Müşteri ziyaret notlarını, eylem maddelerini ve takiplerini çevrimdışı, güvenli ve kolay paylaşılabilir şekilde yakalayan bir mobil uygulamayı nasıl planlayacağınızı, tasarlayacağınızı ve oluşturacağınızı öğrenin.
Ekran tasarlamadan veya araç seçmeden önce, kuruluşunuzda “müşteri ziyaret özeti”nin ne anlama geldiğini netleştirin. Farklı ekipler aynı kelimeleri çok farklı sonuçları tanımlamak için kullanabilir.
Herkesin kabul edebileceği tek paragraflık bir tanım yazın. Örneğin: saha üzerinde ne olduğu, müşterinin ne talep ettiği, sizin ne vaat ettiğiniz ve sonraki adımların ne olduğu hakkında kısa bir kayıt.
Hangi alanların zorunlu, hangilerinin isteğe bağlı olacağına karar verin. Tipik zorunlular şunlardır:
Kaldırdığınız acıyı spesifik olarak tanımlayın:
Birincil kullanıcılarınızı (saha satış, servis teknisyenleri) ve ikincil kullanıcılarınızı (yöneticiler, operasyon, müşteri başarı) adlandırın. Her grup farklı görünüm ihtiyaçlarına sahiptir: sahada hızlı veri yakalama ve ofiste net toplulaştırmalar.
İlk günden takip edebileceğiniz ölçülebilir göstergeleri seçin:
Bu metrikler daha sonra yapılacak takaslara rehberlik eder—özellikle çevrimdışı mobil formlar, CRM entegrasyonu ve uygulamanın ne kadar detay talep edeceği konularında.
Ekranları tasarlamadan önce, “sahaya varış”tan “müşteri özeti aldı”ya kadar olan gerçek akışı yazın. Net bir iş akışı haritası, kullanılabilir bir rapor üretmeyen bir not alma uygulaması yapmanızı önler.
Bir yaygın ziyaret türünü seçin (satış araması, kurulum, servis kontrolü) ve adımları düz bir dille haritalayın:
Her adımı kimin yaptığı ve verilerin nerede saklandığını (kağıt not defteri, telefon fotoğrafları, e‑posta taslağı, CRM kaydı) dahil edin.
Çoğu ekip detayları tahmin edilebilir noktalarda kaybeder:
İş akışı haritanızda bu noktaları işaretleyin. Her biri uygulamada bir istem veya zorunlu alan için güçlü bir adaydır.
Ziyetin bittiği anda uygulamanızın varsayılan bir “sonraki adım”e ihtiyacı vardır:
Zamanlamayı açıkça belirtin: “15 dakika içinde”, “aynı gün” veya “otoparkı terk etmeden önce”.
Bazı ekipler yönetici incelemesi gerektirir; diğerleri otomatik gönderebilir. Şunları tanımlayın:
Bu iş akışı kararlaştırıldıktan sonra, gerçek işe uyan ekranlar ve otomasyon tasarlayabilirsiniz.
İyi bir veri modeli, özetleri tutarlı, aranabilir ve paylaşılabilir kılar—temsilcileri makaleler yazmaya zorlamadan. Bunu her ziyaret kaydının “şekli” olarak düşünün: nelerin zorunlu, nelerin isteğe bağlı olduğu ve eylem maddeleri ile eklerin nasıl bağlandığı.
Ziyareti tanımlamak ve daha sonra etkinliği raporlamak için sadece ihtiyaç duyduklarınızı zorunlu kılın:
Bu alanlar yapılandırılmış olmalı (mümkünse açılır menü/lookup) ki filtreleme ve CRM eşitlemesi için güvenilir olsun.
Tek bir uzun not yerine, insanların toplantıyı nasıl hatırladığıyla eşleşen net bölümler oluşturun:
Her bölüm serbest metin olabilir, ancak bunları ayrı tutmak taramayı kolaylaştırır ve özetleri rapor şablonlarında yeniden kullanılabilir kılar.
Eylem maddeleri, ziyarete bağlı küçük kayıtlar olarak ele alınmalıdır:
Bu yapı, takip görevlerini, hatırlatmaları ve temiz CRM entegrasyonunu destekler.
Bunları isteğe bağlı tutun ki temsilciler hızlı kalabilsin:
Son olarak, denetim ve çakışma yönetimi için oluşturan, son düzenleyen ve versiyon gibi meta verileri dahil edin.
En iyi ziyaret özeti uygulaması, ekibinizin sonraki durağa gitmeden önce otoparkta tamamlayabileceği uygulamadır. Bu, hız, düşük efor ve daha sonra rafine edilebilecek "yeterince iyi" detaylar için tasarım gerektirir.
Tek, belirgin bir eylemle başlayın: Yeni Özet. Oradan, ilk ekran hafif tutulmalı—3–5 alan düşünün:
Akışı tek elle çalışacak şekilde, büyük dokunma hedefleri ve mantıklı varsayılanlarla tasarlayın. Kullanıcının müşterinin sahasında olduğunu zaten biliyorsanız (seçim veya takvimden), mümkün olanları otomatik doldurun.
Çoğu ziyaret benzer kalıplar tekrar eder: kurulum, QBR, sorun giderme, yenileme görüşmesi. Doğru alanları ve istemleri otomatik yükleyen şablonlar oluşturun.
Aşağıdaki gibi öğeler için açılır menüler, anahtarlar ve kısa seçiciler kullanın:
Bu, yazmayı azaltır ve yöneticiler raporları incelerken tutarlılığı artırır.
Telefonda uzun paragraf yazmak yavaştır. Bir “Notlar” alanı için sesle metne imkan verin ve hafif düzenleme araçları (geri al, noktalama, "metni temizle" seçeneği) sunun.
Bunu, dokunup eklenen ifadeler olan hızlı etiketlerle eşleştirin:
Etiketler ekip bazında özelleştirilebilir olmalı ki dil, sahadaki gerçek iş akışına uysun.
İnsanlar kesintiye uğrar: telefon aramaları, güvenlik kapıları, zayıf bağlantı. Her özeti varsayılan olarak taslak kabul edin ve sürekli otomatik kaydedin.
Şunları dahil edin:
Bu, veri kaybını önler ve kullanıcıların “Gönder”e erken basma endişesini azaltır.
Bir müşteri ziyareti nadiren mükemmel bağlantıda gerçekleşir—bodrumlar, kırsal sahalar, güvenlikli tesisler ve asansörler varsayımları bozar. Çevrimdışı mod bir "ekstra" değil; temsilcilerin uygulamaya güvenip güvenmemesini belirler.
Kullanıcıların internetsiz neler yapabileceğine karar verin:
Okuma/yazma seçerseniz, hangi işlemlerin engelleneceğini (ör. e‑posta gönderme) ve hangi işlemlerin kuyruğa alınacağını (takip görevleri oluşturma) netleştirin.
Yerelde hangi verilerin saklandığını ve ne kadar süreyle saklanacağını açıkça belirtin:
Bu politika yöneticilere görünür olmalı ve güvenlik gereksinimlerinizle uyumlu olmalıdır.
Güvenilir senkronizasyon teknoloji kadar kurallarla ilgilidir:
Kullanıcılar her zaman neler olduğunu bilmelidir:
Bu durumları ziyaret listesinin ve özet ekranının üzerine doğrudan koyun, gerektiğinde net bir “Tekrar dene” eylemi sunun.
Bir ziyaret özeti, kanıt ve bağlam içerdiğinde çok daha faydalı olur: kurulu ekipmanın fotoğrafı, imzalı kabul veya teklif kopyası. Anahtar nokta ekleri zahmetsiz hissettirmektir—bir iki dokunuş, sonra not yazmaya geri dönmek.
Kullanıcılar ekleri eklemeden önce müşteri seçimini hızlı ve güvenilir yapabilmeli:
Seçildikten sonra CRM veya dahili dizinden mümkün olanları otomatik doldurun: konum, servis sözleşmesi, iletişim kişisi, varlık ID ve standart ziyaret türü. Bu, yeniden yazmayı azaltır ve eklerin doğru yere gitmesini sağlar.
Fotoğraflar servis ziyaretleri ve saha satış için en yaygın “kanıttır”. Hafif bir akış oluşturun:
Servis ziyaretleri için son adımda isteğe bağlı bir imza adımı ekleyin:
İmzaları isteğe bağlı tutun ki rutin ziyaretleri yavaşlatmasın, ancak uyumluluk veya müşteri beklentileri gerektiğinde kullanılabilir olsun.
Bir ziyaret özeti, gönderilmesi kolay, okunması kolay ve üzerine aksiyon alınması kolay olmadıkça fayda vermez. Çıktıyı "müşteri‑hazır" bir eser olarak görün: tutarlı biçimlendirme, net kararlar ve açık bir yapılacaklar listesi.
Farklı müşteriler ve ekipler farklı kanalları tercih eder. Uygulamanız okunabilir bir özeti şu formatlarda oluşturmalıdır:
Düzeni basit tutun: kim/ne zaman/nerede, önemli noktalar, kararlar ve sonra yapılacaklar. Zaten bir ziyaret raporu şablonu kullanıyorsanız, müşterilerin tanıması için o yapıyı yansıtın.
Serbest metin yerine adımların her biri yapılandırılmış olmalı:
Bu, servis ziyaret notlarını unutulan paragraflar değil, takip edilebilir görevler haline getirir.
Göndermeden önce kullanıcıya alıcıları (To/CC/BCC) seçme ve üstte kısa kişisel mesaj ekleme imkanı verin. Bu, sahada hızlı bir “Harika toplantı—anlaştığımız maddeler şunlar” mesajı göndermek için önemlidir.
Aşağıdakileri kaydeden bir denetim izi saklayın:
Bu iz, “Almadım” karışıklığını azaltır ve ek kullanıcı yükü getirmeden iç uyumluluğu destekler.
Ziyaret özeti uygulamanız, ekibinizin zaten kullandığı sistemlerle entegre olduğunda çok daha değerli hale gelir. Hedef basit: temsilcilerin her ziyaretten sonra aynı ayrıntıları CRM'e, e‑postaya ve görev aracına tekrar yazmak zorunda kalmaması.
Günlük işi yönlendiren araçlarla başlayın:
Sadece iyi destekleyebileceğiniz entegrasyonları seçin—her entegrasyon kenar vakalar ve test gerektirir.
Uygulamaya ne alınacağı ve ne yazılacağı konusunda açık olun.
Yaygın "çekme" verileri:
Yaygın "itme" verileri:
Burada özet şablonu alanlarını CRM nesneleriyle hizalayarak notların aranmayan blob'lara dönüşmesini engellersiniz.
Özetleri oluşturmak/güncellemek için net uç noktalar tasarlayın; ör. POST /visit-summaries ve PATCH /visit-summaries/{id}. Değişiklikleri yakalamak için webhook'lar (veya polling) kullanın — örneğin bir kişi güncellemesi veya görev yeniden atanması gibi dış değişiklikleri yakalamak için.
Kararlı dış ID'ler atayın (CRM ID, takvim etkinlik ID) ve çoğaltma kurallarını belgeleyin (örn. “aynı hesap + aynı toplantı saati + aynı yazar = bir özet”). Bu, çevrimdışı gönderimler senkronize olduğunda çoğaltmaları önler ve CRM entegrasyonunuzu güvenilir kılar.
Ziyaret özetleri genellikle kişisel veriler, ticari şartlar veya hassas servis notları içerir. Güvenliği bir özellik olarak ele alın—özellikle ekibiniz uygulamaya birincil müşteri ziyaret özeti aracı olarak güvenecekse.
Kuruluşunuzun zaten kullandığı giriş yöntemine uygun bir oturum açma seçin.
Kurumsal kimlik varsa (Microsoft Entra ID/Okta/Google Workspace), offboarding ve parola politikalarının merkezi yönetimi için SSO kullanın. Daha basit bir dağıtım gerekiyorsa e‑posta ile oturum açma işe yarayabilir, ancak bunu MFA ve cihaz gereksinimleri (PIN/ biyometri, root/jailbreak olmayan cihazlar) ile eşleştirin.
Herkes her şeyi görmemeli. Tipik roller:
Ayrıca müşteri/hesap kapsamı (örn. temsilciler sadece atanmış hesaplara erişir) ve alan düzeyinde izinler (fiyat veya sağlık notlarını daha geniş rollerden gizleme) düşünün.
Tüm API çağruları için TLS kullanın. Sunucuda ve cihazda hassas verileri şifreleyin.
Çevrimdışı mobil veri yakalama için yerel veritabanının şifreli olduğundan ve eklerin (fotoğraflar/dosyalar) şifreli bir konteynerde saklandığından emin olun. Sunucu tarafında yönetilen anahtar servisleri (KMS) kullanın ve anahtarları döndürün. Günlüklere ham notlar veya imzalar yazmaktan kaçının.
Ziyaret özetlerinin ve eklerin ne kadar süreyle saklanacağını ve nedenini (sözleşme, uyumluluk, iç politika) tanımlayın. Uygulayın:
Özetleri harici paylaşıyorsanız, zaman sınırlı linkler ve indirme öncesi açık izin kontrolleri ekleyin.
Doğru yığın, saha tarafında uygulamanızı hızlı, sürdürmesi basit ve ileride entegre edilmesi kolay tutar. İki kararla başlayın: mobil uygulamayı nasıl inşa edeceksiniz ve telefonlar ile backend arasındaki veri nasıl akacak.
Pratik bir orta yol, hız için çapraz platform ve gelişmiş görüntü işleme veya imza yakalama gibi yerlere küçük native modüller eklemektir.
İlk sürümünüzü basit tutun. En azından şu varlıklar olmalı:
Barındırma için standart bir REST/GraphQL API + veritabanı iyi çalışır (örn. Node.js/Java/.NET + Postgres). Yönetilen servisler tercih ediliyorsa backend-as-a-service kimlik, depolama ve senkronizasyonu hızlandırabilir.
Hızlı prototip için Koder.ai gibi vibe-coding platformları mobil ve web deneyimini sohbet aracılığıyla prototiplemenize ve hazır olduğunuzda kaynak kodunu dışa aktarmanıza yardımcı olabilir. Özellikle form-ağırlıklı akışlar (çevrimdışı taslaklar, takip görevleri, inceleme ekranları) için hızlı yineleme sağlar.
Fotoğraflar hızla yavaş senkronizasyon ve yüksek maliyet kaynağı olabilir. Dosyaları obje depolamada (örn. S3‑uyumlu) saklayın ve kısa ömürlü imzalı URL'lerle yükleme yapın.
Cihazda görüntüleri (yeniden boyutlandırma + kalite ayarı) sıkıştırın ve zaman çizgisi görünümü için küçük resimler üretin. Bu, zayıf bağlantılarda bile “fotoğraf ekle” işlemini hızlı tutar.
Gözlemlenebilirliği temel bir özellik olarak ele alın:
Bu sinyaller güvenilirliği artırmanıza ve benimsemeyi ölçmenize yardımcı olur.
Uygulamanızın alışkanlık haline gelmesi için bu adımlar şart—sadece özellik listesi değil. Amaç, küçük, güvenilir bir ilk sürümü yayınlayıp hızlı öğrenmek ve sonra güvenle ölçeklemek.
İlk sürümü temel iş akışına odaklayın:
Kullanıcılar bir özeti birkaç dakika içinde tamamlayamıyorsa, MVP hazır değildir.
Koder.ai ile MVP inşa ediyorsanız, şablonlar ve zorunlu alanlar üzerinde yineleme yaparken anlık görüntü/geri alma özelliklerinden faydalanın—form akışındaki küçük değişiklikler genellikle gönderme süresini önemli ölçüde etkiler.
Gerçek koşulları temsil eden bir pilot grubu seçin: seyahat eden, bodrumlarda çalışan, günde birden fazla siteyi ziyaret eden veya hassas hesapları yöneten kişiler. Pilot 2–4 hafta sürsün ve haftalık kısa bir formla geribildirim toplayın:
Gönderme süresini azaltan ve kaybedilen işleri önleyen düzeltmeleri önceliklendirin.
Ziyaret özet uygulamaları, güvenilmez olduklarında başarısız olur. Özellikle test edin:
Ayrıca "ikinci gün" deneyimini test edin: taslakları yeniden açma, geçmiş özetleri bulma ve yeniden gönderme.
Daha geniş dağıtımdan önce şunları tanımlayın:
Bir dağıtım, uygulama insanların en yoğun gününde onları hızlandırdığında başarılı olur—sadece bir demo çağrısında değil.
Öncelikle herkesin üzerinde anlaşabileceği bir paragraf tanımı yazın (ne oldu, ne istendi, ne vaat edildi, sonraki adım ne). Ardından küçük bir gerekli alanlar setini kilitleyin (müşteri, tarih/saat, katılımcılar, konum) ve geri kalan her şeyi isteğe bağlı bırakın ki uygulama sahada hızlı kalsın.
Başlangıçtan itibaren takip edebileceğiniz metrikleri kullanın:
Bu metrikler, formların ne kadar katı olacağına ve ne kadar otomasyon gerektiğine karar vermenize yardımcı olur.
Ekran tasarlamadan önce bir yaygın ziyaret türünü baştan sona haritalayın: hazırlık → sahadaki kayıt → sonrası. Her adımı kim yapıyor ve veriler şu anda nerede saklanıyor (not defteri, kamera rulosu, e‑posta, CRM) yazın. Ardından detayların kaybolduğu noktaları işaretleyin — bu noktalar uygulamada istemler, zorunlu alanlar veya otomasyon için hedef olur.
Tutarlı ve aranabilir özetler için yapılandırılmış, filtrelenebilir tanımlayıcılarla başlayın:
Ardından anlatıyı bölümlere ayırın (Gündem, Gözlemler, Sorular, Kararlar, Riskler) ve eylem maddelerini ayrı kayıtlar olarak modelleyin (sahip, son tarih, öncelik, durum) ki takipler metin içinde kaybolmasın.
"Park yerinde tamamlanma" varsayılan yolunu tasarlayın:
Her şeyi varsayılan olarak taslak tutun ve “Tamamlandı olarak işaretle”yi belirgin yapın.
Notlar için sesle metne çeviri ekleyin ve hafif düzenleme araçları sağlayın. Bunu, tekrarlayan, hızlı eklemek için hızlı etiketler (quick chips) ile eşleştirin — dokunup eklenen ifadeler (ör. "Müşteri zaman çizelgesini onayladı.", "Satın alma onayı bekleniyor."). Etiketler ekip bazında özelleştirilebilir olmalı ki dil, ekiplerin gerçek işleyişine uysun.
Eğer temsilciler bodrum katlarda, kırsal alanlarda veya güvenlikli sahalarda çalışıyorsa okuma/yazma çevrimdışı modu seçin ki bağlantı olmasa bile özet oluşturup düzenleyebilsinler. Sonra şunları tanımlayın:
Senkron durumunu görünür yapın: Senkronize, Beklemede, Başarısız, Dikkat Gerekiyor.
Eklentileri düşük sürtüşmeli tutun:
Büyük yüklemeler için “sadece Wi‑Fi” seçenekleri ve boyut limitleri düşünün.
Farklı müşteriler ve ekipler farklı kanalları tercih eder. Uygulama okunabilir bir özeti şu formatlarda üretmelidir:
"Sonraki adımlar"ı yapılandırılmış tutun (sahip, son tarih, durum) ve kim, ne zaman, hangi versiyonun paylaşıldığını kaydeden bir denetim izi tutun.
Sadece iyi destekleyebileceğiniz entegrasyonları seçin. Öncelikler genelde CRM + takvim + e‑posta + görevlerdir.
İki yönlü veri akışlarını tanımlayın:
Çevrimdışı senkron sonrası çoğalmayı önlemek için stabil dış kimlikler kullanın (CRM ID, takvim etkinlik ID) ve net çoğaltma kuralları belirleyin (ör. aynı hesap + aynı toplantı saati + aynı yazar = tek özet).
