Sözleşme yenilemelerini takip eden, uyarılar gönderen ve riskleri izleyen bir web uygulamasını planlamayı, tasarlamayı ve inşa etmeyi öğrenin; net iş akışları, güvenlik ve entegrasyonlar dahil.
Bir sözleşme yenileme ve risk uygulaması pahalı “sürprizleri” önlemek için vardır: son tarihler kaçırıldığında yapılan yenilemeler, sizi bir dönem daha bağlayan otomatik yenileme maddeleri ve haberiniz olmadan gelen yükümlülükler (bildirim süreleri, fiyat artışları, minimum taahhütler, fesih ücretleri, sigorta gereklilikleri).
Çoğu ekip yenilemeleri e-posta dizilerinde veya e-tablolarda takip eder. Bu şu durumlarda başarısız olur:
Sonuç; önlenebilir harcamalar, gerilen tedarikçi/müşteri ilişkileri ve son dakika hukuk incelemeleridir.
Bu uygulama, tam bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) platformuna zorlamadan birden çok rolü desteklemelidir:
Erken aşamada ölçülebilir sonuçları tanımlayın:
Kapsamı dar tutun: yenileme uyarıları ve sözleşme risk izleme, tam bir CLM değil. Bu, temel tarihler, sahipler, hatırlatıcılar ve risk işaretlerini düzenlemek demektir—ekiplerin daha erken ve güvenle harekete geçebilmesi için.
Bir yenileme-ve-risk uygulaması, insanların sözleşmelerle nasıl gerçekten ilgilendiğiyle örtüştüğünde başarılı olur—kim dokunuyor, hangi kararlar veriliyor ve nerede devralmalar kırılıyor.
Admin çalışma alanını kurar: kullanıcılar, departmanlar, şablonlar, varsayılan hatırlatma programları ve (ileride) entegrasyonlar. Ayrıca “iyi veri”nin ne olduğunu belirler.
Sözleşme sahibi sonuçlardan sorumludur (zamanında yenileme, kötü koşullardan kaçınma). Sözleşmeleri yüklemeli, ana tarihleri onaylamalı, inceleyiciler atamalı ve uyarılara göre hareket etmelidir.
İnceleyen/onaylayan (hukuk, finans, satınalma) risk ve uyum üzerine odaklanır. Net bir kuyruk, değişiklik talep etme yöntemi ve basit onay/red akışı gerekir.
Görüntüleyici (satış operasyonları, liderlik) hiçbir şeyi düzenlemeden durum, tarihler ve risk özetlerini salt okunur olarak görmelidir.
Sözleşmeleri yükleme ve saklama: temel meta verilerle tek bir yerde.
Alan çıkarma ve onaylama: başlangıç/bitiş tarihi, yenileme penceresi, bildirim süresi, otomatik yenileme, fiyat artışları, uygulanacak hukuk gibi ana alanlar.
Hatırlatıcı ayarlama: sahiplikle birlikte: “bu uyarıdan kim sorumlu?”.
Risk incelemesi: hafif iş akışı—işaretle → yorumla → ata → çöz.
KOBİ’ler için hızlı olun: daha az rol, minimum onay adımları ve basit hatırlatıcılar.
Kurumsal için ise daha sıkı izinler, çok adımlı onaylar ve ağır denetim gereksinimleri bekleyin—daha fazla kurulum ve uzun onboarding süreci.
Erken karar verin kimler şunları yapabilir:
E-posta kutularında saklanan sözleşmeler, belirsiz sahipler, kaçırılan bildirim pencereleri, tutarsız yenileme kuralları ve “hukuk darboğazları” gibi kalıpları arayın—bunların çoğu dağınık veri ve belirsiz talepler yüzünden oluşur.
Sadece bir “yenileme tarihi” yakalarsanız, uygulama hâlâ önemli anları kaçırır—örneğin bitiş tarihinden 60 gün önce gizli bildirim son tarihi ya da sözleşmeyi sessizce bir yıl daha uzatan otomatik yenileme maddesi.
Tarihleri tek bir uyarıyı değil, birden çok uyarı noktasını destekleyecek şekilde izleyin:
İpucu: hem ham sözleşme dilini hem de normalleştirilmiş tarihleri saklayın. Bir anlaşmazlık çıktığında kullanıcılar kaynağı görmek ister.
Yenilemeler genellikle parayla ilgilidir. Bütçeleme ve pazarlığı etkileyen parçaları yakalayın:
Risk izleme, yükümlülükler sorgulanabilecek şekilde yapılandırıldığında en iyi şekilde işler, ancak yine de orijinal maddeyle bağlantılı kalmalıdır:
Bu, bir sözleşme kaydını yönetilebilir bir iş akışına dönüştürür:
Yenileme ve risk kararları en son kabul edilen hükümlere bağlıdır. Şunları takip edin:
Pratik bir sonraki adım, “Aktif” durum için gerekli minimum alan setini tanımlamak ve geri kalan her şeyi kullanıcılardan işe yaradığı kanıtlanana kadar isteğe bağlı tutmaktır.
İyi bir sözleşme uygulaması veri modeline bağlıdır. Amaç her maddeyi modellemek değil—yenileme hatırlatıcılarını, risk görünürlüğünü ve sorumluluğu destekleyecek yeterli yapıdaki veriyi saklamak ve öğrenirken veritabanını kolayca değiştirebilmek.
En azından şunlara ihtiyacınız var: (1) belgeleri saklayacak bir yer, (2) çıkarılan alanları (belirsizlikle) yakalayacak bir yöntem, (3) insanların gerçekten çalıştığı şekilde bir yenileme programı, (4) üzerinde işlem yapılabilecek bir risk kaydı ve (5) denetim izi.
Documents
Dosyayı kendisi yerine dosya depolamaya işaret eden bir documents tablosu oluşturun. İçerik: depolama işaretçisi (ör. S3 anahtarı), versiyon numarası, checksum (kopya/değişiklik tespiti) ve kaynak (e-posta yüklemesi, entegrasyon, manuel). Aynı sözleşme iki kez yüklendiğinde veya imzalı kopyayla değiştirildiğinde sistemi öngörülebilir tutar.
Extracted fields
Onlarca nullable sütun yerine, extracted_fields tablosunu anahtar/değer çiftleriyle, confidence ve source_page/section referansıyla kullanın. Bu, yeni alanlar eklemeyi (örn. “otomatik-yenileme bildirim süresi”) migration yapmadan kolaylaştırır ve doğrulamayı hızlı kılar.
Yenilemeleri tek bir tarih değil, bir program olarak modelleyin. renewal_schedules tablosu bir sözleşme için birden çok hatırlatıcıyı, saat dilimlerini ve iş-günü kurallarını (örn. “hatırlatma hafta sonuna denk geliyorsa Cuma gönder”) desteklemelidir. Bu, “bir uyarı gönderdik” ile “birisi zamanında gördü” arasındaki farktır.
risk_items tablosunu şiddet, kategori, gerekçe ve durum (açık/kabul edildi/azaltıldı) ile kullanın. Hukuk dışı ekiplerin de aksiyon alabilmesi için insan tarafından okunabilir tutun.
Son olarak, kim neyi ne zaman değiştirdiğini yakalamak için audit_logs tablosu oluşturun (mümkünse alan seviyesinde). Bu, tarihler veya risk durumları baskı altında düzenlendiğinde güveni korur.
Yenileme uyarıları ve risk bayrakları, arkasındaki sözleşme verisi kadar iyidir. Alımı bir boru hattı olarak ele alın: dosyaları yakalayın, ana alanları çıkarın, doğrulayın, sonra hem belgeleri hem de yapılandırılmış meta veriyi depolayın.
Basit bir yükleme akışı ile başlayın; PDF ve yaygın ofis formatlarını destekleyin. Tarama belgeleri için OCR/metin çıkarımı (sunucu tarafında veya bir servis sağlayıcı aracılığıyla) sunun. Her zaman manuel giriş seçeneği bulundurun—bazı sözleşmeler e-posta metni, eksik ekler veya kötü taramalar halinde gelir.
Pratik bir UX: yükle → algılanan metin önizlemesini göster → birkaç zorunlu alanı (tedarikçi, sözleşme adı, başlangıç tarihi, yenileme tarihi) isteyin; sonra “tam” çıkarıma geçin.
Çoğu ekip katmanlı bir yaklaşımla başarılı olur:
Amacınız mükemmel otomasyon değil—insan yazımını azaltırken doğruluğu yüksek tutmaktır.
Bir inceleme kuyruğu oluşturun ve şunları öne çıkarın:
İnceleyiciler önerilen bir değere tıklayıp düzenleyebilmeli ve “doğrulandı” olarak işaretleyebilmelidir. Kim tarafından doğrulandığını denetim için kaydedin.
Orijinal sözleşme dosyalarını nesne depolamada (ör. S3-uyumlu) saklayın; böylece versiyonları ve büyük belgeleri ekonomik tutabilirsiniz. Çıkarılan alanları, tarafları, yenileme koşullarını ve risk etiketlerini hızlı arama, raporlama ve uyarı işler için veritabanına kaydedin.
Kullanıcıların verilere güvenmesi için her çıkarılan alan için bir “kaynak gösterici” tutun: sayfa numarası, metin aralığı offsetleri ve/veya madde kesiti. UI’da “Sözleşmede görüntüle” gibi bir bağlantı göstererek vurgulanmış maddeye atlayın. Bu, özellikle yenileme tarihleri, bildirim süreleri ve sorumluluk sınırları için anlaşmazlıkları azaltır ve incelemeleri hızlandırır.
Yenileme uyarıları, insanlar onlara güvendiğinde ve hızlıca harekete geçebildiğinde işe yarar. Amaç “daha fazla bildirim” değil—doğru zamanda gelen, daha az ama daha doğru ve yapılacak bir sonraki adımı net söyleyen bildirimlerdir.
Küçük ama yüksek sinyal setiyle başlayın:
Her uyarı sözleşme adı, karşı taraf, kritik tarih ve tek bir birincil eylem içermelidir (örn. “Sahibi ata”, “Hukuk incelemesi iste”, “Bildirim tarihini onayla”).
Önce e-posta + uygulama içi bildirimlerle başlayın. E-posta erişim için, uygulama içi bildirimler ise iş akışı için iyidir. Slack/Teams gibi entegrasyonları, uyarı içeriği ve sahiplik modeli oturduktan sonra ekleyin.
Aynı uyarıyı varsayılan olarak her kanaldan göndermekten kaçının. Kanalları kullanıcı veya ekip bazında isteğe bağlı yapın.
Hafif kontrol seçenekleri sunun:
Bildirim son tarihleri ve otomatik yenileme riskleri için gerçek zamanlı, “yaklaşan yenileme” ve eksik alanlar için günlük veya haftalık özet kullanın.
Ayrıca çoğaltmayı önleyin: bir sözleşme zaten “Müzakerede” durumundaysa tekrarlayan hatırlatmaları bastırın ve onu tek bir özet satırı olarak gösterin.
Tarih değişikliklerini birinci sınıf olaylar olarak ele alın. Bir ek, bitiş/bildirim tarihlerini kaydırırsa uygulama şunları yapmalı:
Bu ayrıntıları doğru yapmak, uyarıların gürültü yerine faydalı hissetmesini sağlar.
Risk izleme, bağlamınızda “risk”in ne anlama geldiğini tanımladığınızda ve bu tanımı tutarlı tuttuğunuzda en iyi şekilde çalışır. Çoğu sözleşme ekibi dört kovaya önem verir:
Herhangi bir karmaşıklığa girmeden önce, yaygın yenileme sorunlarını yakalayan küçük bir açık kural seti gönderecek şekilde başlayın:
Bunlar kullanıcılara açıklanması ve test edilmesi kolay kurallardır.
Kurallar çalışınca, ekiplerin önceliklendirme yapabilmesi için bir puan katmanı ekleyin.
Ciddiyet seviyeleri (Düşük/Orta/Yüksek) ve ağırlıklı kategoriler (örn. düzenlemeye tabi müşteriler için uyumluluk daha yüksek ağırlık alır) kullanın. Ayrıca çıkarma kalitesine bağlı bir güven göstergesi ekleyin (örn. “Yüksek güven: madde sayfa 7’de bulundu” vs “Düşük güven: ifade belirsiz”).
Her bayrak iki soruya cevap vermeli: Neden bu risk var? ve Sonraki adım ne olmalı? Tetikleyici maddeyi, çıkarılan alanları ve hangi kuralın tetiklendiğini gösterin.
Risk, çözümle sonuçlanmazsa faydasızdır. Şunları ekleyin:
Bu, “risk izleme”yi kimsenin güvenmediği bir panodan ziyade denetlenebilir, tekrarlanabilir bir sürece dönüştürür.
İyi bir yenileme ve risk özelliği, insanların önemli olanı göremediği veya eyleme geçmek için çok fazla tıklama gerektiği durumlarda başarısız olur. Her sözleşmenin net bir durumu ve her uyarının aşikar bir sonraki adımı olduğu sakin, öngörülebilir bir arayüz hedefleyin.
Günlük işleri kapsayan küçük bir ekran setiyle başlayın:
Bileşenleri basit ve tıklanabilir tutun:
Her bileşen filtrelenmiş bir liste açmalı, ayrı bir rapor ekranı değil.
Sözleşme listeniz bir kontrol paneli gibi hissettirmeli. Karşı taraf, sahip, tarih aralığı, risk seviyesi ve durum (Taslak, Aktif, Yenileme Bekliyor, Feshedildi) için hızlı filtreler sağlayın. Aynı etiketleri gösterge panelinde, listede, detay sayfasında ve bildirimlerde tutarlı kullanın ki kullanıcılar anlamı yeniden öğrenmek zorunda kalmasın.
Takvim görünümü ekiplerin iş yükünü planlamasına yardımcı olur; sözleşme detayındaki zaman çizelgesi ise bağlamı gösterir. Ana kilometre taşlarını gösterin: bildirim tarihi, yenileme tarihi, fesih tarihi ve “hukuk incelemesi vadesi” gibi iç kontrol noktaları. Her kilometre taşını izinlerle düzenlenebilir yapın ve kim değiştirdiğini gösterin.
Açık dil kullanın (“Yenileme bildirimi 14 gün içinde”, “T-14” yerine). Klavye dostu tablolar, net odak durumları ve yüksek kontrastlı rozetler tercih edin.
Bir liste boşsa nedenini açıklayın (“Mevcut kurallara göre yüksek riskli öğe yok”) ve bir sonraki eylem önerin (örn. “Risk kuralları ekle” metni gösterin).
Bir yenileme-ve-risk uygulaması, sözleşmelerin zaten bulunduğu yerlere ve insanların zaten iletişim kurduğu kanallara sığdığında işe yarar. Entegrasyonlar manuel kopyala/yapıştır’ı azaltır, paydaşları döngüde tutar ve uyarılarınızı belgelerle ilişkilendirdiği için güvenilirlik sağlar.
Çoğu ekip sözleşmeleri tek bir yerde saklamaz. Kullanıcıların olduğu yere uygun içe aktarmalar planlayın:
İyi bir desen: al → ana alanları çıkar → insan incelemesi → sözleşme kaydına yayınla. Çıkarma mükemmel olmasa bile entegrasyon dosyaları ve meta veriyi merkezileştirerek zaman kazandırır.
Yenileme hatırlatıcıları günlük iş akışıyla aynı akışta geldiğinde daha etkilidir:
Kullanıcıların sessiz saatleri, yükseltme kuralları (örn. 30/14/7 gün) ve sahibi teyit etmezse kimlerin bildirileceğini seçmelerine izin verin.
API’yi küçük ama pratik tutun:
CRM/ERP veya ticketing araçlarına yakın gerçek zamanlı güncelleme için webhook’lar kullanın. Tasarım ipuçları ve versioning için /blog/api-best-practices metnini referans alın.
Adminler erken dönemde dışa aktarma isteyecektir. CSV dışa aktarımlarını (sözleşmeler, yenilemeler, risk bayrakları) ve üç aylık incelemeler için denetim günlükleri dışa aktarımını destekleyin.
Plan kapsamına hangi özelliklerin dahil olduğunu bilmiyorsanız, bunu /pricing metninde netleştirin.
Güvenlik sözleşme uygulaması için “sonra” bir özellik değildir. Ticari koşullar, yenileme tarihleri ve hassas risk notları saklanacağı için ilk sürümden itibaren sağlam bir temel atmaya değerdir.
MVP için e-posta/parola ile çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) (TOTP uygulamaları veya passkey’ler) destekleyin. Hız sınırlama ve hesap kilitleme gibi temel korumaları ekleyin.
Kimlik katmanını SSO eklemek üzere (Okta, Azure AD, Google Workspace için SAML/OIDC) ileride genişletebilecek şekilde tasarlayın. Hemen uygulamıyor olsanız bile kullanıcı kimliklerini ve organizasyon modelini temiz tutun ki migration zorunlu kalmasın.
Yeni kullanıcıların sadece gerekli gördüklerini görmesi kuralı ile başlayın.
Bu ürün tipi için yaygın roller:
Ayrıca rolün ötesinde kapsamlar düşünün—ör. departman, tedarikçi grubu veya bölge bazında erişim—böylece finans ekibi otomatik olarak hukukun çalışmalarını görmez.
Veriyi taşınırken (HTTPS her yerde) ve saklanırken (veritabanı şifreleme, şifreli yedekler) şifreleyin. Kimlik bilgileri ve API anahtarlarını uygun bir gizli yöneticide saklayın (kod deposundaki ortam değişkenleri yerine). Anahtarları periyodik olarak ve personel değişikliklerinde hemen döndürün.
Sözleşme kararları bir kağıt izi gerektirir. Aşağıdaki gibi olayları kaydedin:
Denetim günlüklerini aranabilir ve filtrelenebilir yapın; bunları normal adminlerin düzenleyemeyeceği şekilde koruyun.
Farklı şirketlerin farklı gereksinimleri vardır. Yapılandırılabilir saklama (örn. denetim günlüklerini 1–7 yıl arasında saklama) ve sözleşmeler ile kullanıcılar için silme iş akışları sunun. Ne silindi, ne anonimleştirildi ve neyin uyumluluk için tutulması gerektiğini belgeleyin.
Bir MVP, bir şeyi kanıtlamalı: kullanıcılar bir sözleşme yükleyebilmeli, birkaç temel tarihi ve koşulu yakalayabilmeli ve güvenilir yenileme hatırlatıcıları ile küçük bir risk bayrağı seti alabilmelidir. Diğer her şey yinelemeye bırakılabilir.
Başlangıç olarak:
Kanıtlanmış, güvenilir parçalar seçin:
Eğer amaç iş akışlarını, gösterge panolarını, uyarıları ve izinleri hızla doğrulamaksa, Koder.ai gibi bir prototiplendirme platformu prototipleme ve hızlı dağıtımda yardımcı olabilir. Sohbette yenileme uyarıları ve risk izleme akışlarını tarif ederek ekran ve temel uygulama yığını (React frontend, Go backend, PostgreSQL) üretebilir, dağıtım, anlık görüntü/geri alma ve kaynak kodu dışa aktarma desteği sağlar.
Zaman tabanlı veya yavaş işlemler için arka plan çalışanları kullanın:
Testleri şu konulara odaklayın:
İki ortamla gönderin (staging + production), otomatik migrationlar ve günlük yedeklemeler ile. Temel izleme ekleyin (erişilebilirlik + hata takibi) ve bir olay kontrol listesi hazırlayın: kuyruk birikimi, e-posta sağlayıcı kesintileri ve yedekten geri yükleme adımları.
MVP’yi göndermek sadece başlangıçtır. Gerçek soru; yenilemelerin daha erken yönetilip yönetilmediği ve riskin zamanında tespit edilip edilmediğidir—uyarı yorgunluğu yaratmadan.
Yenileme uyarıları ve uygulama içi görevler etrafında davranışı izleyin:
Açılma oranı yüksek ama işlem süresi yavaşsa, uyarı metni iyi olabilir ama tık sonrası iş akışı belirsiz demektir.
Yenileme hatırlatıcıları ve risk izleme güvenilir alıma bağlıdır:
Bu metrikler, ekiplerin korunduklarını sandıkları ama uyarıların gelmediği sessiz hataları önler.
Her risk bayrağında basit bir kontrol ekleyin: “Yanlış bayrak” / “Kaçırılan risk” ve bir not alanı. Bunu yanlış pozitif/negatifleri etiketlemek ve zaman içinde risk puanlama kurallarını ayarlamak için kullanın.
Kullanım stabil hale geldikten sonra yaygın sonraki adımlar:
Doğrulayın:
/help, /contact)Bir sözleşme yenileme ve risk uygulaması, sözleşme hükümlerini yapılandırılmış tarihler, sahipler ve uygulanabilir uyarılar haline getirerek kaçırılan bildirim pencerelerini, istenmeyen otomatik yenilemeleri ve gizli yükümlülükleri önler. Amacı, son dakika telaşını azaltmak ve gereksiz harcamaları engellemektir—tam bir CLM dağıtımı gerektirmeden.
E-tablolar başarısız olur çünkü ana şartlar PDF’lerin içinde saklanır, sahiplik belirsizdir ve iş akışı e-posta, sohbet ve hafızada dağılır. Uygulama şunları ekler:
İlk sürüm için en az dört rolü tasarlayın:
İzinleri açık tutun (kim tarihleri düzenleyebilir, hatırlatmaları değiştirebilir, dışa aktarabilir, silebilir).
Güvenilir yenileme uyarılarını çalıştırmak için en azından şu alanları yakalayın:
Hem hem de saklayın denetim için.
Yenilemeleri tek bir tarih değil, bir takvim olarak modelleyin. İyi bir yapı şunları desteklemeli:
Bu, “bir uyarı gönderdik” ama zamanında ulaştırmadık sorununu engeller.
Bir boru hattı kullanın:
Gerçek dünyadaki sözleşmeler düzensiz olduğu için her zaman manuel giriş seçeneği bırakın.
Güven, izlenebilirlikten gelir. Her çıkarılan alan için bir kaynak gösterici (sayfa numarası, kesit veya metin aralığı) saklayın ve kullanıcı arayüzünde “Sözleşmede gör” diye atlayacak bir bağlantı gösterin. Değerler tartışıldığında kullanıcılar orijinal dili hızla doğrulayabilir.
Küçük, yüksek sinyal setiyle başlayın:
Her uyarının birincil eylemi net olsun (sahibi ata, inceleme iste, bildirim tarihini doğrula) ve önce e-posta + uygulama içi kanallar olsun.
Kullanımı kolay ve test etmesi basit kural tabanlı bayraklarla başlayın, örneğin:
Sonra ağırlıklı kategorilerle (Düşük/Orta/Yüksek) puanlama ekleyin ve neden tetiklendiğini ve sonraki adımı her zaman gösterin (atama, yorum, kabul/etkinleştirme/yanlış pozitif olarak kapatma).
Başarıyı gösteren metrikler ve güvenilirlik ölçümleri:
Bu göstergeler uyarıların harekete geçirip geçirmediğini ve boru hattının güvenilir olup olmadığını gösterir.