam relatórios trimestrais e análises de risco de fornecedores.
Trate status como campo auditável. Registre quem mudou, quando e o que mudou (antigo status → novo status, código de motivo e nota opcional). Isso suporta responsabilidade e explica por que lembretes pararam ou uma renovação foi perdida.
Um rastreador de contratos só é útil se as pessoas agirem a partir dos lembretes. O objetivo não é “mais notificações” — é nudges acionáveis e em tempo certo que combinem com o modo de trabalho da equipe.
Comece com email como canal padrão: é universal, fácil de auditar e não requer trabalho administrativo extra. Quando o fluxo estiver estável, adicione entrega opcional por Slack/Teams para times que vivem em chat.
Mantenha preferências de canal por usuário (ou por departamento) para que Finance permaneça no email enquanto Procurement use chat.
Use uma cadência previsível ligada à data de término:
Adicione também uma classe separada de alerta para o prazo de aviso (por exemplo, “é necessário dar aviso com 45 dias de antecedência”). Trate isso como prioridade maior que a data de expiração, pois perder esse prazo pode prender você a outro período.
Cada notificação deve incluir duas ações com um clique:
Registre ações na trilha de auditoria (quem confirmou, quando e qualquer comentário) para que os follow-ups sejam claros.
Se o responsável não confirmar após uma janela definida (ex.: 3 dias úteis), envie uma escalada para um gestor ou responsável backup. Escalações devem ser limitadas e explícitas: “Ainda sem resposta; confirme propriedade ou reatribua.”
Desduplique lembretes (sem repetições para o mesmo contrato/data), respeite horários silenciosos e tente novamente em caso de falhas. Mesmo um ótimo design falha se mensagens chegarem atrasadas ou repetidas.
Um rastreador de contratos vence ou falha pela velocidade: alguém consegue encontrar o acordo certo, confirmar a data de renovação e atualizá-la em menos de um minuto? Projete o UX em torno das ações mais frequentes — checar o que vem a seguir, buscar e fazer pequenas alterações.
Dashboard deve responder a uma pergunta: “O que precisa de atenção em breve?” Liderar com Renovações Próximas (próximos 30/60/90 dias) e um pequeno conjunto de KPIs (ex.: vence neste mês, renovação automática em breve, documentos faltando). Forneça duas vistas primárias:
Detalhe do Contrato é a “fonte única da verdade.” Coloque o essencial no topo: fornecedor, status, data de expiração, termos de renovação, responsável e configurações de notificação. Itens complementares abaixo: notas, tags, documentos vinculados e contatos relacionados.
Detalhe do Fornecedor agrega tudo vinculado a um fornecedor: contratos ativos, históricos, contatos-chave e padrões de renovação. É onde os usuários respondem “O que mais compramos deles?”
Configurações deve ser enxuto: padrões de notificação, papéis, conexões Slack/email e tags/statuses padrão.
Faça a busca sempre disponível. Suporte filtros por fornecedor, responsável, status, intervalo de datas e tag. Adicione “filtros rápidos” no dashboard (ex.: “Renovação automática em 14 dias”, “Falta responsável”, “Rascunho”). Se os usuários repetirem os mesmos filtros, permita vistas salvas como “Minhas renovações” ou “Aprovações Financeiras”.
A maioria das edições é pequena. Use edição inline para data de expiração, responsável e status diretamente na tabela e no topo da página de detalhe do contrato. Confirme mudanças com feedback sutil e mantenha uma opção “Desfazer” para edições acidentais.
Mantenha a navegação consistente: dashboard → resultados da busca → detalhe do contrato, com caminho de retorno claro e filtros persistentes para que usuários não percam contexto.
Um rastreador de contratos não está completo sem a papelada. Armazenar documentos ao lado das datas-chave evita momentos de “não encontramos a cópia assinada” quando a renovação chega.
Comece com o mínimo que as pessoas realmente procuram:
Mantenha uploads opcionais no MVP, mas torne o estado “documento faltando” óbvio na página de detalhe do contrato.
Para a maioria das equipes, a configuração mais simples e confiável é:
Isso mantém o banco leve e rápido, enquanto o object storage lida com PDFs grandes com eficiência.
Trate documentos como registros imutáveis. Em vez de “substituir” um PDF, faça upload de uma nova versão e marque-a como a mais recente.
Um modelo prático é:
document_group (ex.: “Acordo Principal”)document_version (v1, v2, v3…)Na página do contrato, mostre a versão mais recente por padrão, com um histórico curto de versões anteriores (quem fez upload, quando e uma nota como “Atualizada cláusula de renovação”).
O acesso a documentos deve seguir controle baseado em papéis:
Se permitir exclusão, considere “soft delete” (ocultar da UI, manter no storage) e sempre registrar ações no log de auditoria. Para mais controles, vincule isso à sua seção /security-and-audit.
Dados de contratos não são só datas — incluem preços, termos negociados e acordos assinados. Trate segurança como recurso central do seu app, mesmo no MVP.
Comece com um conjunto pequeno de papéis que mapeiem responsabilidades reais:
Mantenha papéis simples e adicione exceções via regras no nível de registro.
Defina regras por fornecedor e herde para todos os contratos relacionados. Padrões comuns:
Isso evita exposição acidental e ainda suporta rastreamento de contratos entre equipes.
Se a organização tem um provedor de identidade, habilite SSO (SAML/OIDC) para que o acesso esteja ligado ao vínculo empregatício. Caso contrário, use email/senha com MFA (TOTP ou passkeys) e aplique controles de sessão fortes (timeouts, revogação de dispositivos).
Registre ações relevantes durante revisões e disputas:
Torne entradas de auditoria pesquisáveis por fornecedor/contrato e exportáveis para conformidade. Essa “trilha de auditoria para contratos” transforma confiança em evidência.
Um rastreador só é útil quando contém seus acordos reais. Planeje dois caminhos: uma importação rápida “coloque lá dentro” para as pessoas começarem a usar, e integrações mais profundas que reduzam trabalho manual com o tempo.
Uma importação CSV manual é a maneira mais simples de carregar contratos existentes de planilhas ou drives compartilhados. Mantenha a primeira versão tolerante e focada em campos que geram lembretes:
Inclua um template para download e uma etapa de “mapeamento” para que usuários associem suas colunas aos seus campos. Forneça também uma pré-visualização que destaque erros antes de salvar.
Importações expõem dados bagunçados. Construa um pequeno fluxo de limpeza para que o primeiro upload não vire um ticket de suporte:
Depois que o básico funcionar, integrações podem manter fornecedores e datas atualizados:
Se a empresa já tem um ERP ou ferramenta de procurement, trate-o como fonte de verdade para registros de fornecedor. Uma sincronização leve pode importar fornecedores e IDs diariamente, enquanto datas específicas de contrato permanecem no seu app. Documente a regra de precedência em conflitos e mostre um “Last synced” claro para ganhar confiança.
Se for adicionar automação depois, linke-a da área de admin (por ex., /settings/integrations) em vez de escondê-la atrás de processos apenas para engenharia.
Um rastreador de contratos parece “simples” até que lembretes não disparem, disparem duas vezes ou no horário local errado. Seu backend precisa de uma camada de agendamento confiável, previsível, depurável e segura para reexecução.
Use uma fila de jobs (ex.: Sidekiq/Celery/BullMQ) em vez de rodar lógica de lembretes dentro de requisições web. Dois padrões de jobs funcionam bem:
Escalonamentos devem ser explícitos: “notificar responsável”, depois “notificar gestor”, depois “notificar finance”, com delays entre cada passo para não spammar todo mundo.
Armazene todos os timestamps em UTC, mas calcule “datas de vencimento” no fuso horário do responsável pelo contrato (ou o padrão da organização). Ex.: “30 dias antes da expiração às 9:00 AM horário local.”
Se suportar prazos em dias úteis, evite lógica feita à mão. Ou:
Deixe a regra visível em logs e na página do contrato para que usuários entendam por que um lembrete chegou numa sexta em vez de no fim de semana.
Retries são normais (hiccups de rede, timeouts do provedor de email). Projete o envio de notificações para ser idempotente:
contract_id + reminder_type + scheduled_for_date + channel.Isso garante “no máximo uma vez” a partir do seu app mesmo se jobs rodarem duas vezes.
Centralize templates para que usuários de negócio ajustem texto sem código. Suporte variáveis como:
{{vendor_name}}{{contract_title}}{{expiration_date}}{{days_remaining}}{{contract_url}} (link relativo como /contracts/123)Renderize templates no servidor, salve o texto final renderizado na outbox para auditoria/depuração e envie por email e Slack com o mesmo payload subjacente.
Testes são onde rastreadores de contratos normalmente falham silenciosamente: uma regra de data com erro de um dia, uma cláusula de auto-renovação mal interpretada ou notificações enviadas mas não entregues. Trate o motor de lembretes como lógica de cobrança — alto impacto, baixa tolerância a surpresas.
Comece com testes automatizados em torno da sua “verdade do contrato”, não só polimento de UI.
Adicione um pequeno conjunto de fixtures (contratos realistas) e escreva testes que afirmem o cronograma exato de lembretes para cada um.
Teste entregabilidade de email em staging com caixas reais (Gmail, Outlook) e verifique:
Se suportar Slack, valide limites de taxa, permissões de canal e o que acontece quando um canal é arquivado.
Execute um piloto com um grupo pequeno (procurement + finance é ideal) usando contratos reais. Defina métricas de sucesso: “Nenhuma renovação perdida”, “<5% lembretes incorretos” e “Todos os contratos pesquisáveis em <10s”. Colete feedback semanal e corrija lacunas de regra antes de escalar.
Se você estiver construindo a primeira versão com Koder.ai, um piloto é o momento certo para usar snapshots/rollback e iterar com segurança na lógica de lembretes e regras de permissão sem impactar toda a equipe.
Antes do lançamento, confirme:
Um rastreador de contratos compensa quando ajuda pessoas a agir cedo — não apenas armazenar acordos. Isso significa relatórios claros, métricas de engajamento leves e um plano simples para manter os dados confiáveis ao longo do tempo.
Comece com algumas vistas “sempre ativas” que respondam perguntas comuns:
Se oferecer exports, mantenha simples: CSV para planilhas e um link filtrado compartilhável no app (ex.: /reports/renewals?range=90&group=owner).
Para evitar “nunca vimos o lembrete”, acompanhe alguns eventos:
Isso não precisa ser punitivo. O objetivo é clareza operacional: ver onde follow-ups são necessários e se as configurações de notificação funcionam.
Quando o MVP estiver estável, os próximos upgrades que adicionam valor real são:
Escreva runbooks simples e linke-os em uma página interna como /help/admin:
Com esses básicos, o app permanece útil após o lançamento — e os relatórios viram uma fonte confiável para planejamento de renovações.
Deve prevenir três falhas comuns:
Se responder de forma fiável à pergunta “o que vence em breve, quem é o responsável e o que acontece a seguir”, está cumprindo o objetivo.
Comece com um escopo pequeno e entregável:
Adicione marcação de cláusulas, scorecards e integrações só depois que os lembretes estiverem confiáveis.
Armazene datas separadamente para que os lembretes permaneçam precisos:
Muitas renovações perdidas acontecem porque as equipes armazenam apenas início/término e ignoram a janela de aviso.
Use alguns campos estruturados:
Para contratos mês a mês, onde a “data de término” é incerta, gere alertas a partir da (ex.: “30 dias antes do próximo ciclo de cobrança”) em vez de uma data de término.
Mantenha os status mutuamente exclusivos e ligados à lógica:
Recalcule o status automaticamente quando as datas mudarem e registre quem alterou o quê (antigo → novo) para auditoria.
Um padrão prático é:
Inclua duas ações com um clique em cada lembrete:
Email é o melhor padrão porque é universal e fácil de auditar. Adicione Slack/Teams apenas depois que o fluxo estiver estável.
Para reduzir ruído:
Também acompanhe resultados de entrega (enviado/bounce/falha) para confiar no sistema.
Use uma abordagem simples e escalável:
Trate documentos como imutáveis: faça upload de uma nova versão em vez de substituir a anterior, e mostre a “última” versão com um histórico curto na página do contrato.
Comece com um conjunto pequeno de papéis (Admin, Editor, Viewer) e acrescente papéis restritos se necessário (ex.: Legal-only, Finance-only).
Para controle de acesso:
Registre eventos-chave de auditoria: edições de contrato (especialmente datas/termos de renovação), mudanças de permissão e uploads/downloads/exclusões de arquivos.
Uma importação CSV permissiva faz as equipes usarem o app rapidamente. Ofereça:
Espere necessidades de limpeza de dados:
Escale para o responsável substituto/gestor se não houver confirmação após uma janela definida.
Permita que a importação seja concluída, mas encaminhe linhas incompletas para uma fila “Needs review” para que os lembretes não falhem silenciosamente.