Aprende a diseñar y construir una aplicación web para RFQs, respuestas de proveedores y comparación de cotizaciones: modelo de datos, flujos, UI, seguridad y consejos de despliegue.
Antes de diseñar pantallas o elegir un stack tecnológico, aclara qué debe hacer el flujo de trabajo de extremo a extremo. Un alcance claro evita el “crecimiento” del RFQ (cada equipo añadiendo sus propios casos límite) y hace que tu primera versión sea usable desde el primer día.
Empieza nombrando los roles primarios y los límites entre ellos:
Tu flujo MVP típicamente incluye:
“Lado a lado” puede significar cosas muy distintas según la organización. Decide desde el principio cuáles dimensiones son de primera clase:
Captura los requisitos duros temprano porque moldean tu modelo de datos y la UI:
Una vez acordados, puedes diseñar los estados del flujo y permisos con muchas menos sorpresas.
Un proceso de RFQ claro hace la diferencia entre “todos creen que está hecho” y un flujo en el que el equipo confía. Antes de construir pantallas, define los estados por los que puede pasar un RFQ, quién puede moverlo y qué evidencia debe existir en cada paso.
Mantén los estados simples, pero explícitos:
Define qué debe adjuntarse o capturarse antes de que el RFQ pueda avanzar:
Esto hace que la app imponga buenas prácticas: no “enviar sin adjuntos”, no “adjudicar sin registro de evaluación”.
Como mínimo, modela: Solicitante, Comprador, Aprobador, Proveedor y opcionalmente Finanzas/Legal. Decide las puertas de aprobación temprano:
Vincula notificaciones a cambios de estado y plazos:
Tu modelo de datos es donde una app de gestión de RFQ o se mantiene flexible o se vuelve dolorosa de cambiar. Apunta a una cadena limpia “RFQ → proveedores invitados → cotizaciones → evaluación → adjudicación”, con la estructura suficiente para funciones de comparación como tablas de precios, cotizaciones multimoneda y registro de auditoría.
Empieza con una entidad RFQ para campos a nivel de cabecera que aplican al conjunto: proyecto/referencia, fecha y zona horaria de cierre, moneda por defecto, ubicación de entrega (ship-to), pago/Incoterms y términos estándar.
Modela Líneas del RFQ por separado. Cada línea debería almacenar SKU/descripción del servicio, cantidad, unidad de medida y especificaciones objetivo. Añade campos explícitos para sustitutos aceptables y alternativos para que los proveedores puedan responder sin esconder detalles en texto libre.
Una entidad Proveedor debe cubrir contactos (múltiples emails/roles), categorías que atienden, documentos de cumplimiento (archivos + fechas de expiración) y notas internas de desempeño. Esto soporta automatizaciones como filtrar automáticamente a quién invitar según categoría o estado de cumplimiento.
Una Cotización debe enlazarse tanto al RFQ como al proveedor, con respuestas por línea: precio unitario, moneda, plazo de entrega, MOQ, fecha de validez, comentarios y adjuntos.
Para cotizaciones multimoneda, guarda la moneda original y una instantánea de la tasa de cambio usada para la normalización. Nunca sobrescribas valores ingresados por el proveedor: guarda los totales “normalizados” calculados por separado.
Crea una entidad Evaluación para puntuaciones, notas de decisión y aprobaciones. Acompáñala con una tabla AuditEvent que registre quién cambió qué y cuándo (cambios de estado, ediciones, adjudicaciones). Esto se convierte en la columna vertebral de tu flujo de aprobaciones y auditabilidad.
Si quieres inspiración para un esquema mínimo, mantenlo simple: RFQ, RFQLine, Supplier, SupplierContact, Quote, QuoteLine, Evaluation, AuditEvent, FileAttachment.
Una buena experiencia para proveedores aumenta las tasas de respuesta y reduce el ida y vuelta. Primero decide si realmente necesitas un portal autoservicio o si la entrada por email es suficiente.
Si tienes una base pequeña de proveedores, RFQs simples y un equipo dispuesto a reingresar cotizaciones, el email puede servir para un MVP. Un portal vale la pena cuando necesitas respuestas estructuradas (precios, plazos, MOQ, Incoterms), RFQs repetidos con frecuencia, múltiples adjuntos o quieres un rastro fuerte de quién presentó qué y cuándo.
Un enfoque híbrido suele funcionar mejor: los proveedores responden en el portal, pero también reciben notificaciones por email y pueden descargar un PDF del RFQ para revisión interna.
Mantén el onboarding ligero. Compras debería poder invitar proveedores por email, fijar una caducidad para el enlace de invitación y opcionalmente rellenar datos básicos de la empresa.
Como mínimo, el onboarding debería incluir:
Aclara qué verán los proveedores: sus propios RFQs, sus propias presentaciones y actualizaciones de estado—nada más.
La experiencia debe guiar a los proveedores por un formulario estructurado dejando espacio para matices.
Incluye:
Usa autoguardado, mensajes de validación claros y un paso de “previsualizar envío” para que confirmen antes de enviar.
Los proveedores suelen necesitar revisar cotizaciones. Trata cada envío como una versión: guarda historial, marcas temporales y quién lo envió. Permite reenvíos hasta la fecha límite y luego bloquea la edición, aunque permitiendo ver lo enviado. Si reabres el RFQ, crea una nueva ronda para que las comparaciones sigan siendo limpias y defendibles.
La velocidad importa en RFQs, pero también la consistencia. La mejor manera de lograr ambas es tratar la creación del RFQ como un flujo guiado que reaprovecha lo que ya sabes (plantillas, eventos pasados, listas de proveedores) manteniendo cada cambio rastreable.
Construye un asistente que empiece con una plantilla: términos por defecto, campos requeridos, columnas estándar por línea (plazo, Incoterms, garantía) y una línea de tiempo predefinida.
Para compras repetidas, añade “copiar desde RFQ previo” para que un comprador clone líneas, adjuntos y proveedores invitados—y ajuste solo lo que cambió.
Para eventos grandes, admite importación masiva de líneas vía CSV. Hazla tolerante: muestra una previsualización, resalta filas inválidas y permite mapear columnas (ej., “Precio unitario” vs “Price/EA”). Esto reduce la entrada manual sin perder control.
La selección debe ser rápida pero deliberada. Ofrece una lista de proveedores aprobados por categoría, más sugerencias basadas en participación histórica, adjudicaciones previas o geografía.
Igualmente importante: exclusiones. Permite a compradores marcar proveedores como “no invitar” por razones específicas (conflicto, desempeño, cumplimiento) y exigir una nota corta. Esto sirve de contexto en aprobaciones y auditorías posteriores.
Genera un “paquete RFQ” claro que agrupe adjuntos (planos, fichas técnicas), términos comerciales e instrucciones de respuesta. Incluye una política de Q&A explícita: si las preguntas son privadas, compartidas y el corte para aclaraciones.
Centraliza la comunicación dentro del RFQ. Soporta mensajes masivos a todos los proveedores, hilos privados de Q&A y seguimiento de addendas (cambios versionados a especificaciones, fechas o cantidades). Cada mensaje y addenda debe tener marca de tiempo y mostrarse en el historial del RFQ para auditoría.
Una vista de comparación solo funciona si confías en que “$10” significa lo mismo entre proveedores. El objetivo es convertir cada respuesta a una forma consistente y comparable—luego mostrarla en una tabla que haga las diferencias obvias.
Diseña la vista principal como una cuadrícula: proveedores como columnas, líneas del RFQ como filas, con subtotales calculados y un total general claro por proveedor.
Incluye algunas columnas prácticas que los evaluadores consultan inmediatamente: precio unitario, precio extendido, plazo de entrega, fecha de validez y notas del proveedor. Mantén las notas detalladas plegables para que la tabla siga siendo legible.
La normalización debe ocurrir al importar (o inmediatamente tras la presentación), para que la UI no tenga que adivinar.
Normalizaciones comunes:
Haz visibles las excepciones con flags ligeros:
Los evaluadores raramente adjudican todo a un solo proveedor. Permite crear escenarios: dividir adjudicaciones por línea, adjudicar cantidades parciales o aceptar alternativos.
Un patrón simple es una capa de “escenario” sobre las cotizaciones normalizadas que recalcula totales a medida que los usuarios asignan cantidades a proveedores. Mantén las salidas de escenario exportables (p. ej., a /blog/rfq-award-approvals) para flujos de aprobación.
Una vez las cotizaciones están normalizadas y comparables, la app necesita una forma clara de convertir “mejor” en “decidido”. La evaluación debe ser lo suficientemente estructurada para ser consistente, pero flexible para encajar con diferentes categorías y compradores.
Empieza con una hoja de puntuación por defecto que la mayoría reconozca y permite ajustes por RFQ. Criterios comunes: coste, plazo, términos de pago, garantía/soporte y riesgo del proveedor.
Mantén cada criterio explícito:
La ponderación ayuda a evitar que “siempre gane el precio más bajo” mostrando compensaciones. Soporta ponderaciones simples (p. ej., 40% coste, 25% plazo, 15% riesgo, 10% garantía, 10% términos) y permite ajustar por RFQ.
Para las fórmulas, prioriza transparencia y editabilidad:
Las decisiones reales implican más de una opinión. Permite que varios evaluadores puntúen de forma independiente, añadan notas y suban archivos de soporte (fichas, documentos de cumplimiento, emails). Luego muestra una vista consolidada (promedio, mediana o ponderada por rol) sin ocultar las entradas individuales.
El sistema debe generar una “recomendación de adjudicación” lista para compartir: proveedor(s) sugeridos, razones clave y compensaciones. También soporta manejo de excepciones—p. ej., adjudicar a un proveedor más caro debido a menor plazo—con campos de justificación obligatorios y requisitos de adjuntos. Esto agiliza aprobaciones y protege al equipo en revisiones posteriores.
Una herramienta de comparación solo funciona si la gente confía en la decisión y puede demostrar cómo se tomó. Eso significa aprobaciones que coincidan con la política de compras, permisos que prevengan cambios no autorizados y un rastro de auditoría que resista revisiones.
Empieza con un conjunto pequeño de reglas de aprobación y amplíalas según sea necesario. Patrones comunes:
Mantén las aprobaciones legibles en la UI (“¿por qué está esperando esto?”), y exige re-aprobación cuando ocurran cambios materiales (alcance, cantidades, fechas clave o deltas de precio por encima de un umbral).
Define roles alrededor de tareas reales:
Considera permisos más finos como “ver precios”, “descargar adjuntos” y “editar tras publicación”.
Registra “quién hizo qué y cuándo” para ediciones de RFQ, actualizaciones de cotizaciones, aprobaciones y decisiones de adjudicación—incluyendo adjuntos y cambios clave. Ofrece opciones de exportación (CSV/PDF más documentos de soporte) y define reglas de retención (p. ej., conservar registros 7 años; permitir retenciones legales) para auditorías.
Una app de RFQ sobrevive o muere por la fiabilidad de su flujo: plazos, revisiones, adjuntos y aprobaciones deben comportarse de forma predecible. Un patrón backend práctico es un monolito modular (despliegue único, módulos claros) con cola de trabajos y una superficie API-first—fácil de evolucionar, simple de operar.
Si quieres acelerar la entrega, un flujo de tipo “vibe-coding” puede ayudarte a prototipar rápido. Por ejemplo, equipos usan Koder.ai para describir el flujo en lenguaje natural, generar una UI React funcional y backend Go + PostgreSQL, y luego exportar el código fuente para revisión interna e iteración.
Diseña alrededor de unos recursos previsibles y deja que la UI haga la composición.
POST /rfqs, GET /rfqs?status=&category=&from=&to=, GET /rfqs/{id}, PATCH /rfqs/{id} (transiciones de estado), POST /rfqs/{id}/invite-suppliersGET /suppliers, POST /suppliers, GET /suppliers/{id}POST /rfqs/{id}/quotes (envío del proveedor), GET /rfqs/{id}/quotes, PATCH /quotes/{id} (revisión), POST /quotes/{id}/line-itemsPOST /files/presign (subida), POST /files/{id}/attach (a RFQ/quote/message)GET /rfqs/{id}/messages, POST /rfqs/{id}/messagesPOST /rfqs/{id}/approvals, POST /approvals/{id}/decision (aprobar/rechazar), GET /rfqs/{id}/auditUsa una cola para recordatorios (“quedan 3 días”), bloqueos por fecha límite (cerrar automáticamente envíos) y actualizaciones de tasas de cambio para cotizaciones multimoneda y comparaciones normalizadas.
Almacena archivos en object storage con URLs firmadas (TTL corto), aplica límite de tamaño y ejecuta escaneo antivirus al subir. Mantén metadatos (hash, nombre de archivo, propietario, entidad vinculada) en la base de datos.
Como mínimo, soporta filtrado por estado de RFQ, proveedor, categoría y rangos de fecha. Empieza con índices en la base de datos; añade un motor de búsqueda solo si lo superas.
La seguridad no es solo evitar hacks: es asegurarse de que la gente correcta vea los datos correctos y dejar un registro claro cuando algo sensible ocurre.
Decide cómo iniciarán sesión los usuarios:
Para ambos, soporta MFA (app autenticadora o códigos por email como mínimo). Si ofreces contraseñas, define políticas claras: longitud mínima, intentos rate-limited y bloqueo de contraseñas comprometidas.
Los datos de RFQ son comercialmente sensibles. La postura por defecto debe ser aislamiento estricto:
Esto es más fácil de aplicar cuando cada petición API verifica tanto identidad (quién) como autorización (qué puede hacer), no solo en la UI.
La entrada de cotizaciones tiene muchos casos borde. Valida y normaliza en el borde:
Trata las subidas como no confiables: escanéa archivos, limita tamaño/tipo y almacénalos separados de los servidores de aplicación.
Los logs de auditoría son más valiosos cuando son selectivos y legibles. Registra eventos como:
Combina logging con monitorización para que patrones sospechosos disparen alertas rápidas—y asegúrate de que los logs no guarden valores sensibles como contraseñas o datos completos de pago.
Las integraciones hacen que la herramienta deje de ser “otro sitio web” y empiece a encajar en el trabajo diario de compras. Apunta a un pequeño conjunto de conexiones de alto valor que reduzcan reingresos y aceleren aprobaciones.
Empieza con los flujos que eliminan la conciliación manual:
Diseña esto como una capa de integración con endpoints idempotentes (seguro de reintentar) y retroalimentación de error clara cuando falten mapeos.
El email sigue siendo la UI por defecto para proveedores y aprobadores.
Envía:
Si los usuarios viven en Outlook/Google Calendar, genera reservas opcionales para fechas clave (cierre de RFQ, reunión de evaluación).
Los exportes ayudan a stakeholders que no inician sesión con frecuencia.
Proporciona:
Asegura que los exportes respeten permisos y oculten campos sensibles cuando sea necesario.
Los webhooks permiten que otras herramientas reaccionen en tiempo real sin polling. Publica eventos como:
quote.submittedapproval.completedaward.issuedIncluye un esquema de evento estable, marcas temporales e identificadores (RFQ ID, supplier ID). Añade secretos de firma y lógica de reintento para que los receptores verifiquen autenticidad y manejen fallos temporales.
Una herramienta de RFQ triunfa o fracasa en la adopción. Un MVP enfocado te ayuda a lanzar rápido, probar valor y evitar construir funciones avanzadas antes de validar el flujo con compradores y proveedores reales.
Pantallas y reglas imprescindibles que permitan correr RFQs reales de extremo a extremo:
Si quieres iterar rápido sobre este MVP, considera generar la primera versión funcional en Koder.ai, luego usar snapshots/rollback y exportación de código fuente para revisar cambios con stakeholders manteniendo un camino limpio a producción.
Empieza con una categoría (p. ej., embalaje) y unos pocos proveedores cooperativos.
Ejecuta ciclos cortos: 1–2 RFQs/semana y una revisión de 30 minutos con usuarios. Captura puntos de fricción (campos faltantes, estados confusos, baja participación de proveedores) y arréglalos antes de ampliar.
Mide impacto con un pequeño conjunto de métricas:
Cuando el MVP sea estable, prioriza:
Para planificar mejoras y empaquetado, añade páginas simples de “próximos pasos” como /pricing y algunas guías educativas bajo /blog.
Comienza documentando el flujo de trabajo de extremo a extremo que debes soportar (creación de RFQ → invitaciones → preguntas y respuestas → presentaciones → comparación → evaluación → adjudicación → cierre). Luego define:
Esto evita el “crecimiento” desordenado del RFQ y mantiene usable la primera versión.
Modela el conjunto mínimo de roles alrededor de las tareas reales:
Mantén los estados simples pero explícitos y define quién puede transitar entre ellos:
Añade “artefactos requeridos” por etapa (por ejemplo, paquete de RFQ antes de enviar; registro de evaluación antes de adjudicar).
Trata la comunicación como algo de primera clase y auditable:
Un esquema mínimo práctico es:
RFQ, Normaliza temprano (en el momento de la presentación/importación), no solo al mostrar:
En la vista de comparación, muestra tanto los como el por proveedor.
Usa un portal cuando necesites datos estructurados y comparables y un rastro de auditoría fiable:
El correo puede servir para bases de proveedores muy pequeñas, pero normalmente obliga a reintroducción manual y debilita la trazabilidad. Un enfoque híbrido (envío por portal + notificaciones por email y pack de RFQ descargable) suele ser lo mejor.
Trata cada envío del proveedor como una cotización versionada:
Si reabres el evento, crea una nueva ronda en vez de sobrescribir envíos anteriores para mantener limpias las comparaciones.
Mantén el puntaje transparente y ligado a evidencia:
La salida debe ser una “recomendación de adjudicación” que incluya la justificación y señale excepciones (p. ej., precio más alto debido a menor plazo).
Haz la aplicación de políticas explícita y auditable:
Para integraciones, prioriza:
Aplica las reglas de permisos en la capa API, no solo en la UI, para que no puedan eludirse.
Esto reduce el ida y vuelta y mantiene un historial defendible.
RFQLineSupplier, SupplierContactQuote, QuoteLineEvaluationAuditEventFileAttachmentDecisiones clave:
quote.submitted, award.issued)Si necesitas salidas de escenarios para aprobaciones, mantén las exportaciones vinculables (por ejemplo, a /blog/rfq-award-approvals).