Usa un rastreador de depósitos y reembolsos para registrar quién pagó, a qué cubrió y qué se devolvió, con un flujo simple que evita elementos perdidos.
text\nBooking ID | Date booked | Client name | Service name | Service date(s) | Total price | Status | Notes | Exceptions?\n\n\nPara el registro de transacciones, mantenlo enfocado:\n\ntext\nDate | Booking ID | Client name | Type (Deposit/Payment/Refund) | Amount | Method | Reference ID | Refund reason | Notes\n\n\nAlgunas reglas que evitan confusión luego:\n\n- Usa Booking ID en todos lados para poder vincular el dinero a un trabajo real.\n- Mantén Amount solo como números.\n- Solo rellena Refund reason cuando Type sea Refund.\n- Usa Exceptions? como un simple Sí/No para forzar una segunda revisión.\n\n### 3) Añade menús desplegables y una regla de nombrado\nLos desplegables mantienen el lenguaje consistente para que los filtros y totales funcionen.\n\nUsa un conjunto pequeño:\n\n- Estado: Reservado, Completado, Cancelado, No-presentado, Reembolsado\n- Motivo de reembolso: Cliente canceló, Problema del servicio, Error de programación, Pago duplicado, Otro\n\nAñade una regla simple de nombre para los servicios para que las búsquedas funcionen: empieza con una categoría y luego detalles. Ejemplos: “Masaje - 60 min”, “Limpieza - 2 hab”, “Consulta - seguimiento”.\n\nDecide qué activa Exceptions? = Sí. Los desencadenantes comunes son pagos divididos en días distintos, reembolsos parciales, descuentos aplicados después del pago, contracargos o cualquier cosa que te haya hecho usar la calculadora.\n\n## Rutina diaria: cómo usar el rastreador sin trabajo extra\nTrata el rastreador como un contenedor de recibos. Añade una entrada pequeña en el momento en que el dinero se mueve, no al final de la semana cuando los detalles ya son borrosos.\n\nUna rutina de bajo esfuerzo se ve así:\n\n- Al reservar: crea la fila de resumen (cliente, servicio, fecha(s), total cotizado, depósito esperado).\n- Cuando llega el dinero: añade una entrada en el registro de transacciones con fecha, monto, método y referencia.\n- Después del servicio: marca la reserva como Completada y confirma que el saldo es correcto.\n- Cuando hay un reembolso: añade una transacción de reembolso con fecha, monto, motivo y referencia.\n\nGuarda la prueba de pago en un lugar fácil de encontrar. La entrada del rastreador puede incluir “Factura #1042” o “Ref de transferencia 7H3K”, y guarda el email de recibo o la captura del banco en la misma carpeta cada vez.\n\nEjemplo: un cliente paga un depósito de $100 el lunes, paga los $200 restantes el viernes y luego recibe un reembolso de $50 porque falta un producto. Tu registro debe mostrar tres transacciones separadas, cada una con su propia referencia.\n\nEl ritmo de revisión importa más que las herramientas sofisticadas:\n\n- Diario (2 minutos): confirma que los nuevos pagos/reembolsos tienen una referencia.\n- Semanal (10-15 minutos): busca reservas completadas sin marcar, depósitos esperados que faltan y reembolsos prometidos que no se han enviado.\n- Mensual: concilia tus totales con el banco o el procesador para que los errores pequeños no se acumulen.\n\n## Casos límites de reembolso que generan confusión\nLos reembolsos se lían cuando la vida real no coincide con la historia limpia de “pagado, entregado, hecho”. Tu rastreador debe seguir siendo legible aunque el servicio cambie a mitad de camino.\n\nReembolsos parciales vs completos: no sobrescribas el pago original. Mantén los pagos tal como fueron y registra los reembolsos como transacciones separadas con su propia fecha y motivo.\n\nReprogramaciones: elige una regla y cúmplela. Si es el mismo trabajo, actualiza la(s) fecha(s) del servicio en la fila de la reserva y añade una nota. Si es un nuevo alcance y nuevo precio, crea un nuevo Booking ID y referencia el anterior en notas.\n\nDepósitos no reembolsables: no confíes en la memoria. Añade una nota corta de la política y cuándo se explicó (por ejemplo, “No reembolsable después de 24 horas, confirmado por texto el 2 de mayo”).\n\nContracargos y disputas: trátalos como su propio estado, no como un reembolso normal. Añade fechas y una nota con la cronología para poder seguir lo ocurrido.\n\nPropinas, extras y upgrades: mantenlos separados del depósito. Las propinas normalmente no deberían reducir lo reembolsable, y los extras pueden reembolsarse solo si no se entregaron. Si vendes complementos con regularidad, añade una línea clara de “Extras” en las notas de la reserva y registra el pago extra como su propia transacción.\n\n## Matemáticas simples que mantienen honestos tus números\nTu rastreador será confiable cuando cada reserva apoye dos números rápidos: lo que realmente te has quedado y lo que el cliente aún debe.\n\nUsa estos dos cálculos:\n\nNet paid = Total paid - Total refunded\n\nBalance due = Service total - Net paid\n\nEjemplo: el cliente pagó $200, reembolsaste $50 y el total del servicio es $300. Net paid es $150 y el balance due es $150.\n\nPara una vista mensual básica, mantiene pagos y reembolsos separados:\n\n- Depósitos y pagos recibidos este mes\n- Reembolsos emitidos este mes\n\nEvita ingresar reembolsos como pagos negativos a menos que seas extremadamente consistente. Los signos mezclados son la forma en que los totales se vuelven raros.\n\nUnos pocos chequeos rápidos detectan la mayoría de errores temprano:\n\n- Cualquier saldo negativo\n- Cualquier transacción sin fecha\n- Cualquier entrada duplicada obvia (mismo cliente, mismo monto, mismo día)\n- Cualquier reembolso sin motivo o referencia\n- Cualquier reserva marcada como Completada con saldo distinto de $0 (a menos que intencionalmente quede pendiente)\n\n## Ejemplo: un servicio de tres visitas con un reembolso parcial\nUn cliente reserva un paquete de 3 visitas ($300 total) y paga un depósito de $100. Dos días después reprograma la primera visita. Tras la segunda visita cancela la tercera y pide un reembolso parcial.\n\nAsí puede verse en un registro de transacciones. La idea es registrar los eventos cuando ocurren, no reconstruir la historia después.\n\ntext\nClient: Jordan P. Service: 3-visit package Invoice/Ref: JP-014\n\n2026-01-05 | Deposit received | +$100 | Method: card | For: hold first visit | Balance due: $200\n2026-01-07 | Rescheduled | $0 | From: Jan 10 to Feb 10 | Note: no money moved\n2026-02-10 | Visit 1 done | $0 | Notes: completed\n2026-02-17 | Payment received | +$200 | Method: bank transfer | For: remaining package | Balance due: $0\n2026-02-24 | Visit 2 done | $0 | Notes: completed\n2026-03-01 | Partial refund | -$100 | Reason: cancelled visit 3 | Refunded to: card | Status: pending\n2026-03-03 | Refund cleared | $0 | Confirmation: REF-8831 | Status: completed\n\n\nUna revisión semanal detectaría un reembolso perdido cuando ves “Partial refund - pending” sin una entrada “Refund cleared”.\n\n## Errores comunes y cómo evitarlos\nLa mayoría de los sistemas de seguimiento fallan igual: parecen “suficientes” hasta que un reembolso llega al cliente equivocado o un depósito se aplica dos veces.\n\nProblemas comunes y soluciones:\n\n- Mezclar varias reservas: mantén un Booking ID por trabajo y vincula cada pago/reembolso a ese ID.\n- Registrar reembolsos sin fecha o motivo: siempre captura ambos, más una referencia.\n- Usar demasiadas categorías: mantén estados y motivos cortos. Pon el detalle en el tipo de servicio o en notas.\n- No conciliar con tu banco o procesador: compara totales semanal o al menos mensualmente, y marca las discrepancias en vez de adivinar.\n- Dejar que las notas reemplacen campos estructurados: las notas son para contexto. Los hechos principales pertenecen a columnas.\n\nSi te descubres escribiendo “pagado vía Zelle, depósito para 5 de junio, reembolsado la mitad” en una celda de notas larga, es señal de que necesitas campos separados.\n\n## Checklist rápido para revisiones semanales y mensuales\nUn rastreador solo funciona si confías en él.\n\n### Revisiones semanales (10 minutos)\nEscanea en busca de lo básico faltante:\n\n- Cada reserva tiene un estado claro y fecha del servicio.\n- Cada pago/reembolso tiene monto, fecha y método.\n- Cada reembolso tiene motivo y referencia.\n- Ninguna reserva muestra reembolsos mayores que el total pagado.\n- Tus totales semanales de “dinero entrante” coinciden con los pagos o depósitos bancarios de la misma semana.\n\nSi los totales no coinciden, no adivines. Elige una reserva y trázala de extremo a extremo: fecha del servicio, depósito, saldo restante, reembolso.\n\n### Revisiones mensuales (20-30 minutos)\nProtege tu historial y asegura que los números de fin de mes tengan sentido:\n\n- Guarda una copia o snapshot del rastreador antes de reorganizar.\n- Limpia elementos antiguos “pendientes”: completados, cancelados o movidos.\n- Revisa reembolsos que ocurrieron días después del servicio.\n- Compara cada subtotal por método de pago con lo que muestran tu banco y proveedores de pago.\n- Marca reembolsos parciales repetidos para ajustar tu política de depósitos.\n\n## Siguientes pasos: hazlo más fácil con automatización ligera\nLa automatización ayuda solo después de que lo básico sea consistente. Si una persona escribe “Depósito” y otra “Retainer”, los reportes serán un lío sin importar la herramienta.\n\nCuando tu rastreador lleve unas semanas estable, la mejora más pequeña que ayuda a la mayoría de equipos es un formulario interno simple que obligue a los mismos campos cada vez (fecha, Booking ID, tipo, monto, método, referencia). Si quieres construir eso sin un ciclo largo de desarrollo, algunos equipos usan Koder.ai (koder.ai) para crear un rastreador interno ligero describiendo campos y flujo en chat y luego iterando según hace falta.\n\nSi construyes una app, mantén la primera versión pequeña: reservas, transacciones, reembolsos y un resumen mensual. Añade funciones solo después de que los números coincidan con tu banco mes tras mes.Registra depósitos y reembolsos porque son fáciles de olvidar cuando las reservas cambian, los clientes cancelan o los servicios se modifican. Un registro sencillo evita reembolsar a la persona equivocada, aplicar un depósito dos veces o olvidar un reembolso prometido.
Como mínimo, captura el cliente, para qué fue el pago, qué ocurrió con la reserva y qué se reembolsó y cuándo. Si no puedes responder eso rápido, acabarás perdiendo tiempo reconstruyendo la historia más tarde.
Usa un único Booking ID por trabajo y adjunta cada pago y reembolso a ese ID. Esa sola regla evita la mayoría de las confusiones cuando los clientes reprograman, dividen pagos o reservan varios servicios.
Registra los reembolsos como transacciones separadas con fecha, monto, motivo y referencia. No sobrescribas el pago original, porque perderías la cronología y no podrías explicar los totales después.
Elige una regla y aplícala siempre. Si es realmente el mismo trabajo, actualiza la fecha del servicio en la fila de la reserva y conserva el mismo Booking ID; si el alcance o precio cambia lo suficiente como para ser un nuevo trabajo, crea un nuevo Booking ID y anota la conexión.
Escribe la política en el rastreador y anota cuándo se comunicó, aunque sea con “confirmado por texto”. Así no dependerás de la memoria si alguien discute si el depósito debe quedarse.
Añade un estado claro como “Disputa” y registra las fechas y lo ocurrido, separado de los reembolsos normales. Trátalo como una línea de tiempo que puedas seguir, porque las disputas suelen incluir reversos parciales y comunicaciones de ida y vuelta.
Usa dos números de forma consistente: Net paid = total pagado − total reembolsado, y Balance due = total del servicio − Net paid. Si esos se mantienen sensatos, tu rastreador coincidirá con la realidad incluso con reembolsos parciales y pagos divididos.
Actualiza en el momento en que el dinero se mueve, no al final de la semana. Una revisión diaria rápida para comprobar referencias y una escaneada semanal para “reembolsos prometidos” evitan la mayoría de los problemas antes de que se conviertan en seguimientos incómodos.
Empieza con una hoja de cálculo si la abrirás de verdad cuando estés ocupado, y mantén el lenguaje consistente con opciones tipo desplegable para estado y motivos de reembolso. Si varias personas aceptan pagos o la hoja se vuelve un caos, una pequeña app interna con campos obligatorios puede reducir errores, incluso una creada rápidamente con una herramienta como Koder.ai.