Gerçek İş Akışları İçin Elektronik Tabloları Yapay Zeka İle Oluşturulan Araçlarla Değiştirmek
Elektronik tablolardan gerçek iş akışlarını yansıtan yapay zeka destekli dahili araçlara geçiş için pratik rehber—önce ne değiştirilir, güvenli tasarım nasıl yapılır ve nasıl devreye alınır.
Süreç büyüdükçe elektronik tabloların neden yetersiz kaldığı\n\nElektronik tablolar “varsayılan uygulama” haline gelir çünkü erişilebilir, tanıdık ve esnektir. Bir izleyiciye mi ihtiyacınız var? Bir şablon kopyalayın. Bir gösterge panosuna mı ihtiyacınız var? Pivot tablo ekleyin. Hafif bir “sistem” mi isteniyor? Birkaç sekme ve biraz koşullu biçimlendirme ekleyin.\n\nBu esneklik aynı zamanda tuzaktır: bir elektronik tablo kişisel olmaktan çıkıp paylaşılmaya başladığı anda, sessizce bir ürüne dönüşür—ürün tasarımı, güvenlik veya bakım olmadan.\n\n### Arızadan önce belirtiler ortaya çıkar\n\nSüreç büyüdükçe (daha fazla insan, daha fazla adım, daha fazla istisna), ekipler genellikle aynı uyarı işaretlerini görür:\n\n- Sürüm kaosu: “Final_v7_reallyfinal.xlsx” gibi dosyalar veya farklı gerçekleri gösteren birden fazla Google Sheet kopyası.\n- Manuel el değişimleri: çalışma Slack mesajları, e-posta dizileri ve yorumlar aracılığıyla ilerliyor çünkü tablo akışı zorlayamıyor.\n- Gizli kurallar: kritik mantık birinin kafasında veya kırılgan formüllerde yaşıyor (“G sütununu düzenleme” kontrol değildir).\n- Net hesap verebilirlik yok: özellikle veriler kopyala-yapıştır yapıldığında kim neyi, ne zaman ve neden değiştirdiğini söylemek zor.\n\nBunlar sadece can sıkıcı şeyler değil. Gecikmeler, yeniden işler ve risk yaratırlar: onaylar atlanır, müşterilere tutarsız yanıtlar verilir ve raporlama haftalık bir müzakere haline gelir.\n\n### “Dahili araç” ne demektir (düz dille)\n\nDahili araç, ekibinizin süreci için amaçlı yapılmış bir uygulamadır: serbest hücreler yerine formlar, veriyi doğrulayan kurallar, roller ve izinler (kim gönderebilir, kim onaylayabilir) ve değişikliklerin görünür ve geri alınabilir olduğu bir denetim izi. Amaç esnekliği ortadan kaldırmak değil—onu doğru yere koymaktır.\n\n### Yapay zekanın değiştirdikleri (ve değiştirmedikleri)\n\nYapay zeka dağınık işleri sihirli şekilde otomatikleştirmez. Değiştirdiği şey hızdır: bir iş akışını tanımlayabilir, formların ve mantığın ilk versiyonunu üretebilir ve hızlıca yineleyebilirsiniz. Kuralları, istisnaları ve “tamam”ın ne anlama geldiğini hâlâ siz kararlaştırırsınız.\n\n## Hangi elektronik tabloyu önce değiştirmeli\n\nHer elektronik tablo bir uygulamaya dönüştürülmeyi hak etmez. En hızlı kazanımlar genellikle en çok sürtünme yaratan ve arkasında net, sınırlı bir iş akışı olan tabloyu değiştirmekten gelir.\n\n### Basit bir karar kontrol listesi\n\nBir elektronik tablonun iyi bir ilk aday olup olmadığını değerlendirmek için şu kontrol listesini kullanın:\n\n- Sıklık: Günlük veya haftalık mı kullanılıyor ("çeyrekte bir" değil)?\n- Risk: Bir hata gerçek maliyet yaratır mı—yanlış ödeme, uyumluluk adımının atlanması, müşteri etkisi?\n- Kullanıcı sayısı: Birden fazla kişi düzenliyor, iletiyor veya farklı kopyaların "sahibi" mi?\n- Karmaşıklık: Çok fazla sekme, kimsenin güvenmediği formüller veya kurallar birinin kafasında mı?\n\nBir sayfa en az iki alanda yüksek puan alıyorsa, genellikle değiştirmeye değerdir.\n\n### İş akışı ağrısını işaret eden elektronik tablo “sıcak noktalarını” bulun\n\nTablonun bir iş akışı sistemi yerine geçtiğini gösteren desenleri arayın:\n\n- Sekmeler, e-postalar veya araçlar arasında kopyala/yapıştır adımları (sessiz hatalar için üreme alanı).\n- Verilere bağlı olmayan e-posta veya sohbet onayları ("Tamam görünüyor—devam et"), kayıtlı bir iz olmadan.\n- Birinin her hafta aynı güncellemeyi üretmek için saatler harcadığı manuel raporlama.\n\nBunlar, formlar, izlenen onaylar ve otomatik durum güncellemeleri ekleyen bir dahili aracın hızlıca fayda sağlayacağını gösteren güçlü sinyallerdir.\n\n### Bir iş akışı, bir sahip, bir ölçülebilir sonuç ile başlayın\n\nŞu özelliklere sahip tek bir iş akışı seçin:\n\n- Net bir iş sahibi (değişiklik yapan değil, karar verecek kişi).\n- Ölçülebilir bir çıktı (çevrim süresi, hata oranı, harcanan süre, birikmiş iş büyüklüğü).\n- Makul bir sınır (ilk proje olarak “tüm operasyon tablolarını değiştir” demeyin).\n\nBu, inşayı odaklı tutar ve benimsemeyi kolaylaştırır çünkü insanlar neyin değiştiğini ve nedenini görebilir.\n\n### İyi ilk örnekler\n\nNereden başlayacağınızdan emin değilseniz, bu elektronik tablo temelli iş akışları genellikle dahili araçlara temizce dönüşür:\n\n- İstekler (IT erişimi, satın alma, pazarlama talebi)
Requester submits: item, vendor, amount, cost center, needed-by date, justification.
If amount \u003c= 500: auto-approve. If \u003e 500: Manager approval required.
If amount \u003e 5000 OR vendor is new: Finance review required.
After final approval: create PO number and lock financial fields.
Provide: suggested tables, form fields, validations, and status transitions.
Here are 5 example requests: ...
SSS
Bir elektronik tablonun rolünü aştığının en net belirtileri nelerdir?
Elektronik tablolar kişisel işler için harikadır, ama paylaşılan bir sisteme dönüştüğünde bozulurlar.
Yaygın erken uyarı işaretleri:
Birden fazla “gerçeklik kaynağı” (kopyalar, çelişen düzenlemeler)
Onaylar ve el değişimleri verinin içinde değil Slack/e-posta üzerinde gerçekleşiyor
Kırılgan formüller ve sözlü bilgi (“G sütununa dokunma” gibi)
Kim neyi neden değiştirdiğinin güvenilir bir kaydı yok
Hangi elektronik tabloyu önce değiştirmeliyiz?
Hem yüksek sürtünme yaratan hem de sınırları net bir süreç olan bir sayfa ile başlayın.
Güçlü bir ilk aday genellikle haftalık veya günlük kullanılır ve aşağıdaki üçten en az ikisinde yüksek puan alır:
Risk: hata gerçek maliyete veya uyumluluk/müşteri etkisine yol açar
Birden çok düzenleyici: birkaç kişi güncelliyor veya kopyalar paylaşılıyor
Karmaşıklık: çoklu sekmeler, kırılgan formüller, çok sayıda istisna
İlk proje olarak “tüm operasyon tablolarını değiştir” demekten kaçının—gönderip ölçebileceğiniz tek bir iş akışı seçin.
Hangi elektronik tablo “hot spot”ları genellikle en büyük iş akışı kazanımını gösterir?
Aşağıdaki “iş akışı ağrı” kalıplarını arayın:
İş ilerlemesi için araçlar veya sekmeler arasında kopyala/yapıştır adımları
Öğeyle ilişkilendirilmiş bir kayıt olmadan sohbet/e-posta ile verilen onaylar
Tekrarlanan manuel raporlama (aynı güncellemeyi saatlerce hazırlama)
Bunlar iyi hedefler çünkü bir araç kısa sürede formlar, izlenen onaylar, durum güncellemeleri ve otomatik özetler ekleyerek hızlı değer sağlar.
Araç inşa etmeden önce gerçek iş akışını nasıl haritalandırırız?
İnsanların bugün gerçekte ne yaptığını yakalayın ve sonra bunu açık hale getirin.
Basit bir şablon:
Tetikleyici → girdi → kontroller → onay → çıktı
Her adım için:
İlerlemenin devamı için hangi bilginin gerekli olduğunu
Hangi kuralların uygulandığını (gayri resmi olsa bile)
Serbest hücreleri değiştirmek için formları ve doğrulamaları en iyi şekilde nasıl tasarlarız?
Serbest biçimli giriş yerine rehberli formlar kullanın:
Açık etiketler + yardım metni
Varsayılanlar (ör. sahip = mevcut kullanıcı; tarih = bugün)
Kategoriler ve departmanlar için açılır menüler
İnsan dilinde hata mesajları (“Lütfen bir departman seçin”)
Sonra yüksek etkili korunmalar ekleyin:
Onayları ve iş akışı kurallarını bürokrasi yaratmadan nasıl kurarız?
İş akışı mantığını basit, görünür ve işin gerçekte nasıl ilerlediğiyle uyumlu tutun.
Başlangıç olarak:
Küçük bir durum seti (Taslak → Gönderildi → Onaylandı/Red → Tamamlandı)
Net atanmalar (bir sonraki adımın sahibi kim)
Onaylar için karar, zaman damgası ve notların saklanması
Sadece eylem noktalarında bildirimler (sürekli bildirim değil)
İstisnaları açıkça modelleyin:
AI'yı daha hızlı inşa etmek için nasıl kullanmalıyız ama kontrolü nasıl sağlamalıyız?
AI’yı taslak oluşturma ortağı olarak görün: hızlı ilk versiyon üretebilir ama kurallar, izinler ve hesaplamalar sizin onayınızda olmalı.
Güçlü bir istemde dahil edilecekler:
Roller (İstekçi, Onaycı, Finans vb.)
Adım adım iş akışı ve dallanma eşikleri
Her alan için tanımlar (her alan ne anlama geliyor)
Birkaç gerçek örnek kayıt ve uç durum
AI’dan isteyin:
Entegrasyonları ve raporlamayı, uçtan uca kapatmak için nasıl ele alırız?
Çoğu ekip tam iki yönlü eşitlemeye ihtiyaç duymaz; pratik bir desen “kilit noktada senkronize et”tir. Bir isteğin onay durumuna geldiğinde, gerekli ögeleri ERP/CRM/HRIS’e yazın veya müşteri/çalışan bilgilerini ön-doldurun.
Bu, çift veri girişinden kaçınırken sahipliği net tutar: finans verisi ERP’de, müşteri CRM’de, personele dair veri HRIS’te kalır. Dahili araç bunların etrafında iş akışını koordine eder.
Yayılım ve yineleme: benimseme, eğitim ve sürekli iyileştirme için en iyi uygulamalar nelerdir?
İyi bir dahili araç, insanların ona ilk başta güvenmemesinden başarısız olur. Yayınlama, “lansman günü” değil; küçük zaferler, net destek ve sürekli iyileştirme ile güven inşa etmektir.
Öneriler:
Odaklı bir pilotla başlayın; 1–2 hafta paralel koşu yapın ve çıktıları karşılaştırın
Kısa, okunabilir bir kullanım kılavuzu hazırlayın (1 sayfa idealdir)
Sonuçları ölçün: çevrim süresi, hata oranı, yeniden iş, memnuniyet—temeli elektronik tablo döneminden alın ve 2–4 hafta sonra karşılaştırın
Sürekli sahipliği belirleyin: iş sahibi (politika ve süreç kararları) ve araç sahibi (uygulama ve sürümler)
Düzenli bir iki haftalık sürüm ritmi, kesinti olmadan ilerleme sağlar.
Envanter takibi (stok seviyeleri, yeniden sipariş tetikleyicileri, ayarlamalar)
İşe alım/onboarding (görevler, sahipler, tarihler, el devri)
Mutabakatlar (faturaların ödemelere eşleştirilmesi, istisna yönetimi)
\nGecikmelerin ve hataların zaten görünür olduğu, daha iyi bir iş akışının hemen hissedileceği birini seçin.\n\n## Herhangi bir şey inşa etmeden önce gerçek iş akışını haritalandırın\n\nElektronik tabloları değiştirmeden önce insanların gerçekte ne yaptığını haritalayın—süreç belgesinin ne dediğini değil. Bir elektronik tablo sık sık workflow'u sekmeler, renk kodları ve "Sarah'a sor" kabile bilgisinin içine gizler. Bu sisi üzerine bir uygulama inşa ederseniz, daha hoş düğmelerle aynı kafa karışıklığını yeniden yaratırsınız.\n\n### Aletle değil işleyle başlayın\n\nİş akışını düz adımlarla yazın:\n\n- Tetikleyici → girdi → kontroller → onay → çıktı\n\nİşi başlatanın ne olduğunu (e-posta isteği, form gönderimi, haftalık paket), hangi bilgilerin gerekli olduğunu ve "tamam"ın ne demek olduğunu (kayıt güncellendi, dosya dışa aktarıldı, bildirim gönderildi) açıkça belirtin.\n\n### Kuralları açıkça yazın\n\nElektronik tablolar belirsizliği tolere eder çünkü insanlar sorunları elle düzeltir. Dahili araçlar buna güvenemez. İş kurallarını doğrulamalara ve mantığa dönüştürebileceğiniz ifadeler olarak yakalayın:\n\n- Doğrulamalar (zorunlu alanlar, formatlar, izin verilen değerler)
İstisnalar (müşterinin kimliği eksikse ne olur? envanter negatifse ne olur?)
Eşikler (X altında otomatik onay, Y gün üstünde yükseltme)
\nAyrıca kuralların departmana, bölgeye veya müşteri kademesine göre nerede farklılık gösterdiğini not edin. Bu farklılıklar genellikle “tek bir elektronik tablo”nın çoğalmasının nedenidir.\n\n### Roller ve el değişimlerini tanımlayın\n\nDahil olan rolleri listeleyin ve her birinin neler yapabileceğini yazın:\n\n- İstekçi, onaycı, uygulayıcı, yönetici, görüntüleyici\n\nSonra el değişimlerini eşleyin: kim gönderir, kim inceler, kim uygular, kim görünürlük ister. Her el değişimi tıkanma noktasıdır—bu yüzden hatırlatıcılar, durumlar ve denetim izleri burada önemlidir.\n\n### Verinin nereden girdiğini ve nereye gitmesi gerektiğini takip edin\n\nVerinin uçtan uca yolunu haritalayın:\n\n- Nerede giriyor (formlar, içe aktarımlar, API'ler)
Nerede bitmesi gerekiyor (kayıt sistemleri, raporlar, bildirimler)
\nBu sizin planınız olur. Daha sonra yapay zekayı bir uygulama oluşturmak için kullandığınızda, doğrulama için net bir spesiniz olur—böylece aracı olduğu gibi kabul etmek yerine kontrol sizde kalır.\n\n## Bir sayfadan gerçek bir veri modeline (fazla düşünmeden)\n\nÇoğu elektronik tablo “her şeyi yapan tek sekme” olarak başlar. Tutarlı onaylar, temiz raporlama veya birden çok kişinin aynı anda düzenlemesi gerektiğinde işe yarar. Basit bir veri modeli bunu düzeltir—işleri karmaşıklaştırmak yerine verinizin anlamını açık hale getirir.\n\n### Sekmeyi birkaç net tabloya ayırarak başlayın\n\nTek bir dev ızgara yerine, bilgiyi işinizin düzeniyle eşleşen tablolara ayırın:\n\n- Kayıtlar (izlediğiniz ana şey): istekler, siparişler, biletler, faturalar, projeler
Kullanıcılar/takımlar: işi kim gönderir, inceler, sahibi olur
Referans listeleri: departmanlar, kategoriler, lokasyonlar, öncelik seviyeleri, nedenler, bütçe kodları
\nBu ayrım, tekrarlanan değerleri ("Sales"in beş farklı yazımı) önler ve bir etiketi değiştirmeyi tek bir noktada kolaylaştırır.\n\n### Kimlikler ve durumları erken belirleyin\n\nHer kayda kararlı bir kimlik verin (ör. REQ-1042). Satır numaralarına güvenmeyin; onlar değişir.\n\nSonra herkesin anlayacağı küçük bir durum seti tanımlayın, örneğin:\n\n- Taslak → Gönderildi → Onaylandı → Kapandı\n\nBir durum listesi ilerlemeyi tanımlamanın ötesinde izinler, bildirimler, kuyruklar ve metrikler için omurga olur.\n\n### Sadece mevcut anı değil geçmişi de planlayın\n\nElektronik tablolar genellikle bilgiyi üzerine yazar ("güncellendi tarafından", "son yorum", "yeni dosya bağlantısı"). Dahili araçlar ne değişti ve ne zaman bilgisini korumalıdır:\n\n- Kayda bağlı ayrı bir yorum listesi
Dosya eklerini kendi öğeleri olarak saklama (yükleme zamanı ve yükleyen ile)
Değişiklik geçmişi (durum değişiklikleri, yeniden atamalar, ana alan düzenlemeleri)
\nİlk günde kurumsal bir denetim izi yapmanıza gerek yok, ama kararların ve bağlamın yaşayacağı bir yere ihtiyacınız var.\n\n### “Tek büyük tablo” tuzağından kaçının\n\n80 sütunlu tek bir tablo anlamı gizler: tekrar eden alan grupları, tutarsız isteğe bağlı veriler ve kafa karıştırıcı raporlama.
\nİyi bir kural: bir alan grubu birden çok kez ortaya çıkabiliyorsa (çok sayıda yorum, çok sayıda ek, birden çok onay), muhtemelen kendi tablosu olmalıdır. Temel kaydı basit tutun ve ilgili detayları gerektiği gibi bağlayın.\n\n## Kullanıcı deneyimini tasarlayın: serbest hücreler yerine formlar\n\nElektronik tablolar esnektir, ama bu esneklik aynı zamanda sorundur: herkes her şeyi istediği yere, istediği formatta yazabilir. Amaçlı bir dahili araç “neyi doldurmanız gerektiğini” gösterecek şekilde hissettirmeli, “nereye yazacağınızı çözün” diye değil. Hedef, hataları oluşmadan önce önleyen rehberli girdidir.\n\n### Sütunları rehberli bir forma dönüştürün\n\nHer önemli sütunu, net bir etiket, yardım metni ve mantıklı varsayılanlarla bir form alanına çevirin. “Sahip” yerine “İstek sahibi (sorumlu kişi)” kullanın ve varsayılanı mevcut kullanıcı yapın. “Tarih” yerine bugünü varsayılan yapan bir tarih seçici kullanın.\n\nBu değişim, insanların “elektronik tablo kurallarını” (hangi sekme, hangi sütun, hangi format) hatırlaması gerekmediği için geri dönüşleri azaltır. Araç, birisi kullanırken süreci öğretir.\n\n### Kirli veriyi önleyen doğrulamalar ekleyin\n\nDoğrulamalar “güvenilir veri” ile “sürekli temizlenen veri” arasındaki farktır. Yaygın, yüksek etkili kontroller:
\n- Zorunlu alanlar—iş başlaması veya onay için gerekli olanlar
Aralıklar (örn. bütçe 0–50.000 arası olmalı)
İzin verilen değerler (kategoriler, departmanlar, öncelik için açılır menüler)
Çoğaltma tespiti (aynı istek veya fatura numarası varsa uyarı)
\nHata mesajlarını insan diliyle yazın: “Lütfen bir departman seçin” "Geçersiz giriş" yerine daha yardımcı olur.\n\n### Koşullu alanlarla hataları azaltın\n\nSadece ilgili olduğunda alanları gösterin. “Harcama türü = Seyahat” ise “Seyahat tarihleri” ve “Gidilecek yer”i gösterin. Seyahat değilse bu alanları tamamen gizleyin. Bu, form uzunluğunu kısaltır, doldurma hızını artırır ve daha sonra kafa karıştıran yarım doldurulmuş bölümleri engeller.\n\nKoşullu alanlar, özel durumları ekstra sekme veya unutulan “özel talimatlar” olmadan standart hale getirmeye de yardımcı olur.\n\n### Hız için tasarlayın: şablonlar, otomatik doldurma, kısayollar\n\nÇoğu iş tekrarlıdır. Yaygın yolu hızlı yapın:
\n- Sık kullanılan istek tipleri için şablonlar (örn. “Yeni tedarikçi”, “Standart satın alma”)
Mevcut kayıtlardan otomatik doldurma (tedarikçi bilgileri, maliyet merkezi, onaycı)
“Bu isteği kopyala”, hızlı arama ve son öğeler gibi kısayollar
\nİyi bir kural: tipik gönderim bir dakika içinde düşünmeden tamamlanabiliyorsa, elektronik tablonun esnekliğini iş akışı netliğiyle değiştirmişsiniz demektir—insanları yavaşlatmadan.\n\n## İş akışı mantığını gerçek işle eşleştirecek şekilde inşa edin\n\nElektronik tablo herkese her şeyi istediği zaman düzenleme özgürlüğü verir. Bu esneklik işlerin takılmasına neden olur—sahiplik belirsizleşir, onaylar yan sohbetlerde olur ve “son sürüm” tartışmaya dönüşür.
\nTabloyu AI ile oluşturulmuş bir dahili araçla değiştirdiğinizde amaç işi daha katı hale getirmek değil. Amaç gerçek süreci açık hale getirip aracın sıkıcı koordinasyonu yapmasını sağlamak, böylece insanlar kararlara odaklanabilsin.\n\n### Süreci kodlayın (bürokrasiye dönüştürmeden)\n\nÖnce önemli birkaç durumu yazın (örn. Taslak → Gönderildi → Onaylandı/Reddedildi → Tamamlandı). Sonra bu durumlara iş akışı kuralları ekleyin:
\n- Atamalar: sonraki adımın sahibi kim ve sahiplik ne zaman değişir
Onaylar: kim onaylayabilir, tek onay mı çok adımlı mı, reddedilince ne olur
SLA zamanlayıcıları: saat ne zaman başlar, ne sayılır, ihlal olunca ne yapılır
Bildirimler: e-posta/Slack hatırlatmaları, ama sadece aksiyon gerektiren anlarda
\n### İstisnaları birinci sınıf özellik gibi ele alın\n\nGerçek operasyonlar yeniden çalışma döngüleri, yükseltmeler ve iptaller içerir. Bunları açıkça modelleyin ki “elektronik tablo yorumları” haline gelmesin. Örneğin:
\n- Yeniden çalışma öğeyi önceki adıma gerekli bir nedenle geri gönderir.\n- Yükseltme bir SLA ihlalinden sonra sahipliği yeniden atar.\n- İptal öğeyi kapatır ama denetim izini korur.\n\n### “Tamam”ın ne anlama geldiğini ve ne üretildiğini tanımlayın\n\n“Tamam” test edilebilir olmalı: zorunlu alanlar doldurulmuş, onaylar kaydedilmiş ve oluşturulan çıktıların (onay e-postası, satın alma emri, bilet, finans için dışa aktarılan kayıt) olup olmadığı.\n\n### Güncellemelerle birlikte manuel geçersiz kılma yolları bırakın—kaydı tutarak\n\nUç durumlar olur. Yöneticiye özel bir geçersiz kılma (durumu düzenle, yeniden atama, yeniden açma) sağlayın, ama kim, ne zaman ve neden kaydedilsin. Bu esnekliği hesap verebilirliği kaybetmeden sağlar—ve bir sonraki yineleme için iyileştirme fırsatlarını görünür kılar.\n\n## AI kullanarak daha hızlı inşa etmek—kontrolü korurken\n\nAI, dahili araç inşasını hızlandırabilir, ama en iyi şekilde bir taslak ortağı olarak çalışır—karar verici değil. Onu acemi bir geliştirici gibi düşünün: ilk sürümü hızlıca üretebilir, ama kurallar, veri ve erişim sizde kalmalı.\n\nBu yaklaşıma somut bir örnek isterseniz, Koder.ai gibi platformlar “vibe-coding” dahili araçlar için tasarlanmıştır: sohbetle iş akışınızı tanımlarsınız, React tabanlı web uygulamaları Go + PostgreSQL arka uç ile üretir, sonra planlama modu, anlık görüntüler ve gereksinimler değiştiğinde geri alma ile yineleyebilirsiniz.\n\n### AI’nın yararlı olduğu yerler (kontrolü ele almadan)\n\nAI’yı şu işleri üretmesi için kullanın:
\n- Ekranlar ve formlar: rollerinize göre bir “İstek Girişi” formu, bir “Onay” ekranı ve bir “İş Kuyruğu” görünümü taslaklayın.
Doğrulamalar: zorunlu alanlar, kabul edilebilir aralıklar ve alanlar arası kontroller (örn. "harcama \u003e $5,000 ise ikinci onay gerektir") önerin.
İş akışı kuralları: durumlar ve geçişler (Taslak → Gönderildi → Onaylandı/Reddedildi → Tamamlandı) ile bildirim önerileri.
\nAnahtar nokta özgüllüktür: AI gerçek kısıtlar, isimler ve örnekler verildiğinde iyi sonuç verir.\n\n### İş akışı adımları + gerçek örneklerle istem verin\n\n"Bir onay uygulaması oluştur" demek yerine gerçek adımları ve birkaç gerçek kaydı verin.
\n```text
We are replacing a spreadsheet used for purchase requests.
Roles: Requester, Manager, Finance.
Workflow:
- eşik sınırlarına yakın durumlar (500, 501, 5000, 5001)
- hafifçe farklı yazılmış çift tedarikçiler\n\nBu, yayından önce doğrulamalar ve iş akışı dallanmasını doğrulamayı kolaylaştırır.\n\n### Sınırlar koyun: riskli kısımlar insan onayında olsun\n\nİnsanların sorumlu olmaya devam etmesi gerekenler:
\n- **İzinler** (kim mali alanları görebilir/dışa aktarabilir/düzenleyebilir)
- **Hesaplamalar** (vergiler, toplamlar, döviz dönüşümleri)
- **Onay mantığı** (eşikler, istisna yolları, geçersiz kılmalar)
- **Denetlenebilirlik** (kim neyi ne zaman değiştirdi)
\nAI taslak oluşturur; ekibiniz incelemeli, test etmeli ve onaylamalı.\n\n## Yönetişim temelleri: izinler, denetimler ve veri kalitesi\n\nElektronik tabloları AI ile oluşturulmuş bir dahili araçla değiştirdiğinizde yönetişim "BT işi" olmaktan çıkar ve pratik bir tasarım tercihi haline gelir. Amaç bürokrasi değil—doğru kişilerin doğru eylemleri yapabilmesini ve neler olduğunun açık kaydını sağlamaktır.\n\n### İzinler: sadece erişim değil eylemleri tanımlayın\n\nElektronik tabloda genellikle “dosyayı paylaş” tek kontrolünüzdür. Dahili araçta daha spesifik olabilirsiniz:
\n- **Görüntüle:** kim kayıtları görebilir (ve hangi alanları—örn. maliyetler, maaşlar, tedarikçi banka bilgileri)
- **Oluştur:** kim bir istek gönderebilir veya yeni öğe ekleyebilir
- **Düzenle:** kim veriyi hangi aşamada değiştirebilir
- **Onayla:** kim onay verebilir ve hangi koşullar altında (eşiklere, departmana göre)
- **Dışa aktar:** kim veriyi indirebilir (çoğu sızıntı riski burada olur)
\nBasit bir kural: çoğu insan *göndermeli ve takip etmeli*, daha az kişi *düzenlemeli*, çok küçük bir grup ise *onaylamalı veya dışa aktarmalı*.\n\n### Denetimler: her kararı açıklanabilir kılın\n\nElektronik tablolar geçmişi hızla kaybeder—hücreler değişir, yorumlar kaybolur, kopyalar çoğalır. Aracınız varsayılan olarak bir denetim izi tutmalı:
\n- Ne değişti (önce/sonra)
- Bunu kim değiştirdi
- Ne zaman değişti
- Neden değişti (ana eylemler için zorunlu “sebep” alanı)
\nOnaylar için onaycı, zaman damgası, karar ve notları saklayın. Bu, üç hafta sonra “Bu istek neden reddedildi?” sorusu sorulduğunda zaman kazandırır.\n\n### Veri kalitesi: kötü girdilerin yayılmasını önleyin\n\nİyi yönetişim önlemeye dayalıdır:
\n- Kararları etkileyen her şey için **zorunlu alanlar**
- **Kilitleme durumları** (örn. onay sonrası yalnızca finans düzenleyebilir)
- İstisnalar için **inceleme kuyrukları** (eksik belgeler, olağandışı tutarlar, çoğaltmalar)
\n### Uyumluluk için plan yapın—aşırı söz vermeden\n\nBelirli bir sertifikasyon hedeflemiyorsanız bile, temel beklentileri baştan yakalayın: saklama süreleri, hassas alanlara kim erişebilir ve denetimler nasıl gözden geçirilir. Gereksinimler daha sonra büyürse, elinizde bağımsız dosyalar yığını yerine zaten yapı taşları olur.\n\n## Geçiş planı: operasyonları bozmadan veriyi taşıyın\n\nGeçiş, çoğu “elektronik tablo değişimi”nin başarılı veya takılı kaldığı yerdir. Amaç her hücreyi taşımak değildir—ihtiyacınız olanı taşımak, yeni aracın güvenilir olduğunu kanıtlamak ve geçiş sırasında işi çalışır tutmaktır.\n\n### 1) Niyetle içe aktarın (her şeyi aynı anda değil)
\nÖnce her veri kümesinin sahibi kim karar verin. Elektronik tablolarda sahiplik genellikle "son düzenleyen" ile ima edilir. Dahili araçta bu açık olmalı: kim değişiklikleri onaylar, kim hataları düzeltir ve kim soruları yanıtlar.\n\nİçe aktarmadan önce kısa bir temizlik turu yapın:
\n- Sütun adlarını ve formatları (tarihler, para birimi, durum değerleri) standartlaştırın.
- Çoğaltmaları kaldırın ve hangi kaydın "kazandığına" karar verin.
- Ana alanlar için sahipleri belirleyin (örn. fiyat alanı Finance’in, teslim tarihleri Ops’un sorumluluğunda).
\nAI ile oluşturulmuş bir uygulama kullanıyorsanız, yine de aracın çıkardığı alan türlerini doğrulayın. Tarih olması gereken bir "metin" alanı raporlama sorunlarına yol açar.\n\n### 2) Hangi geçmişi taşıyacağınızı hangisini arşivleyeceğinizi seçin\n\nTüm geçmişin yeni sistemde yaşaması gerekmez. Pratik bir bölünme:
\n- **Taşı:** açık öğeler, aktif müşteriler/projeler, cari çeyrek işlemler ve uyumluluk veya devam eden hesaplamalar için gereken geçmiş
- **Salt okunur arşiv:** nadiren düzenlenen ama bazen başvurulan eski aylar/yıllar
\nSalt okunur bir arşiv, kilitli bir elektronik tablo dışa aktarımı (veya sınırlı izinlere sahip bir “Legacy Data” tablosu) olabilir. Amaç kolay erişim sağlamak, eski verilerin yeni iş akışını kirletmesine izin vermemektir.\n\n### 3) Güven oluşturmak için paralel çalıştırın\n\nKısa, sabit bir süre (çoğunlukla 1–2 hafta) hem eski hem yeni sistemi paralel çalıştırın:
\n- Yeni işleri araçta girin.
- Çıktıları elektronik tabloyla karşılaştırın (tutarlar, durumlar, onaylar, haftalık raporlar).
\nParalel çalışma uç durumları ortaya çıkarır: eksik varsayılanlar, beklenmedik durum geçişleri veya kullanıcıların alanları farklı yorumlaması gibi.\n\n### 4) Geri dönüş ve net bir geçiş tarihi hazırlayın\n\nPlan yapmış olsanız bile bir güvenlik ağına ihtiyacınız var.
\n- Bir **cutover tarihi** belirleyin: elektronik tablo salt okunur olur.
- Bir **geri dönüş planı** tanımlayın: ne tetikler, kim karar verir ve nasıl geri alınır (örn. araç verilerini bilinen bir tablo formatına dışa aktarmak).
\nKuralı basit tutun: cutover sonrası değişiklikler tek bir yerde olur. Bu, "iki gerçeklik kaynağı"nın kalıcı hale gelmesini engeller.\n\n## Entegrasyonlar ve raporlama: uçtan uca kapatın\n\nElektronik tablo genellikle herkesin erişebildiği tek yer olduğu için "hub" olur. Onun yerine, dahili araçla daha iyisini yapabilirsiniz: iş akışını bir yerde tutun ve insanları zaten kullandıkları sistemlere ve kanallara bağlayın.\n\n### İstekleri ve güncellemeleri işin başladığı yere bağlayın\n\nÇoğu operasyonel iş bir mesajla başlar: bir e-posta dizisi, bir sohbet ping'i veya bir destek bileti. İnsanlardan "güncelleme yapın" demek yerine, aracın isteği doğrudan yakalamasını sağlayın.\n\nBasit bir form bir kayıt oluşturabilir ve sonra:
\n- Referans numarası içeren bir onay e-postası gönderir
- Durum güncellemelerini bir ekip kanalına gönderir (veya isteyene DM atar)
- Görünür kalması için yardım masasında bir bilet oluşturur veya günceller
\nAnahtar tutarlılıktır: araç gerçeklik kaynağıdır; e-posta/sohbet/bilet giriş noktaları ve bildirim katmanıdır.\n\n### Kayıt sistemleriyle (erp/crm/hris vb.) sadece gerekli yerde senkronize edin\n\nBirçok ekip her yerde tam iki yönlü eşitlemeye ihtiyaç duymaz. Pratik bir desen "kilit anlarda senkronize et"tir. Bir istek onaylandığında, gerekli ögeleri ERP/CRM/HRIS’e yazın veya müşteri/çalışan kaydını çekerek alanları ön-doldurun.\n\nBu, çift veri girişini önlerken sahipliği net tutar: finans ERP’de, müşteri CRM’de, personele dair veri HRIS’te kalır. Dahili araç etraflarında iş akışını koordine eder.\n\n### Gerçek soruları yanıtlayan raporlama\n\n"Tüm veriyi aynı anda gösterme" elektronik tablo alışkanlığını yeniden yaratmayın. Kararlarla eşleşen raporlar oluşturun:
\n- Onay bekleyenler ve ne kadar süredir bekledikleri
- Taleplerin en sık nerede takıldığı
- Bu hafta kaç öğe tamamlandı, geçen haftaya göre nasıl değişti
\nPanolar faydalıdır ama hedefe yönelik dışa aktarımlar veya e-posta/sohbete zamanlanmış özetler de öyledir.\n\n### Kırılgan otomasyonlardan kaçının\n\nOtomasyonlar başarısız olur—API’ler zaman aşımına uğrar, izinler değişir, alan adları yeniden adlandırılır. Entegrasyonları sahipli süreçler olarak ele alın:
\n- Hata izleme (uyarılar + görünür bir hata kuyruğu)
- Her entegrasyon ve rapor için bir sahip tayin edin
- Bir şey kırıldığında ne yapılacağını belgeleyin (kısa bir çalışma kitabı)
\nBöylece çevrenizdeki araçlar değişse bile iş akışınız güvenilir kalır.\n\n## Yayılım ve yineleme: benimseme, eğitim ve sürekli iyileştirme\n\nİyi bir dahili araç yaygın olarak şu nedenle başarısız olur: insanlar henüz ona güvenmiyordur. Yayım, "lansman günü"nden ziyade küçük zaferler, net destek ve sürekli iyileştirme ile güven inşa etmektir.\n\n### Odaklı bir pilotla başlayın\n\nKüçük bir grupla pilot yapın; sürtünme noktalarına ilişkin geri bildirim toplayın. Elektronik tablodan en çok acı çeken bir ekip seçin (yüksek hacim, sık el değişimleri, tekrarlayan hatalar) ve yeni aracı kısa süre paralel kullanın.\n\nPilot sırasında insanların nerede tereddüt ettiğini izleyin:
\n- Doğru durumu veya kategoriyi seçmekte mi zorlanıyorlar?
- Bildirimler net olmadığı için onaylar mı yavaşlıyor?
- Hâlâ "gölge notları" kişisel bir tabloda tutuyorlar mı?
\nBunları kullanıcı hatası olarak değil ürün sorunları olarak ele alın. Küçük kafa karışıklıklarını erken düzeltmek şüphecileri savunucuya dönüştürür.\n\n### Ders vermek yerine bir oyun kitabı ile eğitin\n\nKısa bir oyun kitabı hazırlayın: nasıl gönderilir, nasıl onaylanır ve nasıl sorun giderilir. Pratik ve hızlıca taranabilir tutun—idealde bir sayfa.\n\nİçerik:
\n- “Mutlu yol” adım adım (gönder → onay → tamamla)
- En sık yapılan 5 hata ve nasıl düzeltilirler
- Bir şey yanlış görünüyorsa ne yapılmalı (kimle iletişim kurulur, hangi detaylar verilir)
\nBir iç wiki’niz varsa, araç içinden erişilebilsin diye görünür bir yere koyun (örn. “Yardıma mı ihtiyacınız var?” → /help/internal-tools/playbook) ki rehber anında erişilebilir olsun.\n\n### Önemli sonuçları ölçün\n\nSonuçları ölçün: çevrim süresi, hata oranı, yeniden iş, memnuniyet. Elektronik tablo döneminden bir temel belirleyin ve iki ila dört hafta sonra karşılaştırın.\n\nMetrikleri paydaşlara görünür kılın ve kısa bir güncelleme paylaşın: ne iyileşti, ne iyileşmedi ve sırada ne var. Bu, aracın işi azaltmak için orada olduğu güvenini artırır.\n\n### Sahipliği açıkça belirleyin\n\nİş kuralları değiştiğinde kimin güncelleme yapacağını planlayın. Bir iş sahibi (politika ve iş akışı kararları) ve bir araç sahibi (uygulama ve sürümler) atayın. Basit bir değişiklik süreci tanımlayın: istek → inceleme → test → sürüm notları.\n\nSürekli iyileştirme bir ruh hali değil bir takvimdir. Öngörülebilir haftalık veya iki haftalık sürüm ritmi ivmeyi korur ve sürekli kesintiyi önler.
Bu, ilk uygulama sürümünü doğrulayabileceğiniz bir spesifikasyon olur.
Varyantlar: bölge, departman veya müşteri seviyesine göre farklı kurallar
Bir kural açıkça ifade edilemiyorsa, önce iş sahibinden netleştirin—otomatikleştirmeye hazır değildir.
Kararlı bir ID (ör. REQ-1042)
Küçük bir durum seti (Taslak → Gönderildi → Onaylandı → Kapandı)
Bir şey birden çok kez oluşabiliyorsa (yorumlar, ekler, onaylar), genelde ayrı bir liste/tablo olmalıdır.
Başlama/onay için zorunlu alanlar
Aralık kontrolleri (örn. tutar 0–50.000)
Çift kayıt uyarıları (fatura numarası, tedarikçi + tarih)
Koşullu alanlar (sadece ilgili olanı göster)
Bu, kirli girdileri başta engelleyerek yeniden işi azaltır.
Yeniden çalışma döngüleri (sebep zorunlu olacak şekilde geri gönderme)
SLA ihlali sonrası yükseltmeler
Geçersiz kılma yetkisi admin’e özel ama her zaman kim/ne/niçin kaydı tutulmalı
Yaptığı varsayımları listelemesini
Önerilen tabloları, durumları, doğrulamaları ve geçişleri sunmasını
Ve yayından önce eşik sınırları, eksik alanlar ve çoğulluklarla ilgili oluşturulmuş uç vakalarla test edin.
Gerçek İş Akışları İçin Elektronik Tabloları Yapay Zeka İle Oluşturulan Araçlarla Değiştirmek | Koder.ai