Kodsuz araçlarla gönderimleri bir veritabanına kaydeden müşteri intake formları nasıl kurulur öğrenin. Alanları ayarlama, veri doğrulama, takipleri otomatikleştirme ve güvenliği sağlama.
“Formdan veritabanına” intake sistemi tam da adının işaret ettiği şeydir: biri bir müşteri intake formunu doldurur ve yanıtları, ekibinizin üzerine gitmesi için temiz, yapılandırılmış bir veritabanı kaydı olarak kayıt olur.
Bu, “yanıtları bir spreadsheet’e gönderme”ye benziyor ama fark hızla ortaya çıkar. Spreadsheetler hızlı listeler için iyidir, ancak tutarlı alanlar, durumlar, birden fazla sahip, dosya ekleri, denetim izleri veya güvenilir yapıya bağlı otomasyonlar gerektiğinde çabuk yetersiz kalır. Veritabanı tarzı bir tablo düzeni zorunlu kılar: her gönderim aynı alan setine sahip bir kayıt olur.
Bu sadece teknik ekipler için değil. Yaygın kodsuz intake iş akışları şunları içerir:
İşi bitirdiğinizde üç bağlı parçaya sahip olacaksınız:
Bunu şu şekilde düşünebilirsiniz: yakala → düzenle → harekete geç.
Sorunsuz bir kurulum dört seçime bağlıdır:
Bunları doğru yapın, ve "intake formu" güvenilir bir intake sistemine dönüşür—her hafta temizlenmesi gereken dağınık bir tabloya değil.
Form oluşturucuyu açmadan önce ne öğrenmek istediğinizi, cevaplarla ne yapacağınızı ve isteği ilerletecek kişiyi netleştirin. Bu adım, yarım-yamalak kullanışlı gönderimlerle dolu bir “hurda çekmecesi” veritabanını önler.
Birisi gönderim yaptıktan sonra vermeniz gereken kararları yazın. Örnekler: bir lead'i nitelendirmek, bir görüşme planlamak, proje özetini oluşturmak veya destek talebini yönlendirmek. Her sonuç bir veya daha fazla alana bağlanmalıdır—bir soru sonraki adımı değiştirmiyorsa muhtemelen ilk sürüme ait değildir.
Haftada/ayda kaç gönderim bekliyorsunuz? Kaç kişinin kayıtları görüntülemesi veya güncellemesi gerekiyor?
Düşük hacim ve küçük ekip manuel inceleme ve basit bildirimlerle idare edebilir. Daha yüksek hacim genellikle daha sıkı doğrulama, net durum takibi ve karışıklığı önlemek için izinler gerektirir.
Yaygın bir hata her gönderimi yeni bir müşteri gibi ele almaktır. Bunun yerine ayırın:
Bu, geçmişi korur: dönen bir müşteri birden fazla intake gönderebilir, iletişim bilgileri tekrar etmez.
Katı olun. Her zorunlu alan tamamlanma oranını düşürür.
Emin değilseniz, opsiyonel yapın ve gerçek gönderimleri gördükten sonra tekrar gözden geçirin.
Basit bir “gönderim sonrası” kontrol listesi yazın:
Son olarak bir intake sahibi atayın. Triage'den sorumlu tek bir kişi olmadan, en iyi form bile sahiplenilmemiş istek yığınına dönüşür.
"Stack"iniz sadece birlikte çalışması gereken üç parçadır: bir form (müşterinin bilgi gönderdiği yer), bir veritabanı (gönderimlerin yaşadığı yer) ve bir otomasyon katmanı (sonraki adımlar). Karıştırıp eşleştirebilirsiniz, ama hız kazanmak için zaten iyi oynayan araçları seçin.
Hosted formlar (paylaşılabilir link) en hızlı yayına alınıp mobil kullanım için en kolay olandır. "Bu linki gönder doldursun" tarzı intake için idealdir.
Embedded formlar web sitenizde (veya bir portal sayfasında) yer alır. Daha markalı görünür ve bağlam değişimini azaltır, ancak stil ve çok adımlı akış gerekiyorsa biraz daha kurulum gerektirebilir.
Kural: hız önemliyse hosted ile başlayın; marka güveni ve dönüşüm önemliyse embed edin.
Spreadsheet-vari veritabanı (tablolar, görünümler, filtreler) alanlar, durumlar ve ekip iş akışları üzerinde tam kontrol istediğinizde idealdir. Satış dışındaki süreçler için de esnektir—proje talepleri, onboarding, destek intake vb.
Yerleşik CRM veritabanı eğer intake gerçekten "lead yakalama → fırsat pipeline" ise daha hızlı olabilir. Kişiler, şirketler ve fırsat aşamaları kutudan çıkar ama süreciniz CRM modeline uymuyorsa kısıtlayıcı hissedebilirsiniz.
Emin değilseniz, spreadsheet-vari veritabanını seçin ve sonra basit bir pipeline görünümü ekleyin.
Native otomasyon (form/veritabanı aracınıza entegre) genellikle e-posta gönderme, görev oluşturma, Slack mesajı gibi temel ihtiyaçları karşılar. Bakımı daha kolaydır ve teknik olmayan ekipler için daha uygundur.
Connector'lar (ör. harici workflow araçları) birden fazla uygulama arasında çok adımlı mantık gerektiğinde iyidir—CRM + e-posta pazarlama + takvim + dosya depolama—veya retry, dallanma ve gelişmiş loglama istediğinizde.
Eğer birleştirilmiş araçlardan daha fazlasına ihtiyaç duyuyorsanız, intake uygulamasını tek bir yerde oluşturabilirsiniz (form, veritabanı, izinler, iş akışları). Örneğin, Koder.ai chat arayüzünden tam bir intake sistemi oluşturmanızı sağlar—web, backend ve hatta mobil dahil—ve altında gerçek altyapı (web için React, backend için Go + PostgreSQL, mobil için Flutter) sunar. Özelleştirilmiş yönlendirme kuralları, yapılı veri ve rol tabanlı erişim istiyorsanız, karmaşık geliştirme hattını yönetmeden kullanışlıdır. Kaynak kodunu dışa aktarabilir, deploy/host edebilir, özel domain bağlayabilir ve workflow gelişirken snapshot/rollback kullanabilirsiniz.
Karar vermeden önce bu beş noktayı kontrol edin:
Bugünün ihtiyaçlarını karşılayan en basit kombinasyonu seçin. Intake güvenilir şekilde temiz veri yakaladıkça workflow'u yükseltebilirsiniz.
Formu oluşturmadan önce cevapların nerede yaşayacağını belirleyin. Temiz bir şema her şeyi kolaylaştırır: raporlama, takipler, dedupe ve ekip teslimleri.
Çoğu intake sistemi şu tablolarla en iyi çalışır:
Bu yapı CRM'lerin veri saklama modelini yansıtır ve Airtable, Notion-stili araçlar veya Baserow/NocoDB gibi Airtable alternatifleriyle çalışır.
Veritabanınız aranabilir kalsın diye alan tiplerini kasıtlı seçin:
Intakes tablosuna benzersiz bir Intake ID (otomatik numara veya zaman damgası tabanlı) oluşturun. Ayrıca tekrarları nasıl tespit edeceğinizi belirleyin:
Yeni bir gönderim geldiğinde, otomasyonunuz ya mevcut Client kaydına bağlayabilir ya da yeni kayıt oluşturabilir.
Intakes'e bir Status alanı ekleyin (isteğe bağlı olarak Clients'a da). Örnek akış:
Bu tek alan "Bu hafta yeni" gibi görünümleri, client onboarding için handoff kuyruklarını ve Zapier ya da başka bir formdan-veritabanına otomasyonu tetikler.
Bir müşteri intake formu ancak insanlar onu bitirirse işe yarar. Amaç her şeyi sormak değil—doğru bilgiyi en düşük sürtünmeyle almak, böylece veritabanınız temiz kalsın ve ekibiniz hızlıca harekete geçebilsin.
Uzun formları yönetilebilir hissettirmek için bölümlere ayırın. Çoğu hizmet işi için işe yarayan basit akış:
Her bölümü odaklı tutun. Bir ekranda 25 alan gören birinin tamamlaması genelde düşer.
Koşullu mantık (branching) formu uyarlamanızı sağlar. Kullanıcı "Website redesign" seçerse mevcut site URL'si ve sayfalar hakkında sorular gösterin. "Consulting" seçerse hedefler ve karar vericiler gösterilsin.
Bu, müşteri yorgunluğunu azaltır ve veritabanınızda ek "N/A" yanıtlarının oluşmasını engeller.
Çok çeşitli yorumlanabilecek alanlara kısa ipucu veya örnek ekleyin. İyi yerler:
Yardımcı metin takip e-postalarından daha ucuzdur.
Sadece gerçekten yanıt gerekir olan alanları zorunlu yapın (genelde isim + email + temel istek). Zorunlu alanların aşırı kullanımı bırakma oranlarını artırır ve kalitesiz cevaplara yol açar ("asdf").
Gönderim sonrası net bir onay mesajı gösterin:
Güçlü bir onay ekranı kaygıyı azaltır ve "Formu aldınız mı?" takiplerini azaltır.
Form doğru bilgileri topladıktan sonra bir sonraki adım her cevabın doğru yere, temiz ve tutarlı şekilde gitmesini sağlamaktır. Burada birçok "büyük ölçüde çalışıyor" sistem bozulmaya başlar.
Her form sorusunu ve hangi veritabanı alanını dolduracağını listeleyin. Tipler konusunda net olun (text, single select, date, attachment, başka tabloya link) ki otomasyon tahmin yürütmesin.
Basit kural: bir soru bir birincil alana yazsın. Bir cevap raporlama ve mesajlaşmayı etkileyecekse sadece bir kez saklayın, gerisini sonradan türetin.
Serbest metin esnektir ama filtrelemeyi, atamayı ve raporlamayı zorlaştırır. Mümkün oldukça normalize edin:
Form aracınız biçimlendirmeyi zorlayamıyorsa, kaydetmeden önce otomasyonunuzda temizleyin.
Birçok no-code yığın ekleri form aracında (veya bağlı sürücüde) saklar ve veritabanına link geçirir. Bu genelde en iyi yaklaşımdır.
Ana noktalar:
Tekrarlayan gönderimler yaygındır (yeniden gönderim, linki yeniden açma, emailde yazım hatası). Bir dedupe adımı ekleyin:
Bu tercih veritabanınızı temiz tutar ve takipleri, raporlamayı ve onboarding'i ileride çok kolaylaştırır.
Form veritabanına bağlandıktan sonra bir sonraki adım onu güvenilir kılmaktır. Doğrulama verinizi kullanılabilir tutar, izleme gönderimin nereden geldiğini söyler ve hata yönetimi leadlerin kaybolmasını engeller.
İş akışlarını en çok bozabilecek alanlarla başlayın:
Gizli alanlar atribüsyon ve bağlam yakalamanıza izin verir. Yaygın olanlar:
Birçok form aracı URL parametrelerinden gizli alanları doldurabilir. Yapamıyorsa, otomasyon gönderim alındığında bunları ekleyebilir.
Veritabanınıza ekleyin:
Bu alanlar "formu aldık" iddialarını uzlaştırmayı ve onboarding süresini görmeyi kolaylaştırır.
Veritabanı yazımları öngörülebilir nedenlerle başarısız olur: API limitleri, silinmiş alanlar, izin değişiklikleri veya geçici kesintiler.
Basit bir yedek planı oluşturun:
Form gönderimi veritabanına kaydolduktan sonra gerçek zaman tasarrufu sonrası olanlardır—hiç kimsenin kopyalayıp yapıştırmasına veya hatırlamasına gerek kalmadan atılan adımlar. Birkaç basit otomasyon her intake'i hem müşteri hem de ekibiniz için net bir sonraki adıma dönüştürebilir.
Yeni bir kayıt oluşturulduğunda otomatik bir mesaj ayarlayın. Kısa tutun: isteği aldığınızı onaylayın, beklenen yanıt süresini paylaşın ve varsa sonraki adım linkini ekleyin (takvim, portal, fiyat sayfası).
SMS destekliyorsanız, sadece acil veya yüksek niyetli hizmetler için kullanın—çok fazla SMS rahatsız edici olabilir.
Genel bir "yeni gönderim" e-postası atmak yerine, email veya Slack'e yapılandırılmış bir bildirim gönderin:
Bu ekipten "nerede?" sorusunu kaldırır ve cevabı hızlandırır.
Basit kurallar kullanarak her intake'i bir kişiye veya kuyruğa atayın. Yaygın mantık:
Çoğu no-code araç (Zapier, Make) veritabanınızdaki “Owner” alanını güncelleyebilir ve o kişiye hemen bildirim gönderebilir.
İyi bir intake sistemi lead soğumadan sizi dürter. Bir kayıt geldiğinde görev oluşturun, sonra hatırlatıcılar planlayın:
Veritabanınız destekliyorsa "Next Follow-Up Date" saklayın ve günlük "Bugün vadesi gelen" görünümü oluşturun.
Bütçe aralığı, aciliyet veya "referansla geldi" gibi kurallara dayalı basit bir puan (0–10) ekleyin. Yüksek puanlı intakeler hızlı Slack ping'i, on-call personele SMS veya öncelikli kuyruk tetikleyebilir.
Daha fazla fikir için /blog/scale-your-no-code-intake-system metnine bakabilirsiniz.
Müşteri intake formları genellikle iletişim bilgileri, bütçeler, sağlık notları, proje erişimleri gibi hassas bilgiler toplar. Birkaç basit karar ilerideki yanlış paylaşımları önler.
Veritabanı aracınızda rol tabanlı erişim ayarlayın, insanlar sadece ihtiyaç duyduklarını görebilsin:
Aracınız destekliyorsa export yetkilerini sınırlayın. Dışa aktarmalar verilerin yanlış posta kutusuna düşmesinin en kolay yoludur.
Veri minimizasyonu hem iyi uygulamadır hem de yönetmesi daha kolaydır. Bir soru eklemeden önce sorun:
Daha az alan aynı zamanda tamamlanma oranını artırır.
Form altbilgisine kısa bir onay açıklaması ve gizlilik politikası ve kullanım şartlarına bağlantılar ekleyin (göreli bağlantılar /privacy ve /terms uygun).
Açıkça belirtin:
Ekler (sözleşmeler, kimlikler, briefler) yüksek risklidir. Kimlik doğrulama arkasında dosya saklayan yerleşik güvenli yüklemeleri tercih edin. Varsayılan olarak herkese açık, paylaşılabilir dosya linkleri oluşturan iş akışlarından kaçının. Dosyaları dahili paylaşmanız gerekirse süresi dolan linkler veya erişim kontrollü klasörler kullanın.
Bir saklama kuralı belirleyin ve belgeleyin (basit bir dahili nota bile yazın). Örnek: raporlama için leadleri 12 ay saklayın, müşterileri ana CRM'e dönüştürün ve ekleri teslimat için gerekmedikçe 90 gün sonra silin. Saklama sadece uyumluluk değil—korumanız gereken veri miktarını azaltır.
Intake formunuzu herkese açmadan önce gerçek bir müşteri gibi çalıştırın. Çoğu intake problemi teknik değil—küçük UX boşlukları, belirsiz sorular veya sessizce başarısız olan otomasyonlardır.
En az 10–15 gönderimle başlayın, gerçek dünya senaryolarını kullanın:
Test ederken her gönderimin kullanılabilir olduğundan emin olun, sadece alındı demek yeterli değil. Birisi formu aceleyle doldurduysa, ekibiniz yine de sonraki adımı atabiliyor mu?
Formu gerçek bir telefonda açın (sadece masaüstü yeniden boyutlandırılmış değil).
Kontrol edin:
Form mobilde yavaş veya sıkışık hissediyorsa tamamlanma hızla düşer.
Formu gönderin ve veriyi her adımda takip edin:
Ayrıca hata modlarını test edin: bir entegrasyonu kapatın, izinleri kaldırın veya geçersiz bir email kullanın; hatalar ekibinizin fark edeceği bir yerde ortaya çıksın.
Tek sayfalık dahili bir kontrol listesi oluşturun: yeni gönderimler nerede görülür, başarısız email nasıl yeniden gönderilir, çoğaltmalar nasıl birleştirilir ve kim düzeltmelerden sorumludur. Bu "herkes gördü ama kimse ilgilenmedi" durumunu önler.
İlk 1–2 hafta için izleyin:
Bu sayılar formu kısaltmanız, soruları netleştirmeniz veya dahili handoff'ları sıkılaştırmanız gerekip gerekmediğini söyler.
Intake formunuz güvenilir şekilde veritabanına kaydettikten sonra en hızlı kazanımlar veriyi kullanış şeklinizden gelir—sistemi yeniden inşa etmeden.
Tek bir devasa tablo yerine, karşıdan bakınca soruları yanıtlayan odaklı görünümler oluşturun:
Bu görünümler "Bu müşterinin durumu ne?" sorularını azaltır ve teslimleri kolaylaştırır.
Birden fazla hizmet sunuyorsanız tek bir mega-forma zorlamayın. Temel form + veritabanı alanlarını çoğaltın, sonra ayarlayın:
Core alanları tutarlı tutun (isim, email, onay, durum, kaynak) ki raporlama temiz kalsın.
Tam bir portal gerekmez ama daha premium hissettirmek için hafif bir adım yeter:
Bu, e‑postaları azaltır ve tamamlanma oranlarını artırır.
Senkronizasyon, manuel işi kaldırdığında değerlidir—sadece mümkün diye değil. Yaygın entegrasyonlar:
Önce yüksek etki sağlayan bir workflow ile başlayın, sonra genişletin.
Daha fazla ne zaman ve ne sorulacağı hakkında bilgi için /blog/client-onboarding-checklist ve planlamalar için /pricing sayfalarına bakabilirsiniz.
Bir elektronik tablo basit listeler için uygundur, ama güvenilir yapı ve iş akışı gerektiğinde bozulur.
Veritabanı tarzı bir tablo size şunları sağlar:
İş akışınızı destekleyecek en küçük şemayı hedefleyin. Çoğu ekip için başlangıç:
Bu yapı iletişim bilgilerini tekrar etmeden intake geçmişini saklamanızı sağlar.
Sonuçlardan başlayın (gönderdikten sonra ne yapacaksınız) ve yalnızca ileri adımı atmak için gerekenleri zorunlu yapın.
Yaygın başlangıç:
Şarta dayalı mantığı, alakasız alanları gizlemek ve “N/A” yanıtlarını azaltmak için kullanın.
Örnekler:
Bu, tamamlanma oranlarını artırır ve veritabanını daha filtrelenebilir kılar.
Otomasyon kurmadan önce basit bir alan eşlemesi oluşturun: her soru → bir veritabanı alanı.
İpuçları:
Bu, form geliştikçe "çoğunlukla çalışıyor" halinin bozulmasını önler.
Filtreleyeceğiniz, yönlendireceğiniz veya raporlayacağınız alanları normalize edin.
Pratik varsayılanlar:
Birincil dedupe anahtarınızı seçin ve kayıt oluşturma mı yoksa güncelleme mi yapacağınıza karar verin.
Yaygın yaklaşım:
Ayrıca her gönderime izlenebilirlik için bir (otomatik numara/zaman damgası) ekleyin.
Ekleri form aracınızın veya bağlı sürücünüzün güvenli depolama alanına koyun ve veritabanına referans kaydedin.
Önerilen desen:
Bu, veritabanınızı hafif tutarken erişim kontrolünü korur.
Form gönderildikten sonra stale hale gelmeyi önleyecek birkaç temel otomasyon yeterlidir.
Yüksek etki sağlayan temeller:
İlk başta otomasyonu basit tutun, süreç istikrarlı hale geldikçe dallanma ekleyin.
En az erişim, veri minimizasyonu ve güvenilir denetimlere odaklanın.
Pratik kontrol listesi:
Bir soru yönlendirmeyi, nitelendirmeyi veya sonraki işlemi değiştirmiyorsa v1'de bırakmayın.
Şimdi temiz alan tipleri kullanmak ileride saatlerce temizlikten kurtarır.
Gerekli yerlerde /privacy ve /terms gibi bağlantılar kullanın.
