Uyumluluk eğitimini atama, tamamlama takibi, hatırlatmalar gönderme ve denetime hazır raporlar üretme adımlarını öğrenin — baştan sona rehber.

Ekran taslağı çizmeye veya teknoloji yığını seçmeye başlamadan önce uygulamanın kime hizmet edeceğini ve denetçilere ne kanıt sunması gerektiğini netleştirin. Uyumluluk araçları çoğunlukla kod yüzünden değil, hedefler belirsiz olduğu ve kanıtlar denetçilerin beklentileriyle örtüşmediği için başarısız olur.
Bir uyumluluk eğitim web uygulamasında genellikle en az beş kitle vardır:
Her rol için 2–3 ana görev yazın (ör. “Yönetici, bölümü için geciken öğrenenlerin listesini dışa aktarır”). Bu görevler v1 öncelikleriniz olur.
İlk günden destekleyeceklerinizi belgeleyin:
Kural detaylarını yakalayın: son tarihler, sona erme, hoşgörü süreleri ve birinin rolü değiştiğinde ne olduğu.
İnşa edeceğiniz sonuçları netleştirin: tamamlama takibi, uyumluluk sertifikaları ve denetime hazır kanıt (zaman damgaları, versiyonlar, beyanlar).
v1 sınırlarını açıkça belirleyin (ör. “yazar aracı yok”, “onay dışında quiz yok”, “dış içerik pazaryeri yok”).
Son olarak, ölçülebilir başarı metrikleri seçin:
Araçları veya ekranları seçmeden önce uygulamanızın ne bilmesi (veri) ve ne yapması (iş akışları) gerektiğini netleştirin. Temiz bir veri modeli, ileride raporlama, hatırlatmalar ve denetim kanıtlarını çok daha kolay hâle getirir.
Küçük bir varlık setiyle başlayın ve sadece bir cümleyle açıklayabileceğiniz eklemeler yapın:
Yararlı bir kural: raporda görünmesi gereken her şey açıkça temsil edilmelidir (ör. “atanma son tarihi” serbest metin içinde gizli olmamalıdır).
Verilerinizi denetim kanıtı oluşturan eylemler etrafında modelleyin:
Erken karar verin:
Bu aşamada hangi kayıtların denetimler için saklanması gerektiğini işaretleyin—genellikle atanmalar, tamamlamalar, quiz sonuçları ve sertifikalar—ve bir saklama süresi ekleyin (örn. 3–7 yıl) ki sonradan yeniden tasarım yapmayın.
İlk sürüm için hedef: kurs oluşturma, temel atamalar, öğrenen tamamlaması, sertifika üretimi ve basit bir durum raporu. Temel veriler doğru olduğunda diğer her şey eklenti olarak gelir.
Roller ve izinler, uyumluluk eğitim uygulamalarını ya kolay yönetilebilir yapar ya da “bunu kim değiştirdi?” karışıklığının kaynağı olur. Küçük bir rol setiyle başlayın, izinleri açıkça belirleyin ve her anlamlı değişikliği kaydedin.
Pratik bir temel:
Rolleri örgütsel yapıdan ayrı tutun. Bir uyumluluk yetkilisi aynı zamanda yönetici olabilir; bu yüzden bir kişiye birden fazla rol atamayı destekleyin.
Belirsiz erişim seviyeleri yerine, eylemleri listeleyin ve rollere eşleyin. Örnekler:
Varsayılan olarak “en az ayrıcalık” ilkesini kullanın ve yöneticilerin fazladan görmesini önlemek için kapsam kuralları (bölüm, konum, iş rolü) ekleyin.
Taşeronlar için davetiye bağlantıları veya e-posta davetleri ve sınırlı erişim kullanın: sadece atanan modülleri, son tarihleri ve kendi sertifikalarını görmeliler. Şirket genel dizinlerine veya raporlara erişim vermekten kaçının.
Oryantasyonda ne olacağı (otomatik rol + grup ataması), pasifleştirmede (erişim engellenir, kayıtlar saklanır) ve yeniden işe alımda (geçmişi korumak için aynı kullanıcı kaydını yeniden etkinleştirme) ne olacağını tanımlayın.
İçerik düzenlemeleri, atama değişiklikleri, son tarih değişiklikleri, muafiyetler, tamamlamayı geçersiz kılmalar, sertifika yeniden düzenlemeleri ve izin güncellemeleri gibi ana olaylar için kim, ne zaman yaptı kaydedilsin. Eski ve yeni değerleri, eylemi yapanı, zaman damgasını ve (ilgili ise) gerekçeyi saklayın—böylece denetimler delil, dedektiflik çalışması olmaz.
Bir uyumluluk eğitim web uygulaması, öğrettiği netlik ve “ben bunu tamamladım” ifadesini güvenilir şekilde yakalayıp yakalayamamasına göre başarılı olur veya başarısız olur. Çalışanların ne bekleyeceklerini her zaman bilecekleri tutarlı bir kurs yapısı tasarlayın.
Çoğu uyumluluk kursu modüller → dersler şeklinde iyi işler; her ders şu öğeleri içermelidir:
Onayları açık tutun ve belirli politika/versiyona bağlayın ki denetimler sırasında geçerli olsun.
Yaygın formatlar için plan yapın: video, PDF, web bağlantıları, ve basit metin sayfaları.
Tedarikçi eğitim paketleri gerekiyorsa, SCORM veya xAPI desteklemeyi değerlendirin—ancak bunun izleme ve başlatma davranışını etkilediğini unutmayın, bu yüzden gerçekten gerekliyse ekleyin.
Uyumluluk içeriği değişir. Sisteminizin adminlerin yeni bir versiyon yayınlamasına izin verirken önceki tamamlamaları bozmaması gerekir. Pratik yaklaşım:
Birden fazla bölgede çalışıyorsanız çoklu dil, zaman dilimleri ve yerel tarih formatları (örn. 12/11 vs 11/12) için plan yapın. Erişilebilirlik için video altyazıları/transkriptler, tam klavye navigasyonu ve okunabilir düzenler (net başlıklar, iyi kontrast, makul satır uzunluğu) ekleyin. Bu seçimler tamamlanma oranlarını artırır ve destek taleplerini azaltır.
Atama ve zamanlama mantığı, uygulamanın “otomatik” hissetmesini sağlar. Amaç, doğru kişilerin doğru eğitimi doğru zamanda almasını sağlamaktır—yönetici tabloları yapmadan.
Atamaları tek seferlik kararlardan ziyade kurallar olarak modelleyin. Yaygın kural girdileri: bölüm, iş rolü, konum, risk seviyesi ve işe giriş tarihi. Kuralları okunabilir yapın (“CA’deki tüm depo personeli HazMat Temelleri'ni tamamlamalı”) ve sürümleyin ki bir denetimde hangi kuralın aktif olduğu kanıtlanabilsin.
Pratik bir desen: Kural → Hedef grup → Eğitim öğesi → Takvim. Bir önizleme modu gösterin: “Bu kural kaydedilirse kim atanacak” hatalı kitlesel atamaları önlemek için.
Birkaç net zamanlama türünü destekleyin:
Son tarihleri basit bir politikayla tanımlayın: “atanmadan X gün sonra” veya “sabit tarih”. Tekrarlar için sonraki döngünün tamamlanma tarihinden mi yoksa sabit takvim noktasından mı başlayacağını karar verin (yıllık uyumluluk için önemli).
Muafiyetler kasıtlı ve belgelenmiş olmalı. Muafiyet gerekçesi, onaylayan kişi, bir sona erme tarihi (varsa) ve destekleyici kanıt için ek alan isteyin. Muafiyetleri birinci sınıf kayıt olarak ele alın ki denetime hazır raporlarda görünsünler.
Hatırlamaları otomatikleştirin (e-posta, Slack/Teams, uygulama içi), gecikme durumunda öğrenci’den yöneticilere doğru eskale edin.
Kısmi tamamlamayı modül seviyesinde izleyin ve yeniden atama yapıldığında önceki deneme geçmişini saklarken yeni son tarih ve gereksinimleri sıfırlayın.
İlerleme takibi, uyumluluk eğitim web uygulamanızın değerini kanıtladığı yerdir. “Kim neyi, ne zaman ve hangi kanıtla tamamladı?” sorusunu cevaplayamıyorsanız, iç incelemeler ve dış denetimlerle zorlanırsınız.
En azından her öğrenen ve atama için denetime uygun olayları saklayın:
Ham olayları mümkün olduğunca değiştirilmez tutun, ardından “güncel durum”u bunlardan hesaplayın. Bu atama değiştiğinde karışıklığı önler.
Sertifikalar tamamlamada otomatik üretilmeli ve kurallara bağlı olmalı:
Sertifika aramayı kolay yapın: öğrenen profili ve kurs tamamlanma kaydından tek tıklama erişim.
Denetçiler genellikle destekleyici belgeler ister. İmzalı formlar, politika onayları veya yönetici beyanları gibi güvenli eklere izin verin—belirli kurs denemesine bağlı ve zaman damgalı olmalılar.
CSV (analiz için) ve PDF (paylaşım için) dışa aktarımlar sağlayın. Filtreler: ekip, konum, kurs, zaman aralığı; ve açık dilli etiketler kullanın: “Gecikmiş”, “Yakında süresi dolacak”. İyi bir rapor, yaygın denetim taleplerini mühendis gerektirmeden cevaplamalı.
Entegrasyonlar, uyumluluk eğitim web uygulamanızı ayrı bir araç olmaktan günlük operasyonun bir parçası haline getirir. İyi yapılırsa, manuel idari işi azaltır, tamamlama oranlarını artırır ve denetime hazır raporlamayı daha güvenilir yapar.
Çoğu ekip birkaç yüksek etkili bağlantıyla başlar:
Gün birinci günde hepsini inşa etmeyecekseniz bile, entegrasyon “yuvalarını” erken tanımlayın ki veri modeli ve izinler daha sonra sizi engellemesin.
İki tip yaklaşım vardır:
Zamanlanmış içe aktarma (günlük/saatlik): işletmesi daha basit ve yeniden denemesi kolaydır. Atamalar org değişikliklerini anlık yansıtmak zorunda değilse iyi çalışır.
Gerçek zamanlı webhook'lar: İK değiştiğinde (yeni işe alım, işten çıkarma, yönetici değişikliği) güncellemeler hemen akar. Bu, zaman duyarlı eğitim için doğruluğu artırır ama daha kuvvetli izleme, idempotensi ve yeniden oynatma (replay) gerektirir.
Birçok ürün her ikisini de kombine eder: ana olaylar için webhook'lar ve kaçırılanları yakalamak için gece uyumlandırma.
Entegrasyonların sessizce başarısız olduğu yer kimlik eşleştirmesidir. Kurallar planlayın:
Amaç, bir kullanıcının profili değişse bile eğitim geçmişini ve sertifikalarını korumaktır.
HRIS veya SSO’nun %100 kullanılabilir olacağını varsaymayın. Şunları sağlayın:
Bu kontroller denetimler ve ay sonu raporlaması sırasında panik olmasını azaltır.
Tek bir entegrasyonla başlasanız bile temiz bir API yüzeyi tasarlayın için:
SSO destekliyorsanız kimliğin yerel kullanıcılarla nasıl bağlanacağını ve bir kullanıcı devre dışı bırakıldığında ne olacağını planlayın—raporlamanız erişim kaldırılmış olsa bile sağlam kalmalı.
Güvenlik ve gizlilik, uyumluluk eğitim web uygulamasında “ekstra özellik” değil—kayıtlarınızın bir denetimde güvenilir olmasını sağlayan parçadır. Amaç, çalışan verilerini korumak, yetkisiz değişiklikleri önlemek ve soru çıktığında ne olduğunu ispatlayabilmektir.
Güçlü kimlik doğrulama ile başlayın: adminler için MFA desteği, makul parola kuralları (uzunluk, yeniden kullanımın önlenmesi) ve giriş uç noktalarını rate limit ile koruyun. Oturumları dikkatle yönetin—güvenli, HTTP-only çerezler, admin alanlarında kısa boşta kalma zaman aşımı ve rapor indirme veya izin değişikliği gibi yüksek riskli işlemler için yeniden kimlik doğrulama.
RBAC yalnızca UI’de değil, her hassas eylemde uygulanmalı. Sunucu tarafı kontroller şunları doğrulamalı:
Bir uç nokta atamaları, son tarihleri veya tamamlanma durumunu değiştirebiliyorsa, çağıranın rolünü ve kapsamını doğrulamalıdır (örn. sadece kendi bölümü).
Tüm trafiği TLS ile şifreleyin, dahili API'ler dahil. Veri beklemede (at rest) özellikle hassas alanları şifreleyin gerektiğinde (çalışan tanımlayıcıları, HR eşlemeleri, notlar). Aynı zamanda daha az veri depolayın: gereksiz PII toplamaktan kaçının ve eğitim içeriğini çalışan kayıtlarından ayırın.
“Kim ne yaptı, ne zaman” sorusunu cevaplayacak günlükler tutun:
Günlükleri değiştirilemez (append-only) veya yazma erişimi kısıtlı tutun ve kişisel verileri sızdırmamaya dikkat edin—günlüklerde tam profiller değil ID’ler ve eylemler olsun.
Saklama kurallarını erken tanımlayın: tamamlamaları, sertifikaları ve günlükleri ne kadar süreyle saklayacaksınız ve bir kişi şirketten ayrıldığında ne olacak. Net silme ve arşiv akışları (zamanlanmış temizlik işleri dahil) uygulayın ve bunu kısa bir iç politika olarak belgeleyin; adminlerin /help sayfasından erişebileceği bir yer olsun.
Bir uyumluluk eğitim uygulaması, en iyi anlamda sıkıcı olduğunda başarılı olur: öngörülebilir, işletimi kolay ve denetlenebilir. HR, uyumluluk ve denetçilere basitçe açıklayabileceğiniz bir mimariyle başlayın; gereksinim ortaya çıktıkça karmaşıklığı ekleyin.
Genellikle iki deneyime ihtiyacınız var:
Tek sayfa uygulaması (React/Vue) yaygın ve iyi çalışır; ama bir sunucu-render yaklaşımı (Rails/Django/Next.js) daha hızlı inşa edilip güvenliği kolaylaştırabilir. Hızlı bir prototip isterseniz, yapı specsinden öğrenen portalı, admin konsolu ve temel iş akışlarını üretebilen Koder.ai gibi bir araç kullanıp sonra RBAC, denetim izleri ve saklamayı sertleştirebilirsiniz. (Koder.ai’nin varsayılanları—önyüzde React, Go servisleri ve PostgreSQL—denetime uygun ilişkisel mimariyle uyumludur.)
Arka uç kurallara sahip olmalı: atama mantığı, son tarih hesaplama, tekrar eden eğitim, hoşgörü süreleri ve sertifika verme. Ayrıca denetime hazır raporları tarayıcıya güvenmeden oluşturmalıdır.
Arka plan işleri için planlayın:
Eğitim takibi ve denetim izleri için ilişkisel veri tabanı (PostgreSQL/MySQL) genellikle en iyi seçimdir. Birleştirme ve zaman bazlı raporlama (ör. bölüm, kurs versiyonu ve tarihe göre tamamlamalar) iyi işler. Ana tablolarınızı erken belgeleyin (kullanıcılar, kurslar, atamalar, tamamlamalar, sertifika kayıtları).
Eğitim materyalleri (PDF, videolar) ve kanıt yüklemeleri nesne depolamada (S3-uyumlu) saklanmalı; net saklama kuralları ve erişim denetimleri olmalı. Kim ne yükledi, ne zaman ve hangi atama için metadata veritabanında tutulmalı.
İlk günden dev/staging/prod kurun. Konfigürasyonu (SSO ayarları, e-posta sağlayıcıları, saklama süreleri) ortam değişkenleri veya bir gizli yöneticide tutun ki staging’de güvenli test yapabilesiniz.
Uygulama, yöneticiler programları hızlıca yürüttüğünde ve öğrenenler her zaman bir sonraki adımı bildiğinde başarılı olur. UI kararları hataları azaltmalı, tekrarlayan işleri hızlandırmalı ve eğitim durumunu anında okunur kılmalıdır.
Temel akışlar için basit tel çerçevelerle başlayın:
Bu ekranları en yaygın LMS görevleri etrafında tasarlayın—veritabanı şemasından ziyade iş akışına odaklanın.
Yöneticiler listelerde yaşar. Onlara toplu işlemler (ata, son tarihi uzat, hatırlatıcıyı yeniden gönder), şablonlar (yaygın eğitim paketleri) ve kaydedilmiş filtreler verin (örn. “Depo personeli – geciken”). Yapışkan tablo başlıkları, satır içi arama ve mantıklı varsayılanlar gibi küçük dokunuşlar saatteki işi azaltır.
Hataları önlemek için açık doğrulamalar (“Son tarih geçmiş olamaz”), yüksek etkili eylemler için onaylar ve mümkünse geri al (örn. 30 saniye içinde atamayı geri al) ekleyin.
Eğitim durumları için tutarlı etiketler ve renkler kullanın: Gecikmiş, Yakında süresi dolacak, Tamamlandı, Sertifika süresi doldu. Bir sonraki son tarihi her yerde gösterin (panel kartları, öğrenen ana sayfası, rapor satırları). Bu destek taleplerini azaltır ve denetime hazır raporların güvenilirliğini artırır.
Birçok öğrenen eğitimi mobilde tamamlar. Öğrenen görünümünü odaklı tutun: birincil eylem (“Devam et”), okunaklı modüller, büyük tıklama hedefleri ve sertifikayı hızlı indirme. Mobilde yoğun tablolar kullanmaktan kaçının—kartlar ve kısa özetler tercih edin.
Uyumluluk eğitim uygulamasını test etmek sadece “çalışıyor mu?” sorusunun ötesindedir—sistem tutarlı, izlenebilir ve denetçiler zor sorular sorduğunda güvenilir olmalıdır.
Kuralların hiç değişmemesi gereken bölümleri için unit testleriyle başlayın: son tarih hesaplamaları, hoşgörü süreleri, yeniden eğitim aralıkları, eşdeğerlik kuralları ve sertifika sona erme mantığı.
API’ler için entegrasyon testleri ekleyin: atama oluşturma, tamamlamaları kaydetme, sertifika üretme ve HR verisi değiştiğinde kullanıcı güncellemeleri.
Kritik akışlar için küçük bir set UI testleri (admin atar, öğrenen tamamlar, yönetici rapor çalıştırır) oluşturun; bu testleri odaklı tutun ki bakım yükü düşük olsun.
Uyumluluk sistemleri genellikle ince veri sorunlarıyla başarısız olur. Otomatik kontroller ekleyin:
İzinleri farklı açılardan test edin: doğrudan URL erişimi, API çağrıları, dışa aktarımlar ve yalnızca adminlerin yapması gereken eylemler. Dosya yüklemelerde kötü amaçlı dosyalar ve aşırı büyük yükler için test yapın; giriş ve rapor uç noktalarında rate limiting gibi kötüye kullanım korumaları ekleyin.
Rapor oluşturma ve büyük kullanıcı listeleri üzerinde performans testleri çalıştırın—özellikle bölüm, tarih aralığı ve “geciken” filtrelerinde. Zirve zamanları (çeyrek sonu hatırlatmaları gibi) simüle edin ve dışa aktarmaların zaman aşımına uğramadığından emin olun.
Kapsam, gerekli kanıt ve kabul kriterlerini içeren kısa bir plan belgeleyin: (1) atama oluşturma, (2) hatırlatmaların teslimi, (3) tamamlanma ve sertifika verilmesi, (4) denetim günlüğü bütünlüğü, (5) raporlama doğruluğu. Test sonuçlarını ve örnek dışa aktarımları saklayın ki kanıtı hızlıca yeniden üretebilin.
Bir uyumluluk eğitim uygulaması gönderildiğinde iş bitmez. Dağıtım ve işletim, hatırlatmaların gitmesi, sertifikaların doğrulanabilir kalması ve denetim kanıtlarının gerektiğinde erişilebilir olması açısından doğrudan etkilidir.
Ekip Docker kullanıyorsa konteyner tabanlı dağıtım (Kubernetes, ECS vb.) taşınabilirlik ve öngörülebilir ortam sağlar. Daha az altyapı yönetimi istiyorsanız yönetilen bir platform (PaaS) küçük ekipler için daha uygun olabilir—yama ve ölçek büyük ölçüde sağlayıcı tarafından ele alınır.
Hangi yolu seçerseniz seçin, dağıtımları tekrar üretilebilir tutun: sürümlü yayımlar, ortam bazlı konfigürasyon ve net bir geri alma planı.
Hatırlatmalar, zamanlanmış atamalar ve rapor dışa aktarımlar genellikle arka plan işidir. Bunları kritik yol olarak ele alın:
Yedekler en çok test edildiğinde önemlidir. Veritabanı yedeklerini otomatikleştirin, güvenli saklayın ve restore tatbikatları planlayın. Eklenen dosyaları (politika PDF’leri, kanıt yüklemeleri) de dahil edin ve saklama politikalarına dikkat edin ki denetim için gereken kayıtlar yanlışlıkla silinmesin.
Uptime ve performansın yanı sıra şunları izleyin:
Sık güncellemeler planlayın: eğitim içerik yenilemeleri, politika değişiklikleri ve denetçilerin/İK’nın isteyeceği yeni raporlar. Geri bildirimi uygulama içinde toplayın (admin notları veya istekler) ve paydaşların neler değiştiğini anlaması için hafif bir değişiklik günlüğü tutun.
Önce kullanıcıların kim olduğunu (İK, uyumluluk/hukuk, yöneticiler, çalışanlar, taşeronlar) ve denetimler için hangi kanıtları üretmeniz gerektiğini tanımlayın.
Ardından bir MVP belirleyin: atama takibi, zaman damgalı tamamlamalar, sertifikalar ve basit bir “kim gecikti?” raporu.
Güçlü bir temel veri modeli şunları içermelidir:
Raporlarda görünmesi gerekiyorsa, serbest metin olarak bırakmayın; gerçek bir alan olarak modelleyin.
Bunları açıkça modelleyin:
Son tarihin nasıl hesaplandığını, tekrarın mi yoksa mi bağlandığını ve birinin rolü değiştiğinde ne olacağını tanımlayın.
Küçük bir rol seti kullanın (admin, uyumluluk yetkilisi, yönetici, öğrenen, denetçi) ve bunları belirli eylemlere çevirin (atan, içeriği düzenle, raporları görüntüle, tamamlamaları geçersiz kıl).
RBAC'i sunucu tarafında zorunlu kılın ve yöneticileri ekipleriyle (bölüm/konum) sınırlayarak gereksiz veri görünümünü önleyin.
Aşağıdaki olaylar için denetim izlerini zorunlu yapın:
Oyuncu, zaman damgası, eski vs yeni değerler ve ilgili olduğunda gerekçe saklanmalı.
İçerik güncellemelerini versiyonlar olarak ele alın:
Ayrıca öğrenenin hangi politika/versiyonu onayladığını kaydedin, böylece sertifikalar ve raporlar savunulabilir kalır.
Atamaları tek seferlik kararlardan ziyade kurallar olarak modelleyin: Kural → Hedef grup → Eğitim öğesi → Takvim.
Kaydetmeden önce “kim atanacak” önizlemesi ekleyin, hatırlatmaları ve yöneticiye eskalasyonları destekleyin ve yeniden atamaları yeni kayıtlar olarak tutarken önceki deneme geçmişini koruyun.
Denetimler için uygun veriler:
Ham olayları mümkün olduğunca değiştirilmez tutun ve “güncel durum”u bunlardan hesaplayın.
Tamamlama üzerine otomatik sertifika üretin. Şunları içermelidir:
Sertifikalara öğrenen profili ve tamamlanma kaydından kolay erişim sağlayın.
Öncelikli entegrasyonlar:
Hatalar için manuel CSV yükleme, uyuşmazlık inceleme kuyruğu ve net senkron günlükleri sağlayın. Birçok sistem ana olaylar için webhook'lar ve geceyi kapsayan uzlaşma senkronu kullanır.