Net Kayıt Bilgileriyle Okul Web Sitesi Nasıl Oluşturulur

Kayıt ve veli iletişimi için hedefleri belirleyin

Tek bir sayfa bile yazmadan önce, okul web sitenizdeki “başarı”nın neye benzediğine karar verin. Net bir hedef, sitenin velilerin gerçekten ihtiyaç duyduğu şeye odaklanmasını sağlar: adımları hızlıca bulmak ve bunları kafalarının karışmasına gerek kalmadan tamamlamak.

Birincil hedefi tanımlayın

Çoğu okul ve anaokulu için ana hedef basittir: potansiyel velilerin uygunluğu ve zaman çizelgelerini anlamasına yardımcı olmak ve kayıt adımlarını mümkün olan en az geri dönüşle tamamlamalarını sağlamak. Bu, her önemli bilginin kolayca bulunabilmesi, sade bir dille yazılması ve bariz bir sonraki adımla (başvur, tur talep et, ara, e‑posta gönder) eşleştirilmesi gerektiği anlamına gelir.

İzleyebileceğiniz başarı ölçütlerini seçin

Çalışıp çalışmadığını anlamanız için birkaç ölçülebilir sonuç seçin:

• Tekrarlayan telefon aramalarının azalması (örn. “Hangi belgelere ihtiyacım var?”)
• Daha fazla tamamlanmış soru veya başvuru gönderimi
• Eksik başvuruların azalması (eksik belgeler, imzalanmamış formlar)
• İlk ziyaret ile form gönderimi arasındaki sürenin kısalması

Bir form aracınız varsa, ailelerin nerede ayrıldığını görebilmek için onay sayfalarını ve temel analizleri etkinleştirin.

Hedef kitlelerinizi (ve neye ihtiyaçları olduğunu) belirleyin

Siteniz sadece potansiyel aileler için değildir. Ana grupları ve beraberlerinde getirdikleri soruları listeleyin:

• Potansiyel veliler: adımlar, tarihler, maliyetler, uygunluk, nasıl başvurulur
• Mevcut aileler: yeniden kayıt, takvimler, iletişim bilgileri
• Personel: yazdırılabilir kaynaklar, politika bağlantıları, yönlendirme talimatları
• Topluluk: kayıt genel bakışı, etkinlikler, nasıl ulaşılır

Mobil öncelikli olması gerekenleri belirleyin

Birçok velinin bir telefon üzerinden okuyup form dolduracağını varsayın—çoğu zaman tek elle, işler arasında. Öncelik verin:

• Dokunmaya uygun bir “Apply / Enroll” düğmesi
• Kısa, taranabilir kayıt adımları
• İndirme gerektirmeyen seçenekler (mümkünse PDF yerine web formları)
• Tıkla‑ara ve tıkla‑e‑posta iletişim yolları

Bu hedefler ve metrikler, okul başvuru sayfanız, çevrimiçi kayıt formunuz ve genel veli iletişiminizle ilgili sonraki tüm kararları yönlendirecektir.

Velilerin sorularını ve kayıt yolculuğunu anlayın

Kayıt bilgileri, ailelerin nasıl düşündüğünü yansıttığında en iyi şekilde çalışır: “Çocuğum için uygun mu?” sonra “Başvurabilir miyiz?” sonra “Gönderim sonrası ne oluyor?”

Velilerin en çok sorduğu sorularla başlayın

E‑postalar, telefon görüşmeleri, turlar ve ön büro notlarından sorular toplayın. Henüz bu veriye sahip değilseniz, öğrenene kadar bu yaygın sorularla başlayın:

• Yaş gereksinimleri: Her sınıf/program için hangi doğum tarihleri uygundur?
• Son tarihler: Başvurular ne zaman açılıyor/kapanıyor, sürekli kabul var mı?
• Ücretler ve maliyetler: Öğrenim ücreti/depozito nedir ve neler dahil?
• Program saati: Okul saatleri, uzatılmış bakım seçenekleri ve takvim nedir?
• Kota/yer durumu: Bekleme listesi var mı, kontenjanlar nasıl veriliyor?

Veli yolculuğunu haritalayın (ve site içeriğini buna eşleyin)

Çoğu aile öngörülebilir bir yol izler:

Keşfet → Uygunluğu doğrula → Uygunluğa bak → Başvur → Sonraki adımları onayla

Bu akışı anladığınızda, okul web siteniz her adımda sorulabilecek soruları önceden cevaplayabilir. Örneğin, “Uygunluğu doğrula” kısa bir program özeti artı pratik detaylar (yemekler, uyku saatleri, okul sonrası bakım). “Başvur” bölümünde ise gereksinimler, belgeler ve basit bir gönderim yolu olmalıdır.

Dil ve açıklık için plan yapın

Topluluğunuz çok dilli ise hangi sayfaların önce çevrileceğine karar verin (genellikle Enrollment/Admissions sayfası, ücretler ve gerekli belgeler). Tek bir dilde bile, kısa cümleler kullanın, okul‑özel terimleri tanımlayın (ör. “öncelikli kayıt”) ve jargon kullanmaktan kaçının.

Ek açıklama gerektiren konuları belirleyin

Bazı konular en çok kafa karışıklığına yol açar ve en çok takip çağırır:

• Gerekli belgeler ve kabul edilen formatlar
• Bekleme listesi adımları ve tipik zamanlama (paylaşabiliyorsanız)
• Öncelik kuralları (kardeşler, bölge sınırları, personel çocukları)
• Tekliflerin nasıl gönderildiği ve ailelerin ne kadar süre yanıt vermesi gerektiği

Bu hazırlık, kayıt bilgilerinizin geri kalanını düzenlemeyi ve velilerin güvenmesini kolaylaştırır.

Site yapısını ve gezintiyi planlayın

Bir veli okul web sitenize geldiğinde genellikle birkaç acil soruyu cevaplamak ister: “Yeriniz var mı?”, “Nasıl kayıt olunur?”, “Maliyeti nedir?” ve “Kimi aramalıyım?” Navigasyon, bu cevapları aramadan bulmayı kolaylaştırmalı.

Basit bir üst menüyle başlayın

Ana menüyü odaklı ve tanıdık tutun. Çoğu okul için bu yapı iyi çalışır:

• About (misyon, kampüs, personel)
• Programs (sınıflar/yaş grupları, müfredat, saatler)
• Enrollment (nasıl başvurulur, adımlar, tarihler)
• Tuition/Fees (fiyatlandırma, indirimler, ödeme seçenekleri)
• Contact (telefon, e‑posta, adres, ofis saatleri)

Zaten birçok sayfanız varsa, daha fazla üst düzey öğe eklemekten kaçının; bunun yerine ilgili içerikleri bu başlıklar altında gruplayın.

Üst bölümde hızlı eylemler ekleyin

Yüksek niyetli eylemleri her zaman görünür yerde tutun (özellikle mobilde): Call, Email, Directions ve Enroll. Bunlar her sayfadan bir dokunuşla erişilebilir olmalı.

• “Enroll” /enrollment metnine yönlendirebilir
• “Directions” /contact metnine yönlendirebilir

Bir Enrollment hub sayfası oluşturun

Enrollment’ı gereksinimler, zaman çizelgesi, turlar, formlar ve SSS’ye bağlantı veren bir merkez olarak ele alın. Veliler süreci farklı sayfalardan toplamamalı.

İyi bir kural: ana sayfadan önemli sayfalar 1–2 tıklama içinde ulaşılabilmeli. Bir veli ücretleri veya başvuru adımlarını bulmak için üç‑dört tıklama yapmak zorunda kalıyorsa, yapı problemi var demektir.

Hızlı bir yenileme yapmak ve birden fazla aracı yönetmek istemiyorsanız, sohbet tabanlı bir iş akışıyla prototip oluşturmanıza yardımcı olabilecek Koder.ai gibi platformlar hızlı prototip, snapshot ve rollback ile güvenle denemenizi sağlar.

Her okul sitesinin ihtiyaç duyduğu ana sayfaları belirleyin

Velilerin birkaç tıklama içinde temel soruları cevaplayabilmesi en iyisidir: “Burası çocuğum için doğru yer mi?” ve “Sırada ne yapmalıyım?” Yıl boyunca doğru kalacak küçük bir sayfa setiyle başlayın.

Anasayfa: hızlı genel bakış

Anasayfanızın hemen netleştirmesi gerekenler:

• Kim olduğunuz (okul adı ve bir satırlık tanım)
• Hangi yaş/klasları sunduğunuz (örneğin “3–6 yaş” veya “K–5”)
• Konum ve saatler
• Bir sonraki kayıt son tarihi veya önemli tarih

Bir sonraki adıma açık bir yol ekleyin; ör. /enrollment veya /contact düğmesi.

About: güven ama aşırı paylaşma

Veliler değerler ve insanları arar. Misyonunuzu, kısa tarihinizi ve yaklaşımınızı öne çıkarın.

Personeli saygılı ve güvenli bir şekilde vurgulayın: isimler, roller ve profesyonel biyografiler yeterlidir. Hassas kişisel bilgileri paylaşmaktan kaçının (ev adresleri, kişisel telefonlar, kişisel sosyal profiller).

Tesisler hakkında basit bir genel bakış ekleyin—hangi alanlarınız var ve bunlar öğrenmeyi nasıl destekliyor—güvenliği riske atacak paylaşımlardan kaçının.

Programs / Classes: bir gün nasıl geçer açıklayın

Bu sayfa belirsizliği azaltır. Şunları açıklayın:

• Her program tarafından hizmet verilen yaşlar
• Program saatleri ve günlük rutin
• Özel hizmetler (yemek, uzatılmış bakım, dil desteği)

Sınıf büyüklüğünü paylaşıyorsanız, bunu güncel tutabileceğinizden emin olun.

Takvim / Haberler: yaşayan ritim

Bir takvim güven oluşturur çünkü planlama ve şeffaflığı gösterir. Kapanışlar, etkinlikler, veli toplantıları ve önemli tarihler paylaşın. Güncellemeler sık oluyorsa /calendar ve /news olarak ayırın ki aileler tarihler zaten bulabilsin.

Büyük soruları cevaplayan bir Enrollment sayfası oluşturun

Enrollment sayfanız, velilerin bir oturuşta tamamlayabileceği net bir kontrol listesi gibi olmalıdır. Aileler PDF’ler veya karışık menüler arasında arama yapmak zorunda kalırsa, e‑posta göndermeye veya vazgeçmeye daha yatkın olurlar. Süreci açıklayan, beklentileri belirten ve bir sonraki adımı bariz yapan tek bir sayfa hedefleyin.

Basit bir kayıt özetiyle başlayın

Kısa bir özetle açın: kim başvurabilir, hangi öğretim yılı için kayıt yapılıyor ve genel zaman çizelgesi.

Sonra velilerin takip edebileceği adım adım bir liste ekleyin:

1. Uygunluğu kontrol edin (yaş, ikamet/bölge, program gereksinimleri).
2. Gerekli belgeleri toplayın.
3. Başvuruyu gönderin (çevrimiçi veya şahsen).
4. Tur/toplantıya katılın (zorunluysa).
5. Kararı alın ve yerinizi onaylayın.

Her adımı 1–2 satırla sınırlayın ve aynı sayfada daha ayrıntılı bölümlere (atlama bağlantıları) veya ilgili sayfalara, ör. /contact, bağlantı verin.

Uygunluğu sade dille açıklayın

Veliler hızlıca “Uygun muyuz?” kısmını görmek ister. Şunları ekleyin:

• Yaş kesme tarihleri: kesin tarih kuralı (ör. “1 Eylül’e kadar 5 yaşını doldurmuş olmalıdır”).
• İkamet kuralları (varsa): hangi bölgeye hizmet verdiğiniz ve neyin ikamet kanıtı sayıldığı.
• Gerekli belgeler (yüksek düzey): temel olarak burada ID, ikamet kanıtı, aşı kaydı, önceki okul kayıtları gibi şeyleri belirtin; detaylı listeyi daha sonra verin.

Son tarihler ve ailelerin ne zaman haber alacağı

Ana tarihleri açıkça yazın: başvuruların açılış/kapanış tarihleri, varsa kura tarihi ve bildirim penceresi. Başvuruları sürekli inceliyorsanız bunu belirtin ve gerçekçi bir yanıt süresi verin (örn. “10 iş günü içinde”).

Ücretler ve öğrenim hakkında şeffaf olun

Sadece gerçekte sunduğunuz bilgileri listeleyin:

• Başvuru ücreti: $0 ise “Başvuru ücreti yok.” yazın.
• Öğrenim ve program ücretleri: aylık/yıllık seçenekler, yarı zamanlı vs tam zamanlı.
• Opsiyonel maliyetler: kıyafet, yemekler, okul sonrası, geziler.
• Ödeme yöntemleri: kart, banka transferi, nakit/çek, ödeme portalı.

Detaylı fiyatlandırma varsa bunu doğrulamak için /tuition-and-fees sayfasına bağlantı verin.

Gerekli belgeleri listeleyin ve gönderimi kolaylaştırın

Veliler tam olarak ne gerektiğini gördüğünde daha hızlı hareket eder (ve daha sakin hisseder). Belge listenizi basit, yazdırılabilir bir kontrol listesi olarak ele alın—not bir politika dokümanı.

Net bir belge kontrol listesi oluşturun

Sayfa üzerinde kısa, taranabilir bir liste ekleyin (mobil için en uygunu), sade örneklerle. Örnek:

• Çocuğun yaşını kanıtlayan belge (doğum belgesi veya pasaport)
• İkamet kanıtı (fatura veya kira sözleşmesi)
• Aşı kaydı (gerekiyorsa)
• Önceki okul veya gündüz bakımı kayıtları (uygunsa)
• Velayet/vesayet belgeleri (ilgiliyse)

Spesifik olun ve bir öğenin yalnızca gerekli olduğu durumlarda “uygunsa” notu ekleyin.

Gönderim seçeneklerini belirgin yapın

Listenin hemen altında belgelerin nasıl gönderileceğini ve hangi formatların kabul edildiğini açıklayın:

• Yükleme: PDF veya fotoğraf (JPG/PNG), maksimum dosya boyutu
• E‑posta: belirlenmiş bir posta kutusuna gönderme (ör. admissions@…)
• Şahsen: ofis saatleri ve nereye götürüleceği

Çevrimiçi bir kayıt formu kullanıyorsanız, belge listesinin yanında buna bağlantı verin (örneğin, “Gönderim için yükleyin: /enrollment”).

Hem PDF hem mobil dostu seçenekler sunun

Kağıt tercih eden aileler için yazdırılabilir bir “Kayıt Belge Kontrol Listesi” PDF’si sağlayın—ve aynı kontrol listesini mobil kullanıcılar için sayfa üzerinde tutun. PDF’i indirme klasöründe kolay bulunur şekilde adlandırın.

Bir şey eksikse ne olacağını açıklayın

Sonra ne yapacağınızı ve zaman çizelgesini belirtin. Örnek: “Bir belge eksikse, 2 iş günü içinde eksik öğelerin listesini içeren bir e‑posta göndereceğiz. Çocuğunuzun yerini korumak için belirtilen tarihe kadar eksik belgeleri gönderin.”

Basit ve veli dostu kayıt formları oluşturun

Kayıt formları ilginin ilerleyip ilerlemeyeceğinin en kritik anıdır. İyi bir form hızlı, güven verici ve sonraki adımı açıkça belirten bir deneyim sunar.

Doğru form yaklaşımını seçin

Önce bu aşamada velilerden gerçekten neye ihtiyacınız olduğunu karar verin.

Basit bir soru formu (inquiry) süreciniz tur, çağrı veya ilk görüşme içeriyorsa en iyi seçenektir. Bu sürtünmeyi azaltır ve gönderimleri artırır.

Eğer ilk gelen‑ilki alır mantığında veya uygunluğu belirlemek için ayrıntılara ihtiyaç duyuyorsanız, tam başvuru formu kullanabilirsiniz. Bu yolda ilerlerseniz, bunun bir başvuru olduğunu açıkça belirtin ve tamamlanma süresini tahmin edin.

Belirsizseniz önce inquiry formu ile başlayın; gerekli bilgileri daha sonra toplayabilirsiniz.

Kısa ve veli dostu tutun

Hızlı yanıt verebilmeniz için gereken alanları hedefleyin:

• Veli/velayet sahibi adı
• E‑posta ve/veya telefon
• Çocuğun yaşı veya doğum ayı/yılı
• İstenilen başlama tarihi
• Program/konum seçeneği (varsa)

Erken aşamada uzun açılır menülerden ve kişisel hissedilen sorulardan kaçının (hane bilgileri, işveren bilgisi, tıbbi geçmiş). Bunlar gerekiyorsa, sonrasında isteyin.

Açık onay metni ekleyin

Veliler bilgilerin nasıl kullanılacağını bilmek ister. Gönder düğmesinin yakınında kısa bir onay kutusu ekleyin, sade dille:

“I consent to [School Name] using my information to contact me about enrollment and related updates. We do not sell personal data.”

Gizlilik detaylarına göre bağlama göre bir yol verin (ör. /privacy). Eğer pazarlama bültenleri gönderecekseniz, bunlar için ayrı bir onay isteyin.

Spam koruması ve güven verici onay ekleyin

Formlar spam çeker. Mobil kullanıcıları zorlamayan bir CAPTCHA veya eşdeğer anti‑spam aracı kullanın.

Gönderim sonrası sadece “Teşekkürler” değil, sonraki adımları içeren bir onay mesajı gösterin. Örnek:

• Ne zaman yanıt verileceği (örn. “1 iş günü içinde”)
• Kimin iletişime geçeceği (ofis ekibi, kayıt koordinatörü)
• Bir sonraki aşamada ne hazırlamaları gerektiği (tur randevusu, belgeler, ücretler)

Ayrıca bir e‑posta onayı gönderin ki ailelerin kaydı olsun—ve eğer yanıt alamazlarsa başvurabilecekleri net bir iletişim yolu ekleyin (örn. “Bu e‑postaya cevap verin” veya “Arayın: …”).

Modernleştiriyorsanız, formları gerçek web formları olarak uygulayın (PDF yerine) ve sayfalar arasında tutarlı tutun. Hızlı kurulum için Koder.ai, sohbet üzerinden form UX’i oluşturup kaynak kodunu dışa aktarmanıza izin verir.

Açık çağrılar (CTA) ve iletişim yolları ekleyin

Veliler genellikle kayıt sayfasına gelip hemen form doldurmaya hazır olmazlar. Çoğu zaman hızlı bir cevap, insan onayı veya basit bir sonraki adım isterler. Her kayıtla ilgili sayfada bir sonraki adımı netleştirmek sizin işinizdir.

İletişim seçeneklerini her yerde koyun

Enrollment sayfalarında (ve kayıtla ilgili diğer sayfalarda) küçük bir iletişim bloğu tutun, sadece /contact sayfasında bırakmayın. İçeriğe şunları ekleyin:

• Telefon numarası (mobilde dokunularak arama)
• E‑posta adresi (mobilde dokunularak e‑posta)
• Ofis saatleri (ve tipik yanıt süresi hakkında not)

Bu, velilerin okurken soru sormaları ve size ulaşmak için gezinme yapmak zorunda kalmamaları için drop‑off’u azaltır.

“Tur” veya “geri arama” gibi seçenekler sunun

Eğer ekibiniz destekleyebiliyorsa, “Book a tour” veya “Request a call” gibi hafif seçenekler ekleyin. Bu özellikle anaokulu için faydalıdır; aileler genellikle sınıfları görmek ve personelle tanışmak isterler.

Basit tutun: kısa bir form (isim, çocuğun yaşı/sınıfı, tercih edilen zaman, telefon/e‑posta) veya bir planlama aracına bağlantı. Bunu /enrollment sayfasının üstünde ve altına yerleştirerek her zaman bir sonraki adım sunun.

Konum ve lojistiği netleştirin

Birçok kayıt sorusu aslında “Oraya kolayca gelir miyiz?” sorusudur. Aşağıdakileri açık bir konum bölümünde verin:

• Adres
• Park bilgileri
• Bırakma/alma notları (nereden girileceği, yoğun trafik saatleri)

Bu, “Daha sonra sorarım” zihniyetini “Bu hafta ziyaret edelim”e çevirir.

Karar noktalarında yardımcı, göreli bağlantılar kullanın

Veliler harekete hazır olduğunda doğrudan bir sonraki sayfaya götürün—ürün arama oyununa göndermeyin. Göreli bağlantılar kullanın:

• Programlar genel bakışı: /programs
• Kayıt detayları ve adımlar: /enrollment
• İletişim ve ofis bilgileri: /contact

En iyi çağrılar spesifik ve güven vericidir: “Müsaitlik kontrol et”, “Tur talep et”, “Kayda başla” veya “Soru sor”. Terimleri tutarlı kullanın ki veliler her zaman ne olacağını anlasın.

Güven inşa eden içerik ve tasarım yazımı

Veliler hızlıca okulun organize, ilgili ve güvenli olup olmadığını değerlendirir. İçeriğiniz okulun ne sunduğunu, kayıt sürecinin nasıl işlediğini ve ilk günlerin nasıl geçeceğini kolayca anlatmalı—okula özgü kısaltmalar ve dahili terimlerden kaçınarak.

Sade dil kullanın (yeni olan her şeyi açıklayın)

Okula yeni gelen bir veliyle konuşuyormuş gibi yazın. Kısa paragraflar, net başlıklar ve belirli detaylar (“Getirme saati 08:15’te başlar”) tercih edin.

Bir terim kullanmanız gerekirse (ör. “before‑care” veya “extended day”) hemen altında bir satırlık açıklama ekleyin.

Önemli detayları taranabilir yapın

Veliler çoğunlukla telefonda göz atar. Önemli bilgileri madde işaretlerinde verin, son tarihleri vurgulayın ve karşılaştırma gereken yerlerde tablolar kullanın.

Örnek: saatler ve ücretler (basit tablo)

Altına kısa bir not ekleyin: nelerin dahil olduğu (yemek, malzeme, okul sonrası etkinlikler) ve nelerin olmadığını belirtin.

Fotoğrafları dikkatli kullanın (izinlerle)

Gerçek fotoğraflar güven verir—sınıflar, oyun alanları, öğrenci işleri ebeveynlerin bir günün nasıl geçtiğini hayal etmesine yardımcı olur.

Öğrenci fotoğraflarını yalnızca uygun izinler varsa kullanın ve tanımlayıcı detaylardan kaçının (dolaplardaki tam isimler, görünür evraklar).

Kayıt odaklı bir SSS ekleyin

Küçük bir SSS, geri dönüşleri azaltır ve velilerin aklındaki kaygıları gösterir. Örnek sorular:

• “İlk gün/hafta için çocuğumun neye ihtiyacı var?”
• “Ayrılma kaygısıyla nasıl ilgileniyorsunuz?”
• “Veli güncellemelerini nasıl iletiyorsunuz?”
• “Formu gönderdikten sonra sonraki adımlar nelerdir?”

Her ilgili sayfadan /enrollment bağlantısı verin ve ana sayfaları basit bir sonraki adımla bitirin: “Tur planla” veya “Başvuruya başla”.

Siteyi erişilebilir ve mobil öncelikli yapın

Aileler iş arasında, dönüşte veya kısa molalarda kayıt detaylarına bakarlar. Sayfalar okunması zor, yavaş yüklenen veya fare gerektiren bir şekildeyse, ilgi kaybı yaşarsınız—program çok iyi olsa bile.

Her veliye yardımcı olacak erişilebilirlik temelleri

Net yapı ve okunabilir tasarımla başlayın:

• Metin ve düğmeler için güçlü renk kontrastı kullanın (özellikle “Apply” ve “Contact” düğmeleri).
• Başlıkları sıralı kullanın (H2, H3) ki ekran okuyucular ve hızlı bakış yapanlar sayfayı takip edebilsin.
• Bilgilendirici görseller için anlamlı alt metin ekleyin (örn. “Sanat dersinde resim yapan öğrenciler”). Dekoratif görseller için alt metin boş bırakılabilir.
• Menülerin, açılırların, form alanlarının ve gönder düğmelerinin klavye ile çalıştığından emin olun.

Ayrıca başlıkların ve sayfa başlıklarının arama ile uyumlu olmasına dikkat edin. Örneğin “Admissions” yerine “Kindergarten Enrollment Requirements” veya “Enrollment Timeline and Tuition” gibi daha açıklayıcı başlıklar kullanın.

Okulunuz destekleyebiliyorsa bir erişilebilirlik bildirimi yayınlayın (ör. /accessibility). Pratik tutun: neler yapıldığını, nelerin iyileştirildiğini ve ailelerin nasıl yardım talep edebileceğini yazın.

Mobil öncelikli performans (formlar yarıda kalmasın)

Mobilde kayıt bilgisi büyük ölçüde hız ve sadelikle ilgilidir:

• Görselleri sıkıştırın; ağır sliderlar veya arka plan videolarından kaçının.
• Kısa paragraflar ve hızlı yüklenen sayfalar kullanın.
• Gerekli alanlarla kısa formlar kullanın; uzun soruları ilk iletişimden sonra isteyin.
• Düğmeler ve form kontrolleri için büyük dokunma hedefleri kullanın;

Yayına almadan önce, ana kayıt yollarınızı bir telefonda yalnızca başparmakla ve zayıf Wi‑Fi ile test edin; akış zahmetsizse hazırdır.

Öğrenci verileri için gizlilik ve güvenlik

Kayıt içerikleri doğal olarak kişisel bilgileri içerir. Veliler daha fazla paylaşmaya ve güven duymaya eğilimlidirlerse, okul web sitenizin ne topladığı, neden topladığı ve nasıl koruduğu konusunda açık olması gerekir.

Gerçekten ihtiyaç duyduğunuz kadarını toplayın

İlk başvuruda yalnızca gerekli bilgileri toplayın (ör. çocuğun adı, yaş/sınıf, veli iletişim bilgileri). Yasal olarak gerekli olmadıkça hassas verileri erken aşamada istemeyin.

Website üzerinden erken istemenizden kaçınılması gereken örnekler: tam tıbbi geçmiş, kimlik belgelerinin kopyaları veya ayrıntılı velayet belgeleri. Bunlar sonrasında güvenli, kontrollü kanallarla toplanmalıdır.

Açık, sade bir gizlilik bildirimi yayınlayın

Her kayıt formunun yanında kısa bir gizlilik notu, ardından daha ayrıntılı bir politika sayfasına (ör. /privacy) bağlantı ekleyin. Açıkça yazın:

• Ne saklıyorsunuz (form verileri, ekler, zaman damgaları)
• Neden saklıyorsunuz (kayıt işlemi, takip)
• Ne kadar süre saklıyorsunuz (örn. “kabul edilmezse 90 gün”)
• Kimlerin erişimi var (sadece kayıt ekibi)

Belirsiz ifadelerden kaçının; veliler spesifik bilgi ister.

Gönderimleri transit ve depolamada koruyun

Form sayfalarında HTTPS kullanın. Gönderimleri yalnızca yetkili personelin görebildiği şekilde sınırlandırın.

E‑posta konusunda dikkatli olun: tam başvurular ve ekler e‑posta ile gönderildiğinde iletiler kolayca paylaşılabilir veya gelen kutusu güvenliği ihlal edilebilir. Eğer e‑posta bildirimleri gerekiyorsa, tam içerik yerine güvenli bir yönetici alanına bağlantı içeren “yeni gönderim alındı” bildirimleri gönderin.

Barındırma/platform seçiminde verilerin nerede depolandığını sorun. Örneğin Koder.ai AWS üzerinde çalışır ve farklı bölgelere dağıtım yapabilir—veri yerleşimi ve gizlilik gereksinimleri olduğunda bu faydalı olabilir.

Sahiplik: verileri kim alır, saklar ve siler

Yayına almadan önce iş akışını belgeleyin:

• Hangi rol gönderimleri alır ve eksikliği kim kontrol eder
• Veriler nerede saklanır (site veritabanı, güvenli sürücü, kayıt sistemi)
• Ne zaman ve nasıl silinir (zamanlanmış temizleme, isteğe bağlı silme)

Açık dahili kurallar hataları azaltır ve gizlilik taahhütlerinizi gerçek yapar.

Yayına alma, test etme ve kayıt bilgilerini güncel tutma

Bir okul sitesi bitmiş görünebilir ama aileleri son adımda başarısız kılabilir: bozuk bir form, eksik bir tarih veya kimsenin cevaplamadığı bir telefon numarası. Yeni kayıt bilgilerinizi geniş çapta paylaşmadan önce hızlı ama kapsamlı bir yayın kontrolü yapın—ardından yıl boyunca güncel kalmasını sağlayacak basit bir rutin belirleyin.

Pratik bir yayına alma kontrol listesi

Bir veli gibi test edin: telefonda, akşam saatlerinde, sınırlı süreyle.

• Her link ve indirmeyi kontrol edin: kayıt formları, ücret PDF’leri, takvimler, el kitapları ve tüm “gerekli belgeler” listeleri.
• Her formu gönderin: online kayıt formu dahil; doğru posta kutusuna gidip gitmediğini, net bir onay mesajı gösterip göstermediğini ve gereksiz hesap oluşturma zorunluluğu olup olmadığını kontrol edin.
• Mobil düzeni kontrol edin: düğmeler kolay dokunulabilir olmalı, metin taşmamalı ve ana CTA’lar (Apply, Schedule a Tour, Contact Admissions) görünür olmalı.
• Yüksek öneme sahip detayları düzeltin: son tarihler, başlangıç tarihleri, yaş kesme tarihleri, ücretler, saatler ve iletişim bilgileri. Bir yazım hatası bile çok sayıda iletişim sorununa yol açabilir.

Eğer özel bir kayıt sayfanız varsa, ana menüden ve ana sayfadan erişilebilir olduğundan emin olun—velilerin kayıtın nerede olduğunu tahmin etmeleri gerekmemeli.

Hafif bir bakım rutini belirleyin (bilgilerin güvenilir kalması için)

Güncelliğini yitirmiş sayfalar güveni sessizce aşındırır. Bir kişi sorumlu atayın (herkes değil) ve bir kontrol periyodu belirleyin.

Basit bir aylık kontrol genelde yeterlidir:

• Son tarihler ve kayıt pencereleri
• Takvim öğeleri (açık evler, turlar, tatiller)
• Personel bilgileri (kayıt irtibatı, ofis saatleri)
• Politika dokümanları (ücret, iade, sağlık gereksinimleri, geliş/gidiş düzeni)

Sezonluk değişiklikler için hatırlatıcılar koyun—örn. kayıt açılmadan 6 hafta önce ve kapanmadan 1 hafta önce.

Sürekli değişiklik yapan ekipler için, güvenli değişiklik ve hızlı geri alma olanağı sağlayan bir iş akışı kullanın. Koder.ai gibi platformlar snapshot ve rollback desteği sunarak güncellemelerin yol açtığı riskleri azaltabilir.

Basit analizlerle (gereksiz veri toplamadan) takip edin

Velilerin en çok neyi kullandığını görmek için gizliliğe duyarlı analizler ekleyin: Enrollment sayfası, ücret bilgisi, belge listesi veya tur planlama gibi. Sayfa görüntülemeleri ve en popüler yollar gibi özetlere odaklanın, kişisel profiller oluşturmaktan kaçının.

Bu, sürtünmeyi erken fark etmenize (ör. anaokulu kayıt sayfasını çok kişi ziyaret ediyor ama form doldurma az) ve metin, CTA yerleşimi veya açıklığı iyileştirmenize yardımcı olur—gereksiz veri toplamadan.

Yayına alma öncesi hızlı bir tarama isterseniz, basit bir /blog/school-website-checklist uyarlayıp her güncellemede çalıştırın.