Potansiyelleri izlemek, ilanları yönetmek, takip planlamak ve müşteri iletişimini merkezi hale getirmek için emlak danışmanları hedefli bir web uygulaması planlayın, tasarlayın ve başlatın.
Ekran taslağı çizmeden ya da teknoloji seçmeden önce emlak CRM web uygulamanızın neyi geliştirmesi gerektiğini netleştirin. “Potansiyelleri daha iyi yönetmek” belirsizdir; “takipleri artırmak ve kaçırılan mesajları azaltmak” ise uygulanabilir bir hedeftir.
Ajanların günlük olarak önem verdiği 2–3 sonucu seçin:
Bu çıktılar v1'de ne inşa edileceği, erteleneceği ve ölçüleceği konusunda her kararı yönlendirmeli.
Tek başına bir ajan, iki kişilik bir ekip ve bir komisyon ofisi kağıt üstünde benzer görünebilir—ama ihtiyaçları hızla ayrışır. Solo ajanlar hız ve sadelike öncelik verir. Ekipler paylaşılmış görünürlük ister. Komisyonlar genellikle standardizasyon ve denetim ister.
v1'in kimin için olduğunu yazın, örneğin:
Ana kullanıcıyı adlandıramazsanız uygulamanız herkesi tatmin etmeye çalışır ve kimseyi tatmin edemez.
Olmazsa olmazlar ile iyi olur dediklerinizi ayırın. Pratik bir v1 genellikle kesintisiz bir uçtan uca iş akışını destekler:
Yeni potansiyel → iletişim kuruldu → gösterim planlandı → teklif verildi → kapanış/kaybedildi.
İş akışı kırılırsa (ör. gösterim sonuçlarını veya sonraki takip tarihini kaydedecek yer yoksa) ajanlar tekrar mesajlara ve tablolarına dönerler.
Sonuçlarla eşleşen ölçülebilir sinyalleri seçin:
Bu metrikleri şimdi yazın. Veri modelinizi ve ekranları daha sonra şekillendirecekler ve v1'in gerçekten çalışıp çalışmadığını söyleyecekler.
Emlak CRM'i tek bir kullanıcı tipine göre kurmak kafa karıştırıcı olur. Her rol için günlük yolculuğu haritalayın, sonra bunu net izinlere çevirin. Bu ekipleri üretken tutar ve asistanın yanlışlıkla bir komisyon notunu düzenlemesi gibi garip durumları önler.
Her persona için başarıyı tanımlayın:
Her rolün haftalık yapması gereken ilk 5 eylemi yazın. Bu liste izin modelinizin omurgası olur.
İzinler şu soruyu cevaplamalı: kim görüntüleyebilir, kim düzenleyebilir ve kim dışa aktarabilir?
Yaygın ve işe yarayan kurallar:
Her şeyi ya hep ya hiç şeklinde yapmaktan kaçının. Birkaç iyi seçilmiş geçiş (Görüntüle, Düzenle, Ata, Dışa Aktar, Admin) onlarca mikro-izin yerine daha kolay anlaşılır.
Ekipleri destekleyecekseniz öncelik verin:
Tek bir onboarding yolu seçin ve tutarlı yapın:
Ekipler hesap verebilirliğe ihtiyaç duyar. Şu tür önemli olayları kaydedin:
Her lead/ilan için basit bir "Aktivite" paneli (ve admin denetim günlüğü) anlaşmazlıkları önler ve koçluğu kolaylaştırır.
Emlak ajanı web uygulaması veri modelinin doğruluğuna bağlıdır. Temelleri doğru kurarsanız pipeline, arama, raporlama ve takip daha basit olur. Aşırı inşa ederseniz ajanlar UI ile savaşır ve kullanımı bırakırlar.
İlk sürümü küçük bir kayıt setine odaklayın:
Bu ayrım önemlidir: bir kişi bir anlaşma kapandıktan sonra bile "aktif" kalabilir ve bir mülk imzalı sözleşme olmadan da var olabilir.
Ajanlar uzun formları terk eder. Her kayıt için sadece birkaç zorunlu alan tanımlayın:
Doğum günü, eş adı, finansman detayları gibi her şey opsiyonel olsun ve sonradan kolayca eklenebilsin.
Gerçek hayat bağlantılarını planlayın:
Pratik bir desen "birincil iletişim" + "ek iletişimler" şeklindedir; ekiplerin hızlı hareket etmesini sağlar ama detay kaybolmaz.
Her kayıtta notlar ve dosyalar destekleyin. Açık etiketler ve türler kullanın (ör. "Kimlik", "Satın alma sözleşmesi", "Açıklama", "İlan fotoğrafları") ki ajanlar bir çağrıda ihtiyaç duyduklarını bulabilsin.
Küçük bir durumlar seti standartlaştırın (ör. New, Contacted, Touring, Under Contract, Closed) ve ajanların ek etiket eklemesine izin verin (ör. "Taşınma", "VA Kredisi", "Yatırımcı"). Az ve tutarlı durumlar daha temiz raporlama sağlar.
Lead pipeline sadece bir pano değildir—ajanın günlük görev listesinin çalışması gerekir. Aşamalar gerçek iş akışına uymuyorsa pipeline boş iş yüküne dönüşür ve takip aksar.
Kullanıcılarınızın iş akışına uyan küçük bir aşama setiyle başlayın, sonra rafine edin. Pratik bir MVP şöyle olabilir: New → Contacted → Qualified → Showing Scheduled → Offer/Negotiation → Under Contract → Closed, artı Lost.
Aşama değişikliklerini hafif tutun (sürükle-bırak veya tek tıklama). Amaç hızdır, mükemmel sınıflandırma değil.
Lead Source alanını önemli yapın ve mümkünse varsayılan atayın:
Bu, ileride hangi kaynakların kapanış getirdiğini anlamanızı sağlar—ajanlara ekstra hatırlatma yükü vermeden.
Her lead şunlara sahip olmalı:
Eksik takip görünür bir sorun olarak ele alın: lead kartında gösterin, "Bugün" görünümlerinde öne çıkarın ve hızlı düzeltme yolları sunun.
Pipeline kartından veya lead profilden bir dokunuşla yapılacaklar ekleyin: ara, SMS/e-posta gönder, gösterim planla, kaybet olarak işaretle (kısa neden ile). Her işlemden sonra kullanıcıyı sonraki takip ayarlamaya teşvik edin.
Potansiyeller sık tekrar form gönderir. Kaosu önlemek için e-posta/telefon + ad ile kopya tespiti yapın, sonra sunun: birleştir, aynı kişi olarak bağla veya ayrı tut. Sorgu ve mesaj geçmişini koruyun ki ajanlar kayda güvenebilsin.
İlan yönetimi "ek idari iş" gibi hissettirdiğinde başarısız olur. Amaç, bir ajan bir ilan açtığında ne olduğu, kimlerin dahil olduğu, yakın zamandaki değişiklikler ve sonraki yapılacak işlerin hemen anlaşılacağı hafif bir çalışma alanı sağlamaktır.
Çoğu ekip en az iki kategoriye ihtiyaç duyar:
Piyasada kiralar önemliyse kiralamalar üçüncü tür olarak eklenebilir. Türleri basit ve tutarlı tutun—filtreler ve raporlama eklerken işinizi kolaylaştırır.
Her ilan kaydı ajanların doğal olarak baktığı küçük alanları içermeli:
Opsiyonel alanları opsiyonel bırakın. İlanların %90'ını doğru yakalamak, insanları mükemmel forma zorlamaktan daha iyidir.
İlana bağlı kronolojik bir aktivite akışı kullanın:
Bu akış, bir müşteri aradığında veya bir ekip üyesi devraldığında tek gerçek kaynak olur.
Gerçek işlemler genellikle çiftleri, ortak alıcıları veya yardım eden ebeveynleri içerir. Bir ilanı birden fazla lead/kişiye bağlamaya izin verin ve roller açık olsun (ör. Birincil Alıcı, Ortak Alıcı, Satıcı).
Kontrol listesi belirsizliği ortadan kaldırır ve yeni ajanların daha hızlı ilerlemesini sağlar. Satış ilanları için başlangıç maddeleri: fotoğraf planlandı, staging, MLS'e gönderildi, açıklamalar toplandı, açık ev planlandı. Her ekip sürecine uyacak şekilde düzenlenebilir olsun.
Emlak CRM'in başarısı takipte gizlidir. Mesajlar kişisel gelen kutulara, telefonlara ve notlara dağılırsa bağlam ve fırsatlar kaybolur. "Merkezileştirilmiş" açık bir ürün kararı olmalı, belirsiz bir vaat değil.
MVP'nizde hangi kanalları destekleyeceğinizi açıkça seçin:
Henüz entegre edemiyorsanız bile etkileşimleri kaydedecek tutarlı bir yer sağlayın ki geçmiş tam kalsın.
Her etkileşim müşteri/iletişim kaydında tutulmalı (isteğe bağlı olarak bir lead, anlaşma veya ilana bağlanabilir). Zaman çizelgesini kolay taranır yapın:
Bu, bir ajanın hafta sonundan sonra konuyu devam ettirmesini veya bir ekip arkadaşının devirde tahmin yürütmeden devam etmesini sağlar.
Tekrarlanan anlar için mesaj şablonları ekleyin:
Her etkileşimden sonra bir sonuç sorusu sorun: ulaşıldı, cevapsız mesaj bırakıldı, cevap alınmadı, yanıtlandı gibi. Bu küçük detay daha sonra pratik görünümler oluşturur (ör. "bu hafta 3+ cevapsız olanlar").
Ekiplerin netliğe ihtiyacı var. Şu kuralları tanımlayın:
İyi sınırlar kafa karışıklığını önler ve ilişkileri korurken kaydın tam kalmasını sağlar.
Takip CRM benimsemesinin kazanıldığı veya kaybedildiği alandır. Uygulama bugün dikkat edilmesi gerekenleri göstermeyi ve "sonra ararım"ı gerçek bir hatırlatmaya dönüştürmeyi kolaylaştırmalı ki ajanlar kullanmaya devam etsin.
Kullanıcılara "Bugün" ekranı verin: Kimle iletişim kurmam gerekiyor, nerede olmam gerekiyor ve ne gecikti?
İçerik:
Basit tutun: takvim etkinlikleri için zaman bloklu bir gündem ve görevler için onay listesi.
Ajanlar bağlamı terk etmemeli. Önemli kayıtlarda tutarlı "Görev Ekle" eylemi sunun:
Görev oluştururken ilgili kişi/ilan otomatik doldurulsun ve kullanıcılar hızlı bir formda tarih, saat, öncelik ve not ekleyebilsin.
Nurturing tekrarlıdır. Aşağıdaki gibi tekrar eden görevleri destekleyin:
Tekrarı insan-dostu yapın ("her 2 haftada Pazartesi") ve bitiş tarihi veya "X kez sonra dur" seçeneği verin.
Takvim entegrasyonu kapsamdaysa Google Calendar ve/veya Microsoft 365 sunun. Kullanıcılara neyin senkronize edileceğini seçtirmeye izin verin (sadece gösterimler vs. tüm görevler) ve sürprizleri önleyin:
Öntanımlı olarak makul hatırlatmalar verin (ör. randevudan 1 saat önce, görevler için sabah özetleri) ve yapılandırılabilir olsun. Destekleyin:
Amaç basit: daha fazla takip, daha az rahatsızlık.
Ajanlar CRM'i şu sorulara hızlı cevap veriyorsa kullanır: "Bugün kimle takip etmem gerekiyor?", "Şu anda neler aktif?", "O potansiyel nereye gitti?" Arama, filtreler ve hafif raporlama uygulamanızı bir veritabanından günlük kontrol paneline çevirir.
Kullanıcıların en sık aradığı öğelere yönelik global bir arama kutusu tasarlayın:
Pratik detay: telefon numaralarını normalize edin (sadece rakamlar) ve e-posta/adres alanlarını indeksleyin ki yapıştırılan verilerle bile sonuç alınsın.
Filtreler "güçlü kullanıcı" özelliği olmamalı. Ajanların düşündüğü birkaç ön tanımlı görünüm oluşturun ve kenar çubuğuna sabitlemesine izin verin:
Filtre kontrollerini basit tutun: durum/aşama, atanmış ajan, tarih aralıkları, etiketler.
Panolar küçük ve açık olduğunda en faydalıdır. Üç kartla başlayın:
Bu sayılar karmaşık analiz değil; güvenilir ve hızlı olmalı.
Yöneticiler ekip düzeyinde görünüm isteyebilir ama CRM'i gözetim aracına dönüştürmek istemezler. Sunun:
v1 için CSV dışa aktarım genellikle yeterlidir. Leadler/kişiler, ilanlar ve aktiviteler için aynı filtrelerle dışa aktarma izin verin. Bu hem hafif raporlama hem de brokerların periyodik yedek talepleri için güvence sağlar.
Bir CRM sadece ajanların mevcut dünyasını hızla içeri alırsa faydalıdır. MVP'niz "gün 1"i acısız hale getirmeli: mevcut verilerini içeri alın, sonra günlük takibi sağlayan araçları bağlayın.
Ekiplerin verileri CSV dışa aktarımlarında, eski CRM'lerde ve ilan tablolarında dağınık olur. v1'de güvenilir içe aktarımları önceliklendirin:
İçe aktarma akışını affedici yapın. Önizleme gösterin, kullanıcıların kolon eşleştirmesine izin verin (ör. "Mobile" → telefon) ve eksik alanları atlamasına izin verin.
Her entegrasyon erken yapılmaya değmez. Ajanların günlük takibini doğrudan iyileştirenleri seçin:
Karar veremiyorsanız: her gün manuel işi en çok azaltanı seçin.
İki yönlü senkronizasyon cazip görünür ama hatalar ve kopya kayıtlar getirir. Emlak uygulaması MVP'si için düşünün:
Pipeline aşamalarınızı ve takip sürecinizi doğruladıktan sonra iki yönlü senkronizasyon ekleyebilirsiniz.
Eksik e-postalar, tutarsız telefon formatları ve kopyalar bekleyin. İçe aktarım sırasında sorunları açıkça işaretleyin ve güvenli varsayılanlar sunun (ör. "Atanmamış" ajan, "İncelenmesi gerekiyor" aşama).
Kullanıcılara neyin planlandığını ve öncelik istenebileceğini göstermek için kısa bir "Yakında" sayfası yayınlayın (ör. /integrations) — ama tarih vaat etmeyin.
Emlak uygulaması çok kişisel bilgiler tutar: telefon numaraları, e-posta dizileri, gösterim notları ve bazen kimlik ya da finansal belgeler. Güvenliği ilk günden ürün özelliği olarak ele alın—basit, tutarlı kontroller sonra düzeltmeye göre daha iyidir.
Öncelikle güçlü parola kuralları (uzunluk karmaşıklıktan daha önemli), parola sıfırlama korumaları ve ortak cihazlarda otomatik oturum kapatma gibi temel oturum güvenliği sağlayın.
Takımlar isteyenler için isteğe bağlı iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) sunun. /settings/security altında etkinleştirmeyi kolay yapın ve kullanıcıların kilitlenmemesi için açık bir "yedek kodlar" akışı sağlayın.
Rol tabanlı erişim kontrolü (RBAC) kullanın:
Bağlantıları uçtan uca şifreleyin (HTTPS/TLS). Dosyalar için virüs taraması, dosya türü kısıtlaması ve dosyaları kamuya açık klasör dışında saklama gibi önlemler alın.
İş akışını doğrudan desteklemiyorsa ekstra hassas veri saklamaktan kaçının. Örneğin tam kimlik numaralarını veya banka bilgilerini saklamak yerine "doğrulandı" kutusu ve referans notu yeterli olabilir.
Not alanlarında küçük bir uyarı koyun: "SSN, banka hesap numaraları veya parolaları yapıştırmayın." Bu satır gelecekte büyük sorunların önüne geçer.
Bir MVP bile basit veri saklama kontrollerini desteklemeli:
Operasyon bölgesine göre GDPR/CCPA tarzı talepleri desteklemeniz gerekebilir. Kontrolleri açık ve denetlenebilir yapın; özetini /privacy sayfasında verin.
Kısa bir çalışma planı yazın: iç bildirim kimler, erişim nasıl devre dışı bırakılır, etkilenen kullanıcılar nasıl bilgilendirilir ve olaylar nereye kaydedilir. Büyük bir politika gerekmez—hızlı ve tutarlı yanıtı sağlayan pratik bir kontrol listesi yeterlidir.
Emlak CRM'in başarısı benimsemeye bağlıdır. Güveni kazanmanın en hızlı yolu odaklanmış bir MVP göndermek, zaman kazandırdığını kanıtlamak ve sonra kanıta dayalı genişlemektir.
Bir dakika içinde açıklayabileceğiniz kısa bir özellik listesiyle başlayın: potansiyelleri yakala, basit bir pipeline'da ilerlet, ilan ekle, iletişim zaman çizelgesini tut. Ne olmayacağını açıkça belgeleyin—tam muhasebe, pazarlama otomasyonu, komisyon hesaplamaları veya her köşe vakası için özel raporlar gibi.
"Şimdi değil" maddelerini halka açık bir backlog'a not edin ki ajanlar duyulduklarını hissetsin ama lansman gecikmesin.
Koda başlamadan önce ana akışlar için tıklanabilir maketler (Figma vb.) oluşturun: bir lead ekle, takip ayarla, arama/metin/e-posta notu kaydet, leadi ilana bağla.
Farklı deneyim seviyelerinden 5–10 ajanla test edin. Onlardan ne olmasını beklediklerini anlatmalarını isteyin. Nerede tereddüt ettiklerini, hangi etiketlerin kafa karıştırdığını ve hangi ekranların "ek iş" gibi hissettirdiğini not edin.
Maketlerden çalışan bir uygulamaya geçiş süresini sıkıştırmak isterseniz, Koder.ai gibi bir platformu kullanarak düz metin gereksinimlerinden işlevsel bir prototip oluşturmayı düşünebilirsiniz. Takımlar genellikle çekirdek CRM akışlarını (pipeline, kişiler, görevler, temel rol izinleri) hızlıca ayağa kaldırmak için bunu kullanır ve sonra paydaşlarla hızla iterasyon yapar.
Pratik bir iş akışı:
Hazır olduğunuzda, Koder.ai ayrıca kaynak kodu dışa aktarma, dağıtım/barındırma ve özel alan adlarını destekler—pilotları hızlı gönderip sonra daha uzun vadeli mühendislik planına geçmek için faydalıdır.
Aşamaları şu şekilde yapın:
Pilotu küçük tutun ki bir gün içinde yanıt verebilesiniz.
Uygulamayı ilk dakikada işe yarar göstermek için örnek veriler verin (potansiyeller, ilanlar, pipeline aşamaları). Hızlı başlatma kontrol listesi (kişileri içe aktar, ilk leadi oluştur, ilk hatırlatmayı ayarla) ve 2–3 kısa eğitim (60–90 saniye) ekleyin. Bunları /help ve boş durumlarda içeriğe bağlayın.
Haftalık döngü tanımlayın: geri bildirim topla (uygulama içi form + destek etiketleri), aktivasyonu ölç (ilk lead eklendi, ilk takip ayarlandı) ve şu kuralı kullanarak öncelik verin: sıklık × zaman kazandırma etkisi. Küçük iyileştirmeleri sürekli gönderin ve değişiklikleri hafif bir changelog ile duyurun.
Kamuya açık inşa ediyorsanız, Koder.ai kullanıcılarının inşa ettikleri hakkında içerik oluşturarak (veya başkalarını davet ederek) kredi kazanabileceklerini unutmayın. Bu, emlak uygulaması MVP'nizi gerçek ajanlarla doğrularken erken denemelerin maliyetini azaltabilir.
Başlamak için geliştirmek istediğiniz 2–3 sonucu seçin (ör. daha hızlı yanıt süresi, daha az kaçırılmış takip, daha net anlaşma durumu). Ardından MVP'nizin eksiksiz destekleyeceği tek bir uçtan uca iş akışını tanımlayın, örneğin:
Bir cümleyle "bitti" diyemiyorsanız kapsam hâlâ çok geniş demektir.
Bir ana kullanıcı grubunu seçin ve yazın (ör. “30–150 aktif kişiyle çalışan solo ajanlar” veya “pipeline paylaşan küçük ekipler”). Sonra MVP'yi o kullanıcının haftalık eylemlerine göre doğrulayın.
v1'de solo ajanlar, ekipler ve ofisleri aynı anda tatmin etmeye çalışmak genellikle kafa karıştıran izinler, şişkin iş akışları ve düşük benimseme ile sonuçlanır.
Basit bir rol seti kullanın ve her rolün en önemli eylemlerini izinlere çevirin:
Onaylanması kolay geçişler yapın (ör. Görüntüle, Düzenle, Ata, Dışa Aktar, Admin) ve onlarca mikro-izin yerine bu togglle'ları tercih edin.
İleride anlaşmazlıklara yol açacak olayları kaydedin:
En azından her potansiyel/ilan için bir Aktivite paneli ve yöneticiler için bir denetim günlüğü sağlayın. Bu güven oluşturur ve devirler ile koçluğu kolaylaştırır.
v1'i beş temel kayıt etrafında tutun:
Sadece birkaç alanı zorunlu yapın ki ajanlar formları terk etmesin:
Diğer her şey opsiyonel olsun ve sonradan kolayca eklenebilsin.
Kullanıcı davranışını yansıtan aşamalar kullanın ve değişiklikleri hızlı tutun (sürükle-bırak veya tek tıklama). Pratik bir MVP pipeline şu şekilde olabilir:
Her aşamayı bir Sonraki adım ve Sonraki takip tarihi/saati ile eşleştirin; böylece pipeline dekoratif değil görev listesi gibi çalışır.
Tekrarlayan formlar ve çoklu gönderimler sık olur. Yinelemeleri tespit etmek için e-posta/telefon + ad kombinasyonunu kullanın ve açık seçenekler sunun:
Birleştirmeleri denetim günlüğünde saklayın ki ajanlar ne olduğuna güvenebilsin.
MVP'de hangi kanalları destekleyeceğinizi açıkça belirleyin (e-posta, arama kayıtları, notlar, SMS takibi). Entegrasyon yoksa bile etkileşimi kaydedecek tutarlı bir alan sunun.
Her müşteri kaydında okunabilir bir zaman çizelgesi tutun:
Günlük işi her gün azaltan entegrasyonları önceliklendirin ama v1'de veri akışını basit tutun. Pratik sıra:
Erken aşamada karmaşık iki yönlü senkronizasyondan kaçının; çoğu zaman kopya kayıtlar ve hata getirir.
Bu ayrım, örneğin bir anlaşma kapandığında kişinin ortadan kaybolmasını engeller ve raporlama ile zaman çizelgelerini temiz tutar.
