Küçük Bir İşletme veya Girişim İçin Basit Bir CRM Nasıl Kurulur

CRM'inizin yapması gereken işlerle başlayın

Bir “CRM” tek bir şey değildir—ekibinizin müşteri ilişkilerinin elden gitmesini engellemek için güvendiği her şeydir. Araçları seçmeden veya alanları tasarlamadan önce, CRM'inizin günlük olarak yapması gereken işleri netleştirin.

Ekibiniz için “CRM”in ne anlama geldiğini tanımlayın

Bazı ekipler için CRM = satış takibi. Diğerleri için onboarding, destek talepleri, yenilemeler veya ortak yönetimi de içerebilir. Şu anda hangisini inşa ettiğinize karar verin.

Hızlı bir çerçeve:

CRM'imiz, kiminle konuştuğumuzu, neden konuştuğumuzu ve sonra ne olacağını takip ettiğimiz yerdir.

Ortadan kaldırmak istediğiniz günlük sorunları listeleyin

Size zaman veya gelir kaybettiren gerçek can sıkıcıları yazın. Örnekler:

• Potansiyel müşteriler gelen kutularında veya DM'lerde kayboluyor
• Hatırlatma sistemi olmadığı için takipler kaçıyor
• Notlar rastgele dokümanlarda yaşıyor ve kimse en son versiyona güvenmiyor
• İki kişi aynı potansiyele aynı anda ulaşıyor ama fark etmiyor
• Kimin pipeline'da olduğunu ya da neyin tıkandığını söyleyemiyorsunuz

Bir sorun haftalık olarak gerçekleşmiyorsa, muhtemelen ilk sürümünüzün parçası değildir.

Kapsamı belirleyin: olmazsa olmaz vs. iyi olurdu

Tekrarlanan “olmazsa olmaz” iş akışlarıyla başlayın. İyi olurdu olanlar (karmaşık otomasyon, gösterişli puanlama, özel nesneler) ekip benimsedikten sonra bekleyebilir.

Kullanışlı bir test: bir özelliği kaldırırsanız biri CRM'i her gün kullanmaya devam eder mi? Eğer evet diyorsa, o özellik esaslı değildir.

Kullanıcıları ve kullanım sıklığını belirleyin

Rolleri (kurucu, satış temsilcisi, destek, operasyon) ve her birinin CRM'e ne sıklıkta dokunacağını listeleyin. Günlük olarak kullanılan bir sistem, haftalık güncellenen bir kurucu için tasarlanana çok farklı hissettirmeli.

Başarı nasıl görünür karar verin

CRM'in çalıştığını bilmek için 2–3 ölçülebilir sonuç seçin, örneğin:

• Haftada daha az kaçırılan takip
• Gelen potansiyellere daha hızlı yanıt süresi
• Güvenle 10 dakikada gözden geçirilebilen bir pipeline

Bu hedefler sonraki her kararı yönlendirecek—özellikle neyi inşa etmeyeceğinizi.

Yapım yaklaşımınızı seçin: elektronik tablo, kodsuz veya özel

“CRM”iniz sadece müşterileri, fırsatları ve takipleri izlemek için bir sistemdir. En iyi yaklaşım, ekibinizin hafta hafta gerçekten sürdüreceği yaklaşımdır.

Seçenek 1: Elektronik tablo (başlamak için en hızlı)

Çok küçük bir ekip (1–3 kişi), düşük anlaşma hacmi ve basit bir süreç (tek pipeline, birkaç sonraki adım) varsa bir elektronik tablo yeterlidir.

Başlama süresi: 1–3 saat.

Sürdürülen bakım: manuel. Notları kopyalamak, en son versiyonu aramak ve tutarsız verileri düzeltmek için zaman harcarsınız.

Hatırlatmalar, izinler veya etkinlik geçmişi olmadan yaşayabiliyorsanız bu, CRM MVP için uygundur.

Seçenek 2: Kodsuz araç (çoğu ekip için en iyi “basit CRM”)

Kodsuz çözümler, bir küçük işletme CRM'i veya girişim CRM'i için genellikle ideal ortadır: form, görünüm, filtre, temel panolar, otomasyon ve kullanılabilir bir arayüz elde edersiniz; mühendislik zamanı gerekmez.

Başlama süresi: temiz bir ilk sürüm için 1–3 gün.

Sürdürülen bakım: orta düzey. Sistemin bir sahibi olur—alanları ayarlamak, otomasyonları iyileştirmek ve şablonları düzenli tutmak gerekir.

Otomatik takipler, sahip atama ve tutarlı veri girişi gibi hızlı kazanımlar istiyorsanız bunu seçin.

Seçenek 3: Hafif özel uygulama (en fazla kontrol)

İş akışınız gerçekten benzersizse, daha derin entegrasyonlara ihtiyaç duyuyorsanız veya veri sahipliği ve performans önemliyse özel çözüm inşa edin. Ayrıca CRM'iniz gerçekten ürününüzün veya operasyonunuzun bir parçasıysa bu doğru karardır.

Başlama süresi: kapsamına bağlı olarak 2–8+ hafta.

Sürdürülen bakım: hata düzeltmeleri, barındırma, güvenlik güncellemeleri ve özellik talepleri için sürekli mühendislik süresi.

Geleneksel bir geliştirme döngüsüne bağlı kalmadan özel bir CRM kontrolü istiyorsanız, sohbetle iş akışını tanımlayıp hızlı yineleme ve sonra kaynak kodu dışa aktarma veya uygulamayı deploy/host etme imkanı veren vibe-coding tarzı bir platform olan Koder.ai pratik bir orta yol olabilir. Bu, pipeline aşamaları, görevler, izinler gibi birkaç özel ekran ve kural gerektiğinde ilk sürümü aşırı mühendislemeden oluşturmak için özellikle kullanışlıdır.

Hızlı karşılaştırma

• Elektronik tablo: en düşük çaba, ölçeklendiğinde en düşük güvenilirlik.
• Kodsuz CRM: yapı + otomasyon için en hızlı yol.
• Özel: benzersiz süreçler için en uygun, toplam maliyeti en yüksek.

Emin değilseniz kodsuz ile başlayın, veri modelini basit tutun ve yalnızca hangi sınırlamaların size zaman veya gelir maliyeti yarattığını isimlendirebildiğinizde özelleştirmeye gidin.

CRM veri modelinizi tanımlayın (küçük tutun)

“Veri modeli”, CRM'inizin izlediği nesneler ve bunların nasıl bağlandığıdır. Ne kadar küçük ve net olursa, ekibinizin güncel tutma olasılığı o kadar artar.

Basit bir tek kaynakla başlayın

Neredeyse ihtiyacınız olan her şeyi tutacak birkaç nesne seçin:

• Kişiler: konuştuğunuz bireyler (isim, e-posta, telefon)
• Şirketler: çalıştıkları kuruluş (isim, web sitesi, sektör)
• Fırsatlar/Deal'ler: kazanmaya çalıştığınız potansiyel gelir (değer, aşama, kapanış tarihi)

Basit bir CRM için bu üçü genellikle küçük işletmenin ihtiyaçlarının %80–90'ını karşılar.

İş yükünü azaltıyorsa isteğe bağlı nesneler ekleyin

İsteğe bağlı nesneler faydalı olabilir, ama veri girişini de çoğaltabilir. Her hafta nasıl kullanacağınızı bildiğinizde ekleyin:

• Etkileşimler/Activities: aramalar, e-postalar, toplantılar (ne oldu ve ne zaman)\n- Görevler/Tasks: sonraki adımların son tarihleri (sonraki yapılacak)
• Notlar: serbest biçimli bağlam (ne konuşuldu, itirazlar, kişisel detaylar)

Emin değilseniz Deals + Tasks ile başlayın ve her şeyi Notlar'da tutun. Daha sonra Activities'e ayırabilirsiniz.

İlişkileri öngörülebilir tutun

Gerçek hayata uyan ve tutarlı ilişkiler kullanın:

• Bir Şirket → birden çok Kişi (bir şirkette birden fazla kişi olabilir)
• Bir Şirket → birden çok Fırsat (aynı firmaya birden fazla satış yapabilirsiniz)
• Bir Fırsat → bir Sahip (sorumluluk tek kişide olsun)

Bir Fırsatın bir Şirkete ve bir birincil Kişiye bağlı olması gerekip gerekmediğine karar verin. Bu bağlantıları zorunlu kılmak, kimsenin takip edemeyeceği “yetim” fırsatları önler.

Veri girişini yavaşlatmamak için alanları minimal tutun

Her ekstra alan benimseme oranını düşürür. Takip ve gelir tahmini için ihtiyaç duyduğunuzla başlayın ve sonra daha fazlasını ekleyin:

• Kişiler: isim, e-posta, telefon (rol/unvan isteğe bağlı)
• Şirketler: isim (web sitesi/domain isteğe bağlı)
• Fırsatlar: aşama, değer, beklenen kapanış tarihi, sahip

Zorunlu vs. isteğe bağlı alanlar

Zorunlu olacaklar konusunda katı olun. İyi bir kural: yalnızca sonraki eylemi almak veya tahmin yapmak için gerekenleri zorunlu kılın.

• Zorunlu: fırsat aşaması, sahip, sonraki adım/görev, iletişim yöntemi (e-posta/telefon)
• İsteğe bağlı: sektör, lead kaynağı, detaylı segmentasyon

Bir alan haftalık inceleme veya takip sürecinizde kullanılmıyorsa, muhtemelen ilk sürümde zorunlu olmamalı (hatta hiç olmamalı).

Satış pipeline aşamalarınızı ve kurallarınızı tasarlayın

Basit bir CRM, pipeline'a bağlıdır. Aşamalar belirsizse, insanlar sadece meşgul görünmek için öğeleri “ilerletir”—sonra tahminler ve takipler anlamsızlaşır.

Pipeline'ı kısa tutun (4–7 aşama)

Bir cümlede açıklayabileceğiniz bir pipeline ile başlayın. Birçok küçük ekip için bu yeterlidir:

• Lead → Qualified → Proposal → Won / Lost

Bir ekstra aşama gerekiyorsa, yalnızca bir sonraki adımı gerçekten değiştiriyorsa ekleyin (ör. Meeting Scheduled veya Negotiation). Daha fazla aşama genellikle daha çok tartışma getirir, daha fazla netlik değil.

İnsanların takip edebileceği aşama tanımları yazın

Her aşama için duyguya değil gözlemlenebilir gerçeklere dayalı tek cümlelik bir tanım yazın:

• Lead: İletişim bilgimiz var ve potansiyel bir ihtiyaç mevcut.
• Qualified: Bütçe/ihtiyaç/timing doğrulandı (veya ekibinizin eşdeğeri).
• Proposal: Fiyatlandırılmış bir teklif gönderildi.
• Won: Sözleşme imzalandı veya ödeme alındı (birini seçin).
• Lost: Müşteri farklı bir seçeneği tercih etti veya belirsiz süreyle durdu.

Bu tanımları CRM'in içinde (ör. yardım metni olarak) koyun ki kimse bir dokümanı aramasın.

Aktif her aşamada “sonraki adım” zorunlu olsun

Lead / Qualified / Proposal aşamasındaki her fırsatın net bir Sonraki adım artı bir Son tarih (arama, demo, revize teklif gönderme vb.) olmalı. Bu, fırsatların boşluğa düşmesini önler.

Basit bir kural: bir sonraki adım yoksa fırsat gerçek olamaz.

Kaybedilme nedeni ekleyin (basit açılır liste)

Bir fırsat Lost olduğunda, zorunlu olacak küçük bir açılır liste ile Lost reason girilmesini sağlayın:

• Fiyat
• Karar yok / durdu
• Eksik özellik
• Zamanlama
• Rakip seçildi
• Uygun değil

Bu, pipeline'ınızı sadece bir mezarlık değil öğrenme aracına çevirir.

Hareket kuralları belirleyin (kim taşıyabilir, ne doldurulmalı)

Hafif hatta etkili kılavuzlar tanımlayın:

• Bir fırsatı Won/Lost'a kim taşıyabilir (genellikle fırsat sahibi veya bir yönetici).
• Aşamaları taşımadan önce ne doldurulmalı (ör. Teklif öncesi Tutar ve Kapanış tarihi; Lost öncesi Lost reason).

Bu kurallar CRM'inizi evrak işine dönüştürmeden veriyi tutarlı kılar.

Önemli alanları seçin (diğerlerini atlayın)

Basit bir CRM, hızlı güncellenebilir olduğunda başarılı olur. Eklediğiniz her ekstra alan, birinin telefonu açıp not almamasına sebep olabilir ve veriniz bayatlar. Takip ve gelir tahmini için gerekenlerle başlayın ve daha fazlasını eklemeye hakkınızı kazanın.

Veriyi temiz tutmak için açılır listeler kullanın

Serbest metin alanları aynı şeyin on farklı versiyonunu yaratır (“LinkedIn”, “linkedin”, “LI”, “Linked In”). Sonradan raporlamak istediğiniz her şey için standart açılır listeler kullanın, özellikle:

• Kaynak
• Sektör
• Kaybedilme nedeni

Açılır listeyi kısa tutun ve bir sahibi tarafından gözden geçirilsin. Yeni bir seçenek gerektiğinde, rastgele değil kasıtlı olarak ekleyin.

Etiketleri sıcak sos gibi düşünün: faydalı ama kolayca abartılır

Etiketler hafif gruplama için iyidir (ör. “ortak”, “yenileme”, “acil”), ama hızla dağılır. Küçük, üzerinde anlaşılmış bir küme ile sınırlayın ve raporlamayı etkileyecek doğru bir alan yerine etiket kullanmaktan kaçının.

İyi bir kural: bir alanın bir kararı veya iş akışını nasıl değiştirdiğini açıklayamıyorsanız, henüz eklemeyin.

Takipleri kurun: görevler, hatırlatmalar ve etkinlik geçmişi

Basit bir CRM, sizi bir sonraki işe yönlendirdiğinde işe yarar. Bu, her fırsat ve kişide net bir “sonraki eylem” ve bir son tarih, artı kısa bir etkinlik geçmişi anlamına gelir.

Etkileşimleri kaydedin (roman yazmadan)

Hangi etkinliklerin sayılacağını daraltın: aramalar, toplantılar, e-postalar, demolar. Her etkinlik için, “gelecekteki siz”in 10 saniyede konuyu toparlayabileceği kadar bağlam tutun.

Pratik minimum:

• Tür (arama/toplantı/e-posta/demo)
• Tarih/saat
• Kim (kişi + şirket)
• Sonuç (cevap bırakıldı, teklif gönderildi, demo planlandı vb.)
• Notlar (1–3 madde)

Elektronik tablo veya kodsuz araç kullanıyorsanız varsayılanlar (ör. etkinlik türü = “E-posta”, süre = 30 dakika) ve kısa formlar (hızlı ekleme formu) tercih edin. Amaç tutarlılıktır, mükemmel dokümantasyon değil.

Her aktif fırsata “sonraki eylem” ekleyin

Duraklamış fırsatlar genellikle sonraki adımı kimin üstleneceğini bilmediği için durur. Kural yapın: bir fırsat aktif bir aşadaysa kesinlikle:

• Sonraki eylem (fiil + nesne: “Teklif gönder”, “Güvenlik incelemesini doğrula”, “Finansla demo ayarla”)
• Son tarih (gerçek bir tarih, “ÇABUK” değil)
• Sahip (her zaman siz bile olsa)

Bu, CRM'inizi statik bir veritabanı yerine bir işletim sistemine dönüştürür.

Basit hatırlatmalar: günü yönlendiren bir günlük liste

Başlangıç için karmaşık otomasyonlara gerek yok. “Geciken görevler” ve “Bugün yapılacaklar” gibi tek bir görünüm/filtre yeterlidir.

Her sabah şu soruyu cevaplayacak hatırlatmaları ayarlayın: Bugün fırsatları ilerletmek için ne yapmam gerekiyor? Araç destekliyorsa günlük e-posta/bildirim gönderin. Gönderemiyorsa “Geciken” görünümünü ana sayfanız olarak sabitleyin.

Tutarlılığı korumak için not şablonları kullanın

Şablonlar boş sayfa sendromunu önler ve etkinlik girişini hızlandırır.

İki basit şablon deneyin:

• Toplantı notları: Amaç → Öğrendiklerimiz → Kararlar → Sonraki eylem + tarih
• Keşif soruları: Mevcut süreç → Ağrı noktaları → Karar ölçütleri → Zaman çizelgesi → Bütçe (ilgiliyse)

Şablonları kısa tutun. İnsanlar "form dolduruyormuş" gibi hissederse not girmeyi bırakır.

Hızı özellik haline getirin

Bir etkileşimi kaydetmek ve sonraki eylemi ayarlamak bir dakikeden fazla sürüyorsa, yapılmaz. Hızlı girişi optimize edin: daha az zorunlu alan, akıllı varsayılanlar ve “çağrı bitti → görev oluşturuldu” arasındaki en kısa yol.

Temel ekranları oluşturun: listeler, filtreler ve panolar

CRM'iniz gerçek gibi hissettiğinde insanlar günlük soruları hızla yanıtlayabilir: Sırada kimi aramalıyım? Ne tıkandı? Bu hafta ne kapanacak? Temel ekranlar bunları basit hale getirir—karmaşık bir uygulama inşa etmeden.

Birkaç yüksek faydalı liste görünümüyle başlayın

Liste görünümleri hızla taranabilir, kolay sıralanabilir ve ilk günden kullanılabilir olmalı. Ekibinizin çalışma biçimine uygun küçük bir set oluşturun:

• Leads / kişiler listesi: isim, şirket, e-posta/telefon, sahip, kaynak, son temas tarihi, sonraki adım
• Aşamaya göre fırsatlar: fırsat adı, şirket, aşama, değer, kapanış tarihi, sahip, son aktivite
• Yenileme gerektiren hesaplar (aboneliğiniz varsa): hesap, yenileme tarihi, değer, sahip, son temas

Her listeyi ~6–10 sütunla sınırlayın. Yatay kaydırma gerektiren görünümler genellikle kullanılmaz.

Aramayı insanların beklediği gibi çalıştırın

Kullanıcının sadece parçalarını hatırladığı bir kaydı bulabilmesi için tek, belirgin bir arama ekleyin. En azından şu alanlarda arama yapın:

• İsim
• E-posta
• Şirket
• Fırsat adı

Elektronik tablo veya kodsuz araç kullanıyorsanız bu, küresel bir arama kutusu veya özel bir “Bul” görünümü kadar basit olabilir. Amaç: bir fragman yaz, doğru kayıt gelsin.

Güvenilir küçük bir filtre seti ekleyin

Filtreler uzun bir listeyi “bugün listesi”ne çevirir. Eylemi yönlendiren filtrelere odaklanın:

• Sahip (benim vs. ekip)
• Aşama (veya durum)
• Son temas tarihi (ör. 14+ gündür temas yok)
• Kaynak (hangi kanallar değer üretiyor değerlendirmek için)

Tarih filtreleri ekliyorsanız açıkça tanımlayın (ör. “son temas” = son kaydedilen arama/e-posta/toplantı).

Panoları basit ve operasyonel tutun

Panolar “göze hoş” olmaktan çok “neye dikkat edilmeli” sorusunu cevaplamalıdır. Temel pano seti:

• Aşamaya göre pipeline değeri (isteğe bağlı ağırlıklı)
• Bu hafta oluşturulan yeni lead'ler
• Geciken görevler (idealde ilk görünen şey)

Dışa aktarmayı atlamayın

Basit bir CSV dışa aktarımı bile yedekleme, ortaklarla paylaşma veya hızlı analiz için önemlidir. Geçerli filtrelerle listeleri dışa aktarmayı kolaylaştırın.

Hafif bir özel CRM inşa ediyorsanız (ör. Koder.ai üzerinde), dışa aktarmayı erken birinci sınıf özellik olarak görün—yedekleme, göç veya hızlı veri denetimi gerektiğinde yarın kendinize teşekkür edersiniz.

Entegrasyonları ve veri akışını planlayın (aşırı inşa etmeden)

Entegrasyonlar “basit CRM” projelerini sessizce karmaşıklaştırır. Amaç her şeyi bağlamak değil—gerçekten ihtiyaç duyduğunuz verilerin girip çıktığı yerleri belirlemek ve bunları öngörülebilir tutmaktır.

Ne senkronize edilmeli karar verin (ve neden)

Müşteri verisi halihazırda bulunan araçları listeleyin: web formu, e-posta gelen kutusu, takvim ve faturalama aracı. Her biri için bir cümlelik amaç yazın: “Web formu yeni bir lead oluşturur” veya “Faturalama aracı müşteri durumunu günceller.” Amacını açıklayamıyorsanız entegrasyonu şimdilik atlayın.

Düşük riskli entegrasyonlarla başlayın

En güvenli ilk kazanımlar:

• Web→lead formu → CRM (yeni lead'ler otomatik olarak tek yerde toplanır)
• CSV içe/dışa aktarma (bir şey ters giderse geri almak kolaydır)

Erken aşamada iki yönlü senkronizasyondan, özellikle e-posta ve faturalama ile kaçının. Tek yönlü akışlar kazara üzerine yazmaları ve veri çatışmalarını azaltır.

Çoğaltmayı önlemek için benzersiz tanımlayıcılar kullanın

Her kayıt tipi için birincil bir tanımlayıcı seçin. Kişilerde genellikle e-posta adresi en basit benzersiz ID'dir. Paylaşılan posta kutularına (ör. sales@) satış yapıyorsanız telefon numarası veya “Contact ID” gibi ikinci bir tanımlayıcı eklemeyi düşünün.

Basit bir çoğaltma temizleme süreci planlayın

Çoğaltmalar olacak. Temel kurallar tanımlayın:

• E-postalar tam eşleştiğinde birleştir
• İsimler eşleşiyor ama e-postalar farklıysa manuel inceleme
• En yeni etkinlik geçmişini tut; en eksiksiz profil alanlarını tut

Haftalık olarak “olası kopyalar” listesini gözden geçirme ritmi belirleyin.

Veri akışını belgeleyin

Kısa bir “veri haritasını” CRM notlarında veya bir dokümanda tutun: hangi sistem veri gönderiyor, hangi alanlar nereye eşleniyor ve hangi sistem kaynak otoritesi (source of truth). Bu, ekip yeni araçlar ekledikçe sessiz sürüklenmeyi önler.

İzinler, gizlilik ve temel güvenliği ele alın

Basit bir CRM bile hassas bilgiler tutar: müşteri iletişim detayları, fırsat değerleri ve konuşma notları. Erken temel izin ve gizlilik kuralları koymazsanız, ya ekibi işini yapmaktan alıkoyarsınız ya da açığa çıkarmamanız gereken verileri ifşa edersiniz.

Rolleri minimal tutun (admin, satış, destek)

Çoğu küçük ekip sadece üç role ihtiyaç duyar:

• Admin: alanları, pipeline aşamalarını, içe aktarımları, otomasyonları ve entegrasyonları yönetir
• Satış: fırsatların sahibi olur ve günceller, takipleri yapar ve işi kapatmak için gerekli olanları görür
• Destek (isteğe bağlı): müşteri bilgilerini ve konuşma geçmişini görebilir; ancak genellikle gelir veya pazarlık stratejisini görmez

Gerçek bir ihtiyaç olana kadar birçok rol çeşidi (“Kuzey Satış Müdürü”, “Satış Stajyeri” vb.) oluşturmaktan kaçının. Karmaşıklık CRM MVP'nizi bozar.

Açık erişim kuralları tanımlayın

Başından karar verin:

• Herkes tüm fırsatları mı yoksa yalnızca kendi fırsatlarını mı görebilir? Birçok ekip “satış temsilcileri yalnızca kendi fırsatlarını görür” ile başlar; admin her şeyi görür. Şeffaflık isteniyorsa satışların tüm fırsatları görmesine izin verin ama düzenlemeyi sadece sahibi ile sınırlayın.
• Kim veri dışa aktarabilir? Dışa aktarmak, veritabanını almak anlamına gelir; izinleri düşünün.
• Destek neye erişebilir? Destek genellikle iletişim detaylarına, şirket bilgisine ve etkinlik geçmişine ihtiyaç duyar—iç fiyatlandırma stratejisi veya pazarlık notları gibi şeylere değil.

Bu kuralları kısa bir dahili sayfada belgeleyin ki sadece birinin hafızasında kalmasın.

Temel güvenlik varsayılanları

Elektronik tablo veya kodsuz CRM kullanıyor olsanız bile birkaç vazgeçilmez kural uygulayın:

• Güçlü parolalar (mümkünse bir parola yöneticisi kullanın)
• 2FA kullanılabildiği yerde (Google Workspace, Airtable, Notion, kodsuz aracınız vb.)
• Birisi ayrıldığında erişimi hızlıca kaldırın

Gizlilik: saklama ve silme

Basit ve açık tutun:

• Hangi verileri sakladığınız (kişiler, e-postalar, notlar) ve saklamadığınız (ör. gereksiz hassas kişisel veriler)
• Etkin olmayan kayıtları ne kadar süre sakladığınız (örneğin mantıklı bir iş sebebi yoksa X ay/yıl sonra sil)
• Silmenin nasıl çalıştığı (kim yapabilir ve kalıcı mı yoksa önce arşivlenir mi)

Gerçekçe geri yüklenebilen yedeklemeler

Yedeklemeler “basit CRM” için de önemlidir. Bir ritim ve yer belirleyin:

• Ne sıklık: haftalık iyi bir başlangıç; sık güncelleme yapılıyorsa günlük
• Nerede: kişisel bir dizüstü yerine sınırlı erişimli güvenli bir paylaşılan sürücü

Bir kez hızlı bir geri yükleme testi yapın—yedeklemeler ancak geri yüklenebiliyorsa işe yarar.

Mevcut verinizi içe aktarın ve temizleyin

Basit bir CRM, içindeki veriye güvenilir olduğunda işe yarar. İçe aktarmanın amacı kusursuzluk değil—sürdürülmesi kolay temiz bir temel oluşturmaktır.

Temiz bir dışa aktarla başlayın

Verinizi şu an bulunduğu yerden dışa aktarın (elektronik tablolar, e-posta araçları, faturalama uygulamaları, takvimler). Mümkünse her veri seti için tek bir “kaynak otoritesi” dışa aktarımı kullanın.

İçe aktarmadan önce hızlı bir temizlik yapın:

• Açıkça çöp satırları kaldırın (test lead'ler, spam, boş satırlar)
• Her kaydın net bir sahibi olduğundan emin olun (veya “Atanmamış” olarak işaretleyin)
• Tarihleri tek bir formata, telefon numaralarını tek bir formata standartlaştırın

Sütunları CRM alanlarınıza eşleyin

Basit bir eşleme sayfası oluşturun: mevcut sütun adı → CRM alanı. Bu, açılır liste tarzı değerleri normalize ettiğiniz yerdir ki raporlama kaosa dönüşmesin.

Örnekler:

• “In progress”, “In-Progress”, “Working” → Working
• “US”, “USA”, “United States” → United States

Bir sütun açıkça bir kararı veya iş akışını desteklemiyorsa şimdilik atlayın. Sonra ekleyebilirsiniz.

Doğru sırayla içe aktarın (adım adım)

Parçalar halinde içe aktarmak hataları azaltır ve ilişkilerin doğru bağlanmasını sağlar:

1. Şirketler/Hesaplar (isim, domain, sahip)
2. Kişiler (isim, e-posta, şirket bağlantısı)
3. Fırsatlar/Deal'ler (değer, aşama, kapanış tarihi, şirket/kişi bağlantısı)
4. Etkileşimler/Notlar (kaydedilmiş aramalar, e-postalar, toplantılar—varsa)

Önce test içe aktarımı yapın

Küçük bir test içe aktarımı (örn. 20–50 kayıt) çalıştırın ve doğrulayın:

• Kayıtlar doğru yere düştü mü
• Açılır listeler izin verilen değerlerle eşleşti mi
• Şirket ↔ kişi ↔ fırsat bağlantıları beklendiği gibi mi
• Sahipler ve aşamalar doğru mu

Bir temizleme kontrol listesi kullanın

Tam içe aktarma sonrası kısa bir temizlik sprinti yapın:

• Şirketleri ve kişileri çoğaltmalardan arındır (isim + e-posta/domain)
• Eksik sahipleri ve aşamaları doldur
• Geçersiz e-postaları ve bariz yazım hatalarını düzelt
• Yakın kopyaları birleştir (Acme Inc vs. ACME)

Temel temizlendikten sonra basit bir kural ekleyin: yeni veri aynı standartları karşılamalı—karşılamıyorsa eklenmez.

Yayılım planı ve CRM'in gerçekten kullanılmasını sağlamak

Basit bir CRM yalnızca ekip aynı şekilde her hafta kullandığında işe yarar. Yayılımın amacı “eğitim” değil—hafif alışkanlıklar yaratmak ve CRM'i güncelleme sürtünmesini azaltmaktır, böylece CRM güncel tutmak ekstra bir idari iş gibi hissettirmez.

“CRM'i nasıl kullanıyoruz” tek sayfalık bir rehber yazın

İki dakikada okunabilecek kadar kısa tutun. Şunları içersin:

• CRM'de ne bir fırsat/kişi sayılır (ve sayılmaz)
• Fırsat oluşturmak veya taşımak için zorunlu alanlar (ör. sahip, değer, aşama, sonraki adım)
• Her satış pipeline aşamasının tanımı ve ne zaman aşama taşınır
• Kural: “Eğer CRM'de değilse, yoktur” (liderlik gerçekten uygularsa)

Bu sayfa tek bir kaynak olur. Ekip süreçleri sonra tartışırsa, Slack'te yeni kurallar icat etmek yerine sayfayı güncellersiniz.

Haftalık alışkanlıklar belirleyin (ve bunları kolaylaştırın)

Başarının %80'ini kapsayan iki rutin genelde yeterlidir:

• Haftalık pipeline incelemesi (30 dakika): fırsat bazında ilerleyin, aşamayı doğrulayın ve sonraki adımı kararlaştırın
• Görev sıfırlama (10 dakika, haftada 2–3 kez): görevleri temizle veya yeniden planla ki takipler kurumaya kalmasın

Liderlik pipeline incelemesini CRM görünüm/panosu üzerinden yürütmeli, ayrı bir elektronik tablo kullanmamalı.

Önemli benimseme sinyallerini takip edin

“Giriş sayısı” gibi görünüşlü metriklerden kaçının. Satış yürütmesiyle ilgili sinyaller takip edin:

• % fırsatın bir sonraki adıma sahip olması (görev veya tarihli takip)
• Geciken görevlerin sayısı (zaman içindeki eğilim)

Bunlar düzeliyorsa CRM yardımcı oluyor demektir.

Geri bildirim toplayın ve sürtünme noktalarını düzeltin

İlk 1–2 haftadan sonra sorun: “Sizi uğraştıran tek alan/görünüm hangisi?” diye sorun. En üst 1–2 sorunu hızlıca düzeltin (alan adını değiştirin, aşamaları ayarlayın, zorunlu girişleri basitleştirin).

Tutarlı kullanım olduktan sonra özellik ekleyin

Ekip henüz alışkanlıkları sağlamlaştırırken CRM MVP'yi genişletmeyin. Ekip düzenli olarak sonraki adımları güncelliyor ve pipeline incelemeleri düzgün yapılıyorsa, o zaman daha detaylı müşteri yönetimi, entegrasyonlar veya raporlama eklemeyi düşünebilirsiniz (bakınız /blog/reports-that-help-you-decide).

Karar vermenize yardımcı olan raporlar (sadece grafik değil)

Basit bir CRM gösterişli analizlere ihtiyaç duymaz—düzenli olarak kullanacağınız birkaç rapora ihtiyaç duyar. Küçük bir metrik setinde ve tanımlarda anlaşın, sonra gerçek sorulara cevap veren raporlar oluşturun.

Düzenli kontrol edeceğiniz 3–5 metrikle başlayın

Satış sağlığını yansıtan bir avuç metrik seçin, gösteriş için değil:

• Ana aşamalar arasındaki dönüşüm oranı (örn. Lead → Qualified, Qualified → Proposal)
• Çevrim süresi (ilk temas ile kapanış arasındaki medyan gün)
• Kazanma oranı (Closed Won / Closed Won + Closed Lost)
• Ortalama fırsat büyüklüğü (sabit fiyatlandırmanız varsa isteğe bağlı)
• Takip kapsamı (% aktif fırsatın bir sonraki göreve sahip olması)

Kararlara yönelik raporlar tanımlayın

İyi raporlar bir eyleme işaret eder:

• Fırsatların nerede tıkandığı: “Aşama + Aşamada geçirilen günler” görünümü darboğazları ve koçluk ihtiyaçlarını gösterir
• Bu hafta önceliklendirilmesi gerekenler: “Bu ay kapanacak fırsatlar ama sonraki adım yok” gibi bir görünüm outreach önceliğini belirler
• Hangi kaynaklara yatırım: “Kaynağa göre kazançlar” hangi kanalların sadece lead değil gelir getirdiğini gösterir

Raporlama mantığını şeffaf tutun

Ekip sayılara güvenmiyorsa kullanmaz. CRM içinde kısa yardım notu kadar basit kurallar yazın:

• Lead ile qualified fırsat arasındaki fark nedir?
• Bir fırsat Closed Lost ne zaman işaretlenir (ve neden zorunlu kılınır)?
• Çevrim süresini hangi tarih belirler: oluşturulma tarihi, nitelikli olma tarihi veya ilk toplantı?

Aylık gözden geçirme ve ayarlama

30 dakikalık aylık bir gözden geçirme planlayın:

• Karışıklığa neden olan aşama tanımlarını güncelleyin
• Kimsenin doldurmadığı alanları kaldırın (veya isteğe bağlı yapın)
• Sadece belirgin bir kararı destekliyorsa bir rapor ekleyin

Raporlamayı sonraki adımlarla ilişkilendirin: lead kaynaklarını iyileştirin, aşama tanımlarını düzeltin ve CRM'in doğruluğunu ve yararlılığını korumak için ekibi eğitin.