Vardiya çalışanları için uygulamalar: paylaşılan cihaz tasarımı ipuçları

Paylaşılan cihazlar uygulama tasarımını neden değiştirir?

Çoğu kurumsal uygulama, bir kişinin tek bir hesabı, tek bir cihazı ve bir işi tamamlamak için yeterli zamanı olduğunu varsayar. Vardiyalı çalışma genellikle böyle değildir. Bir depo tableti bir saat içinde birkaç kişinin elinden geçebilir. Bir çalışan da tableti yalnızca teslimatı onaylamak veya bir arızayı bildirmek için kullanabilir.

Bu durum uygulamanın çalışma şeklini değiştirir. Uygulama, insanların hızlı başlamasına, işin küçük bir bölümünü tamamlamasına ve sonraki kişi için net bir kayıt bırakmasına yardımcı olmalıdır. Kimsenin kaldığı yeri hatırlamasına güvenemez.

Kesintiler normaldir. Bir yönetici birini yanına çağırır, kamyon erken gelir veya bir müşterinin yardıma ihtiyacı olur. Cihaz, mevcut kullanıcı başka bir işe geçerken tezgâhın üzerinde kalabilir. Tamamlanmamış bir form kaydedilmeden açık kalırsa sonraki çalışan formun üzerine yazabilir, formu kapatabilir veya işin tamamlandığını düşünebilir.

Fiziksel koşullar da önemlidir. Çalışanlar eldiven takabilir, parlak ışıkta çalışabilir, gürültülü alanlarda bulunabilir veya iki iş arasında yalnızca bir dakikaya sahip olabilir. Küçük düğmeler, uzun formlar ve yalnızca sese dayanan uyarılar önlenebilir hatalara yol açar. Paylaşılan bir tablette büyük dokunma alanları, okunaklı etiketler ve her işlemden sonra net bir onay bulunmalıdır.

Kişisel bir uygulama, aynı kişi zaman içinde alışkanlıklarını öğrendiği için ince ipuçlarına güvenebilir. Paylaşılan cihaz uygulaması ise o anda kendini açıklamalıdır. Her ekran şu üç şeyi netleştirmelidir: işlemi kimin yaptığı, hangi görevin devam ettiği ve ana düğmeye dokunulduktan sonra ne olacağı.

Örneğin hasarlı bir kutuyu tarayan çalışan, «sonra kontrol et» gibi belirsiz bir not bırakmamalıdır. Uygulama ürün kimliğini, zamanı, hasar türünü, mevcut durumu ve gereken sonraki işlemi kaydetmelidir. Sonraki vardiya tableti açtığında raporu baştan oluşturmak yerine kutunun yönetici incelemesi beklediğini görebilir.

Paylaşılan cihazlar kimlik bilgisini de daha belirsiz hale getirir. Çalışanlar kendilerini hızlıca tanıtabilmeli, ancak uygulama başka bir kişinin açık işini göstermemeli veya tüm kullanıcılara aynı kontrolleri vermemelidir. Bir toplama görevlisi sorun bildirebilirken vardiya sorumlusu takip işi atayabilir veya sorunu kapatabilir.

Her etkileşimi bir devir teslim noktası olarak ele alın. İlerlemeyi erkenden kaydedin, sorumluluğu açıkça gösterin ve görev bitmeden önce cihazı başka birinin kullanabileceğini varsayın. Bu yaklaşım daha basit ekranlara ve daha az kayıp güncellemeye yol açar.

Kısa görev akışları oluşturun

Paylaşılan bir cihaz, işi kimin başlattığından bağımsız olarak onu o anda elinde tutan kişi için anlaşılır olmalıdır. Bir çalışan çağrıldığında, pil azaldığında veya vardiya erken bittiğinde uzun formlar ve çok sayfalı süreçler karışıklığa yol açar.

Ekranları tasarlamadan önce bir işi baştan sona haritalayın. Çalışanın işe başladığı, işi duraklattığı, devrettiği ve tamamlandı olarak işaretlediği anları ekleyin. Örneğin stok sayımı bir konumun taranmasıyla başlayabilir, ürünler bölmeye geldiğinde duraklayabilir, görünür bir sayı ve notla başka bir çalışana devredilebilir ve biri toplamı onayladığında tamamlanabilir.

Her akışı tek bir işe bağlayın. Teslimat alma, hasar bildirme ve yöneticiden yardım istemeyi tek bir uzun yolda birleştirmeyin. Çalışanlar mevcut işi birkaç net adımda tamamlamalı, gerekirse ayrı bir iş başlatmalıdır. Bu, vardiya çalışanları için uygulamaların öğrenilmesini kolaylaştırır ve yoğun bir çalışma alanındaki hataları azaltır.

Her anlamlı işlemden sonra ilerlemeyi kaydedin. Bir tarama, miktar girişi, fotoğraf, onay veya devir teslim notu kaydedilmiş bir güncellemeye dönüşmelidir. Uygulama kapanır veya cihaz el değiştirirse sonraki çalışan ne olduğunu sormak ya da işi tekrarlamak yerine güncel durumu görmelidir.

Yararlı bir akış genellikle şu dört adımı izler:

1. Görevi ve mevcut durumunu gösterin.
2. Şu anda gereken tek işlemi isteyin.
3. Bu işlemi hemen kaydedin.
4. Sonraki adımı gösterin veya görevi devir teslim için hazır olarak işaretleyin.

Her ekranda sonraki işlemi açıkça gösterin. «Paketi tara», «Miktar ekle», «Sonraki vardiya için kaydet» ve «Tamamlandı olarak işaretle» gibi etiketler kullanın. Çalışan sırada ne olduğunu anlayamıyorsa «Devam et» gibi belirsiz düğmelerden kaçının.

Çalışanların güvenli bir duraklatma yöntemine de ihtiyacı vardır. «Duraklat ve devret» işlemi görevi kaydetmeli, zamanı belirtmeli ve sonraki kişi için kısa bir not eklenmesine izin vermelidir. Görev ekranı daha sonra son güncellemeyi kimin yaptığını ve nelerin kaldığını gösterebilir. Böylece yarım kalmış bir iş terk edilmiş gibi görünmez.

Koder.ai ile kurum içi bir araç oluşturuyorsanız önce görevi sade bir dille açıklayın: «Tarama, sayım, hasar notu, duraklatma ve devir teslim durumu içeren bir teslim alma akışı oluştur.» Ardından uygulamayı gerçek bir vardiya sırasında paylaşılan cihazı kullanan kişilerle test edin. Masaüstünde basit görünen ancak işin yapıldığı yerde fazla zaman alan adımları onlar fark edecektir.

Role dayalı erişim ayarlayın

Paylaşılan bir tablet her çalışana aynı kontrolleri vermemelidir. İşe, insanların vardiya sırasında gerçekten yaptığı görevlerle başlayın: toplama görevlisi, vardiya sorumlusu, sevkiyat görevlisi veya yönetici gibi. Her rolün uygulamanın tamamına değil, küçük bir işlem grubuna ihtiyacı vardır.

Bir depo toplama görevlisi bir ürünü tarayabilir, hasar bildirebilir ve görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir. Vardiya sorumlusu işi yeniden atayabilir, bir istisnayı onaylayabilir veya görevi yeniden açabilir. Bordro ayarları, çalışan kayıtları ve hesap kontrolleri, yöneticiye gerekmedikçe bu ekranların hiçbirinde yer almamalıdır.

Role dayalı erişim, zaman kısıtlı olduğunda vardiya çalışanları için uygulamaları daha basit tutar. Ayrıca gün boyunca aynı cihazı kullanan birkaç kişi varken yanlışlıkla yapılan değişiklikleri azaltır.

Her ekranda doğru kontrolleri tutun

İzinleri yalnızca iş unvanlarına değil, işlemlere göre oluşturun. İki kişi sahada çalışıyor olabilir, ancak stok düzeltmesini yalnızca biri onaylayabilir. Onay düğmesini diğer herkesten gizleyin. Düğmeyi gösterip dokunulduktan sonra hata döndürmeyin.

İzinleri başlangıçta basit tutun. Çalışanlar kendilerine atanmış görevleri görüntüleyebilir, not ekleyebilir ve sorun bildirebilir. Vardiya sorumluları görev atayabilir, devir teslimleri onaylayabilir ve rutin istisnaları onaylayabilir. Yöneticiler programları değiştirebilir, kullanıcı rollerini düzenleyebilir ve daha kapsamlı raporları görüntüleyebilir. Yöneticiler üstü yetkiye sahip kullanıcılar faturalandırmayı, güvenlik ayarlarını ve hesap erişimini yönetebilir.

İstisnaları yalnızca gerçek bir iş ihtiyacı ortaya çıktığında ekleyin. Çok fazla izin seviyesi, paylaşılan cihaz uygulamasını kullanmayı ve bakımını zorlaştırır.

Hassas işlemlerden önce kimliği doğrulayın

Çalışanların bir cihazı her eline aldığında uzun bir giriş sürecinden geçmesi gerekmez. Rutin işler için kısa bir PIN, kart taraması veya hızlı rol değişimi iyi çalışır. Stokları, ödemeleri, müşteri verilerini, programları veya güvenlik kayıtlarını etkileyen işlemlerden önce yeniden onay isteyin.

Biri önemli bir öğeyi onayladığında veya değiştirdiğinde kişiyi, zamanı, cihazı ve işlemi kaydedin. Bir vardiya sorumlusu saat 18.40'ta hasarlı stok düzeltmesini onayladıysa sonraki vardiya bu kararı kimin ve neden verdiğini görebilir. Bu, vardiya devir teslimi iş akışını netleştirir ve bir sorun çıktığında yöneticilere inceleyebilecekleri bir kayıt sunar.

Devir teslimleri netleştirin

Paylaşılan bir cihaz dört soruyu tek bakışta yanıtlamalıdır: görevi en son kim ele aldı, ne zaman güncelledi, görev hangi durumda ve sonraki çalışanın işlem yapması gerekiyor mu? Eksik ayrıntılar tekrarlanan işlere ve zaman kaybına yol açar.

Son sorumlu kişiyi ve güncelleme zamanını görev durumunun yakınına yerleştirin. «Sam'e atandı, 18.40'ta güncellendi» ve «Yönetici incelemesi bekleniyor» gibi etiketler kullanın. Çalışanın sonraki işlemi bilmesi gerekiyorsa «Devam ediyor» gibi belirsiz durumlardan kaçının.

Vardiya sonu notlarını kısa tutun

Çalışan çıkış yaptığında veya vardiyasını bitirdiğinde, yalnızca görev açık kalıyorsa devir teslim notu isteyin. «Sonraki vardiya ne bilmeli?» gibi kısa bir istem yeterlidir. Not uzun bir rapor değil, birkaç sade cümle olmalıdır.

Bir depo çalışanı şöyle yazabilir: «İki koli hasarlı geldi. Fotoğraflar eklendi. Taşıyıcı henüz yanıt vermedi.» Gelen çalışan eski mesajları aramadan veya önceki vardiyayı aramadan işlem yapabilir.

Notu birkaç net durumla birlikte kullanın:

• Tamamlandı: başka bir işlem gerekmiyor.
• İlgi gerekiyor: sonraki vardiya görevi sürdürmeli.
• Engellendi: başka bir role sahip birinin yanıt vermesi gerekiyor.
• Bekliyor: teslimat, onay veya yanıt gelene kadar iş duraklıyor.

Tamamlanan görevleri açık sorunlardan ayrı tutun. Çalışanlar paylaşılan cihazı açtığında önce çözülmemiş işleri görmelidir. Tamamlanan işler aranabilir durumda kalabilir, ancak şu anda işlem gerektiren görevlerin önüne geçmemelidir.

Devir teslimler kesintilerden de etkilenmemelidir. Cihazın şarjı bitebilir, çalışan çağrılabilir veya yeni vardiya erken başlayabilir. Çalışan görev durumunu ve notları eklediği anda kaydedin. Gönderilmemiş bir vardiya sonu formuna güvenmeyin.

Sorumluluğu cezalandırıcı değil, yararlı hale getirin

Gerektiğinde sonraki çalışanın odaklanmış bir soru sorabilmesi için görevi kimin güncellediğini gösterin. Devir teslim ekranını performans puanlama tablosuna dönüştürmeyin. Ekibin ihtiyacı, ne olduğunu ve sırada ne bulunduğunu gösteren güvenilir bir kayıttır.

İş yerine uygun zaman damgaları kullanın. Aynı gün yapılan bir güncelleme «18.40» şeklinde gösterilebilir. Daha eski güncellemelere tarih ekleyin. Bir soruna birkaç kişi dokunduğunda en yeni güncellemeyi üstte gösteren kısa bir geçmiş sunun. Böylece gelen çalışan tüm geçmiş işlemleri okumadan bağlamı anlayabilir.

Durum güncellemelerini kalıcı tutun

Bir vardiya ekibi, pil değişiminden, tarayıcının kapanmasından ve aynı cihazı başka birinin alıp kullanmasından sonra da varlığını sürdüren durum güncellemelerine ihtiyaç duyar. Çalışanın «Burada ne oldu?» diye sorması gerekiyorsa uygulama kaydı yeterince net tutmamıştır.

Herkesin anlayacağı sade adlar kullanın. «Yeni», «devam ediyor», «engellendi» ve «tamamlandı» gibi ifadeler ek yorum gerektirmeden işin durumunu anlatır. «İnceleme bekliyor» gibi terimleri yalnızca ekip bunları her gün kullanıyor ve kimin işlem yapması gerektiğini biliyorsa tercih edin.

Her aktif görevde en son ne zaman değiştirildiği görünmelidir. Durumun yanına «Devam ediyor, 14.20'de güncellendi» gibi basit bir zaman damgası koyun. 14.20'de değiştirilen bir görevin, 07.10'dan beri hiç dokunulmamış bir görevden farklı yanıt gerektireceği açıktır.

Durum yalnızca geçici bir ekranda veya cihaz belleğinde değil, görevin kendisinde tutulmalıdır. Biri uygulamayı kapattığında, başka biri farklı bir telefonda açtığında veya bağlantı kesilip geri geldiğinde son onaylanan güncelleme görünmeye devam etmelidir. Vardiya çalışanları için uygulamalar bu sürekliliğe dayanır, çünkü vardiyalar nadiren aynı masada başlayıp biter.

Engellenen işleri işlem yapılabilir hale getirin

«Engellendi» durumu diğer seçeneklerden daha fazla ayrıntı gerektirir. Kaydetmeden önce çalışandan bir neden seçmesini veya girmesini isteyin. Seçenekleri kısa tutun: eksik stok ya da ekipman, onay bekliyor, güvenlik sorunu, müşteri veya tedarikçi sorunu ya da kısa notla birlikte başka bir neden.

Bu neden, belirsiz bir uyarıyı yararlı bir devir teslim maddesine dönüştürür. Bir depo çalışanı sevkiyatı engellendi olarak işaretleyip «18 numaralı paletten iki koli eksik» yazabilir. Sonraki vardiya paketleme işini tekrarlamak veya eski mesajları aramak yerine önce paleti kontrol edebilir.

Notu, güncellemeyi yapan kişi veya rolle ve işlemin gerçekleştiği zamanla birlikte görev geçmişinde tutun. Biri durumu değiştirdiğinde eski güncellemeleri gizlemeyin. Kısa bir geçmiş, yöneticilerin görevin ilerleyip ilerlemediğini, tekrar tekrar durduğunu veya bir karar alınmadan el değiştirdiğini görmesine yardımcı olur.

Koder.ai, sohbet tabanlı bir açıklamadan bu durum kurallarını bir web veya mobil uygulamaya ekleyebilir. Sonucu, daha önce sürece dahil olmayan birine cihazı vererek test edin. Bu kişi birkaç saniye içinde görev durumunu, son güncellemeyi ve sonraki işlemi anlayabilmelidir.

Ekranları yoğun vardiyalar için tasarlayın

Paylaşılan bir cihaz tezgâhın üzerinde durabilir, bir araçta taşınabilir veya eldivenli eller arasında dolaşabilir. Uzun süre dikkatli okumak yerine hızlı kontrol ve işlemler için tasarım yapın. Çalışanlar uygulamayı çoğu zaman bir müşteri beklerken, ekipman çalışırken veya sonraki görev çoktan gelmişken açar.

Güçlü kontrastı olan okunaklı yazılar kullanın ve her ana işlem için geniş bir dokunma alanı bırakın. İki küçük düğme birbirine çok yakın durduğu için çalışan yakınlaştırma yapmak veya iki kez dokunmak zorunda kalmamalıdır. En sık kullanılan işlemi başparmağın kolayca ulaşacağı yere koyun. Belirsiz simgeler yerine «Tamamlandı olarak işaretle» veya «Sorun bildir» gibi etiketler kullanın.

Her ekranı tek bir işe odaklayın. Teslim alma çalışanının sevkiyat durumunu, konumunu ve kısa bir notu kaydetmesi gerekebilir. Uygulamanın güncellemeyi kabul etmesi için on isteğe bağlı alanı doldurması gerekmemelidir. Daha az kullanılan ayrıntıları «Ayrıntı ekle» seçeneğinin arkasına koyun veya bu alanları daha sonra bir yöneticinin tamamlamasına izin verin.

Aktif işleri hızlandırın

Kısa formlar baskı altında yapılan hataları azaltır. Gerçek görevle uyumlu olduklarında seçenekler, açma kapatma düğmeleri ve varsayılanlar kullanın. Uygulama, her seferinde aynı güncellemeyi yazdırmak yerine «Alındı», «Gecikti» ve «Hasarlı» gibi durum düğmeleri sunabilir.

Pratik bir ekranda net bir görev başlığı ve mevcut durum, sonraki işlem, yalnızca o işlem için gereken alanlar, geri dönmenin görünür bir yolu ve güncellemeden sonra çalışan rolüyle birlikte zaman damgası bulunur.

Önemli bilgileri menülerin arkasına saklamayın. Vardiya çalışanının bir görevin atanıp atanmadığını veya gecikip gecikmediğini bilmesi gerekiyorsa bunu ana ekranda gösterin.

Geri alınması zor değişiklikleri onaylatın

Çalışanların hıza ihtiyacı vardır, ancak bazı işlemler herkes için bir kaydı değiştirir. Bir öğeyi silmeden, olayı kapatmadan veya envanteri elden çıkarıldı olarak işaretlemeden önce onay isteyin. Sonucu açıkça belirtin: «Olay kapatılsın mı? Bu işlem olayı açık vardiya kuyruğundan kaldırır.» Onayı her rutin dokunuş için değil, anlamlı değişiklikler için kullanın.

Çalışan bir güncellemeyi kaydettikten sonra anında geri bildirim gösterin. Ekrandaki durumu değiştirin, kayıt zamanını gösterin ve «Hasar raporu kaydedildi» gibi kısa bir mesaj kullanın. Uygulama çevrimdışı güncellemeleri destekliyorsa değişikliğin yerel olarak kaydedilip kaydedilmediğini ve ne zaman gönderileceğini açıkça anlatın.

Net geri bildirim tekrarlanan işleri önler. Paylaşılan cihazı alan sonraki kişi ne olduğunu, ne zaman olduğunu ve uygulamanın değişikliği kabul edip etmediğini görebilir.

Örnek: iki vardiya boyunca hasarlı bir sevkiyat

Saat 14.40'ta Maya bir paleti indirirken bir kolinin yırtılmış olduğunu görür. Birkaç ürün ıslanmıştır ve sevkiyatın güvenli şekilde teslim alınıp alınamayacağına karar veremez. Depo tabletinde teslim alma uygulamasını açar ve «Hasar bildir» seçeneğine dokunur.

Uygulama yalnızca sonraki kişinin ihtiyaç duyacağı ayrıntıları sorar: sevkiyat numarası, konum, fotoğraf, hasar türü ve işe devam edilip edilemeyeceği. Maya sevkiyat etiketini tarar, iki fotoğraf çeker, «olası su hasarı» seçeneğini belirler ve paleti «beklet» olarak işaretler. Kısa bir PIN ile giriş yaptıktan sonra uygulama zamanı ve çalışan kimliğini kaydeder.

Sevkiyat kaydında artık «Yönetici incelemesi bekleniyor» yazar. Bu durum yoğun bir vardiya sırasında kaybolabilecek bir mesajın içinde değil, sevkiyatla birlikte tutulur.

Devir teslim

Maya ayrılmadan önce hasarlı palet, bölme numarası, fotoğrafları ve mevcut durumuyla açık sorunlar listesinde görünür. Şu notu ekler: «Palet 4 numaralı bölmenin yanındaki bekletme alanına taşındı.»

Saat 15.10'da yönetici Luis aynı tablette oturum açar. Rolü, bir inceleme görevi atamasına ve işlemi onaylamasına izin verir, ancak bordro veya çalışan kayıtlarına erişim sağlamaz. Sorunu kalite kontroldeki Priya'ya atar ve durumu «İnceleme planlandı» olarak değiştirir.

Akşam vardiyası başladığında aynı kaydı görür. Uygulama sorunu kimin bildirdiğini, şu anda kimin sorumlu olduğunu, hangi işlemin beklendiğini ve en son ne zaman güncellendiğini gösterir.

Sorunu kapatma

Priya koliyi inceler, hasarlı ürünleri ayırır ve kalan stoğu onaylar. Çıkarılan miktarı kaydeder, son bir fotoğraf ekler ve durumu «Çözüldü» olarak değiştirir. Uygulama görevi kapatmadan önce onay ister.

Bu sevkiyatı tarayan sonraki çalışan tamamlanmış kaydı ve onaylanan miktarı görür. Bir yönetici daha sonra Maya'nın raporunu, Luis'in atamasını, Priya'nın incelemesini ve nihai sonucu gözden geçirebilir. Aynı cihazı birçok kişi kullansa da sorumluluk net kalır.

Paylaşılan cihaz uygulamalarında sık yapılan hatalar

Paylaşılan cihazlar gün boyunca el değiştirir. Küçük tasarım kısayolları anlaşmazlıklara, tekrarlanan işlere ve acil görevlerin kaçırılmasına neden olabilir.

Paylaşılan hesaplar sorumluluğu belirsizleştirir

Tek bir ortak giriş kullanışlı görünebilir, ancak görevi kimin kabul ettiğini, miktarı değiştirdiğini veya sorunu çözüldü olarak işaretlediğini gizler. Bir sevkiyat kaybolduğunda ekip yalnızca güncellemeyi «Depo tableti»nin yaptığını görebilir. Bu, yöneticinin ne olduğunu anlamasına yardımcı olmaz.

Her çalışana kısa bir PIN, kart taraması veya vardiya başlangıcında giriş gibi hızlı bir kimlik doğrulama yöntemi sunun. Uygulama hızlı kalırken adı belirli bir işlem geçmişi kaydedebilir. Role dayalı erişim, stok düzeltmeleri ve olayların kapatılması dahil hassas işlemleri de sınırlandırmalıdır.

Sohbet görev kaydı değildir

Ekipler tamamlanmamış işleri bildirmek için sık sık sohbet kullanır: «42 numaralı paletin kontrol edilmesi gerekiyor.» Mesaj kısa sürede yanıtların altında kaybolur ve sonraki vardiya onu hiç görmeyebilir. Sohbet ayrıntı ekleyebilir, ancak açık işlerin tek kaydı olmamalıdır.

Aktif işleri sorumlusu, mevcut durumu, teslim zamanı ve konumuyla birlikte uygulamaya taşıyın. Çalışanların görevin bulunduğu yere kısa bir not veya fotoğraf eklemesine izin verin. Sonraki kişi mesajları aramak zorunda kalmadan görevi görebilir.

Biri görevi devraldığında önceki notları kaldırmak yerine görünür bir geçmiş tutun. «Bakım bekleniyor» gibi belirli bir durumu belirsiz bir «devam ediyor» ifadesiyle değiştirmeyin. Kullanıcıların işi kapatmadan önce bir neden veya onay belirtmesini isteyin ve acil görevleri rutin öğelerden ayrı, görünür bir konuma yerleştirin.

Yayına almadan önce hızlı kontroller

Uygulamayı insanların kullanacağı yerde test edin: yükleme bölmesinin yanında, hemşire istasyonunda veya gürültülü bir mağaza alanında. Masada yapılan sorunsuz bir demo, vardiyayı yavaşlatan sorunları gizleyebilir.

Her rolden çalışanlardan paylaşılan telefon veya tablette olağan işlerini tamamlamalarını isteyin. Onlara gerçekçi bir senaryo verin ve nerede duraksadıklarını, yanlış kontrole dokunduklarını veya yardıma ihtiyaç duyduklarını izleyin. Bu anlar size uzun bir özellik listesinden daha fazla bilgi verir.

Yayınlamadan önce bir çalışanın yaygın bir görevi uzun bir not yazmadan birkaç ekranda tamamlayabildiğini doğrulayın. Her rol, işiyle uyumlu işlemleri görmeli, yöneticiler ise onay ve düzeltme araçlarını korumalıdır. Yeni vardiya tamamlanmamış işleri, son güncellemeyi ve sorumlu kişi veya ekibi hemen bulabilmelidir.

Cihaz kilitlendiğinde, sinyalini kaybettiğinde, yeniden başladığında veya el değiştirdiğinde ne olduğunu da test edin. Çalışanlar hızlıca çıkış yapabilmeli ve sonraki kişi önceki kullanıcının hesabını görmemeli veya onun hesabıyla işlem yapmamalıdır.

Hata durumlarını test edin

Paylaşılan cihazlarda öngörülebilir hatalar görülür. Biri kaydetmeden uygulamayı kapatır. Bir tablet güncellemeden sonra yeniden başlar. İki kişi aynı görevi açar. Binanın bir bölümünde Wi-Fi kesilir. Uygulamanın her durumda nasıl davranacağına karar verin ve ardından test edin.

Bir depo çalışanı hasarlı sevkiyatı «inceleme bekliyor» olarak işaretledikten sonra tablet yeniden başlarsa gelen vardiya giriş yaptığında bu durumu görmelidir. Uygulama ayrıca güncellemenin ne zaman yapıldığını ve bunu kimin yaptığını da göstermelidir. Belirsiz bir «devam ediyor» etiketi tahmin için fazla alan bırakır.

Küçük bir canlı deneme yapın

Stok kontrolleri veya olay raporları gibi tek bir ekiple ve tekrarlanan tek bir iş akışıyla başlayın. Akışı birkaç vardiya değişimi boyunca kullanın ve şu tür özel geri bildirimler toplayın: hangi ekran fazla uzun sürdü, hangi etiket insanların kafasını karıştırdı ve hangi güncelleme kalıcı olmadı.

Daha fazla iş akışı eklemeden önce tekrarlanan sorunları düzeltin. Paylaşılan cihaz uygulaması, çalışanlar onu vardiyanın ortasında alıp işlerini tamamlayabildiğinde ve sonraki kişi için net bir kayıt bırakabildiğinde işe yarar.

Tek bir vardiya iş akışıyla başlayın

Her gün gerçekleşen ve devir teslim sırasında gerçek bir karışıklığa neden olan rutin bir iş seçin. Stok sayımı, oda temizlik kontrolü, teslimat kabulü veya ekipman incelemesi, her işi aynı anda dijitalleştirmeye çalışmaktan daha iyi bir başlangıçtır.

İşin nasıl ilerlediğini gözlemleyerek bir vardiya geçirin. Her görevi kimin başlattığını, ne bilmesi gerektiğini, nerede durduğunu ve kimin devraldığını not edin. Kâğıt notlara, sözlü güncellemelere, grup sohbetindeki fotoğraflara ve beyaz tahtalara dikkat edin. Bunlar çoğu zaman uygulamanın saklaması gereken bilgileri ortaya çıkarır.

Bu gözlemleri paylaşılan cihazda kısa bir akışa dönüştürün. Bir depo çalışanı «Teslimat al» seçeneğini açabilir, bir ürünün kodunu tarayabilir veya ürün bilgisini girebilir, gerekirse hasar fotoğrafı ekleyebilir, bir durum seçebilir ve kaydedebilir. Sonraki vardiya, etrafa sormadan ürünün kendisini, durumunu, son güncelleme zamanını ve sonraki işlemi görebilmelidir.

Akışı insanların çalıştığı yerde, gerçek paylaşılan telefon veya tableti kullanarak test edin. Çalışanların eldivenle, zayıf sinyalde, gürültüde ve bekleyen insanlardan oluşan bir sırayla uygulamayı kullanıp kullanamadığını kontrol edin. Sessiz bir demoda altı dokunuş, yoğun bir devir teslim sırasında yavaş hissettirebilir.

Çalışanlardan kafa karıştıran görevleri ve durumları kendi kelimeleriyle yeniden adlandırmalarını isteyin. «Bekliyor» ifadesi sürücüyü, yöneticiyi veya yedek parçayı beklemek anlamına gelebilir. Sonraki kişinin ne yapacağını bilmesi için bu durumları ayırın, ancak genel listeyi tutarlı kullanılabilecek kadar kısa tutun.

Koder.ai, ekiplerin sohbet üzerinden web, sunucu ve mobil uygulamalar oluşturmasına olanak tanır. Gerektiğinde kaynak kodu dışa aktarma, dağıtım ve barındırma seçenekleri de sunulur. Tek bir iş akışını, rollerini ve her devir teslimde hangi bilgilerin gerektiğini açıklayın, ardından ilk sürümü vardiyada çalışan kişilerin karşısına çıkarın. Sonraki değişikliğe onların geri bildirimleri yön vermelidir.