Küçük Spor Salonları için Web Uygulaması Nasıl Yapılır: Üyeler ve Takvimler

Web Uygulamasının Yapması Gerekenler (ve Kimin İçin)

Küçük bir spor salonu ya da stüdyo “daha fazla yazılıma” ihtiyaç duymaz. Günlük işlerin doğru kaldığı tek bir yere ihtiyaç vardır: kim aktif üye, hangi dersler var ve hangi antrenör gerçekten müsait.

Bu parçalar ayrı tablolar, mesaj dizileri ve takvim uygulamalarında olduğunda, küçük hatalar gerçek sorunlara dönüşür — antrenörlerin çift rezervasyonu, aşırı dolu seanslar, yenilemelerin kaçırılması ve rezervasyonun karmaşık hissettirmesi nedeniyle salonu terk eden üyeler.

Çözülmesi gereken ana problem

Basit haliyle, bir spor salonu yönetim web uygulaması üyeleri, dersleri ve antrenörleri tek bir sistemde düzenli tutmalı ki personel yaygın soruları saniyeler içinde cevaplayabilsin:

• Bu kişi aktif mi ve hangi planı kullanıyor?
• Bu hafta hangi seanslar var ve ne kadar dolular?
• Bir antrenör bu dersi çakışma yaratmadan üstlenebilir mi?
• Rezervasyon ve ödeme başarılı oldu mu?

Kimin için

Bu kılavuz, küçük spor salonları, fitness stüdyoları ve bağımsız antrenman işletmeleri için hazırlandı — idari zamanı sınırlı, küçük bir ön büro ekibi (veya hiç olmayan) ve temiz, mobil dostu bir akış ihtiyacı olanlar.

Tipik kullanıcılar:

• Sahipler/işletmeciler: operasyonel sürprizleri azaltmak ve geliri daha net görmek ister
• Ön büro/personel: hızlı girişler, hızlı düzenlemeler ve “rezervasyonum nerede?” mesajlarının azalmasını ister
• Antrenörler: güvenilir bir program ve kazara çakışmaların olmamasını ister
• Üyeler: telefonla aramadan rezervasyon yapıp ödeme ve hatırlatmalar almak ister

Üzerine kuracağınız modüller

Başarılı spor salonu yönetim uygulamalarının dört temel modülü vardır:

1. Üyelikler: planlar, durum, yenilemeler ve erişim kuralları
2. Ders takvimi: yinelenen seanslar, kapasite limitleri ve değişiklikler
3. Antrenör uygunluğu: atamalar, izinler ve çakışma önleme
4. Rezervasyon: mobilde iyi çalışan net bir üye deneyimi

MVP ile başlayın, sonra yineleyin

Amaç her özelliği aynı anda göndermek değildir. Gerçek rezervasyonları ve yenilemeleri destekleyen bir MVP ile başlayın; sonra kullanım verilerine göre geliştirin: yöneticilerin takıldığı noktalar, üyelerin ayrıldığı adımlar ve hangi raporların kararları gerçekten desteklediği.

Kullanıcı Roller ve Temel İş Akışları

Ekran tasarlamadan veya özellik seçmeden önce, spor salonu yönetim uygulamasını kullanacak kişileri ve tipik bir haftada yapmaları gerekenleri haritalayın. Çoğu küçük salonda dört temel kullanıcı türü vardır; her birinin farklı öncelikleri ve izinleri bulunur.

Temel roller (ve “başarı” ne demek)

Sahip / Admin kontrol ve görünürlük ister: üyelik ve fiyat oluşturma, geliri inceleme, istisnaları yönetme ve takvimi doğru tutma. Haftalık işleri genelde iptalleri onaylama, yoğun dönemler için kapasite ayarlama ve süresi yaklaşan üyelikleri kontrol etme gibi adımları içerir.

Ön büro / Personel hız ister: üyeleri girişe almak, "Rezervasyonum var mı?" sorularını cevaplamak, nakit ödeme almak ve hızlı değişiklikleri yapmak (ör. bekleme listesinden onaylıya taşıma). İş akışları yoğun, telefon elinde bir ortam için optimize edilmelidir.

Antrenörler / Koçlar zamanlarının net bir görünümünü ister: yaklaşan seansları görmek, izin talep etmek, katılımcı listelerini doğrulamak ve isteğe bağlı olarak not bırakmak. Fiyatları düzenleyebilmeleri veya hassas üye bilgilerine gerekenin ötesinde erişimleri olmamalı.

Üyeler self-servis ister: profil yönetimi, satın alma/yenileme, ders rezervasyonu/iptali, bekleme listesi pozisyonunu görme ve makbuzlara erişim — salonu aramadan.

Hataları önleyen izinler

Erken safhada net kurallar tanımlayın:

• Takvim düzenlemeleri: genelde Admin (bazen güvenilir bir yönetici de). Antrenörler değişiklik talep edebilir ama yayınlama yetkileri olmamalı.
• İptaller/iade: Personel başlatır; para veya politika söz konusuysa Admin onaylar.
• Üye verisi erişimi: Personel iletişim ve üyelik durumunu görebilir; sadece Admin veri dışa aktarabilir veya tam fatura geçmişini görebilir.

Basit bir izin modeli (Rol → İzinli eylemler) sınıf takvim yazılımınızı güvenilir kılar ve "bunu kim değiştirdi?" kafa karışıklığını azaltır.

MVP Kapsamı ve Özellik Öncelikleri

En hızlı yararlı uygulamayı göndermenin yolu, ilk günden çalışması gerekenleri ve bekleyebilecekleri belirlemektir. MVP "her şeyin küçük bir versiyonu" değildir. Salonun çalışmasını sağlayan çekirdek iş akışının eksiksiz bir versiyonudur: üyenin kim olduğu, rezervasyon yapmaya hakkı olup olmadığı, hangi derslerin olduğu, kim öğretiyor ve bir yerin nasıl rezerve edildiği.

MVP: salonu gerçekten çalıştıracak asgari özellikler

Günlük döngüyü hem üyeler hem de personel için destekleyecek sıkı bir özellik setiyle başlayın:

• Üye profilleri: ad, iletişim bilgileri, notlar ve temel geçmiş (örn. son ziyaret)
• Üyelik durumu: aktif/duraklatılmış/süresi dolmuş, başlangıç ve bitiş tarihleri, plan adı. Basit ama güvenilir tutun—personel "Bu kişi rezervasyon yapabilir mi?" sorusuna saniyeler içinde cevap verebilmeli.
• Ders takvimi: yaklaşan seanslar için net bir çizelge görünümü; saat, antrenör, kapasite ve gerekiyorsa yer/oda bilgisi.
• Antrenör programı: her seansa kimin atandığını gösteren tek bir gerçek kaynağı (ve ne zaman müsait olmadıkları).
• Temel rezervasyon: üyeler bir yer ayırtabilir, kurallar içinde iptal edebilir ve personel onların adına rezervasyon yapabilir.

Sadece bunları gönderirseniz, küçük bir spor salonu CRM'si için çalışan bir rezervasyon ve giriş altyapınız olur.

İyi-olur özellikler (çekirdek akış stabil olduktan sonra)

Temelleri doğruladığınızda idari yükü ve kaçırmaları azaltan özellikleri ekleyin:

• Bekleme listeleri (biri iptal edince otomatik terfi)
• Promosyon kodları ve basit indirimler
• Otomatik hatırlatıcılar (e-posta/SMS/push)
• Giriş (manuel veya QR) ile katılım takibi
• Raporlama (popüler dersler, kullanım oranı, churn sinyalleri)

Bunlar değer katar ama lansmanı engellememeli.

İnşa etmeden önce başarı metriklerini tanımlayın

Çözdüğünüz problemlerle bağlantılı ölçülebilir sonuçlar seçin. Örneğin:

• Daha az kaçırılan ders (örn. hatırlatmalardan sonra no-show oranı %15–25 azalır)
• Hızlı idari görevler (örn. "üye ekle + üyelik ata" 2 dakikanın altında)
• Daha az takvim çakışması (örn. lansmandan sonra çift atanan antrenör sayısı sıfır)

Zaman çizelgesi gerçekleri (ve son yapının odaklı kalması)

Küçük bir salon için üyelik yönetimi + ders takvimi yazılımı + antrenör uygunluğu + rezervasyon içeren bir MVP genelde 4–8 hafta içinde küçük bir ekiple sığar, eğer erken ekstralardan kaçınırsanız.

Kararları kolay tutmak için sürekli bir "daha sonra" listesi tutun: eğer çekirdek rezervasyon akışını korumuyorsa, büyük ihtimalle v1'den sonra gönderilir.

Üyelik Tasarımı: Planlar, Durumlar, Yenilemeler

Bir spor salonu yönetim uygulamasının kaderi, açıkça cevaplayabildiği tek soruya bağlıdır: "Bu kişi bugün rezervasyon yapıp katılmaya hakkı var mı?" Personelin anlayacağı basit, üyeler için esnek ve girişte uygulanması kolay bir üyelik modeliyle başlayın.

Üyelik planları (ilk versiyon için pratik tutun)

Çoğu küçük salonu kapsayan birkaç yaygın plan türünü destekleyin:

• Aylık abonelik: yineleyen erişim (genelde sınırsız veya aylık ders limiti)
• Ders paketleri: sabit sayıda kredi (ör. 10 ders) ve rezervasyon veya katılımda azaltılır
• Drop-in: tek seferlik satın alma, tek derse bağlı
• Ücretsiz deneme: sınırlı süre ve/veya sınırlı rezervasyon sayısı

Veri modelinizde bunları "planlar" olarak ele alın ve her birinin bir üye yetkisi (erişim kuralları) oluşturmasını sağlayın; ürün başına sabit mantık yazmamak ileride değişiklikleri kolaylaştırır.

Personelin güvenebileceği üyelik durumları

Ön bürodaki gerçek dünyadaki kararlarla eşleşen küçük bir durum kümesi kullanın:

• Aktif: rezervasyon yapıp giriş yapabilir.
• Duraklatılmış: geçici olarak engellenmiş ama kaybedilmemiş (tatil, sakatlık).
• Ödeme gecikmeli: ödeme problemi; isterseniz bir hoşgörü süresi verin ama açık belirtin.
• Süresi dolmuş: dönem sona erdi veya krediler tükenmiş.
• İptal edilmiş: erken sonlandırılmış; genelde yeni bir satın alma yapılmadan yenilenmez.

Anahtar, tutarlılıktır: her rezervasyon kuralı bu aynı durumlara referans vermeli.

Yenilemeler ve proratasyon (basit kurallar daha iyi)

MVP için karmaşık proratasyonlardan kaçının. İki basit yaklaşım iyi işler:

• Bitiş tarihinde yenileme: yeni dönem eski dönem bittiğinde başlar.
• Hemen yenileme: yeni dönem bugün başlar; açık bir politika (örn. "kullanılmamış süre devretmez").

Prorata gerekiyorsa, bir senaryoyla sınırlayın (örn. Basic'den Unlimited'a yükseltme) ve destek için hesaplamayı kaydedin.

Personelin hızlıca görmesi gerekenler

Üye profili ve giriş ekranında gösterin:

• Güncel durum (renk/etiket ile)
• Bitiş tarihi / sonraki fatura tarihi
• Kalan krediler (paketler için)
• Notlar (yaralanmalar, kısıtlamalar, VIP)
• Feragat durumu (imzalı/güncelleme gerekiyor)

Bu, "üyelik yönetimini" bir veritabanı olmaktan çıkarıp ön büroyu hızlandıran bir araca dönüştürür.

Ders Takvimi Modeli: Yinelenen Seanslar ve Kapasite

Bir salon takvimi sadece "dersin ne olduğu" ile "ne zaman gerçekleştiğini" ayırırsa işe yarar. Bu ayrım, yinelenen seansları yayınlamayı, eğitmenleri değiştirmeyi veya bir odayı bakım için durdurmayı kolaylaştırır—raporlamayı veya rezervasyonları bozmadan.

Temel varlıkları tanımlayın

Teknik olmayan personelin anlayacağı küçük bir nesne setiyle başlayın:

• Ders türü: şablon (örn. “HIIT 45”, “Yoga Basics”), varsayılan süre, varsayılan kapasite ve isteğe bağlı seviye.
• Seans: takvimdeki belirli bir ortaya çıkış (tarih/saat, durum, kalan yerler).
• Lokasyon/oda: nerede gerçekleştiği (Oda A, Stüdyo 2, Açık alan) ve kendi maksimum kapasitesi.
• Eğitmen: kim yönlendiriyor (antrenör uygunluğuna bağlı).

Kapasite kurallarını açık tutun: seans kapasitesi, ders türü kapasitesi ile oda kapasitesinin minimumu olmalı; özel etkinlikler için isteğe bağlı geçersiz kılma olabilir.

Yinelenen programlar + istisnalar

Çoğu salon önce kurallar ile planlama yapar (örn. “Her Pazartesi 18:00”). Yinelenmeyi takvim kuralı olarak modelleyin ve seanslar üretin. Sonra tüm seriyi düzenlemeyi gerektirmeyen istisnalar ekleyin:

• Tatiller/kapamalar (bir tarihi atla)
• Vekil atamalar (bir seans için farklı eğitmen, oda veya zaman)
• Ek seanslar (tek seferlik ilaveler)

Bu, karışık "kopyala/yapıştır takvim" davranışından kaçınır ve gelecekteki değişiklikleri öngörülebilir kılar.

İptaller, yeniden planlamalar ve kapasite politikaları

Personel iptal veya yeniden planlama yaptığında bir sebep kaydedin ve seans durumunu güncelleyin (örn. Scheduled → Cancelled). Üyelere ne değiştiğini ve hangi aksiyon gerektiğini açıkça ifade eden bir bildirim tetikleyin.

Rezervasyon sınırları için aşağıdaki politika alanlarını saklayın:

• Rezervasyon kesme zamanı (örn. başlangıçtan 1 saat önce kapanır)
• Geç iptal penceresi (örn. 12 saat)
• Devamsızlık / geç iptal notu (arayüzde gösterilecek metin)

Henüz cezalandırmaları otomatikleştirmeseniz bile, bu ayarları erken kaydetmek modelin gelecekteki yükseltmelere hazır olmasını sağlar.

Antrenör Uygunluğu ve Çakışma Önleme

Antrenör uygunluğu, takvim sistemlerinin sıklıkla çöktüğü yerdir: biri çift rezervasyon olur, bir derste koç yoktur veya son dakikadaki izin bir dizi manuel mesaja yol açar. Web uygulamanız antrenör zamanını kenar not değil, birincil kaynak olarak ele almalı.

Uygunluğu net bloklar halinde modelleyin

Antrenörlerin (ve adminlerin) bir bakışta anlayabileceği basit bloklar kullanın:

• Uygun: derslere veya bire bir seanslara atanabilir.
• Uygun değil: rezervasyon yapılamaz (örn. başka iş, okul götürme).
• Geçici: “muhtemelen boş” (kapatma vardiyeleri veya onay bekleyen durumlar için kullanışlı).
• İzin: tatil/hasta; genelde her şeyi geçersiz kılar.

Blokları tekrar edilebilir yapın (örn. “her Salı 16–20”) ve tek seferlik istisnalar ekleyin.

Çakışmaları otomatik olarak önleyin

Çakışma kuralları varsayılan olarak katı olmalı:

• Bir antrenörün üst üste gelen derslere/seanslara atanmasına izin vermeyin.
• Salon ihtiyacı varsa kurulum/temizlik tamponları ekleyin (örn. seanslar arasında 10 dakika).
• "İzin" bloklarını sert bir engel olarak değerlendirin — antrenör başka yerde uygun olsa bile.

Bir çakışma olduğunda net bir mesaj gösterin ("18:00–19:00 PT seansıyla çakışıyor") ve hızlı çözümler sunun (başka antrenör seç, dersi taşı).

Gerçek dünya istisnalarını yönetin: vekalet ve ortak koçluk

Küçük salonlar esneklik ister:

• Vekaletler: atanan antrenörü bütün takvimi yeniden yazmadan değiştirin ve kimin görev aldığını gösteren bir denetim izi tutun.
• Çok-antrenörlü dersler: bir seans için iki koç olmasına izin verin (örn. strength + mobility); gerekirse her biri için kapasite etkisi ayrı hesaplanabilir.

Karar vermeyi kolaylaştıran görünümler

Antrenörler için haftalık bir takvim görünümü sağlayın (vardiyalar, dersler, geçici bloklar) ve acil durumlar için adminlerin kullanabileceği override kontrolleri olan bir yönetici görünümü sunun — yine de neyin değiştiğini ve nedenini kaydederek.

Üye Rezervasyon Deneyimi: Net, Hızlı, Mobil-Dostu

Üye rezervasyon akışı bir kahve siparişi gibi hissettirmeli: hızlı, açık ve küçük ekranda hoşgörülü. İnsanlar yer ayırtmakta zorlanırsa ön büroyu mesajlarla boğar ya da gelmeyi bırakır.

Üye akışı (başlangıçtan sona)

Temel döngüyü kısa tutun:

• Takvimi gözden geçirme: gün ve ders türüne göre filtreleyin; antrenör, başlangıç saati, süre ve kalan yerleri net gösterin.
• Tek dokunuşta rezervasyon, sonra "Takvime ekle" ve konum talimatlarını içeren bir onay ekranı gösterin.
• Kolay iptal: "Rezervasyonlarım" bölümünden iptal edin; onaylamadan önce kesme zamanı açıklansın.
• Bekleme listesine katılma: sınıf doluysa bekleme listesi.
• Geçmişi görüntüleme: geçmiş dersler, devamsızlıklar ve iptaller görünür olsun.

Baş ağrılarını önleyen rezervasyon kuralları

Kurallar otomatik olarak uygulanmalı ve erken gösterilmeli — ideal olarak ders detay panelinde.

Salon yönetim uygulamaları için yaygın kurallar:

• Üyelik başına limitler (örn. "Ayda en fazla 8 ders" veya "günde 1 rezervasyon").
• Rezervasyon penceresi (örn. "7 gün önceden rezervasyon yapabilme").
• Kesme zamanları (örn. "dersi 2 saat öncesine kadar iptal edebilirsiniz").

Üye bir kurala takılırsa düz Türkçe bir neden ve sonraki izinli eylem gösterin ("Pazartesi tekrar rezervasyon yapabilirsiniz").

Bekleme listesi temel ilkeleri (MVP tercihi: otomatik terfi)

MVP için otomatik terfi seçin: bir yer açıldığında sıradaki kişi otomatik olarak sınıfa alınır ve bildirilir.

Adil olması için basit bir politika belirleyin: "Eğer X saat içinde terfi olursanız, kesme zamanına göre yine katılmaktan sorumlu olursunuz."

Üyelerin kontrol edebildiği hatırlatmalarla devamsızlığı azaltın

Üye başına hatırlatma tercihleri sunun: varsayılan e-posta, SMS veya push yalnızca destekliyorsanız. Pratik bir düzen:

• Onay hemen
• 24 saat önce hatırlatma
• Son hatırlatma 2 saat önce (kesme zamanıyla uyumlu)

Bu kombinasyon rezervasyon ve giriş işlemlerini desteklerken ön büro personeline ekstra iş yükü yaratmaz.

Ödemeler ve Faturalama: Abonelikler ve Tek Seferlik Satın Almalar

Ödemeler, bir spor salonu uygulamasını ya saatlerce idari işten kurtarır ya da sürekli temizlik işi yaratır. Amaç, üyeler için tahmin edilebilir ücretlendirme ve personel için kolay uzlaştırma sağlamaktır.

Yaklaşım seçimi: ödeme sağlayıcı entegrasyonu vs manuel takip

Çoğu küçük salon iki yoldan birini seçer:

• Bir ödeme sağlayıcısı entegre etmek (önerilen): Üyeler çevrimiçi kartla öder; sağlayıcı kart saklama, yeniden denemeler ve makbuzları halleder. Uygulamanız sadece referansları (müşteri ID'leri, abonelik ID'leri) saklar, kart bilgisi saklamaz.
• Fatura/manuel takip: Personel, üyenin nakit, havale veya harici POS ile ödediğini kaydeder. Bu hızlı kurulum sağlar ama takip ve raporlama için daha fazla zaman harcatır.

Pratik bir MVP genelde önce birkaç hafta manuel takip ile başlar, fiyatlandırma ve politikalar netleşince sağlayıcı entegrasyonu ekler.

Hem abonelikleri hem tek seferlik satışları destekleyin

Küçük salonlar sadece üyeliklerle dönmez. Aşağıyı planlayın:

• Yineleyen abonelikler: aylık/yıllık, otomatik ödeme, duraklatma, dönemin sonunda iptal, proratasyon kuralları (önce basit tutun)
• Tek seferlik satın almalar: drop-in, tanışma teklifleri, ders paketleri, özel seanslar, ürün satışı

Önemli: satın almaları erişimle bağlayın. Başarılı bir ödeme hemen üyelik durumunu güncellemeli veya üye hesabına kredi eklemeli.

Dahil edilmesi gereken temel ekranlar

Faturalama ekranlarını okunaklı ve odaklı tutun:

• Faturalama ayarları (admin): vergi ayarları, iade politikası notları, etkin ödeme yöntemleri, varsayılan planlar
• Ödeme geçmişi (üye + admin): ne kadar, ne zaman ve ne için tahsil edildi
• Makbuz/faturalar: indirilebilir/gönderilebilir makbuzlar, net kalemler

Basit uyum: kart verilerini saklamayın

Ham kart numaralarını yönetmekten kaçının. Bir sağlayıcının barındırılan ödeme sayfası veya ödeme elemanlarını kullanın; sağlayıcıdan dönen token/ID'leri saklayın. Bu güvenlik riskini azaltır ve uyumluluğu yönetilebilir tutar.

İdari Bildirimler ve Hatırlatmalar: İşi Azaltanlar

Bildirimler, spor salonu web uygulamasının haftada saatlerce iş kazandırabileceği yerdir. Amaç “daha fazla mesaj” değil — ön bürodaki soruları azaltmak, devamsızlıkları düşürmek ve manuel takipleri azaltmaktır.

Temel mesajlarla başlayın

Üyelerin çoğunu karıştıran durumlardaki küçük mesaj setine odaklanın:

• Rezervasyon onayı (anında): "Kaydınız yapıldı. Tarih/saat, yer ve yanınızda getirmeniz gerekenler."
• Ders hatırlatıcısı (otomatik): genelde 24 saat önce, son çağrı 2 saat önceyle birlikte
• İptal onayı (anında): üyeyi güvence altına alır ve "İşledi mi?" çağrılarını azaltır
• Takvim değişikliği bildirimi (ihtiyaç halinde): saat değişikliği, antrenör değişimi veya ders iptali — rezervasyonu olan (ve isteğe bağlı olarak bekleme listesindeki) herkese gönderilir

Güvenilir şekilde destekleyebileceğiniz kanallar seçin

E-posta varsayılan olarak en iyisidir: düşük maliyetli, kaydı kolay ve üyeler buna alışkındır. SMS'i yalnızca telefon numarası toplama, opt-in kuralları ve teslimat hatalarıyla başa çıkabilecekseniz sonradan ekleyin.

İyi kural: her zaman çalışan bir kanal, bazen çalışan iki kanaldan daha iyidir.

Şikayetleri önleyen basit tercih ayarları

Tercihleri basit ve üye profilinde görünür tutun:

• Mesaj türüne göre opt in/out (pazarlama vs rezervasyon güncellemeleri)
• Hatırlatma zamanları (örn. 24s, 12s, 2s)
• İsteğe bağlı antrenör-özel bildirimler (sadece bir koçla çalışanlar için)

Personel için bir denetim izi oluşturun

Her ana mesaj kaydedilmeli: alıcı, kanal, zaman damgası ve teslimat durumu. Bu, "Hatırlatmayı almadım" tartışmasını hızlı bir destek kontrolüne çevirir.

Sonradan SMS eklerseniz, günlükleri hata ayıklama ve iade işlemleri için daha da önemli olur.

Yönetici Paneli ve Günlük Kararlar için Raporlama

Bir salon uygulamasının admin alanı "yazılım" gibi hissettirmemeli. Ön büro defterini açmak gibi, neyin ilgilenilmesi gerektiğini anında göstermeli.

"Bugün ne oluyor?" sorusunu yanıtlayan bir pano

Tek bir ekranla sekmeler arasında gezinmeyi azaltın. Çoğu küçük salon için en kullanışlı widget'lar:

• Bugünün dersleri (saat, koç, kapasite, rezerve edilen, bekleme listesi)
• Beklenen katılım vs tipik (personel ihtiyacını hızlıca görmek için)
• Yeni üyeler (bu hafta/ay)
• İşlem gerektiren ödemeler (başarısız yenilemeler, ödenmemiş faturalar, süresi dolan denemeler)
• Hızlı işlemler (üye ekle, hediye kaydı gir, ders kapasitesini ayarla)

Göz gezdirilmesi kolay tutun. Bir şey araştırma gerektiriyorsa, detay sayfasına bağlayın (örn. "3 başarısız ödeme" üzerine tıklayın ve filtrelenmiş faturalama listesini açın).

Küçük salonların gerçekten kullandığı 3–5 rapor

Erken dönemde tam bir analiz seti oluşturmaktan kaçının. Dar bir rapor seti günlük kararları karşılar:

1. Aktif üyeler (plana/duruma göre, yeni vs iptal)
2. Gelir özeti (abonelikler vs tek seferlik satışlar, iadeler)
3. Ders doluluk oranı (rezerve %, bekleme listeleri, devamsızlıklar)
4. Antrenör saatleri (planlanan vs verilen; bordro için faydalı)
5. Tutunma sinyalleri (düşük katılım gösteren veya süresi yaklaşan üyeler)

Her rapor basit filtrelere sahip olmalı (tarih aralığı, lokasyon, antrenör, plan) ve bir "sonraki adım" önerisi barındırmalı.

Basit dışa aktarma (karmaşıklaştırmadan)

Muhasebeciler ve bordro için CSV dışa aktarma sunun. Dışa aktarmalar tutarlı olsun (sabit sütun adları, net tarihler, toplamlar). Amaç "Excel'de aç ve gönder" olmalı, yeni bir raporlama aracı öğrenmek değil.

Güvenlik, Gizlilik ve Veri Yönetimi Temelleri

Bir spor salonu yönetim uygulaması hızla kayıt sistemi haline gelir. Sadece ders ve üyelik takibi yapsanız bile, üyelerin kişisel verilerini saklarsınız; bu verileri dikkatle yönetmeleri beklenir.

Korumanız gereken veriler (ve sınırlama)

İhtiyacınız olanı baştan listeleyin:

• Üye iletişim bilgileri (isim, e-posta, telefon)
• Üyelik durumu ve katılım geçmişi
• Sağlık notları yalnızca net bir gerekçe ve açık onay varsa
• Ödeme verileri: idealde kart numarası asla saklanmaz — bir ödeme sağlayıcısı kullanın ve sadece ödeme token/ID'lerini ve makbuzları saklayın

Minimum toplayın. Bir alan iş akışında kullanılmıyorsa "ileride lazım olur" diye toplamayın.

Erişim kontrolü: basit ve katı tutun

Çoğu küçük salon sadece birkaç role ihtiyaç duyar (sahip/admin, ön büro, antrenörler). İzinlerin gerçek görevlerle eşleştiğinden emin olun:

• Role dayalı erişim: antrenörler faturalama detaylarını görmemeli; ön büro ödemeleri düzenlememeli vb.
• Güçlü parolalar temel kurallarla ve giriş denemesi sınırlaması
• Adminler için isteğe bağlı iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) (önerilir)
• İade, üyelik değişiklikleri, iptaller, feragat düzenlemeleri gibi ana eylemler için denetim günlükleri

Gizlilik, onay ve feragatler

Ne depolandığını ve nedenini basit bir dille açıklayın. Kayıt akışında şartlar ve gizlilik bağlantılarını gösterin ve onayın zaman damgasını saklayın. Feragatleri saklıyorsanız, yenileme sırasında kolay erişim ve tekrar imzalama sağlayın.

Yedekler, kesinti ve destek beklentileri

Kötü günlere hazırlıklı olun:

• Test edilmiş bir geri yükleme süreci olan otomatik yedeklemeler
• Basit bir kesinti planı (giriş offline ise personel ne yapar?)
• Açık destek yolu (kimi arayacaklar, beklenen yanıt süreleri)

Bu temeller riski azaltır ama üye rezervasyon deneyimini yavaşlatmaz.

Teknoloji Seçimleri, İnşa Planı ve Lansman Kontrol Listesi

İnşa yaklaşımını seçin

Özel web uygulama salonun gerçekten nasıl çalıştığıyla eşleşen bir iş akışına ihtiyaç olduğunda en iyi seçenektir (benzersiz üyelikler, ders kuralları, antrenör uygunluğu veya çok lokasyonlu karmaşıklıklar). Başta daha pahalıdır, ama uzun vadede geçici çözümler ve "neredeyse uyan" sınırlamalardan kaçınırsınız.

Mevcut araçları uyarlamak (takvim + ödemeler + tablolar + e-posta otomasyonu) başlamak için daha hızlı ve ucuzdur. Dezavantaj, verilerin parçalanması (üyeler bir yerde, ödemeler başka yerde), ekstra idari iş ve bir aracın değişmesiyle kırılgan entegrasyonlardır.

Pratik kural: personel her hafta rezervasyon, ödeme ve katılım uzlaştırmak için saatler harcıyorsa, özel bir yapım genelde maliyetini karşılar.

Pratik teknoloji yığını örnekleri (basit, kanıtlanmış)

Sıradışı teknolojiye gerek yok — güvenilir yapı taşları yeterli:

• Web çatıları: Next.js (React) veya Django (Python) — hızlı geliştirme ve iyi admin araçları için
• Barındırılan veritabanı: PostgreSQL (Supabase, Neon veya AWS RDS üzerinde)
• Kimlik doğrulama: platformunuzun yerleşik auth'u (Supabase/Auth0/Clerk) ile güvenli giriş
• E-posta/SMS: Postmark/SendGrid e-posta için; hatırlatmalar için Twilio SMS
• Ödemeler: Stripe — abonelikler, tek seferlik ödemeler, faturalar, iadeler ve webhooks için
• Barındırma: Vercel/Render/Fly.io ile kolay dağıtım

İlk versiyonu daha da hızlandırmak isterseniz, Koder.ai gibi bir vibe-coding platformu MVP geliştirme sırasında faydalı olabilir: iş akışlarını (üyelikler, ders planlama, antrenör uygunluğu, rezervasyon ve giriş) sohbetle tarif edip planlama modunda yineleyebilir, hazır olduğunuzda kaynak kodunu dışa aktarabilirsiniz. Koder.ai genellikle web uygulaması için React, arka uç için Go + PostgreSQL üretir ve sonra isterseniz ürünü Flutter ile genişletebilir. Anlık görüntüler ve geri alma, bekleme listesi otomatik terfileri veya iptal kesme zamanları gibi politikaları test ederken yardımcı olur.

Riski azaltan inşa planı

İlk önce tıklanabilir prototip (Figma) ile rezervasyon akışını, üyelik durumu ekranlarını ve admin deneyimini doğrulayın.

Sonra çekirdek günlük işlemleri yapan bir MVP gönderin: üye oluşturma, plan satışı, ders şablonları, rezervasyon/iptal, temel katılım.

Bir pilot için 2–4 hafta boyunca bir salonda çalıştırın. Personelin ön büroda gerçekte ne yaptığını ve üyelerin mobilde nelerle zorlandığını izleyin. Haftalık yinelemeler yapın ve genişletmeden önce düzeltin.

Lansman kontrol listesi

• Onboarding: kısa başlangıç rehberi + admin ve antrenörler için uygulama içi ipuçları
• Veri aktarımı: üyeler, aktif planlar, ders şablonları, antrenör profilleri
• Eğitim: 60 dakikalık oturum + kayıtlı yürütme videosu
• Geri bildirim döngüsü: "bir sorun bildir" butonu ve haftalık kontrol görüşmeleri
• Faturalama hazırlığı: Stripe ürünleri/fiyatları, makbuzlar ve iade kurallarının doğrulanması (fiyatlandırma sunuyorsanız bkz. /pricing)
• Canlıya geçiş planı: yumuşak lansman, güven yüksek olduğunda tam geçiş