如何为小企业或创业公司构建简单的CRM

从你的 CRM 必须完成的工作开始

“CRM”并不是一个固定的东西——它就是你团队用来防止客户关系掉链子的那套系统。在你选工具或设计字段之前，先弄清楚 CRM 每天必须完成哪些工作。

为你的团队定义“CRM”意味着什么

对有些团队来说，CRM = 销售跟踪。对另一些团队而言，它还包括入职、支持请求、续约或合作伙伴管理。决定你现在要为哪一部分构建功能。

一个快速的框架：

我们的 CRM 是记录我们在跟谁联系、为什么联系他们以及接下来会发生什么的地方。

列出你想消除的日常问题

把那些真正浪费时间或造成收入损失的烦恼写下来。例如：

• 线索丢在收件箱或私信里
• 因为没有提醒系统而错过跟进
• 笔记散落在各种文档中，没人相信最新版本
• 两个人同时联系同一潜在客户却不知道
• 你看不清管道里谁在推进、什么被卡住

如果某个问题不是每周都会发生，可能就不属于首个版本的范畴。

设定范围：必须有 vs. 可选

先从那些经常发生的“必须有”工作流开始。可选项（复杂自动化、高级评分、定制对象）可以等你确认了使用率之后再加。

一个有用的检验：如果你移除某个功能，人们还能每天使用 CRM 吗？如果能，那它就不是必需的。

明确用户与使用频率

列出角色（创始人、销售、支持、运营）以及每个角色接触 CRM 的频率。为每天使用的销售人员设计的系统应当与创始人每周更新一次的系统感觉很不一样。

决定成功的样子

选择 2–3 个可量化的结果来衡量 CRM 是否有效，例如：

• 每周错过的跟进减少
• 对新入站线索的响应速度更快
• 能在 10 分钟内自信地审阅管道

这些目标会指导之后的每一个决策——尤其是你不去构建什么。

选择构建方式：电子表格、无代码或定制

你的“CRM”只是一个用于跟踪客户、交易和跟进的系统。最好的构建方式是团队能够每周持续维护的那种。

选项 1：电子表格（最快上手）

当团队非常小（1–3 人）、交易量低且流程简单（单条管道、少量后续步骤）时，电子表格就足够了。

上线时间： 1–3 小时。

持续维护： 手动。你会花时间复制笔记、寻找最新版本并修复不一致数据。

如果你需要一个 CRM 最小可行产品 并且可以在没有提醒、权限或活动历史的情况下运作，就用电子表格。

选项 2：无代码工具（大多数团队的最佳“简单 CRM”）

无代码通常是“小企业 CRM”或“创业公司 CRM”的最佳折中：你可以得到表单、视图、筛选、基本仪表板、自动化和可用的界面，而无需工程时间。

上线时间： 干净的首版约需 1–3 天。

持续维护： 中等。仍需有人“负责”系统——调整字段、优化自动化并维护模板。

如果你想快速实现自动跟进、分配负责人和统一数据录入，选这个。

选项 3：轻量定制应用（控制力最强）

当你的工作流确实独特、需要更深的集成或对数据所有权与性能有更高要求时，就该定制构建。如果你的“CRM”实际上是产品或运营的一部分，定制也是合适的选择。

上线时间： 2–8+ 周，取决于范围。

持续维护： 需要工程时间处理 bug、托管、安全更新和功能请求。

如果你想在不进入传统构建周期的情况下获得定制化控制，像 Koder.ai 这样的对话式编码平台可以是折中方案：你通过聊天描述工作流，快速迭代，然后导出源码或部署/托管应用。当你的 CRM 需要一些自定义界面和规则（管道阶段、任务、权限），但又不想在首版过度工程化时，这很有用。

快速对比

• 电子表格： 最低投入，扩展性最差。
• 无代码 CRM： 将结构化与自动化最快带到手边。
• 定制： 最适合独特流程，总成本最高。

如果不确定，从无代码开始，保持数据模型简单，只有当你能明确说出那些限制正在浪费时间或收入时再考虑定制。

定义你的 CRM 数据模型（保持精简）

“数据模型”就是 CRM 跟踪内容及其关联方式的集合。越小越清楚，团队就越可能持续更新。

从简单的单一可信来源开始

选出能承载几乎所有需要的几个对象：

• 联系人（Contacts）： 你联系的个人（姓名、邮箱、电话）
• 公司（Companies）： 他们所在的组织（名称、网站、行业）
• 交易/商机（Deals）： 你想争取的潜在收入（金额、阶段、预计成交日）

如果你要构建一个简单的 CRM，这三项通常覆盖小企业 80–90% 的需求。

只有在能减少工作时才添加可选对象

可选对象能帮忙，但也会增加数据录入量。有明确每周用途时再加：

• 活动（Activities）： 电话、邮件、会议（发生了什么以及何时）
• 任务（Tasks）： 带到期日的跟进（接下来需要做什么）
• 笔记（Notes）： 自由文本上下文（讨论内容、反对点、私人信息）

如果不确定，先用交易 + 任务，把其他内容放在笔记里。日后再把笔记拆分成活动。

规划关系（保持可预测）

使用与现实对应且一致的关系：

• 一家公司 → 多联系人（一家企业可能有多人）
• 一家公司 → 多交易（你可能多次向同一客户销售）
• 一笔交易 → 一位负责人（一个人负责跟进）

决定是否要求交易必须关联公司和主要联系人。把这些关联设为必填，可以防止出现没人能跟进的“孤儿”交易。

将字段保持最少以避免录入变慢

每多一个字段就会降低采纳率。实用的第一轮字段：

• 联系人： 姓名、邮箱、电话（角色/职称可选）
• 公司： 名称（网站/域名可选）
• 交易： 阶段、金额、预期成交日、负责人

必填 vs 可选字段

对必填项严格把关。一个好规则：仅要求能推动下一步行动或用于预测的字段。

• 必填： 交易阶段、负责人、下一个步骤/任务、联系方式（邮箱/电话）
• 可选： 行业、线索来源、详细分段

如果某字段不会在每周审查或跟进流程中被使用，它在首个版本中可能就不应为必填（甚至不应存在）。

设计销售管道阶段和规则

简单的 CRM 成败往往取决于管道。如果阶段定义模糊，人们会为了看起来忙而随意移动阶段——这样预测与跟进就毫无意义。

把管道保持短小（4–7 个阶段）

从能一句话讲清的管道开始。对于许多小团队，这个流程就够了：

• 线索（Lead） → 合格（Qualified） → 方案（Proposal） → 成交（Won） / 失败（Lost）

如需额外一步，只在它改变下一步动作时添加（例如 已安排会议 或 谈判中）。更多阶段通常会带来争论，而非更清晰。

为每个阶段写出可执行的定义

为每个阶段写一行基于可观察事实的定义，而不是感觉：

• 线索： 我们有联系信息且存在潜在需求。
• 合格： 预算/需求/时间确认（或团队的等效标准）。
• 方案： 已发送带定价的报价。
• 成交： 签署合同或收到付款（选其一）。
• 失败： 客户选择了别的方案或无限期搁置。

把这些定义放进 CRM（例如作为提示文本），这样没人需要去找文档。

在每个活跃阶段要求“下一步”

每笔处于 线索 / 合格 / 方案 的交易都应有明确的 下一步 和 到期日（电话、演示、发送修订报价等）。这可以防止“管道腐烂”，即机会被放置不用。

一个简单规则：没有下一步的交易就不是真正的交易。

添加失败原因（简单下拉）

当交易移到 失败 时，要求填写一个带小下拉项的 失败原因，例如：

• 价格
• 无决策 / 停滞
• 缺少功能
• 时间不合适
• 选了竞争对手
• 不合适

这能把管道变成学习工具，而不仅仅是坟场。

设定移动规则（谁能移动、需要填写什么）

定义轻量的护栏：

• 谁可以把交易标为 成交/失败（通常只有交易负责人或经理）
• 在移动阶段前必须填写的字段（例如在移到方案前需填写 金额 和 成交日；移到失败前需填写 失败原因）

这些规则能在不把 CRM 变成繁琐文书的前提下保持数据一致。

选择重要字段（其余跳过）

一个简单的 CRM 成功在于能快速更新。你添加的每个字段，都是别人不记录通话、不更新交易、数据变陈旧的又一个理由。先从运行跟进和预测收入所需的字段开始，然后再逐步增加。

使用下拉保持数据清洁

自由文本字段会产生十个版本的同一事物（“LinkedIn”、“linkedin”、“LI”、“Linked In”）。对于任何想要报表化的内容，使用标准下拉，尤其是：

• 来源
• 行业
• 失败原因

保持下拉项简短，由一个所有者定期审阅。如果有人需要新选项，有意地添加，而不是随意新增。

把标签当作辣酱：好用但容易滥用

标签适合轻量分组（例如“合作伙伴”、“续约”、“紧急”），但很快就会混乱。限定少量约定的标签，避免用标签代替你希望报表化的字段。

一个好规则：如果你不能解释某个字段如何改变决策或工作流，那就先别加。

构建跟进：任务、提醒与活动历史

一个简单的 CRM 只有在它推动你去做下一件有用的事情时才会起作用。这意味着每笔交易和联系人都应该有明确的“下一步行动”与到期日，以及一个轻量的活动历史，让你能快速看清已发生的事情。

记录互动（不写长篇大论）

决定什么算互动，并将范围控制在电话、邮件、会议、演示这样的项目。每条活动只记录足够的上下文，让“未来的你”能在 10 秒内接上话题。

一个实用的最小记录：

• 类型（电话/会议/邮件/演示）
• 日期/时间
• 谁（联系人 + 公司）
• 结果（未接、已发报价、已安排演示等）
• 笔记（1–3 条要点）

在电子表格或无代码工具中，使用默认值（例如活动类型 = “邮件”，时长 = 30 分钟）和短表单（快速添加表单，而非长页面）。目标是保持一致性，而不是完美记录。

每笔活跃交易都添加“下一步行动”

停滞的交易通常因为没人负责下一步。规则：如果交易处于活跃阶段，它必须有：

• 下一步行动（动词 + 对象：“发送方案”、“确认安全评审”、“给财务安排演示”）
• 到期日（真实日期，而不是“尽快”）
• 负责人（即便总是你本人）

这会把你的 CRM 变成操作系统，而不是静态数据库。

简单提醒：一份驱动你当天工作的日清单

你不需要复杂自动化来开始。一个视图/筛选如 “逾期任务” 加上 “今日到期” 就足够了。

设置提醒让你每天早晨能回答一个问题：今天我需要做什么来推动交易？如果工具支持，发送每日邮件/通知；否则把“逾期”视图设为首页。

使用笔记模板以保持一致

模板能防止空白页面综合症并加快活动录入。

试两个简单模板：

• 会议记录： 目标 → 我们学到的 → 决议 → 下一步 + 日期
• 发现问题清单： 当前流程 → 痛点 → 决策标准 → 时间表 → 预算（如相关）

保持模板简短。如果人们觉得自己在“填表”，他们会停止记录。

把速度作为特性

如果记录一次互动并设置下一步超过一分钟，那它就不会发生。先优化快速录入，然后再改进：更少的必填字段、合理的默认值，从“通话结束”到“创建任务”的路径尽可能短。

创建核心界面：列表、筛选和仪表板

当人们能迅速回答日常问题时（我接下来该联系谁？什么被卡住？什么快要成交？），你的 CRM 才会显得“真实”——核心界面就是让这些变得容易的方式，而不是去构建复杂的应用。

从几个高效的列表视图开始

列表视图应能快速浏览、易于排序，并能开箱即用。创建一组小视图以匹配团队的工作方式：

• 线索 / 联系人列表： 名称、公司、邮箱/电话、负责人、来源、上次联系日期、下一步
• 按阶段的交易： 交易名、公司、阶段、金额、成交日、负责人、最后活动
• 需要续约的账户（如果有订阅）：账户、续约日、金额、负责人、上次接触

每个列表保持约 6–10 列。任何需要横向滚动的都会很少被使用。

让搜索像人们期望的那样工作

添加一个明显的全局搜索，能在有人只记得部分信息时找到记录。至少支持按以下内容搜索：

• 姓名
• 邮箱
• 公司
• 交易名

在电子表格或无代码工具中，这可以是一个全局搜索框或专门的“查找”视图。目标是：输入片段，得到正确记录。

添加一小组可靠的筛选器

筛选器应把长列表变成“今天列表”。关注能驱动行动的筛选：

• 负责人（我的 vs 团队）
• 阶段（或状态）
• 上次联系日期（例如超过 14 天未联系）
• 来源（评估哪些渠道值得投入）

如果添加日期筛选，请明确定义（例如“上次联系” = 最近记录的电话/邮件/会议）。

将仪表板保持简单且以运营为导向

仪表板应回答“需要注意什么？”多于“看起来漂亮吗？”。基础仪表板：

• 按阶段的管道价值（可选加权）
• 本周新增线索
• 逾期任务（最好是团队看到的第一件事）

不要忽略导出

即便是简单的 CSV 导出也很重要，用于备份、与合作伙伴共享或快速分析。让导出能按当前筛选导出，这样人们能拿到所需的数据。

如果你在构建轻量定制 CRM（例如在 Koder.ai 上），把导出作为早期的一等功能——当你需要备份、迁移或快速数据审计时，你会感谢自己的。

规划集成与数据流（别过度构建）

集成是“简单 CRM”项目悄悄复杂化的地方。目标不是连接所有东西，而是决定哪些数据必须进出并保持可预测。

决定要同步什么（以及为什么）

先列出已有客户数据的工具：网站表单、邮箱、日历和计费工具。为每个工具写一句话说明其目的，例如：“网站表单创建新线索”或“计费工具更新客户状态”。如果你无法解释目的，就先跳过该集成。

从低风险集成开始

最安全的先行事项包括：

• 网站到线索表单 → CRM（新线索自动汇总到一个地方）
• CSV 导入/导出（若出问题容易回退）

早期避免双向同步，尤其是邮箱和计费系统。单向流能减少意外覆盖和数据冲突。

使用唯一标识防止重复

为每种记录类型选定主标识。对联系人而言，电子邮箱地址通常是最简单的唯一 ID。如果你对共享邮箱（例如 sales@）销售，考虑增加第二标识如电话号码或“联系人 ID”字段。

规划简单的去重流程

重复是不可避免的。定义基本规则，例如：

• 邮箱完全匹配时合并
• 名称匹配但邮箱不同时人工复核
• 保留最新的活动历史；保留最完整的字段资料

设定节奏（例如每周）审查“可能重复”列表。

记录数据流

在 CRM 笔记或文档中保留一份简短的数据映射：哪个系统发送数据、哪些字段如何映射、哪个系统为信源。这能防止随着工具增加而产生的静默漂移。

处理权限、隐私与基础安全

即便是简单的 CRM 也包含敏感信息：客户联系方式、交易金额以及对话笔记。如果不及早设置基本权限与隐私规则，你要么会阻碍团队工作，要么会暴露不该公开的数据。

角色保持精简（管理员、销售、支持）

大多数小团队只需要三种角色：

• 管理员： 管理字段、管道阶段、导入、自动化和集成
• 销售： 拥有并更新交易、联系人、跟进，可见必要信息以成单
• 支持（可选）： 可查看客户信息与对话历史，但不一定能看到收入或交易策略

避免在没有真实需求前创建很多角色变体（例如“北区销售经理”、“销售实习生”）。复杂性通常会打垮 CRM MVP。

明确访问规则

事先决定：

• 谁能看到全部交易 vs 只能看到自己的。 许多团队从“销售只看自己的交易，管理员可看全部”开始。如果你想透明，可允许销售查看所有交易但限制编辑权限给负责人。
• 谁能导出数据。 导出权限常被忽视，但导出联系人实质上是带走数据库。
• 支持能访问什么。 支持通常需要联系信息、公司信息和活动历史——不需要内部定价或谈判笔记。

把这些规则写到一页内部文档，不要只留在某个人记忆里。

基础安全默认设置

即便你用的是 CRM 电子表格模板或无代码 CRM，也要执行几项不可妥协的措施：

• 强密码（如果可能，使用密码管理器）
• 可用时启用 2FA（Google Workspace、Airtable、Notion、你的无代码工具等）
• 人员离职时快速移除访问

隐私：保存与删除策略

保持简单明确：

• 你存储哪些数据（联系人、邮件、笔记）以及不存哪些（例如你不需要的敏感个人数据）
• 多久保留非活跃记录（例如若无业务理由 X 月/年后删除）
• 删除如何执行（谁能操作，是否先归档再永久删除）

真正可恢复的备份

即便是“简单 CRM”，备份也很重要。设定频率与存放位置：

• 多久备份： 每周是个好起点；若频繁更新则每日备份
• 存放位置： 安全的共享盘且访问受限，不要放在个人笔记本上

做一次快速恢复测试——备份只有在可用时才有意义。

导入当前数据并清理

简单的 CRM 只有在数据可信时才有用。导入目标不是完美，而是得到一个可维护的干净基线。

从干净的导出开始

从现有存放地导出当前数据（电子表格、邮件工具、开票应用、日历）。尽量每个数据集只用一个“可信来源”导出。

导入前做一次快速清理：

• 删除明显的垃圾行（测试线索、垃圾、空行）
• 确保每条记录有明确负责人（即便写“未分配”）
• 统一日期格式和电话号码格式

将列映射到 CRM 字段

创建一个简单的映射表：当前列名 → CRM 字段。在这里也对下拉类值做规范化，避免报表混乱。

示例：

• “In progress”、“In-Progress”、“Working” → Working
• “US”、“USA”、“United States” → United States

如果某列与决策或工作流无关，先跳过。可以之后再加。

按正确顺序分批导入

分批导入能减少错误并保证关系正确连接：

1. 公司/账户（名称、域名、负责人）
2. 联系人（姓名、邮箱、公司关联）
3. 交易/商机（金额、阶段、成交日、公司/联系人关联）
4. 活动/笔记（已记录的通话、邮件、会议——如有）

先做小规模测试导入

先测试导入小批（例如 20–50 条），并验证：

• 记录落在正确位置
• 下拉项匹配允许值
• 公司 ↔ 联系人 ↔ 交易的链接正确
• 负责人与阶段设置正确

使用清理检查表

完成全量导入后，做一次短期清理冲刺：

• 去重公司与联系人（按名称 + 邮箱/域名）
• 填补缺失的负责人与阶段
• 修正无效邮箱与明显错字
• 合并近似重复项（Acme Inc vs. ACME）

建立基线后，加一条简单规则：新数据必须满足相同标准，否则不允许录入。

推出计划并确保 CRM 真正被使用

简单的 CRM 只有当团队以同样方式每周使用它时才有价值。推出的目标不是“培训”，而是养成几个轻量习惯并消除摩擦，使得更新 CRM 感觉是工作的一部分，而不是额外的行政事务。

写一页的“我们如何使用 CRM”指南

简短到两分钟内可读完。包括：

• 什么算作 CRM 里的交易/联系人（什么不算）
• 创建或移动交易需要的必填字段（例如：负责人、金额、阶段、下一步）
• 每个销售管道阶段的定义及何时移动
• 规则：“如果不在 CRM 里，就不存在”（仅当领导层真的执行时才用）

这页成为单一事实来源。团队以后再争论流程时，更新此页即可——不要在 Slack 里随意发明新规则。

设定每周习惯（并让它们变得容易）

两个例行事项覆盖 80% 的成功：

• 每周管道审查（30 分钟）： 一笔笔确认阶段并就下一步达成一致
• 任务“清零”（10 分钟，1–3 次/周）： 清理或重新安排任务，防止跟进腐烂

领导层应使用 CRM 视图/仪表板来主持管道审查，而不是使用额外的电子表格。

跟踪有意义的采纳信号

避免“登录次数”这类虚荣指标。跟踪与销售执行相关的信号：

• 有下一步的交易占比（例如带任务或有到期的占比）
• 逾期任务数（随时间的趋势）

如果这些在改善，说明 CRM 在发挥作用。

收集反馈并解决摩擦点

首 1–2 周后问：“让你烦躁的一个字段/界面步骤是什么？”然后快速修复前 1–2 个问题（重命名字段、调整阶段、简化必填项）。

在使用稳定后才添加功能

在习惯还不稳定时不要扩展 CRM MVP。一旦团队能可靠地更新下一步并顺利进行管道审查，再考虑增加详细的客户管理、集成或报告（详见 /blog/reports-that-help-you-decide）。

帮助你做决策的报告（而不是只有图表）

简单的 CRM 不需要花哨的分析——需要的是一两份你会真正用来决定下一步的报告。先就一小部分指标和定义达成一致，然后构建能够回答真实问题的报告。

从 3–5 个你会定期查看的指标开始

挑几个反映销售健康状况的指标，而不是虚荣值：

• 关键阶段之间的转化率（例如 Lead → Qualified、Qualified → Proposal）
• 周期时间（从首次接触到成交的中位天数）
• 赢单率（Closed Won / (Closed Won + Closed Lost)）
• 平均订单额（如定价稳定可选）
• 跟进覆盖率（例如 % 的活跃交易有下一个到期任务）

定义与决策匹配的报告

好的报告会指出行动方向：

• 交易停滞在哪里： “按阶段 + 在该阶段天数”的视图能突出瓶颈与需要辅导的地方
• 本周优先处理什么： “本月要成交但没有下一步的交易”帮助你聚焦外呼
• 哪个线索来源值得投入： “按来源的成交数”显示哪个渠道带来收入，而非仅是线索

保持报告逻辑透明

如果团队不信任数据，他们就不会用。把简单规则写在 CRM 内（短帮助说明即可）：

• 什么被算作 线索 vs 合格？
• 何时标记交易为 已失败（并强制填写原因）？
• 哪个日期驱动周期时间：创建日、合格日或首次会议？

每月审查并调整

设一次 30 分钟的月度审查来：

• 更新导致混淆的阶段定义
• 移除没人填写的字段（或改为可选）
• 仅在支持明确定策时添加一个新报告

把报告与下一步联系起来：改善线索来源、修正阶段定义并培训团队一致更新，这样 CRM 才能保持准确且有用。