构建用于合同续约提醒与风险监控的 Web 应用

这个 Web 应用要解决什么问题

合同续约与风险管理的目标是避免昂贵的“意外”：错过续约截止、自动续约条款让你被锁定到下一期，以及藏在细则里的义务（通知期、价格上调、最低承诺、终止费用、保险要求）。

核心问题（以及为什么电子表格会失效）

大多数团队在邮件线程或电子表格中跟踪续约。但这会在以下情况崩溃：

• 续约日期都在无法快速搜索的 PDF 中
• 责任不明确（谁负责发送通知？）
• 审批来得太晚，无法协商
• 风险信号分散在文档和记忆中

结果是可避免的支出、供应商/客户关系紧张，以及临时的法律审查。

谁受益以及他们如何使用

这个应用应服务于多种角色，并且不把人们强行推入完整的合同生命周期管理（CLM）平台：

• 法务：快速发现非标准条款和不断增长的义务。
• 采购：管理供应商续约、对标和谈判窗口。
• 财务：预测已承诺开支，避免意外续约。
• 销售/客户成功：跟踪客户续约和通知期以降低流失风险。
• 运营：确保合规项（安全评估、保险、SLA）不会失效。

要达成的成功指标

尽早定义可衡量的结果：

• 因避免自动续约或更好谈判而节省的金额
• 减少迟到操作（例如在截止日之后才发送通知）
• 更快的审查周期（从上传到“续约准备就绪”的时间）
• 更高的必需审批和文档完成率

明确范围：聚焦提醒 + 风险

把范围缩紧：续约提醒与合同风险监控，而非完整 CLM。也就是说组织关键日期、负责人、提醒和风险标记——让团队能更早且更有把握地采取行动。

用户、角色与现实工作流

当应用贴合人们实际处理合同的方式（谁接触合同、做出何种决策、交接在哪儿出问题）时，续约与风险应用才能成功。

要设计的核心角色

Admin（管理员） 负责设置工作区：用户、部门、模板、默认提醒计划，以及（之后）集成。他们还决定什么是“良好数据”。

合同负责人 对结果负责（按时续约、避免不良条款）。他们需要上传合同、确认关键日期、分配审阅人并对提醒采取行动。

审阅/审批人（法务、财务、采购）关注风险与合规。他们需要清晰的队列、请求修改的方法，以及简单的批准/拒绝流程。

查看者（销售运营、高管）需要只读访问以查看状态、截止和风险摘要，而无需编辑。

第一版必须支持的关键工作

1. 上传并存储 合同到统一位置，并带有基本元数据。

2. 抽取并确认 关键字段（开始/结束日期、续约窗口、通知期、自动续约、价格上调、适用法律）。

3. 设置提醒 并明确责任：“谁负责这个提醒？”

4. 审查风险 的轻量化工作流：标记 → 评论 → 指派 → 解决。

中小企业（SMB）与企业用户：先选一个切入

对 中小企业，保持快速：更少角色、最小审批步骤、简单提醒。

对 企业级，预期更严格的权限、多步审批和更重的审计要求——需要更多设置与更长的入职时间。

权限（需要明确）

尽早决定谁能够：

• 编辑日期和续约条款
• 更改提醒计划
• 创建/编辑风险规则与评分
• 发布模板与条款库
• 导出数据或删除合同

访谈中需确认的痛点

寻找类似模式：合同散在收件箱、责任不明确、错过通知窗口、续约规则不一致，以及“法务堵点”由混乱数据和不清晰请求引起。

需跟踪的续约与风险数据

如果你只记录一个“续约日期”，应用仍会错过关键时刻——例如隐藏在期限结束前 60 天的通知截止，或悄悄延长一年期的自动续约条款。

续约日期（提醒的支柱）

以支持多个提醒点的方式跟踪日期，而非只有一个：

• 期限开始与期限结束（包括当前期限 vs 原始期限）
• 通知期截止（取消或重新谈判的最晚日期）
• 自动续约窗口（合同何时自动续约以及续约期限多长）

提示：同时保存原始合同语言和规范化日期。如果产生争议，用户希望看到来源。

商业字段（续约时会变动的项目）

续约通常与金钱相关。捕获影响预算和谈判的要素：

• 价格变更 与任何续约计算公式（例如 CPI 调整）
• 续约涨幅（预期涨幅、上限或下限）
• 最低消费/承诺 以及是否在每个期限重置

义务（风险藏匿处）

风险监控在义务被结构化以便查询同时仍链接回原始条款时效果最好：

• SLA（目标、补偿、计量期）
• 赔偿条款（范围、除外、触发责任的情形）
• 终止条款（按便利、按违约、补救期）
• 数据处理条款（DPA 是否存在、子处理方、违约通知）

运营元数据（谁在什么时候采取行动）

这些信息将合同记录变成可管理的工作流：

• 合同负责人（对续约决策负责的人）
• 供应商/客户、部门 和 状态（草案、有效、续约中、终止）

版本控制需求（避免在错误文档上触发提醒）

续约和风险决策依赖于最新约定条款。应跟踪：

• 修订与附件，并链接到基础合同
• 被取代的合同 与生效日期
• 明确的“当前控制版本”标记以避免混淆

一个实用的下一步是为“有效”状态定义必填最小字段集，其他字段在用户证明有用后再开放为可选。

设计数据模型（不要过度设计）

合同应用的成败取决于数据模型。目标不是建模每一种条款，而是存储足够的结构来支持续约提醒、风险可见性与问责，同时让数据库在学习过程中易于变更。

先从“必须为真”的事物开始

至少你需要： (1) 存储文档的位置，(2) 捕获抽取字段的方法（含不确定性），(3) 与实际工作方式匹配的续约日程，(4) 可操作的风险登记，和 (5) 审计轨迹。

保持灵活的核心表

Documents

创建一个 documents 表，指向文件存储而不是直接存文件。包含：存储指针（如 S3 key）、版本号、校验和（用于检测重复/变更）和来源（邮件上传、集成、手动）。这让系统在同一合同被重复上传或替换为签署版时更可预测。

Extracted fields

不要用几十个可空列，改用一个 extracted_fields 表，保存键/值对并带有 confidence 以及 source_page/section 引用。这便于将来添加新字段（例如“自动续约通知期”）而无需迁移，并让审阅者快速验证值的来源。

时间感知的续约（应用常常失败的地方）

把续约建模为日程而非单一日期。renewal_schedules 表应支持多条提醒、时区和工作日规则（例如“若提醒落在周末，则周五发送”）。这是“我们发送了提醒”与“有人及时看到它”之间的差别。

风险与问责

使用 risk_items 表记录严重性、类别、理由和状态（open/accepted/mitigated）。保持可读性，这样非法务团队也能采取行动。

最后，audit_logs 表应记录谁在何时修改了什么（如能做到字段级更好）。这在续约日期或风险状态在压力下被修改时保护信任。

获取合同数据：上传、抽取与审阅

续约提醒与风险标记的有效性取决于合同数据本身。把摄取当作一条流水线：捕获文件、抽取关键字段、验证它们，然后同时存储文档与结构化元数据。

先上传，再抽取

从支持 PDF 与常见 Office 格式的简单上传流程开始。对扫描件提供 OCR/文本抽取（服务器端或通过供应商 API）。始终包含手动输入作为回退——有些合同以邮件正文、部分附件或扫描质量差的形式到来。

一个实用的 UX 模式：上传 → 显示检测到的文本预览 → 要求填写少量关键信息（供应商、合同名、开始日期、续约日）然后再做“完整”抽取。

字段抽取：模板、规则或 ML 辅助

多数团队在分层方法上成功：

• 模板：针对已知供应商或合同类型（例如 “MSA”、“SOW”、“NDA”）
• 规则/正则：用于高置信度模式（日期、货币、期限长度）
• ML 辅助抽取：在格式多变时建议条款与数值

目标不是完美自动化，而是减少人工输入同时保持高准确率。

低置信度结果的人类审阅循环

构建审阅队列，突出显示：

• 低置信度字段，
• 缺失关键字段（通知期、自动续约），
• 冲突（发现了两个不同的续约日期）

审阅者应能点击建议值、编辑并标记为“已验证”。记录谁验证了什么以供审计。

存储：文件与元数据分离

把原始合同文件存到对象存储（如兼容 S3 的存储），这样可以便宜地保留版本和大文件。把抽取字段、当事方、续约条款和风险标签存到数据库以便快速搜索、报表和提醒任务。

将字段链接回条款（建立信任）

为每个抽取字段保留“来源指针”很重要：页码、文本范围偏移和/或条款摘录。在 UI 中显示“在合同中查看”的链接，跳到查看器中高亮的条款。这能减少争议并加速审阅，尤其针对续约日期、通知期和责任上限等敏感字段。

构建用户不会忽略的续约提醒

续约提醒只有在被信任且可快速采取行动时才有效。目标不是“更多通知”，而是更少且更准确的提示，在合适的时机到达并清晰说明下一步。

与实际决策匹配的提醒类型

先从少量高信号提醒开始：

• 续约临近（例如在结束日前 90/60/30 天）
• 通知截止（通常是真正的最终期限）
• 自动续约风险（自动续约 + 错过通知窗口 = 立即升级）
• 缺失字段（无结束日、无通知期、续约条款不清）

每条提醒应包含：合同名称、对方、关键日期和一个主要操作（例如 “指派负责人”、“请求法务审查”、“确认通知日”）。

渠道：选两种并做好它们

从 邮件 + 应用内 通知开始。邮件覆盖面广；应用内适合工作流。稳定后再添加 Slack/Teams。

避免默认通过每个渠道发送相同提醒。按用户或团队允许他们选择渠道。

在不把设置变成项目的前提下给用户控制权

提供轻量控制：

• 提醒时机（按合同类型的默认值；用户可调整）
• 稍后提醒（一键：例如 “稍后 7 天”）
• 指派（谁负责该提醒；可带备注地重新指派）
• 升级规则（若 X 天内未确认，则通知经理/团队收件箱）

摘要 vs 实时（与防止提醒疲劳）

对通知截止与自动续约风险使用 实时；对“续约临近”与缺失字段使用 每日或每周摘要。

同时去重：若合同已处于“谈判中”状态，压制重复提醒并以摘要一行展示即可。

会破坏信任的边界情况

把日期变更视为一等事件。如果修订改变了结束/通知日期，应用应：

• 立即重新计算未来提醒
• 记录发生了什么改动以及谁做的
• 尊重时区并避免周末惊喜，展示原始日期与“下一工作日”提示（但不要默默更改法律日期）

把这些细节做好会让提醒感觉是有帮助的，而不是噪音。

风险监控：规则、评分与可行动的标记

风险监控最有效的方式是先定义“风险”在你们语境中的含义，并保持一致。多数合同团队关心四个范畴：

• 财务：意外提价、罚款、缺失上限、不利的付款条款
• 法律：无限责任、缺失赔偿、适用法律不匹配
• 运营：模糊的 SLA、缺失支持承诺、交付不明
• 合规：数据保护条款、安全要求、监管条款

从简单规则型标记开始

在建立任何复杂机制前，先推出一小组清晰的规则以捕捉常见续约问题：

• 缺失通知期（或通知期抽取置信度不足）
• 存在自动续约 但无明确的退订任务
• 续约日期缺失 或与签署期不一致

这些规则易解释、易测试。

加入评分（但不要隐藏“为何”）

当规则稳定后，叠加评分以便团队优先处理。

使用 严重性等级（低/中/高）与 加权分类（例如受监管客户的合规问题权重更重）。添加与抽取质量相关的 置信度指示（如 “高置信度：在第 7 页找到条款” vs “低置信度：措辞模糊”）。

使其透明且可执行

每个标记都应回答两个问题：为什么这是风险？ 和 下一步该做什么？ 展示触发条款、抽取字段和触发规则的具体内容。

构建整改工作流

风险只有在能被解决时才有用。添加：

• 指派 负责人（法务、财务、运营）
• 评论 并附上证据
• 解决 并说明原因（接受、已谈判、误报）
• 数据变更时自动复核

这会把“风险监控”变成可审计、可重复的流程，而不是没人信任的仪表盘。

让续约与风险易于管理的 UX

当人们看不清重点或应用需要太多点击才能采取行动时，好的续约与风险功能就会失败。目标是提供一个冷静、可预测的界面——每个合同有清晰状态、每个提醒都有显而易见的下一步。

首先设计的关键界面

先从一小组能覆盖日常工作的界面开始：

• 仪表盘（Dashboard）：一个“需要关注”的快速视图
• 合同列表：用于搜索和筛选的工作表
• 合同详情：了解并对合同采取行动的单一页面
• 日历 / 时间线：可视化通知与续约里程碑
• 风险收件箱：需要审阅的标记项队列（不是一墙警告）

驱动行动的仪表盘组件

保持组件简单且可点击：

• 即将续约：用“30/60/90 天”分桶并显示计数以及接下来几份合同
• 高风险项：仅列出主要驱动因素（例如缺失保险、不利的自动续约、过期的安全附件）
• 逾期审查：显示过去审查截止且已有指派负责人的项

每个组件应打开用相应过滤器筛选过的列表，而不是跳到一个独立报表页面。

搜索、筛选与一致的状态标签

合同列表应像控制面板：提供按 对方、负责人、日期范围、风险等级 与 状态（草案、有效、续约待办、终止）快速筛选。在所有地方使用相同标签——仪表盘、列表、详情页和通知——以免用户重复学习含义。

针对续约里程碑的日历 + 时间线

日历视图帮助团队规划工作量；合同详情页上的时间线帮助理解上下文。显示关键里程碑：通知日、续约日、终止日，以及内部检查点如“法务审查截止”。使每个里程碑在有权限的情况下可编辑，并展示谁修改过它。

无障碍、清晰与空状态

使用通俗语言（“续约通知在 14 天后到期”，而不是“T-14”）。优先键盘友好表格、清晰的聚焦态和高对比度徽章。

当列表为空时，解释原因（“根据当前规则没有高风险项”）并提供下一个操作（例如 “添加风险规则” 链接到 /settings/risk-rules）。

与现有工具契合的集成与 API

只有当续约与风险应用融入合同现存的位置和团队日常沟通流时，它才能发挥作用。集成减少手动复制粘贴，使利益相关者保持同步，并增强你的提醒可信度，因为它们与记录系统相连。

合同数据应来自何处

大多数团队的合同并不集中。规划能触达用户现有位置的导入：

• 共享驱动（Google Drive、OneDrive、SharePoint）
• 邮件附件（Gmail、Outlook）
• 旧有 CLM 的导出

一个好的模式是：摄取 → 抽取关键字段 → 人工审阅 → 发布到合同记录。即便抽取不够完美，集成仍能通过集中化文件与元数据节省时间。

人们实际会看到的通知渠道

将续约提醒投递到用户日常工作的同一信息流中最有效：

• Google/Microsoft 日历 + 邮件（通知负责人 + 关注人）
• Slack/Teams（频道提醒用于即将续约，直接消息用于指派）

让用户选择静音时段、升级规则（例如 30/14/7 天）以及在负责人不确认时谁会被通知。

API、Webhook 与同步模式

保持 API 小而实用：

• create/update contract（元数据、日期、当事方、续约条款）
• push alerts（创建提醒事件，标记已确认/已解决）
• sync status（已续约、已终止、已自动续约、审查中）

使用 webhook 实现与 CRM/ERP 或工单工具的近实时更新。设计建议与版本控制示例见 /blog/api-best-practices。

用于审查与审计的导出

管理员会很快要求导出功能。支持 CSV 导出（合同、续约、风险标记）和审计日志导出以便季度审查。

若不确定哪些导出由哪个套餐覆盖，请在 /pricing 中说明。

安全、访问控制与可审计性

对于合同应用，安全不是“后期再做”的功能。你将存储商业条款、续约日期和敏感的风险备注——因此从第一版就设定稳固的基线是值得的。

认证：从简单开始，但留出 SSO 的接口

对于 MVP，支持邮箱/密码登录并要求 多因素认证（MFA）（TOTP 应用或如果堆栈支持则使用 passkeys）。添加基本保护如速率限制与账号锁定。

把认证层设计成能后续接入 SSO（SAML/OIDC，针对 Okta、Azure AD、Google Workspace）。即便暂不实现，也要把用户身份与组织模型设计清晰，避免日后迁移痛苦。

基于角色的访问控制（RBAC）并默认最小权限

默认采用最小权限原则：新用户只应看到必需内容。

该类产品常见角色：

• Admin：管理用户、策略与组织设置
• Contract Owner：编辑被指派合同、管理续约
• Reviewer/Approver：批准更改、评论、解决标记
• Viewer：只读访问

还应考虑角色之外的作用域，例如按部门、供应商组或区域划分访问，以免财务自动看到法务的工作内容。

加密与密钥管理：防止大问题的基础工作

在传输中加密（全站 HTTPS）和在静态时加密（数据库加密、加密备份）。把凭证与 API 密钥存放到合适的密钥管理器（不要把它们放在代码仓库的环境变量里）。定期轮换密钥，并在人员变动后立即更换。

能回答“谁在什么时候改了什么”的审计轨迹

合同决策需要可追溯痕迹。记录关键事件，例如：

• 字段编辑（修改前/后值）
• 风险评分或规则变更
• 权限变更
• 导出/下载活动

使审计日志可搜索并可筛选，并防止普通管理员篡改日志。

保留与删除：提供可配置选项而非模糊承诺

不同公司有不同要求。提供可配置的保留期（例如保存审计日志 1–7 年）并支持合同与用户的删除工作流。文档化哪些内容会被删除、哪些会被匿名化、哪些必须保留以满足合规要求。

MVP 构建计划：技术栈、任务、测试与部署

MVP 要验证一件事：用户能上传合同，捕获少数关键日期与条款，并可靠地收到续约提醒与一小套风险标记。其他功能可迭代。

MVP 功能集（保持精简）

从以下功能开始：

• 上传 PDF/DOCX 并存储原始文件
• 捕获关键字段：供应商/客户、合同负责人、开始/结束日期、续约日、通知期、是否自动续约
• 续约提醒：在通知截止前的“第一次提醒”、“第二次提醒”和“最后呼叫”
• 简单风险标记：缺失通知期、启用自动续约、合同已过期、高价值合同无负责人

实用技术栈

选择可靠成熟的组件：

• Web 框架：Django / Rails / Laravel / Express（选团队交付最快的）
• 数据库：Postgres
• 后台任务/队列：Sidekiq（Rails）、Celery（Django）、BullMQ（Node）或托管队列
• 邮件投递：SendGrid/Mailgun；可选 Slack/Teams webhook 用于提醒

如果目标是快速验证工作流（尤其是仪表盘、提醒、权限与审阅队列），像 Koder.ai 这样的低代码或编程辅助平台能帮你更快原型与交付。你可以在聊天中描述续约提醒与风险监控流程，迭代界面，并生成可运行的应用栈（React 前端、Go 后端、PostgreSQL），支持部署、快照/回滚，并在准备好接管时导出源码。

后台任务：提醒与抽取处理

把任何基于时间或耗时的操作交给后台 worker：

• 夜间调度器：基于续约日与通知期计算哪些合同需要提醒
• 抽取 worker：执行文本抽取/OCR、解析候选字段，然后创建“需要审阅”的任务
• 重试逻辑与死信队列，避免提醒静默失败

测试优先级（现实中会坏的点）

把测试重点放在：

• 日期逻辑：时区、周末、通知期、自动续约边界情况
• 权限：基于角色的访问，谁能查看/编辑/导出
• 通知投递：模板、退订规则与投递失败处理

部署基础

至少部署两个环境（staging + production）、自动化迁移与每日备份。添加基本监控（可用性 + 错误追踪）以及包含队列积压、邮件提供商中断与从备份恢复步骤的事故演练清单。

上线后衡量成功与迭代

发布 MVP 只是开始。真正的问题是提醒是否促成了更早的续约处理，风险是否及时被发现——而且不会导致提醒疲劳。

产品分析：提醒是否真正驱动了行动？

跟踪围绕续约提醒与应用内任务的行为：

• 提醒打开率（邮件 + 应用内）
• 稍后提醒率 与平均稍后时长
• 从收到提醒到采取行动的时间：收到提醒 → “已指派”/“已审阅”/“做出续约决策”

如果打开率高但从提醒到采取行动的时间长，说明提醒文案可能没问题，但点击后的工作流不清晰。

运营指标：系统是否可靠？

续约提醒与风险监控依赖于可靠的摄取：

• 抽取置信度（总体以及按字段：日期、当事方、自动续约）
• 失败任务（上传、OCR、后台处理）及平均恢复时间
• 邮件退回与通知投递失败

这些指标能防止“团队以为覆盖到了，但提醒从未到达”的静默失败。

反馈回路：基于数据改进风险规则

在每个风险标记上添加简单的控件：“错误标记” / “漏判风险” 并带备注。用这些标签来标注误报/漏报，用以随时间调优风险评分规则。

路线图想法（在使用稳定后）

常见的后续步骤包括：

• 条款库以统一释义
• 按团队或合同类型的自定义风险处置手册
• 基于阈值的审批路由（例如高风险需法务介入）

在邀请真实用户前的收尾清单

确认：

• 提醒在各时区与续约类型中正确触发
• 权限符合基于角色的访问预期
• 每次变更都有审计记录
• 备份/导出功能可用（至少 CSV）
• 存在基础支持路径（例如 /help, /contact）