Özel kod yazmadan bir dahili onay web uygulaması oluşturmayı öğrenin: adımları haritalandırın, formlar tasarlayın, rolleri belirleyin, yönlendirmeyi otomatikleştirin, denetim izleri ekleyin ve güvenli şekilde yayınlayın.
Dahili bir onay web uygulaması, bir isteği “birisi bir şeye ihtiyaç duyuyor” durumundan “bir karar verildi—ve sonra kanıtlayabiliriz” durumuna taşımak için kullanılan bir sistemdir. En iyi uygulamalar, süreç ekipten ekibe değişse bile birkaç temel işi tutarlı şekilde yapar.
Çoğu dahili onay akışı şunları içerir:
Aynı deseni birçok süreçte görürsünüz:
No-code araçlar genellikle hızlı gönderim, haftalık yineleme ve süreci yöneten ekipte sahiplik bırakma imkanı verir. Formlar, yönlendirme kuralları, bildirimler ve panolar geliştirici kuyruğunu beklemeden oluşturulabilir.
Çok dallı koşullu yönlendirme, sıkı veri konumlama gereksinimleri, özel SSO kısıtları veya ara katman ve hata yönetimi gerektiren karmaşık entegrasyonlar gibi uç vakalar varsa mühendisleri dahil edin. Birçok kuruluşta no-code UI'yi karşılayabilirken mühendislik eksikleri doldurur.
Eğer "tam özel"e yakın ama tam bir inşa taahhüdü istemiyorsanız, sohbetle iş akışını tanımlayıp uygulamayı (genelde ön yüzde React, arka uçta Go + PostgreSQL) üreten ve kaynak kodu dışa aktarma, dağıtım/barındırma, anlık görüntüler ve geri alma gibi seçenekler sunan Koder.ai gibi bir vibe-coding platformu arada durabilir—onay süreciniz basit başlayıp zamanla sertleşmesi gerektiğinde faydalıdır.
Bir oluşturucu açmadan önce öncelikle bir dahili onay akışını seçin. Amaç, değeri hızlıca kanıtlamak ve sonra aynı deseni diğer onay akışları için yeniden kullanmaktır.
İyi bir ilk aday genellikle şunlara sahiptir:
Örnekler: bir eşiğin altındaki satın alma talepleri, izin onayları, belirli bir şablon için içerik/hukuk incelemesi veya temel tedarikçi kabulü.
Formdan-onaya sürecinizde "gönderim"in ne anlama geldiğini netleştirin:
Eğer onaycılar sık sık aynı eksik ayrıntıyı soruyorsa, v1'de bunu zorunlu yapın.
İlgili her kişiyi (veya rolü) ve kararların nerede verildiğini yazın: inceleyenler, onaycılar, finans, hukuk ve tatiller için vekiller. Ayrıca “düzenleme için geri gönder” veya “daha fazla bilgi iste” gibi kenar kararları da not edin; bunlar çoğu takip işlemini yönlendirir.
2–3 ölçülebilir sonuç seçin:
Başlangıç, bitiş ve başarı metrikleri tanımlandığında geri kalan otomasyon seçimleri çok daha kolay olur.
Bir oluşturucuya dokunmadan önce tek sayfada onay yolunu haritalayın. Bu, isteklerin takılı kaldığı, yanlış kişiye yönlendirildiği veya açık bir sonu olmadan dolaştığı “neredeyse çalışıyor” iş akışlarını önler.
Altyapıya yüksek sesle okuyabileceğiniz basit bir omurga ile başlayın:
Gönder → İncele → Onay/Ret → Kapat
Her adım için kim yapıyor (rol veya ekip), ne görmeleri gerekiyor ve ne karara bağlayabileceklerini belirtin. Bir adımı bir cümlede tanımlayamıyorsanız, genellikle gizlenmiş birden fazla eylem vardır ve bunlar ayrılmalıdır.
İncelemelerin nasıl gerçekleşeceğini netleştirin:
Paralel akışların bir "tamam" kuralı olmalıdır: hepsi onaylamalı, herhangi biri onaylayabilir, veya çoğunluk. Bunu şimdi seçin—sonradan değiştirmek genellikle yeniden inşa gerektirir.
Bir reddetme şunlardan biri olabilir:
Uyum ve raporlama için hangisinin doğru olduğunu seçin. "Düzenle ve yeniden gönder" yaygındır, ama yine de orijinal kararı kaydedin.
Mutlu olmayan yolları baştan haritalayın:
Bunları önce kağıtta yakalarsanız, yapılandırma tahmine dayalı olmaktan çıkar.
No-code onay uygulaması, veri modeli basit, tutarlı ve sonra raporlaması kolay olduğunda en iyi çalışır. Ekranları oluşturmadan önce hangi kayıtları saklayacağınızı ve bunların nasıl ilişkileneceğini kararlaştırın.
Çoğu dahili onay akışı için ihtiyaçların %90'ını birkaç tablo (veya koleksiyon) ile karşılayabilirsiniz:
Talep'i tek gerçek kaynağınız olarak tutun. Diğer her şey ona işaret etmelidir.
Yönlendirme ve karar vermek için gerekli en önemli alanları belirleyin. Tipik zorunlu alanlar:
Diğer her şey opsiyonel başlayabilir; onaycıların gerçekten ne istediğini gördükçe alan ekleyebilirsiniz.
Hangi belgelerin saklanması gerektiğini (teklifler, sözleşmeler, ekran görüntüleri) ve ne kadar süreyle saklanacağını baştan kararlaştırın.
Herkesin ilerlemeyi aynı şekilde yorumlaması için küçük, net bir durum seti kullanın:
Taslak → Gönderildi → İncelemede → Onaylandı / Reddedildi → Tamamlandı
Erken aşamada çok fazla özel durum icat etmeyin. Tutarlı bir durum alanı filtreleme, hatırlatmalar ve raporlamayı çok kolaylaştırır.
İyi bir onay uygulaması kullanılabilirlikte kazanır veya kaybeder. Eğer insanlar talep göndermekten kaçınıyor ya da bir sonraki adımın ne olduğunu anlayamıyorsa e-postaya geri dönerler.
Çoğu dahili onay akışı küçük bir sayfa setiyle karşılanır:
Gezintiyi basit tutun: "Yeni talep", "İsteklerim", "Onayım gerekenler" ve "Ayarlar" (yöneticiler için).
Minimum zorunlu alanlarla başlayın, sonra koşullu alanlar kullanarak formu kısa tutun. Örneğin: "Satın alma türü = Yeni tedarikçi" ise yalnızca "Tedarikçi detayları" göster veya bir politika kutucuğu işaretlenmemişse "İstisna gerekçesi" göster.
No-code araçlar burada parlıyor: bölüm göster/gizle mantığını, tutarlara veya departmana göre kod yazmadan uygulayabilirsiniz.
Her talep kaydında gösterin:
Basit bir ilerleme göstergesi ve “Bekleyen: <isim/rol>” satırı çoğu "Güncelleme var mı?" mesajını ortadan kaldırır.
Zor alanların altında kısa yardımcı metinler ve örnekler ekleyin ("İmzalı teklifi ekleyin (PDF)", "4102-Operasyon gibi maliyet merkezi kullanın"). Doğrulamalarla önlenebilir hataları engelleyin: belirli talep türleri için zorunlu ekler, tutar aralıkları ve net hata mesajları.
Amaç daha az açıklayıcı soru, daha hızlı kararlar ve raporlama için daha temiz kayıtlardır.
Eğer onay uygulamanız bir bina ise roller ve izinler kilitler ve anahtarlardır. Yönlendirme kuralları ise isteklerin doğru masaya ulaşmasını sağlayan işaretlerdir—manüel kovalama olmadan.
Tekrar kullanılacak küçük bir rol setiyle başlayın:
Her rolün ne yapabileceğini açık dilde yazın before buildera dokunmadan önce.
Herkes her şeyi görebildiğinde veya düzenleyebildiğinde onaylar bozulur. Her aşamada izinleri tanımlayın:
Pratik bir varsayılan: gönderildikten sonra ana alanları kilitleyin ve yalnızca "geri gönder" ile düzenlemeye izin verin.
İsimleri sabit kodlamak ölçeklemez. Tercih edilen yönlendirme kuralları:
Böylece insanlar katıldığında, ayrıldığında veya takım değiştirdiğinde akış doğru kalır.
Onaylar genellikle izinler veya yoğun gelen kutuları nedeniyle tıkanır. Şunları ekleyin:
Bu kurallar kontrolü kaybetmeden işlemi korur.
Otomasyon basit bir formu güvenilir bir onay iş akışına dönüştürür. Amaç: bir talep durum değiştirdiğinde bir sonraki kişinin doğru görevi anında alması—manüel takip veya link kopyalama olmadan.
Şu gibi kurallar kurun: Taslak → Gönderildi → Yönetici İncelemesi → Finans İncelemesi → Onaylandı/Reddedildi. Her durum değişikliği otomatik olarak:
Yönlendirme kurallarını okunabilir tutun. İstisnalara ihtiyacınız varsa (ör. "Tutar > $5,000 ise CFO onayı ekle"), bunları veri alanlarına bağlı açık koşullar olarak tanımlayın.
En az iki tür mesaj gönderin:
Şirketin zaten kontrol ettiği kanalları kullanın—e-posta artı varsa Slack/Teams. Mesajları kısa ve tutarlı tutun ki gürültü gibi hissettirmesin.
Onaylar sorumluluk olmadığında takılır. Şunları ekleyin:
Eskalasyonları öngörülebilir (ve görünür) yapın ki onaycılar sisteme güven duyabilsin.
Otomasyon yaygın hata modlarını da durdurmalı:
Bu koruyucular yeniden işi azaltır ve her isteğin aynı yolu izlemesini sağlar.
Bir onay uygulaması, herkes bekleyeni, takılı kalanı ve yapılmış olanı görebildiğinde işler—ve etrafta soru sormaya gerek kalmaz. Panolar "Bu talep nerede?" sorusunu self-servis cevaba çevirir.
İnceleyicilerin her gün güvenebileceği tek bir yer oluşturun. Gelen kutusu görünümü şunları içermeli:
Her satırı eyleme dönüştürülebilir tutun: talep sahibi, departman, tutar/tür, gönderilme tarihi, son tarih ve tek tıkla onay/red.
Çoğu takip öngörülebilir: "Bu ay Satış'tan bekleyen tüm talepleri göster" veya "Geçen Salı gönderdiğim PO'yu bul". Filtreler oluşturun:
Araç destekliyorsa kaydedilmiş görünümler ekleyin: "Ekibimin bekleyenleri" veya "Finans kuyruğu" gibi.
Panolar her alanı göstermeye gerek duymadan faydalı olabilir. Operasyonel metriklere odaklanın:
Agregelenmiş sayılar ve süreler kullanın ki yöneticiler yavaş adımları görsün ama gizli içeriğe erişmesin.
Henüz bir BI aracı kullanmıyorsanız bile raporlamayı kolay yapın:
Bu, anlık talepleri azaltır ve zaman içinde iş akışının iyileştiğini kanıtlamanızı sağlar.
Onaylar harcamayı, riski veya müşteri taahhüdünü etkiliyorsa kanıta ihtiyacınız vardır—sadece son durum olarak "Onaylandı" değil. Yönetişim, insanların zaten buna bağlı hale gelmeden önce eklemek en kolay (ve en ucuz) halidir.
Uygulama kim ne yaptı ve ne zaman netçe kaydetmelidir. En azından kaydedin:
Denetim kaydını yöneticiler ve inceleyiciler görebilir, ama varsayılan olarak herkese açmayın.
Bağlamı olmayan onaylar sonra karışıklık yaratır. Onay için opsiyonel bir yorum, reddetme için ise zorunlu bir "reddetme nedeni" ekleyin. Bu, belirsiz "Reddedildi" sonuçlarını engeller ve yeniden gönderimleri hızlandırır çünkü talep sahibi neyi düzeltmesi gerektiğini bilir.
Pratik bir desen:
Kullanıcıların yalnızca ihtiyaç duyduklarını görmesini sağlayın:
Aracınız satır seviyesinde izin destekliyorsa kullanın; desteklemiyorsa hassas iş akışlarını ayrı uygulamalarda tutun.
Kayıtları ne kadar süre saklayacağınızı (örn. 1–7 yıl politika gereksinimine göre), silmelerin nasıl çalışacağını (soft-delete sıklıkla daha güvenli) ve kimlerin erişimi üç aylık olarak gözden geçireceğini erken kararlaştırın. Bu kuralları kısa bir dahili sayfada belgeleyin ve uygulamadan bağlantı verin (örneğin: /help/approvals).
İlk olarak yüksek sıkıntı, düşük karmaşıklık olan bir akışla başlayın:
Örnekler: belirli eşik altındaki satın alma talepleri, izin onayları veya temel erişim istek akışları. Değeri kanıtlayın, sonra aynı deseni diğer onaylar için tekrar kullanın.
Yönlendirme ve kararı vermek için gereken en az veriyi yakalayın. Yaygın zorunlu alanlar:
Onaycılar sürekli bir ayrıntıyı (ör. satıcı adı veya teklifi) istiyorsa, v1'de zorunlu yapın.
Çoğu uygulama yalnızca birkaç temel ekrana ihtiyaç duyar:
Gezintiyi basit tutun ki kullanıcılar kolayca "Yeni talep", "İsteklerim" ve "Onayım gerekenler"i bulabilsin.
Filtreleme, hatırlatmalar ve raporlamayı kolaylaştırmak için küçük, standart bir durum kümesi kullanın:
Daha fazla detay gerekiyorsa, "mevcut adım"i (ör. "Yönetici incelemesi") ayrı bir alan olarak gösterin; çok fazla özel durum icat etmeyin.
Sıralama mı yoksa hız mı önemli olduğuna göre seçin:
Paralel incelemeler için tamamlanma kuralını baştan belirleyin: tümü onaylamalı, herhangi biri, veya çoğunluk—sonradan değiştirmek yeniden çalışmaya yol açabilir.
Süreciniz için "reddedildi" ne anlama geliyor karar verin:
Düzenle/yeniden gönder destekleniyorsa bile, orijinal kararın denetim kaydını tutun.
Aşamaya göre roller ve izinler tanımlayın:
Pratik bir kural: gönderildikten sonra ana alanları kilitleyin (tutar/satıcı/tarihler) ve değişiklikleri yalnızca "geri gönder" ile mümkün kılın.
Kişi isimlerini sabit kodlamak ölçeklendirme yapmaz. Bunun yerine org tablosuna dayanan kurallar kullanın:
Böylece insanlar değiştiğinde yönlendirme doğru kalır.
Onayların beklemeye takılmasını önlemek için baştan kurallar ekleyin:
Eskalasyon davranışını görünür ve tutarlı yapın ki sistem keyfi görünmesin.
Dahili onaylar için "kim ne yaptı, ne zaman ve neden" sorusunu cevaplayacak kadar detay kaydedin:
Ayrıca saklama beklentilerini (ör. operasyonel istekler için 12–24 ay) erken belirleyin ve kullanıcıların sadece ihtiyaç duydukları verilere eriştiğinden emin olun.
