2025年4月15日·1 分钟
如何构建用于跟踪供应商发票与付款的 Web 应用
构建供应商发票 Web 应用的逐步方案：采集发票、路由审批、跟踪付款状态、发送提醒并安全地汇报支出。
构建供应商发票 Web 应用的逐步方案：采集发票、路由审批、跟踪付款状态、发送提醒并安全地汇报支出。
在选择工具或绘制界面之前，先明确你要解决的具体问题以及为谁解决。供应商发票应用根据日常接触人员的不同，需求会差别很大。
先列出核心用户群：
把 MVP 设计围绕最小用户集合展开——通常是 AP + 审批人。
筛选出三个最关键的成果，常见选择：
把这些结果写下来；它们将成为验收标准。
团队对“已付”常有不同理解。及早决定你的官方状态，例如：
同时明确触发状态变更的事件（审批、导出到会计、银行确认等）。
对于 MVP，目标是：发票采集、基本校验、审批路由、状态跟踪和简单报表。把高级功能（OCR、供应商门户、深度 ERP 同步、复杂异常处理）放到“后续”列表并说明理由。
在构建界面或表之前，把发票在公司内的真实流转路径写下来——从到达那一刻到付款确认为止。这将成为你应用状态、通知和报表的事实来源。
记录发票进入的渠道（邮箱、供应商门户、邮件扫描、员工上传）以及接下来谁会接触它们。访谈应付人员和至少一位审批人；你通常会发现非正式步骤（侧面邮件、电子表格检查），这些要么必须支持，要么需刻意移除。
大多数发票到付款流程有几个强制门槛：
把每个检查点写成状态变更并明确责任人及输入/输出。例如：“AP 为发票做编码 → 发票变为‘准备审批’ → 审批人批准或要求修改。”
列出会打破简单顺路的边缘情况：
为每一步决定时间期望（例如审批在 3 个工作日内，付款在净期内）及超时处理：提醒、升级到经理或自动重新路由。这些规则将驱动你的通知和报表设计。
清晰的数据模型能保证发票在从上传到付款流转时的一致性。先从一小组可扩展的实体开始。
至少将它们建为独立的表/集合：
将金额字段按整数（例如以分为单位）存储以避免四舍五入误差。
提交时将这些设为必填：供应商、发票号、开票日、币种和总额。如果流程依赖，添加 到期日、税额、PO 号 为必填。
在发票上定义单一状态以便每个人看到相同事实：
对 (vendor_id, invoice_number) 增加唯一约束。这是在加入发票上传与 OCR 之前对双重录入的最简单、效果最高的保护。
从 应付账款（AP）人员 + 审批人 开始。这对组合解锁了核心闭环：发票被采集、校验、审批并跟踪到付款。
在流程稳定并且确认被采用后，再加入财务管理员、报表查看者和供应商门户。
选择 3 个可衡量的结果，并把它们作为验收标准，例如：
如果某个功能不能提升上述任意一项，就把它推到“以后”。
写下一条官方的状态链及每次变更的触发条件，例如：
避免使用像 “processed” 这种模糊状态，除非你能精确定义其含义。
最小实用的数据表/集合：
将金额字段按整数存储（例如以分为单位）以避免四舍五入误差，并保留原始发票文件不做改变。
对 (vendor_id, invoice_number) 强制唯一约束。这是防止重复录入和重复付款的最直接高效手段。根据需要，可增加二次检查（金额/日期窗口）以应对供应商复用编号的情况。
在 UI 中显示“可能重复”的警告，并附上匹配发票的链接，方便 AP 快速核查。
使用精简的角色集合并以动作为中心的权限：
将权限绑定到动词（view, create/upload, edit, approve, export）而不是具体页面。
支持以下委托审批功能：
并提供一个显示当前委托的页面，让覆盖关系对所有人可见、可审查。
把校验作为 保存 和 提交 的门槛：
所有采集方式（手动、上传、邮件）都应产生相同的输出：一个 草稿发票 + 原始附件。
将付款视为第一类记录，包含：
计算方式：
这让部分付款、计划与对账都变得清晰，而不是仅靠“已付款”复选框。
以 MVP 友好的方式开始集成：
只有在内部流程可靠且审计到位后，再考虑双向同步。