Aprende cómo planear y construir una app web que ayude a agencias digitales a rastrear horas facturables, presupuestos, utilización y la rentabilidad real de proyectos con informes claros.

Antes de diseñar pantallas o elegir una base de datos, sé específico sobre cómo se ve el “éxito” para las personas que usarán la app todos los días. Las agencias fallan en el seguimiento del tiempo menos por falta de funciones y más porque el objetivo es difuso.
Los propietarios de agencias quieren confianza: “¿Realmente estamos ganando dinero con este retainer?” Necesitan agregados por clientes, equipos y meses.
Los project managers necesitan control y velocidad: seguir el consumo frente al presupuesto, detectar creep de alcance temprano y lograr que las hojas de tiempo se aprueben a tiempo.
Los miembros del equipo (y contratistas) necesitan simplicidad: registrar tiempo rápido, entender contra qué registrar y evitar ser perseguidos por entradas faltantes.
Comienza con resultados que puedas medir:
Como mínimo, la rentabilidad es:
Ingresos (facturados o reconocidos) menos costo laboral (tasas de costo internas para empleados + honorarios de contratistas) menos asignación de gastos generales (opcional al principio, pero importante para márgenes reales).
Incluso si no modelas gastos generales desde el día uno, decide si apuntas a margen del proyecto (solo mano de obra directa) o margen real (incluye gastos). Nombrarlo desde el principio evita informes confusos después.
Las hojas de cálculo y los temporizadores separados suelen generar categorías inconsistentes, aprobaciones faltantes y versiones de la “verdad” que no coinciden. El resultado es predecible: horas subfacturadas, facturación tardía e informes de rentabilidad en los que nadie confía lo suficiente para actuar.
Antes de diseñar la UI, mapea cómo se mueve realmente el trabajo en una agencia—desde “necesitamos rastrear tiempo” hasta “facturamos y revisamos márgenes”. Si tu app encaja con los hábitos existentes, la adopción es más fácil y la calidad de los datos mejora.
La mayoría de las agencias usa una mezcla de seguimiento con temporizador (ideal para trabajo profundo y start/stop precisos) y entrada manual (común después de reuniones, cambios de contexto o trabajo móvil). Soporta ambos y deja que los equipos elijan.
También decide si tu flujo se centra en registro diario (mejor precisión, menos pánico al final de la semana) o hojas de tiempo semanales (común en agencias con aprobaciones). Muchos equipos quieren recordatorios diarios pero un paso de envío semanal.
El seguimiento del tiempo solo funciona si los proyectos se configuran de la forma en que las agencias cobran:
Durante el mapeo, anota quién crea clientes/proyectos (ops, PMs, account managers) y qué necesitan: líneas de servicio, roles, ubicaciones o tarjetas tarifarias.
Las aprobaciones típicamente ocurren con cadencia predecible (semanal o quincenal). Aclara:
Las agencias suelen revisar márgenes por proyecto, cliente, línea de servicio y persona. Mapear estas expectativas de reporte temprano evita retrabajo más tarde—porque dicta qué metadatos deben capturarse en la entrada de tiempo, no después.
Tu modelo de datos es el contrato entre tu producto, informes y facturas. Si lo haces bien temprano, puedes cambiar UI y flujos más tarde sin romper la aritmética de rentabilidad.
Comienza con un conjunto pequeño y bien enlazado de objetos:
Cada informe depende en última instancia de las entradas de tiempo. Como mínimo guarda:
También captura claves foráneas: persona, proyecto, tarea/actividad—e incluye timestamps inmutables created_at/updated_at para auditabilidad.
Rara vez las agencias usan una única tarifa horaria. Modela tarifas para que puedan sobrescribirse entre sí:
Una regla práctica: guarda la tarifa aplicada en la entrada de tiempo al momento de la aprobación para que las facturas no cambien cuando se editen las tarjetas tarifarias.
La rentabilidad requiere costos, no solo facturables:
Con estas piezas, puedes calcular ingresos, costo y margen sin forzar a las agencias a un flujo rígido.
Si tu app de seguimiento solo funciona para facturación por hora, la gente adaptará la herramienta a la realidad—generalmente con hojas de cálculo y notas manuales. Las agencias suelen manejar carteras mixtas (por hora, tarifa fija, retainers), así que tu app debe soportar los tres sin cambiar cómo los equipos registran tiempo.
El trabajo por hora es sencillo en papel: tiempo facturable × tarifa. La parte complicada es que las tarifas varían.
Soporta tarjetas tarifarias por rol (Diseñador, PM), por persona, por cliente o por proyecto. Luego añade ajustes controlados:
Esto mantiene el seguimiento de horas facturables preciso mientras permite a los equipos de cuentas coincidir con las expectativas del cliente.
Los proyectos de tarifa fija triunfan o fracasan según la rapidez con la que se consume el presupuesto. Aquí, el registro del tiempo no es solo para facturar: es para presupuestar el proyecto y recibir alertas tempranas.
Modela un proyecto de tarifa fija con:
Luego muestra “consumo vs. presupuesto” a lo largo del tiempo: consumo semana a semana, previsión a la finalización y cómo la tendencia del margen cambia a medida que cambia el alcance. Haz obvio cuando un proyecto es rentable hoy pero está derivando.
Los retainers son recurrentes y con muchas reglas. Tu herramienta debe permitir configurar una asignación mensual (p. ej., 40 horas/mes) y luego definir qué pasa a fin de mes:
Cuando el tiempo excede la asignación, soporta sobre-cargos facturados a una tarifa definida (a menudo distinta de la tarjeta tarifaria estándar). Mantén las cuentas transparentes para que los clientes confíen en los totales.
Las agencias necesitan categorías no facturables como trabajo interno, preventa, administración y formación. No las escondas—trátalas como tipos de tiempo de primera clase. Alimentan la tasa de utilización y los informes de agencia, y explican por qué estar “ocupado” no siempre significa “rentable”.
Una app de tiempo + rentabilidad tiene éxito cuando todos confían en los números. Eso significa elegir un conjunto pequeño de métricas, definirlas una vez y usar las mismas fórmulas en todas partes (hojas de tiempo, vistas de proyecto e informes).
Comienza con tres campos que toda agencia entiende:
Fórmulas:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (o billable_amount ÷ billable_hours para time & materials)EHR es un gran indicador de sanity check: si dos proyectos tienen la misma tarjeta tarifaria pero EHR muy distinto, algo anda mal (creep de alcance, descuentos, ajustes).
La rentabilidad necesita costo, no solo ingresos. Mantenlo simple e incluye solo mano de obra al principio:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDefine el costo interno como una tarifa por hora (salario + impuestos + beneficios, dividido a un número por hora) para que la app pueda calcularlo automáticamente desde las hojas de tiempo.
La utilización es donde los equipos se confunden, así que define “horas disponibles” explícitamente.
billable_hours ÷ available_hoursDocumenta esta definición en la app para que los informes no se conviertan en debates.
Rastrea presupuestos tanto en horas como en dinero:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costDispara alertas simples en umbrales (por ejemplo: 80% consumido, luego 100% sobrepasado) para que los PMs actúen antes de que los márgenes desaparezcan.
Si registrar tiempo se siente como papeleo, la gente lo evitará—o lo completará el viernes por la noche con conjeturas. El objetivo es hacer la entrada de tiempo más rápida que la procrastinación, mientras sigue produciendo datos fiables para facturación y rentabilidad.
Prioriza velocidad sobre visuales llamativos. Un buen predeterminado es “una línea = una entrada” con proyecto, tarea/actividad, duración y una nota opcional.
Haz que las acciones comunes sean casi instantáneas:
A algunas personas les encantan los temporizadores; otras prefieren la entrada manual. Soporta ambos.
Para temporizadores, mantenlo práctico:
Las hojas de tiempo semanales son donde se gana la adopción.
Usa una vista semanal que soporte:
Mantén las notas opcionales pero fáciles de añadir cuando se requieran para facturación.
El móvil no necesita todas las funciones. Enfócate en:
Si las aprobaciones importan, hazlas realizables en menos de un minuto—si no, se convertirán en cuello de botella para la facturación.
Si las agencias no confían en quién puede ver, editar y aprobar tiempo, no confiarán en los números. Los roles y permisos también evitan la “contabilidad accidental” (como un contratista que edita la hoja de tiempo aprobada del mes pasado).
La mayoría de las agencias cubre el 95% de las necesidades con cinco roles:
Evita crear un “constructor de roles personalizado” en v1. En su lugar, añade algunos toggles (p. ej., “Puede aprobar tiempo”, “Puede ver datos financieros”) para casos marginales.
Las aprobaciones deben imponer consistencia sin ralentizar:
Las agencias suelen necesitar límites de confidencialidad. Soporta acceso a nivel de proyecto (asignado vs no asignado) y un permiso separado para visibilidad financiera (tarifas, costo, margen). Muchos equipos quieren que los PMs vean horas pero no tarifas salariales.
Proporciona email/contraseña con flujos de restablecimiento robustos como base. Agrega SSO (Google/Microsoft) cuando vendas a equipos grandes. Refuerza sesiones seguras (tokens de corta duración, logout por dispositivo, 2FA opcional) para que aprobaciones e informes financieros no queden expuestos si se pierde un portátil.
Las horas no son “facturables” hasta que fluyen a una factura que el cliente entienda. La mejor manera de evitar doble entrada es tratar el tiempo como la única fuente de la verdad: la gente registra trabajo una vez, y todo el downstream (facturación, ajustes, exportaciones, integraciones) referencia esas mismas entradas.
Diseña tus datos de hoja de tiempo para que puedan exportarse exactamente como los equipos de finanzas construyen facturas. Proporciona exportaciones listas para factura que puedan agruparse y subtotarse por cliente → proyecto → persona → tarea (y opcionalmente por rango de fechas).
Un enfoque práctico es añadir un simple “estado de facturación” a cada entrada (p. ej., Draft, Ready, Invoiced) y una “referencia de facturación” una vez que se empuja a la facturación. Eso te da trazabilidad sin copiar datos en múltiples sistemas.
Si tu producto ya incluye seguimiento de tiempo, muestra cómo la facturación se liga a él (p. ej., desde /features/time-tracking hasta una vista de “Preparación de factura”) para que los usuarios vean el flujo de extremo a extremo.
Las agencias ajustan frecuentemente el tiempo: cambios de alcance, descuentos de cortesía, errores internos. No lo escondas—modelalo.
Permite write-offs y ajustes a nivel de línea (o como ajuste de factura) y exige un código de motivo como Fuera de alcance, Solicitud del cliente, Retrabajo interno o Descuento. Esto ayuda a explicar cambios de margen después y facilita conversaciones con clientes.
Muchas agencias ya usan herramientas de contabilidad o facturación. Soporta opciones de integración mediante:
Para equipos pequeños, también proporciona exportaciones limpias CSV/XLSX; para equipos en crecimiento, remítelos a planes y capacidades de integración en /pricing.
Una app de seguimiento de tiempo para agencias vive o muere por la confianza: los totales deben cuadrar, las ediciones deben ser rastreables y los informes deben coincidir con las facturas. Elige componentes probados y aburridos que faciliten la precisión y mantenibilidad.
Si quieres un prototipo rápido frente a una agencia, una plataforma de vibe-coding como Koder.ai puede ayudarte a generar una app React con backend en Go + PostgreSQL desde un chat estructurado—útil para validar flujos, modelo de datos e informes antes de invertir mucho en pulido de UI.
Usa una base relacional (PostgreSQL es un predeterminado común) porque el seguimiento de horas facturables depende de relaciones limpias: personas → proyectos → tareas → entradas de tiempo → aprobaciones → facturas.
Estructura tablas para poder responder “¿Qué creíamos que era verdad en ese momento?” Por ejemplo:
Mantén endpoints simples y previsibles:
Añade idempotencia para acciones de creación y errores de validación claros—la gente registrará horas desde múltiples dispositivos.
Prioriza cuatro experiencias: una hoja de tiempo rápida, una cola de aprobaciones para managers, un dashboard de proyecto (presupuesto + consumo) y reporting con filtros que reflejen las necesidades de reporting de la agencia.
Usa una cola de trabajos para recordatorios por email/Slack, exportaciones programadas, recalcular informes cacheados y chequeos nocturnos de calidad de datos (tasas faltantes, hojas de tiempo sin aprobar, sobrecarga de presupuesto).
Las agencias no dejan de rastrear rentabilidad por falta de funciones—lo hacen porque la app es difícil de adoptar. Empieza con un MVP pequeño que coincida con cómo los equipos ya trabajan, luego añade profundidad cuando la calidad de datos y los hábitos estén en su lugar.
Un sistema vacío mata el impulso. Lanza con (o genera) datos semilla para que un workspace nuevo pueda hacer clic y entender el modelo:
Esto reduce el tiempo de onboarding y hace que las demos se sientan concretas.
Tu MVP debe entregar un resultado cerrado: registrar tiempo → aprobar hojas de tiempo → ver márgenes.
Incluye:
Mantén el informe de margen con una opinión: una pantalla, algunos filtros y una definición clara de “costo” e “ingreso”. Puedes añadir matices luego.
Si construyes rápido, considera usar el Planning Mode de Koder.ai para delinear entidades, permisos y reglas de aprobación primero, luego generar la app inicial e iterar. También puedes exportar el código fuente más tarde si decides pasar a un pipeline totalmente personalizado.
Una vez que los equipos envíen y aprueben tiempo constantemente, añade herramientas prospectivas:
Después de que el flujo central sea confiable, expande sin sobrecargar la UI:
La regla general: cada nueva función debe mejorar la precisión de los datos o reducir el tiempo de mantenimiento del sistema.
Lanzar una app de tiempo y rentabilidad no es solo añadir funciones. Las mayores amenazas a la confianza son sutiles: “mis horas cambiaron”, “el informe va lento” o “¿por qué almacenan esto?” Aborda estos riesgos temprano para que las agencias se sientan seguras desplegándolo a todo el equipo.
El seguimiento de tiempo rara vez necesita datos personales sensibles. Mantén los perfiles de usuario mínimos (nombre, email, rol) y evita recopilar cualquier cosa que no puedas justificar claramente.
Añade controles de retención desde el día uno: permite a los admins definir cuánto tiempo conservar entradas de tiempo crudas, aprobaciones y facturas (a menudo reglas distintas). Facilita exportaciones para auditorías y proporciona una forma clara de borrar o anonimizar datos de contratistas salientes mientras preservas los totales financieros.
Pequeñas “curiosidades matemáticas” crean grandes disputas. Decide y documenta tus reglas:
También considera sesiones fusionadas (stop/start de temporizadores), entradas solapadas y qué pasa si un usuario cambia el reloj de su dispositivo.
Las agencias viven en vistas semanales y mensuales—utilización, margen de proyecto, rentabilidad por cliente. Si cada panel carga recalculando totales desde entradas crudas, te toparás con un límite.
Usa pre-agrupaciones para cortes comunes (por día/semana, proyecto, persona) y actualízalas incrementalmente cuando cambien las entradas. Mantén los costosos recálculos “what-if” separados del camino de reporting principal.
Cualquier cambio que afecte dinero debe ser trazable: ediciones de entradas de tiempo, actualizaciones de tarjetas tarifarias, cambios de presupuesto, write-offs y aprobaciones. Captura el actor, timestamp, valor previo, valor nuevo y una nota de motivo.
Esto no es solo para cumplimiento—es cómo resuelves disputas rápido y mantienes la confianza de los managers en los números.
Una app de seguimiento de tiempo triunfa o fracasa en las primeras semanas. Trata el lanzamiento como un proyecto de cambio de comportamiento: reduce fricción, fija expectativas y haz visible el progreso para quienes hacen el trabajo.
Comienza con un plan de migración claro: qué datos deben moverse (clientes, proyectos, usuarios, tarjetas tarifarias), qué puede comenzar fresco (hojas de tiempo históricas) y quién firma.
Prepara plantillas y valores por defecto inteligentes para que los equipos no enfrenten formularios vacíos:
Realiza un piloto corto con un equipo durante un ciclo de facturación, luego despliega en toda la agencia. Mantén una guía simple de “cómo registrar tiempo en 60 segundos” dentro de la app (p. ej., en la página /help).
Usa automatizaciones suaves para crear hábitos:
Haz las aprobaciones ligeras: un manager debería poder aprobar una semana en minutos, con comentarios solo cuando algo esté fuera de lo normal.
Sigue un pequeño conjunto de señales operativas:
En el primer mes, prioriza eliminar fricción: menos campos obligatorios, mejores valores por defecto, entrada más rápida. Luego automatiza las partes repetitivas—tareas sugeridas, temporizadores carry-over, banderas de anomalías—basado en patrones reales de uso y no en suposiciones.
Comienza definiendo los resultados que quieres mejorar:
Si no puedes medir el “éxito”, los equipos discutirán sobre funcionalidades en lugar de corregir comportamientos.
Diseña para tres grupos con motivaciones diferentes:
Cuando estas necesidades entren en conflicto, inclina la UX diaria hacia las personas que deben registrar el tiempo, y mantén la complejidad de gestión en los informes y permisos.
Como mínimo, guarda:
Decide pronto si vas a reportar (solo mano de obra directa) o (incluye gastos), para que los informes no se contradigan más adelante.
Porque crean múltiples “versiones de la verdad”:
Un sistema único con flujos claros (registrar → enviar → aprobar → facturar/exportar) evita la subfacturación y hace que los informes de rentabilidad sean confiables.
Un flujo práctico para v1 es:
Esto te da datos limpios para facturación e informes sin forzar a todos a llevar el mismo estilo de registro.
Mantén las entidades centrales pequeñas y bien enlazadas:
Si los informes son una prioridad, captura los metadatos necesarios en el momento de la entrada (proyecto, tarea/tipo, persona) en lugar de intentar “arreglarlo en los informes”.
Modela las tarifas con reglas de anulación claras y luego “congela” la tarifa aplicada en la entrada aprobada:
Almacena la tarifa aplicada (y opcionalmente la tarifa de costo) en la entrada de tiempo al momento de la aprobación para que las facturas no cambien cuando se actualicen las tarjetas tarifarias.
Soporta los tres sin cambiar cómo la gente registra el tiempo:
La clave es separar de .
Elige un pequeño conjunto y defínelos una vez:
Concéntrate en un MVP que pruebe un bucle cerrado: registrar tiempo → aprobar → ver márgenes.
Incluye:
Una vez que los equipos confíen en lo básico, añade previsión, automatizaciones e integraciones (y documenta en lugares como /help y /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (o billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (define “available” explícitamente)Luego usa las mismas definiciones en hojas de tiempo, vistas de proyecto e informes para evitar debates.