Узнайте, как спланировать и построить веб‑приложение для агентств, которое отслеживает оплачиваемые часы, бюджеты, загрузку и реальную прибыльность проектов с понятными отчётами.
Прежде чем проектировать экраны или выбирать базу данных, уточните, как выглядит «успех» для людей, которые будут пользоваться приложением каждый день. Агентства срывают внедрение учёта времени чаще не из‑за нехватки функций, а из‑за расплывчатой цели.
Владельцы агентства хотят уверенности: «Мы действительно зарабатываем на этом ретейнере?» Им нужны сводки по клиентам, командам и месяцам.
Руководители проектов нуждаются в контроле и скорости: отслеживание сгорания vs. бюджета, раннее выявление расширения объёма и своевременное утверждение ведомостей.
Сотрудникам (и подрядчикам) нужна простота: быстро логировать время, понимать, за что трейдить, и не получать напоминаний из‑за пропусков.
Начните с измеримых результатов:
Минимум — это:
Доход (выставленный или признанный) минус затраты на труд (внутренние почасовые ставки сотрудников + оплата подрядчиков) минус распределение накладных (опционально на старте, но важно для реальной маржи).
Даже если накладные не моделируются с первого дня, решите заранее, на какую метрику вы ориентируетесь: маржу проекта (только прямой труд) или истинную маржу (с учётом накладных). Назвать это заранее предотвращает путаницу в отчётах позже.
Таблицы и отдельные таймеры обычно приводят к несогласованным категориям, отсутствующим утверждениям и разным версиям «истины». В итоге — недобиллинги, поздние счета и отчёты о прибыльности, которым никто не доверяет.
Прежде чем проектировать UI, опишите, как работа фактически проходит в агентстве — от «надо учесть время» до «мы выставили счёт и посмотрели маржу». Если приложение соответствует существующим привычкам, принятие происходит легче, и качество данных улучшается.
Большинство агентств использует сочетание таймеров (удобно для глубокой работы, точный старт/стоп) и ручного ввода (после встреч, при переключениях контекста или на мобильных). Поддерживайте оба варианта и дайте командам выбирать.
Также решите, будет ли рабочий процесс основан на ежедневном вводе (лучше по точности, меньше паники в конце недели) или на недельных ведомостях (распространено в агентствах с утверждениями). Многие команды хотят ежедневные напоминания, но итоговую подачу делать раз в неделю.
Учёт времени имеет смысл только если проекты настроены так, как агентство их продаёт:
При маппинге отметьте, кто создаёт клиентов/проекты (операции, РП, аккаунт‑менеджеры) и что им нужно: направления услуг, роли, локации или прайс‑листы.
Утверждения обычно происходят с предсказуемой периодичностью (еженедельно или раз в две недели). Проясните:
Агентства обычно смотрят маржу по проекту, клиенту, направлению услуг и человеку. Раннее понимание этих ожиданий предотвращает переделки — потому что оно диктует, какие метаданные нужно захватывать при вводе, а не «попозже».
Модель данных — это контракт между продуктом, отчётами и счетами. Если правильно продумать её рано, вы сможете менять UI и процессы позже, не ломая математику прибыльности.
Начните с небольшой связанной группы объектов:
Каждый отчёт, который вам важен, в итоге зависит от записей времени. Минимально храните:
Также храните внешние ключи: человек, проект, задача/активность — и неизменяемые метки created_at/updated_at для аудита.
Агентства редко используют единую часовую ставку. Смоделируйте ставки так, чтобы их можно было переопределять:
Практическое правило: сохраняйте ставку, применённую к записи времени в момент утверждения, чтобы счета не менялись при редактировании прайс‑листа позже.
Для прибыльности нужны затраты, а не только биллы:
С этими элементами вы сможете вычислять доход, затраты и маржу без принуждения агентств к одной жёсткой процедуре.
Если ваше приложение работает только для почасовой оплаты, люди начнут «натягивать» инструмент под реальность — обычно через таблицы и заметки. Агентства часто ведут смешанное портфолио (почасовые, фикс‑прайс, ретейнеры), поэтому продукт должен поддерживать все три без изменения способа логирования времени.
На бумаге всё просто: оплачиваемое время × ставка. Сложность в том, что ставки варьируются.
Поддерживайте прайс‑листы по ролям, по людям, по клиенту или проекту. Добавьте контролируемые корректировки:
Это сохраняет точность учёта оплачиваемых часов и позволяет аккаунт‑командам соответствовать ожиданиям клиентов.
Фикс‑прайс проекты выигрывают/проигрывают по скорости сгорания бюджета. Тут учёт времени нужен не только для биллинга, но и для управления бюджетом проекта и раннего оповещения.
Модель фикс‑прайс проекта:
Показывайте «сгорание vs. бюджет» во времени: по неделям, прогноз до завершения и тренд маржи по мере изменения объёма. Делайте очевидным, когда проект сегодня прибыльный, но уходит в минус.
Ретейнеры повторяющиеся и полны правил. Инструмент должен позволять задавать месячную аллокацию (напр., 40 часов/мес) и правила по окончанию месяца:
Когда время превышает аллокацию, поддерживайте перерасходы, выставляемые по заданной ставке (часто отличной от стандартной). Держите расчёты прозрачными, чтобы клиенты доверяли итогам.
Агентствам нужны категории неплатного времени: внутренние задачи, пред‑продажи, админ, обучение. Не прятайте их — относитесь как к первоклассным типам времени. Они дают показатели загрузки и объясняют, почему «занято» не всегда равно «прибыльно».
Приложение для времени и прибыльности выигрывает, когда все доверяют цифрам. Это означает выбор небольшого набора метрик, однократное их определение и использование тех же формул везде (ведомости, виды проектов, отчёты).
Начните с трёх полей, которые понятны любому агентству:
Формулы:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (или billable_amount ÷ billable_hours для time & materials)EHR — отличный «санити‑чек»: если два проекта с одинаковым прайс‑листом имеют сильно разные EHR, что‑то не так (расширение объёма, скидки, списания).
Для прибыльности нужны затраты, не только доход:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueОпределите внутреннюю стоимость как почасовую (зарплата + налоги + бенефиты, преобразованные в почасовой показатель), чтобы приложение могло автоматически вычислять значения по ведомостям.
С загрузкой часто путаница, поэтому явно пропишите «доступные часы».
billable_hours ÷ available_hoursЗадокументируйте это определение в приложении, чтобы отчёты не превращались в дискуссии.
Отслеживайте бюджеты в часах и в деньгах:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costТриггерьте простые оповещения по порогам (например: 80% расхода, затем 100% перерасход), чтобы РП могли действовать раньше, чем маржи исчезнут.
Если запись времени ощущается как бумажная работа, люди будут её избегать — или заполнять в пятницу вечером наугад. Цель — сделать ввод быстрее, чем промедление, при этом получать надёжные данные для биллинга и прибыльности.
Ставьте скорость выше эффектных визуалов. Хороший дефолт — «одна строка = одна запись» с проектом, задачей/активностью, длительностью и опциональной заметкой.
Сделайте частые действия максимально быстрыми:
Кому‑то нравятся таймеры; кто‑то предпочитает ручной ввод. Поддерживайте и то, и другое.
Для таймеров практичные особенности:
Недельные ведомости — где выигрывается принятие.
Используйте вид недели, поддерживающий:
Держите заметки опциональными, но легкими для добавления, когда они нужны для выставления счёта.
На мобильном не нужно всё. Сфокусируйтесь на:
Если утверждения важны, сделайте их выполнимыми менее чем за минуту — иначе они станут узким местом для биллинга.
Если агентства не доверяют тому, кто может видеть, редактировать и утверждать время, они не будут доверять цифрам. Роли и права — это также место, где вы предотвращаете «случайную бухгалтерию» (например, подрядчик редактирует утверждённую ведомость прошлого месяца).
Большинству агентств хватает пяти ролей на 95% случаев:
Избегайте создания «строителя ролей» в v1. Лучше добавить пару переключателей (например: «может утверждать время», «видит финансовые данные») для редких случаев.
Утверждения должны обеспечивать согласованность без тормозов:
Агентствам часто нужны границы конфиденциальности. Поддерживайте доступ по проектам (назначенным vs. не назначенным) и отдельное право для финансовой видимости (ставки, затраты, маржа). Многие хотят, чтобы РП видел часы, но не видел ставки.
Предоставьте email/password с надёжными процедурами сброса как базу. Добавляйте SSO (Google/Microsoft) при продажах крупным командам. Обеспечьте безопасность сессий (короткоживущие токены, выход на всех устройствах, опциональная 2FA), чтобы утверждения и финансовые отчёты не оказались утерянными при потере ноутбука.
Часы становятся «оплачиваемыми» лишь тогда, когда они могут попасть в понятный клиенту счёт. Лучший способ избежать двойного ввода — считать время единственным источником правды: люди логируют работу один раз, а всё ниже по цепочке (биллинг, списания, экспорты, интеграции) ссылается на эти записи.
Проектируйте данные ведомости так, чтобы их можно было экспортировать ровно так, как финансы собирают счёта. Предоставляйте экспорт, готовый для выставления: группировка и подитоги по клиент → проект → человек → задача (и опционально по диапазону дат).
Практичный подход — добавить простой «статус биллинга» к каждой записи (например: Draft, Ready, Invoiced) и поле «ссылка на выставленный счёт» после отправки в биллинг. Это даёт трассируемость без копирования данных в несколько систем.
Если ваш продукт уже содержит учёт времени, показывайте, как биллинг связывается с ним (например, из /features/time-tracking в вид «Invoice prep»), чтобы пользователям был виден сквозной процесс.
Агентства часто корректируют время: изменение объёма, скидки, внутренние ошибки. Не прячьте это — моделируйте.
Разрешайте списания и корректировки на строке (или как корректировку счёта) и требуйте кода причины, например Out of scope, Client request, Internal rework или Discount. Это помогает объяснить изменения маржи позже и упрощает разговор с клиентом.
Многие агентства уже используют бухгалтерские инструменты. Поддерживайте интеграции через:
Для маленьких команд — чистые CSV/XLSX‑экспорты; для растущих — указывайте планы и возможности интеграций на /pricing.
Приложение для учёта времени живёт или умирает на доверии: итоги должны сходиться, правки должны быть прослеживаемы, а отчёты должны соответствовать счетам. Выбирайте проверенные компоненты, которые упрощают точность и поддерживаемость.
Если хотите быстро показать прототип агентству, платформа для быстрой генерации кода вроде Koder.ai может помочь сгенерировать React‑веб‑приложение с бэкендом на Go + PostgreSQL из структурированного чата — полезно для валидации рабочих процессов, модели данных и отчётов до серьёзных вложений в кастомный UI.
Используйте реляционную базу (PostgreSQL — частый выбор), потому что учёт часов зависит от чистых связей: люди → проекты → задачи → записи времени → утверждения → счета.
Структурируйте таблицы так, чтобы можно было ответить на вопрос: «Во что мы верили в тот момент?» Например:
Держите эндпоинты простыми и предсказуемыми:
Добавьте идемпотентность для операций create и понятные ошибки валидации — люди будут вводить часы с разных устройств.
Приоритизируйте четыре опыта: быстрый timesheet, очередь утверждений менеджера, дашборд проекта (бюджет + сгорание) и отчёты с фильтрами, отражающими потребности агентств.
Используйте очередь задач для напоминаний по e‑mail/Slack, расписных экспортов, пересчёта кешированных отчётов и ночных проверок качества данных (отсутствующие ставки, неутверждённые ведомости, перерасходы по бюджету).
Агентства не перестают считать прибыльность из‑за нехватки функций — они перестают это делать из‑за сложности внедрения. Начните с малого MVP, который соответствует реальным процессам команд, затем углубляйтесь, когда привычки и качество данных будут установлены.
Пустая система убивает инициативу. Поставляйте (или генерируйте) seed‑данные, чтобы новая рабочая область могла нажать и понять модель:
Это сокращает время онбординга и делает демонстрации наглядными.
Ваш MVP должен закрывать один цикл: логирование времени → утверждение ведомостей → видимая маржа.
Включите:
Дайте отчёту по марже однозначную интерпретацию: один экран, несколько фильтров и чёткое определение «затрат» и «дохода». Потом можно добавить нюансы.
Если строите быстро, рассмотрите использование режима планирования Koder.ai, чтобы сначала описать сущности, права и правила утверждений, а затем сгенерировать начальное приложение и итеративно его улучшать. Позже можно экспортировать исходники при переходе на полностью кастомный пайплайн.
Когда команды стабильно подают и утверждают время, добавляйте инструменты для взгляда вперёд:
После доверия к основному потоку расширяйте функционал без раздувания UI:
Правило: каждая новая функция либо улучшает точность данных, либо снижает время на поддержание системы.
Запуск приложения для учёта времени — это не только про фичи. Самые большие угрозы доверию тонкие: «мои часы поменялись», «отчёт медленный» или «почему вы это храните?». Займитесь этими рисками рано, чтобы агентства безопасно разворачивали систему для всей команды.
Учёт времени редко требует чувствительных персональных данных. Держите профили минимальными (имя, e‑mail, роль) и избегайте сбора того, что нельзя обосновать. Добавьте правила хранения с самого начала: админы должны уметь задавать сроки хранения сырых записей, утверждений и счетов (обычно по разным правилам). Делайте экспорты простыми для аудитов и обеспечьте способ удалить или анонимизировать ушедших подрядчиков, сохраняя финансовые итоги.
Малые «математические» каверзы создают большие споры. Решите и документируйте правила:
Также продумайте объединённые сессии (старт/стоп), перекрывающиеся записи и поведение при смене системных часов на устройстве.
Агентства живут недельными и месячными видами — загрузка, маржа проекта, прибыльность клиента. Если каждый дашборд будет пересчитывать всё с нуля из сырых записей, вы быстро упрётесь в пределы.
Используйте предагрегации для популярных срезов (по день/неделю, проект, человек) и обновляйте их инкрементально при изменениях записей. Дорогие «what‑if» перерасчёты держите отдельно от основного пути отчётности.
Любое изменение, влияющее на деньги, должно быть прослеживаемо: правки записей времени, обновления прайс‑листа, изменения бюджета, списания и утверждения. Фиксируйте актёра, метку времени, предыдущее значение, новое значение и причину.
Это нужно не только для соответствия — это то, как вы быстро решаете споры и сохраняете уверенность менеджеров в цифрах.
Приложение выигрывает или проигрывает в первые недели. Относитесь к запуску как к проекту изменения поведения: снижайте трение, задавайте ожидания и делайте прогресс видимым для тех, кто выполняет работу.
Начните с плана миграции: какие данные нужно перенести (клиенты, проекты, пользователи, прайс‑листы), что можно начать с чистого листа (исторические ведомости) и кто подписывает приёмку.
Подготовьте шаблоны и умные дефолты, чтобы команды не столкнулись с пустыми формами:
Проведите короткий пилот с одной командой на один биллинговый цикл, затем разворачивайте по агентству. Держите внутри приложения простой гид «как логировать время за 60 секунд» (например, на /help).
Используйте мягкую автоматизацию для формирования привычек:
Сделайте утверждения лёгкими: менеджер должен иметь возможность утвердить неделю за несколько минут, с комментарием только когда что‑то не так.
Отслеживайте небольшой набор оперативных сигналов:
В первый месяц приоритет — убрать трение: меньше обязательных полей, лучшие дефолты, быстрее ввод. Затем автоматизируйте рутинные части — подсказки задач, перенос таймеров, флаги аномалий — опираясь на реальные паттерны использования, а не на предположения.
Начните с определения результатов, которые вы хотите улучшить:
Если вы не можете измерить «успех», команды будут спорить о функциях вместо того, чтобы менять поведение.
Дизайн для трёх групп с разной мотивацией:
Когда потребности конфликтуют, ориентируйте повседневный UX на тех, кто обязан логировать время, а сложность управления держите в отчётах и правах доступа.
Минимально храните:
Решите заранее, будете ли вы показывать (только прямой труд) или (включая накладные), чтобы отчёты не противоречили друг другу.
Потому что они создают несколько «версий истины»:
Единая система с понятным рабочим процессом (логирование → подача → утверждение → выставление/экспорт) предотвращает недобиллинги и делает отчёты по прибыльности надёжными.
Практичный V1‑поток:
Это даёт чистые данные для биллинга и отчётности, не навязывая всем одинаковый стиль логирования.
Держите базовые сущности небольшими и связанными:
Если отчёты важны, захватывайте нужные метаданные при вводе (проект, задача/тип, человек), а не пытайтесь «исправить» это в отчётах.
Моделируйте ставки с понятными правилами переопределения, затем «замораживайте» применённую ставку на утверждённой записи:
Сохраняйте применённую ставку (и, при необходимости, ставку затрат) на записи времени в момент утверждения, чтобы счета не менялись при последнем обновлении прайсов.
Поддерживайте все три без изменения метода логирования времени:
Ключ — отделить от .
Выберите небольшой набор и определите их один раз:
Сфокусируйтесь на MVP, который доказывает один цикл: логирование → утверждение → видимая маржа.
Включите:
Когда команды доверят базу, добавляйте прогнозирование, автоматизацию и интеграции (и документируйте подсказки в местах вроде /help и /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (или billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (чётко определите «available»)Используйте одинаковые определения в ведомостях, просмотрах проектов и отчётах, чтобы избежать дебатов.