Alan Adı ve İş E-postası Kurulumu: Basit, Teknik Olmayan Rehber

Ne Kuruyorsunuz (ve Neden Önemli)

İki şeyi birlikte kuruyorsunuz: bir alan adı (ör. yourcompany.com) ve o alanı kullanan iş e-posta adresleri (ör. [email protected]). Doğru bağlandıklarında, güvenilir şekilde e-posta gönderip alabilirsiniz—ve gönder tuşuna bastığınızda marka görünürlüğünüz artar.

Neleri kuracaksınız

• Alan adınız: bir kayıtçı aracılığıyla satın alınır (alan adını “satın aldığınız” ve yönettiğiniz yer).
• E-posta servisiniz: posta kutularınızın bulunduğu yer (yaygın seçenekler Google Workspace veya Microsoft 365 gibi sağlayıcılardır).
• Profesyonel e-posta adresleri: bireysel posta kutuları (örn. [email protected]) ve ekip adresleri (örn. [email protected]).

Alan adınız ile e-posta sağlayıcınız arasındaki bağlantı, alan yöneticinizde ekleyeceğiniz birkaç DNS kaydı ile yapılır. Bu ayarlar internete, alan adınız için postanın nereye teslim edileceğini ve bunun meşru olduğunu nasıl doğrulayacağını söyler.

Bu rehber kimler için

Bu rehber teknik olmayan kişiler içindir—solo kurucular, serbest çalışanlar ve küçük ekipler—ağlar veya sunucular hakkında derin bilgiye gerek kalmadan iş e-postasının çalışmasını isteyenler için.

Başlamadan önce ihtiyacınız olacaklar

• DNS düzenleyebildiğiniz alan kayıtçı hesabı girişi.
• Posta kutuları oluşturmak ve DNS talimatlarını almak için e-posta sağlayıcısı yönetici hesabı girişi.
• Oluşturmak istediğiniz adreslerin kısa listesi (örneğin: her kişi için bir tane ve info@, billing@, support@).

Zaman tahmini (ve işleri yavaşlatabilecekler)

Çoğu kurulum 30–90 dakika aktif çalışma gerektirir.

Ana değişken DNS yayılmasıdır: DNS kayıtlarını güncelledikten sonra, değişikliklerin her yerde tanınması birkaç dakikadan 24–48 saate kadar sürebilir. Bu sürede bazı insanlar için e-posta çalışırken bazılarında çalışmayabilir—ya da kademeli olarak işe başlayabilir.

Her şey bağlandığında, daha düzenli, güvenilir bir e-posta görünümüne sahip olursunuz—ve büyüdükçe (yeni ekipler, yeni adresler) teslim edilebilirlik zamanla iyileşir.

Basit Dilde Ana Terimler

Ayar ekranlarında gezinmeye başlamadan önce hangi şirketin ne yaptığını bilmek yardımcı olur. Çoğu e-posta kurulum karışıklığı üç farklı “yer” olduğu için ortaya çıkar.

Üç rol (kimin ne yaptığı)

Alan kayıtçısı (registrar): Alan adınızı satın aldığınız şirkettir (ör. yourcompany.com). Sahiplik, yenilemeler ve temel alan kontrollerini yönetirler.

DNS barındırıcısı (DNS provider): Alan adınızın “adres defterinin” bulunduğu yerdir. DNS, alan adınız için farklı hizmetlerin (web site, e-posta vb.) nerede olduğunu internetin bilmesini sağlayan kayıtlar setidir. Bazen kayıtçınız aynı zamanda DNS barındırıcısıdır, bazen değildir.

E-posta sağlayıcısı: Posta kutularınızı çalıştıran ve posta alıp gönderen hizmettir (örneğin Google Workspace veya Microsoft 365). Size [email protected] gibi posta kutuları sağlarlar.

Nasıl bağlanırlar (alan → DNS → e-posta)

Bunu şöyle düşünün:

• Alan adınız genel adınızdır.
• DNS o ada bağlı talimatlardır.
• E-posta sağlayıcınız posta kutusu binasıdır.

Yani kayıtçıdan alan adını satın alırsınız, sonra DNS kayıtlarını düzenlersiniz (DNS nerede barınıyorsa) ve dünyaya “@yourcompany.com için e-posta bu sağlayıcıya teslim edilsin” dersiniz.

Bir basit şema:

Domain (registrar) → DNS (records) → Email provider (inboxes)

“Yayılma” ne demek

DNS’i (ör. MX, SPF, DKIM) değiştirdiğinizde güncelleme her yerde anında görünmez. Yayılma, DNS değişikliklerinin farklı ağlar önbelleklerini yeniledikçe internet genelinde yayılması için geçen zamandır.

Gerçekte, bir DNS değişikliği kaydettiğinizde ilk birkaç saat boyunca eski davranışı görmeniz mümkündür.

Alan Adı Seçme ve Satın Alma

Alan adınız web siteniz ve e-posta adresiniz (ör. [email protected]) için temeldir. Uzun süre elinizde tutacağınız bir şey olduğundan, başta biraz dikkat etmek ilerideki sorunları azaltır.

İnsanları yanıltmayacak bir alan adı seçmek

Kısa, net ve bir kez duyduğunda yazılabilecek bir şey hedefleyin.

Pratik kurallar:

• Bir veya iki kelime, konuşurken açıklama gerektirmeyecek şekilde tercih edin.
• Tirelerden, ortadaki çift harflerden (ör. “ss”) ve aşırı yaratıcı yazımlardan kaçının.
• İş adınız uzunsa, hâlâ sahip olabileceğiniz daha kısa bir marka versiyonunu düşünün.
• Söyleyin, yazın ve bir arkadaşınıza paylaşın—eğer yanlış yazıyorlarsa, basitleştirin.

TLD tercihleri: .com mu, alternatifler mi

• .com hâlâ insanların hatırlaması ve güvenmesi açısından en kolay olandır. Makul fiyata uygunsa genellikle en iyi tercihtir.
• .co .com alınmışsa işe yarayabilir, ama bazı insanlar yanlışlıkla “.com” yazabilir.
• Ülke kodu TLD'leri (örn. .uk, .ca, .de) belirli bir bölgeye hizmet veriyorsanız iyidir, ama ileride genişlerseniz sınırlayıcı hissedebilir.
• Yenİ TLD'ler (örn. .studio, .agency) akılda kalıcı olabilir, ama e-posta adresinizi paylaşırken daha fazla “öğretme” gerektirebilir.

Mümkünse en önemli varyasyonları (ör. .com ve yerel alan) satın alarak markanızı koruyun; sonra e-posta için bir “birincil” alan seçin.

Nereden alınır (ve neyi karşılaştırmalı)

Bir kayıtçı seçerken karşılaştırın:

• Tanıtım fiyatı vs yenileme fiyatı (yenilemeler çok daha pahalı olabilir)
• WHOIS gizliliği (çoğunlukla ücretsiz, bazen ek ücrete tabi)
• Kolay DNS erişimi (e-posta için DNS düzenlemeniz gerekir)
• Destek kalitesi (canlı sohbet takıldığınızda yardımcı olur)
• Satın alma sırasında ek baskı (bazı ödemeler gereksiz eklentiler sunar)

Sahiplik ve gizlilik temelleri

Alan adının iş adı altında kayıtlı olduğundan (veya güvenilir bir sahibin) emin olun; giriş bilgileri, kurtarma e-posta adresi ve iki faktörlü doğrulama kontrol sizde olsun. Kayıtçı erişimini tek bir yerde tutun—güvenli şekilde paylaşın—böylece alan adı ayrılan bir çalışan veya yükleniciyle gitmez.

Özel bir nedeniniz yoksa WHOIS gizliliğini açın. Bu spam’i azaltır ve kişisel iletişim bilgilerini herkese açık listesinden korur.

İş E-posta Sağlayıcısı Seçimi

E-posta sağlayıcısı seçmek, esasen posta hizmetinin nerede çalışacağına karar vermektir. Alan adınız bir şirkette kalabilir, e-posta ise başka bir sağlayıcıda çalışabilir.

İki yaygın kurulum

1) Alan kayıtçınızla e-posta

Birçok kayıtçı, alan adlarıyla birlikte e-posta paketleri satar. Faturalama ve destek tek yerde olduğu için kullanışlı olabilir. Dezavantajı, özelliklerin sınırlı olması (daha az işbirliği aracı, daha basit yönetim) ve ileride taşıma gerektirebilmesidir.

2) Ayrı bir e-posta sağlayıcısı

Büyüyen ekipler için tipik seçim budur. Google Workspace veya Microsoft 365 gibi sağlayıcılar teslim edilebilirlik, güvenlik ve üretkenlik araçlarına odaklanır. Alan adınız kayıtçıda kalabilir—sadece e-posta için DNS kayıtlarıyla bağlantı kurarsınız.

Ne aramalısınız (gereksiz ödemelerden kaçının)

Gerçekte kullanacağınız şeylere odaklanın:

• Posta kutusu sayısı: Her kişi için posta kutusu mu yoksa birkaç posta kutusu + takma ad mı yeterli?
• Kullanıcı başına depolama: Büyük ekler veya uzun e-posta geçmişi tutuyorsanız önemli.
• Takma adlar ve grup/ekip adresleri: hello@, support@, billing@ gibi. Bazı planlar bunları içerir; bazıları posta kutusu başına ücretlendirir.
• Paylaşılan gelen kutusu seçenekleri: support@ gibi adresler için birden fazla kişinin tutarlı şekilde cevap verebilmesi faydalıdır.

Yönetsel özellikler

Teknik olmayan yöneticiler için fark yaratanlar:

• Kolay kullanıcı yönetimi (personel ekleme/çıkarma hızlı olsun)
• İki faktörlü doğrulama (2FA) hesap güvenliği için
• Hesap kurtarma seçenekleri (yedek e-posta/telefon, yönetici sıfırlamaları)
• Temel denetim/kayıt (kim neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir)

Bütçe beklentileri

Tam özellikli sağlayıcılar için genellikle kullanıcı başına aylık ücret bekleyin; kayıtçı e-postası genellikle daha ucuz ama daha az özellik sunar. Bağlanmadan önce her katmandaki nelerin dahil olduğunu kontrol edin (posta kutusu vs takma adlar, depolama, paylaşılan gelen kutuları).

Emin değilseniz, kolay dışa aktarma ve taşıma araçları destekleyen bir sağlayıcı seçin—gelecekte minnettarlık duyarsınız.

Posta Kutuları, Takma Adlar ve Ekip Adresleri Oluşturma

Burada özel alanlı e-posta gerçek anlam kazanır: günlük kullanılan posta kutularını ve işletmeyi düzenli gösteren ekstra adresleri oluşturursunuz.

Ana posta kutusuyla başlayın

Genellikle ilk oluşturulan adres şunlardan biridir:

• [email protected] (kişisel sorumluluk ve oturum açma için en uygunu)
• [email protected] (küçük ekip için samimi bir kapı)
• [email protected] (yaygın, ancak daha fazla spam çekebilir)

Solo işletmeyseniz, gerçek posta kutusu olarak you@ kullanıp hello@ adresini aynı posta kutusuna gelen bir takma ad olarak ayarlayabilirsiniz.

Ekip üyeleri ve rol bazlı adresler ekleyin

Sonra gerçek kişiler için posta kutuları oluşturun (örn. sara@, mike@). Ardından müşterilerin sizi nasıl arayacağını yansıtan “rol” adresleri ekleyin:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Rol adresleri için mesajların kimlere teslim olacağını belirleyin: tek kişiye teslim, birden fazla kişiye teslim ya da paylaşılan bir gelen kutusu gibi seçenekler genellikle mevcuttur.

Takma ad vs ayrı posta kutusu: nasıl seçilmeli

Takma ad (alias) kullanın:

• Aynı kişinin birden çok adı olduğunda (örn. firstname@ ve you@)
• Birden çok giriş noktası, ama tek bir gelen kutusu istiyorsanız

Ayrı posta kutusu oluşturun:

• Birden fazla kişinin erişmesi gerektiğinde
• Kendi parolası, kuralları veya geçmişi gerektiğinde (örn. support@)

Şimdi bir adlandırma standardı belirleyin (gelecekteki sorunları önleyin)

Basit bir kural seçin ve ona sadık kalın:

• Kişiler: first@ veya first.last@
• Ekipler: support@, sales@, billing@

Rastgele değişkenlerden kaçının (örn. support-team@ vs help@)—tutarlılık işe alım, güvenlik ve sorun giderme süreçlerini kolaylaştırır.

DNS Ayarlarını Bulma (Kaybolmadan)

DNS, alanınızın ayarlar sayfasıdır. Web sitenizin nerede olduğunu ve e-posta için [email protected] gibi adreslere posta tesliminin hangi hizmete yapılacağını burada belirtersiniz.

İyi haber: genellikle iş e-postası için sadece birkaç öğe düzenlemeniz gerekir—esas olarak MX kayıtları ve daha sonra TXT kayıtları (SPF, DKIM, DMARC). Zor olan kısım doğru ekranı bulmaktır.

DNS nerede barınır (iki yaygın yer)

Çoğu kişi DNS’i şu yerlerden birinde yönetir:

• Alan kayıtçınız (aldığınız yer): GoDaddy, Namecheap, Google Domains/Squarespace Domains vb.
• Harici bir DNS barındırıcısı (DNS taşındıysa): Cloudflare, web hosting sağlayıcınız veya yönetilen DNS servisleri.

Kısa bir ipucu: alanınız özel nameserver kullanıyorsa (genelde ns1.cloudflare.com gibi), DNS muhtemelen kayıtçınızda değil—başka bir yerde yönetiliyor demektir.

Doğru DNS ekranını nasıl bulursunuz

Şu menü öğelerini arayın:

• DNS
• DNS Ayarları / DNS Yönetimi
• Zone Editor
• Domain Ayarları → DNS Kayıtları

Doğru yere girince, genellikle Tür, Ad/Host, Değer/İçerik, Öncelik ve TTL gibi sütunları olan bir tablo görürsünüz.

Bir şeyi değiştirmeden önce

Kendinizi basit hatalardan korumak için 2 dakika ayırın:

• Mevcut DNS kayıtlarının ekran görüntüsünü alın (veya varsa dışa aktarın).
• Birden fazla domain yönetiyorsanız doğru domaini düzenlediğinizden emin olun.
• DNS’in kayıtçıda mı yoksa başka yerde mi olduğunu bilmiyorsanız önce nameserver bilgilerini kontrol edin.

E-posta için hangi kayıtları düzenleyeceksiniz (ve hangi kayıtları görmezden gelebilirsiniz)

İş e-postası için genellikle ekleyeceğiniz veya değiştireceğiniz kayıtlar:

• MX kayıtları: gelen e-postanın nereye teslim edileceğini söyler.
• TXT kayıtları: doğrulama ve e-posta güvenliği için kullanılır (SPF, DKIM, DMARC).

Web sitesiyle ilgili kayıtları (A, AAAA, CNAME) çoğunlukla sağlayıcınız başka bir talimat vermedikçe olduğu gibi bırakabilirsiniz.

Kaçınılması gereken yaygın DNS hataları

En çok “e-posta çalışmıyor” durumuna yol açan hatalar:

• Yanlış alan seviyesi: kayıtları yanlışlıkla alt alan adına veya köke eklemek
• Değerlerde fazladan boşluk (özellikle TXT kayıtlarında)
• Eksik veya fazla noktalar: bazı sistemler mail.example.com isterken bazıları alan adını otomatik ekler
• Çift kayıtlar: eski MX kayıtları yeni olanlarla birlikte bırakılmış olabilir

Düzenli kalırsanız—doğru DNS barındırıcısını bulun, mevcut kayıtları kaydedin ve yalnızca e-posta sağlayıcınızın listediği değişiklikleri yapın—sonraki adım olan MX kayıtlarını kurma için iyi durumda olursunuz.

E-posta Teslimini MX Kayıtlarıyla Bağlama

MX kayıtları, alan adınız için posta yönlendirme işaretleridir. Birisi [email protected] adresinize posta gönderdiğinde, gönderenin e-posta servisi alan adınızın DNS’ine bakar ve MX kayıtlarını görerek hangi sağlayıcının postayı alması gerektiğini öğrenir.

MX kayıtları ne yapar

MX (Mail Exchange) kayıtları, e-postanın nereye teslim edileceğini söyler. Yanlış yere işaret ederlerse veya çakışan karışık kayıtlar varsa, mesajlar geri dönebilir, kaybolabilir veya unutulmuş eski bir posta kutusuna ulaşabilir.

MX kayıtlarını güvenli şekilde ekleme veya değiştirme

Alan adınızın DNS ayarlarında, e-posta sağlayıcınız size belirli bir MX girdileri listesi verecektir (host/name, value/target ve priority). Bunları sağlayıcının gösterdiği şekilde tam olarak ekleyin.

Sağlayıcı değiştiriyorsanız genellikle önceki servise işaret eden eski MX kayıtlarını kaldırmanız gerekir. Birçok sağlayıcı açıkça “var olan MX kayıtlarını silin” der. Bu talimatı dikkatle takip edin—eski MX kayıtlarını bırakmak teslimatı bölerek sorun yaratır.

İpucu: herhangi bir şeyi değiştirmeden önce mevcut MX kayıtlarınızı bir nota kopyalayın ki gerekirse geri alabilin.

Öncelik numaraları (ne anlama gelir)

MX önceliği bir sıralamadır: düşük numaralar önce denenir. Örnek: öncelik 1, öncelik 5’ten önce denenir.

Çoğu kurulum, sağlayıcınızın listesine sadık kalındığı sürece sorunsuz çalışır:

• Öncelikleri sağlayıcının verdiği şekilde tutun
• Fazladan MX kayıtları eklemeyin
• Sağlayıcı söylemedikçe numaraları değiştirmeyin

MX’in çalıştığını nasıl doğrularsınız

Önce sağlayıcınızın yönetici/doğrulama aracını (çoğu sağlayıcıda “domain/DNS doğrula” adımı vardır) kullanın ve MX kayıtlarının algılanıp algılanmadığını kontrol edin.

Sonra gerçek bir test yapın: kişisel bir hesaptan (ör. Gmail) yeni iş adresinize bir mesaj gönderin ve ulaştığını onaylayın. Gidenin de çalıştığını teyit etmek için yanıt gönderin (MX gelen postayı etkiler; giden posta sağlayıcınız tarafından yönetilir).

SPF, DKIM ve DMARC Ekleme (Basit ve Güvenli)

SPF, DKIM ve DMARC, diğer posta sistemlerinin alan adınızdan gönderilen mesajlara güvenmesini sağlamaya yardımcı olan üç DNS kaydıdır. Görevleri basittir: taklit edilmesini azaltmak (birinin sizin adınıza e-posta göndermesi) ve gerçek postanızın spam gibi muamele görme olasılığını düşürerek teslim edilebilirliği iyileştirmektir.

SPF: alan adınız adına kimlerin gönderebileceğini söyleyin

SPF, hangi servislerin alan adınız adına e-posta göndermesine izin verildiğini listeleyen tek bir TXT kaydıdır.

İki pratik kural:

• Alan başına yalnızca bir SPF kaydı olmalı. Birden fazlasını görürseniz birleştirin.
• Sağlayıcınızın verdiğini kullanın (Google Workspace, Microsoft 365, e-posta sunucunuz vb.).

Örnek SPF TXT değeri (sadece örnek):

v=spf1 include:_spf.google.com include:servers.mcsv.net -all

“include:” satırları gönderenleri yetkilendirir. Sondaki -all “başka hiçbir şey izinli değil” demektir. Test ederken emin değilseniz bazı ekipler önce ~all (daha yumuşak) ile başlar, sonra sonra -all e geçer.

DKIM: bir mesajın değiştirilmediğini ispatlamak için imza ekleyin

DKIM, e-posta sağlayıcınızın giden mesajları imzalamasını sağlar. Bir DNS kaydı ekleyeceksiniz, sonra sağlayıcıda imzalamayı etkinleştireceksiniz.

Çoğu sağlayıcı size verir:

• bir selector (kısa bir isim, örn. google veya s1)
• eklemeniz gereken bir DNS kaydı (genelde TXT; bazen CNAME)

Genellikle selector._domainkey.yourdomain.com gibi görünür. Ekledikten sonra e-posta yönetici panelinize dönün ve DKIM/imzalamayı etkinleştirin.

DMARC: izleme moduyla başlayın (güvenli)

DMARC, SPF/DKIM kontrolleri başarısız olursa alıcıların ne yapacağını belirtir. Yanlışlıkla iyi postayı engellememek için izleme politikasında başlayın.

Yaygın başlangıç DMARC kaydı:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; adkim=s; aspf=s

p=none ile sadece rapor toplarsınız. Daha sonra her şeyin geçtiğini doğruladıktan sonra politikayı quarantine veya reject olarak sıkılaştırabilirsiniz.

Bilgisayar ve Telefonlarda E-posta Kurma

Alan adınızı kullanan e-posta oluşturulduktan ve DNS bağlandıktan sonra son adım, postayı okuduğunuz ve gönderdiğiniz her yerde çalışmasını sağlamaktır: dizüstü, telefon ve bazen tablet.

Webmail vs e-posta uygulamaları (hangisini kullanmalı?)

Webmail tarayıcıda açtığınız gelen kutusudur (örn. Chrome’da Gmail, webde Outlook veya sağlayıcınızın web portalı). Hesabın çalıştığını doğrulamak için en kolay yerdir çünkü yapılandırma gerekmez. Webmail’den gönderip alabiliyorsanız posta kutunuz düzgün.

E-posta uygulamaları Gmail veya Outlook mobil uygulamaları, Apple Mail ya da masaüstü Outlook gibi programlardır. Bildirimler ve çevrimdışı erişim gibi avantajlar sunar, ama doğru giriş ve sunucu ayarlarına ihtiyaç duyarlar.

İpucu: Bir uygulamada kurulum başarısız olursa önce webmail’e giriş yapın. Bu, sorunun “hesap” mı yoksa “cihaz ayarı” mı olduğunu ayırır.

IMAP vs Exchange/ActiveSync (doğru bağlantıyı seçin)

Bazı sağlayıcılar birden fazla bağlantı yöntemi sunar:

• Exchange / ActiveSync (genelde Microsoft 365 ile, bazen diğerlerinde): özellikle telefonlarda tak-çalıştır deneyimi sağlar. Posta ile birlikte kişiler ve takvimleri de senkronize eder ve paylaşılan özelliklerde daha güvenilir olur.
• IMAP (her yerde yaygın): temel e-posta senkronizasyonu için iyidir. Kişiler/takvimler ayrı kurulum gerektirebilir.

Seçenek varsa ve planınız izin veriyorsa, basitlik için Exchange/ActiveSync seçin. Exchange yoksa veya daha evrensel bir kurulum istiyorsanız IMAP kullanın.

2FA ve uygulama parolaları: girişlerin neden başarısız olduğu

Hesabınızda iki faktörlü doğrulama (2FA) etkinse, bazı eski uygulamalar (veya belirli masaüstü istemcileri) ikinci adımı desteklemeyebilir.

Yaygın çözümler:

• Sağlayıcının sunduğu “Google/Microsoft ile oturum aç” akışını kullanın
• O cihaza/uygulamaya özel bir uygulama parolası oluşturun
• Kullanıcı adını girerken tam e-posta adresini ([email protected]) kullandığınızdan emin olun, sadece kullanıcı adını değil

Hızlı kurulum kontrol listesi (her cihaz için)

Uygulama “Manuel ayarlar” istediğinde genellikle şunlara ihtiyaç duyarsınız:

• E-posta adresi (kullanıcı adı): [email protected]
• Parola: posta kutusu parolanız (veya 2FA gerekiyorsa uygulama parolası)
• Gelen sunucu: IMAP veya Exchange sunucu adı (sağlayıcınızdan alın)
• Gelen port: genelde 993 (IMAP)
• Şifreleme/SSL: AÇIK ("SSL/TLS" arayın)
• Giden sunucu (SMTP): sağlayıcınızın sunucu adı
• Giden port: genelde 465 (SSL) veya 587 (TLS/STARTTLS)
• SMTP kimlik doğrulama: AÇIK (aynı kullanıcı adı/parolayı kullan)

Sunucu adlarını bilmiyorsanız, sağlayıcınızın destek sayfasından “IMAP ayarları” veya “Exchange ayarları” başlıklarını arayın ve tam olarak kopyalayın.

Kurulumdan sonra kişisel bir adrese test postası gönderin ve yanıt alıp gönderdiğinizi doğrulayın.

Yönlendirme, Catch-All ve Paylaşılan Gelen Kutuları

Ekip posta kutuları kurulduğunda, muhtemelen yönlendirme, takma ad, catch-all veya paylaşılan gelen kutusu gibi birkaç kolay kurulum isteyeceksiniz. Hepsi benzer görünse de farklı davranırlar.

Yönlendirme vs takma ad vs paylaşılan gelen kutusu (kısa karşılaştırma)

• Yönlendirme: A adresine gelen posta otomatik olarak B adresine gönderilir. (Örn: info@ → sarah@)
• Takma ad: Aynı posta kutusuna teslim edilen ek bir ad. (Örn: sarah@ aynı zamanda invoices@ posta kutusuna gelir)
• Paylaşılan gelen kutusu: Birden fazla kişinin erişebildiği (genellikle izinlerle) bir posta kutusu; tipik olarak support@ için kullanılır.

Basit kural: Bir kişiye birden çok adres geliyorsa alias; birden çok kişi aynı adrese erişecekse paylaşılan gelen kutusu kullanın.

Yönlendirmenin geçici olarak uygun olduğu durumlar — ve uzun vadede sorun çıkarabileceği zamanlar

Yönlendirme uygundur:

• Kısa geçiş dönemleri (örn. sağlayıcı değiştirdiniz ve mesajları kaçırmak istemiyorsunuz)
• Tek seferlik yönlendirme (örn. web formu bildirimlerini belirli bir kişiye göndermek)

Uzun vadede yönlendirme sorun çıkarabilir:

• Yanıtlar karışık görünebilir (insanlar yanlış adresten yanıtlayabilir)
• Teslim edilebilirlik etkilenebilir (bazı yönlendirmeler SPF kontrollerinde başarısız olabilir)
• Sorumluluk belirsizleşir (kimin cevap verdiğini takip etmek zorlaşır)

Eğer satış@ veya support@ gibi ekip adresi önemliyse, paylaşılan gelen kutusu veya yardım masası tarzı bir kurulum daha temizdir.

Catch-all adresleri: artılar, eksiler ve spam riski

Bir catch-all etkinse [email protected] kabul edilir (örneğin suupport@ gibi yazım hataları da teslim edilir).

Artılar:

• Yanlış veya eski adreslerden gelen mailleri kaçırmazsınız.

Eksiler:

• Spam manyetiği: spam gönderenler rasgele adresler dener
• Hatalar geri dönmediği için yazım hatalarını yakalamak zorlaşır

Catch-all etkinleştirirseniz, gelenleri izlenen bir paylaşılan gelen kutusuna yönlendirmeyi ve sıkı spam filtreleri kullanmayı düşünün.

Ekip e-postasını düzenli tutmak için basit kurallar ve filtreler

Çoğu sağlayıcı şu tür gelen kutusu kuralları sunar:

• billing@ ve support@ için gelenleri otomatik olarak etiketleme veya klasöre taşıma
• Yalnızca belirli konular için otomatik yönlendirme (örn. “New lead” konulu postaları yönlendir)
• Paylaşılan gelen kutuları için otomatik cevap şablonları (“Talebiniz alındı…”) ve net beklentiler

Bu küçük düzenlemeler, postanın herkesin sahiplenmediği bir grup sohbetine dönüşmesini engeller.

Eski E-posta Adresinden Taşınma

Yeni iş e-posta adresine geçiş, eski mesajları kaybetmek veya kişi aramak zorunda kalmak zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Anahtar, neyi taşıyacağınıza karar vermek ve “bir süre her ikisini de çalıştırma” stratejisini uygulamaktır.

Ne taşıyacağınıza karar verin

Önce kapsamı seçin:

• Sadece e-posta: en hızlı ve küçük ekipler için genellikle yeterli
• E-posta + kişiler + takvim: paylaşılan takvimlere veya kişi veritabanına bağımlıysanız değerli

Emin değilseniz önce e-postayı taşıyın, posta stabil olduktan sonra kişiler/takvimleri aktarın.

Taşıma yöntemi seçin

Çoğu sağlayıcı üç pratik seçenek sunar:

1) Dahili aktarım aracı (en kolay)

Google Workspace ve Microsoft 365, başka bir sağlayıcıdan postaları kopyalayan taşıma araçları sunar. Teknik olmayan kurulumlar için genellikle en az hatalı olan seçenektir.

2) IMAP taşıması (birçok sağlayıcıyla çalışır)

Eski servis IMAP destekliyorsa, bir taşıma aracı klasörleri ve mesajları kopyalayabilir. Genelde postayı güvenilir şekilde taşır, ama takvim/kontaktları ayrı export/import yapmanız gerekebilir.

3) Manuel dışa/içe aktarma (en zahmetli)

Otomatik araç yoksa kullanılır. Eski hizmetten PST/mbox/CSV olarak dışa aktarın, sonra yeniye içe aktarın. Yapılabilir ama temizlik için ekstra zaman gerekir.

Geçiş sırasında postaların kaybolmamasını sağlamak

Eski hesabı hemen kapatmayın. Aşağıdakileri doğrulayana kadar aktif tutun:

• Yeni posta kutuları gönderip alıyor
• Eski mailler kopyalandı (önemli klasörlerden örnekler kontrol edin)
• Yeni adresten gönderilen cevaplar doğru şekilde gidiyor

Ayrıca eski adreste kısa süreli bir otomatik yanıt bırakın: “We’ve moved to [email protected]” gibi.

Basit bir geçiş planı

Sessiz bir zaman seçin (sabah erken veya haftanın sonu) ve sonra:

1. Ekibe haber verin ne zaman değişeceğini
2. Birkaç gerçek mesajla test yapın (dış Gmail/Outlook hesapları iyi testlerdir)
3. Bir posta kutusunu önce taşıyın (çoğunlukla admin/sahip), çalıştığını doğrulayın, sonra diğerlerini taşıyın

Her şey kontrol edildikten sonra, eski adrese kayıtlı olan kaydolma/ödeme kayıtlarını güncelleyin ve kısa bir süre sonra eski servisi iptal edin.

Sorun Giderme Kontrol Listesi (Yaygın Sorunlar ve Çözümleri)

Çoğu iş e-postası sorunu üç alana dayanır: DNS kayıtları (alan ayarlarınız), kimlik doğrulama (SPF/DKIM/DMARC) veya oturum açma/cihaz ayarları (parolalar, 2FA, uygulama ayarları). Bu kontrol listesiyle hızlıca daraltın.

Postalar gelmiyor

İlk önce MX kayıtlarınızı kontrol edin.

• MX kayıtlarının sağlayıcınızın talimatlarıyla birebir eşleştiğini doğrulayın (host/name, priority, value)
• Yaygın hata: kayıtları yanlış seviyeye eklemek (ör. “@” yerine alan adı)
• Önceki sağlayıcıya ait eski MX kayıtlarını kaldırın—her iki kayıt birden bırakmak genelde teslimatı bozar
• Değişiklik yaptıysanız bekleyin: DNS yayılması birkaç dakika ila birkaç saat alabilir

Postalar spam klasörüne gidiyor

Bu genelde kimlik doğrulama veya kimlik uyuşmazlığı sorunudur.

• SPF, DKIM ve DMARC yayınlanmış ve sağlayıcınızın yönetici araçlarında “pass” olarak görünmeli
• From: alanındaki adres alanınızla uyumlu olmalı (başka bir alan adına gönderip farklı bir hizmet kullanıyorsanız doğru yapılandırma olmalı)
• Üçüncü taraf gönderici (bülten aracı, CRM, transactional email) kullanıyorsanız onu SPF’e ekleyin veya o araç için DKIM ayarlayın

Oturum açılamıyor veya cihaz bağlanamıyor

• Doğru kullanıcı adı formatını (tam e-posta [email protected]) kullandığınızdan emin olun
• 2FA etkinse, eski uygulamalar için bir uygulama parolası gerekebilir
• Otomatik kurulum yoksa IMAP/SMTP ayarlarını tekrar kontrol edin

Destek için toplayabileceğiniz bilgiler (zaman kazandırır)

Destekle iletişime geçerken şunları ekleyin:

• DNS kayıtlarınızın (MX/SPF/DKIM/DMARC) ekran görüntüleri
• Alınan hata mesajlarının tam metni (kopyala/yapıştır)
• Örnek bir e-postanın tam başlık bilgileri (SPF/DKIM/DMARC sonuçlarını gösterir)
• Etkilenen adres, gönderim zamanı ve hedef alan (örn. Gmail, Outlook)

Eğer yeni bir ürün veya dahili bir araç ile e-posta kuruyorsanız, “from” adreslerinizi erkenden belirlemek yardımcı olur (ör. müşteri cevapları için support@, faturalar için billing@ ve uygulama bildirimleri için ayrı bir gönderici). Koder.ai üzerinde uygulama geliştiren ekipler genellikle bunu baştan yapar, böylece uygulama büyüdükçe işlemsel ve destek e-postası tutarlı kalır ve DNS ile teslim edilebilirlik tekrar tekrar ele alınmaz.