Aprende a planificar, construir y lanzar una app web que rastrea vencimientos de contratos con proveedores, almacena documentos y envía recordatorios de renovación a tiempo.
Un rastreador de vencimientos existe para evitar momentos de “no lo vimos venir”: renovaciones sorpresa, ventanas de notificación perdidas y prisas de última hora porque el PDF firmado está en el correo de alguien.
La mayoría de los equipos se encuentran con los mismos modos de fallo:
Un rastreador útil soporta diferentes roles sin obligarlos a ser expertos en contratos:
Cuando el rastreador funciona, genera:
Elige señales medibles que muestren adopción y fiabilidad:
Si tu MVP puede resolver esto de forma consistente, evitarás los errores de contrato más costosos antes de añadir funciones avanzadas.
Un MVP debe responder de un vistazo: “¿qué vence pronto, quién lo posee y qué pasa después?” Mantén la v1 lo bastante pequeña para lanzarla rápido y luego amplíala según el uso real.
Si quieres moverte rápido sin construir una pila personalizada completa el primer día, una plataforma de vibe-coding como Koder.ai puede ayudarte a prototipar las pantallas y el flujo de recordatorios desde una especificación por chat—y aun así producir código fuente exportable cuando estés listo para operacionalizar.
Para evitar que el proyecto se convierta en un sistema completo de ciclo de vida de contratos, deja fuera en v1:
Responsable de contrato: “Puedo ver mis contratos que vencen pronto y recibir recordatorios con tiempo suficiente para negociar.”
Compras/Admin: “Puedo añadir/editar contratos y asignar responsables para que nada quede sin asignar.”
Finanzas/Liderazgo (solo lectura): “Puedo ver próximas renovaciones para prever gasto y evitar renovaciones automáticas sorpresa.”
Si entregas estas historias con pantallas limpias y recordatorios fiables, tienes un MVP sólido.
Un rastreador tiene éxito o fracasa por los datos que capturas. Si el modelo es demasiado ligero, los recordatorios son poco fiables. Si es demasiado complejo, la gente deja de introducir información. Apunta a un “registro central + unos pocos campos estructurados” que cubran el 90% de los casos.
Proveedor es la compañía a la que pagas. Guarda lo básico para buscar y reportar: nombre legal, nombre a mostrar, tipo de proveedor (software, instalaciones, agencia) y un ID interno si lo tienes.
Contrato es el acuerdo que rastreas. Un proveedor puede tener varios contratos (p. ej., licencias y soporte), así que mantén Contrato como registro separado vinculado al Proveedor.
Cada contrato necesita un claro responsable del contrato (la persona encargada de las decisiones de renovación) y un responsable suplente para vacaciones y rotación. Trata estos campos como obligatorios.
También captura contactos clave:
La mayoría de las apps guardan “inicio” y “fin” y luego se preguntan por qué se pierden renovaciones. Registra varias fechas de forma explícita:
Añade unos pocos campos estructurados para cubrir patrones comunes:
Para mes a mes, la “fecha de fin” puede ser desconocida. En ese caso, genera recordatorios desde las reglas de plazo de notificación (p. ej., “notificar 30 días antes del siguiente ciclo de facturación”).
Los estados son más que etiquetas: son la lógica que alimenta los contadores del dashboard, la programación de recordatorios y los informes. Defínelos pronto, mantenlos simples y consistentes en todos los acuerdos.
Un conjunto práctico para un MVP:
Elige ventanas fijas para que todos entiendan qué significa “pronto”. Opciones comunes: 30/60/90 días antes de la fecha efectiva de fin. Haz el umbral configurable por organización (o por tipo de contrato) para que la herramienta encaje con distintos ritmos de compras.
Decide también qué ocurre si la fecha de fin cambia: el estado debe recalcularse automáticamente para evitar banderas obsoletas de “Vence pronto”.
Cuando un contrato pasa a Rescindido o Archivado, exige un código de motivo como:
Estos motivos facilitan los informes trimestrales y las revisiones de riesgo de proveedores.
Trata el estado como un campo auditable. Registra quién lo cambió, cuándo y qué cambió (estado antiguo → estado nuevo, más código de motivo y nota opcional). Esto soporta la responsabilidad y ayuda a explicar por qué dejaron de llegar recordatorios o por qué se perdió una renovación.
Un rastreador solo es útil si la gente actúa tras los recordatorios. El objetivo no es “más notificaciones”, sino empujones oportunos y accionables que encajen con cómo trabaja tu equipo.
Comienza con email como canal por defecto: es universal, fácil de auditar y no requiere administración adicional. Cuando el flujo esté estable, añade entrega opcional por Slack/Teams para equipos que viven en chat.
Mantén las preferencias de canal por usuario (o por departamento) para que Finanzas siga por email mientras Compras usa chat.
Usa una cadencia predecible ligada a la fecha de fin:
Añade también una clase separada de alerta para el plazo de notificación (por ejemplo, “debe darse aviso con 45 días”). Trátala como de mayor prioridad que la fecha de expiración, porque perderla puede obligarte a otro periodo.
Cada notificación debe incluir dos acciones de un clic:
Registra las acciones en un historial de auditoría (quién confirmó, cuándo y cualquier comentario) para que los seguimientos sean claros.
Si el responsable del contrato no confirma después de una ventana definida (p. ej., 3 días hábiles), envía una escalada a un gestor o responsable suplente. Las escaladas deben ser limitadas y explícitas: “No hay respuesta; confirma la propiedad o reasigna.”
Elimina duplicados en recordatorios (no repetir para el mismo contrato/fecha), respeta horas de silencio y reintenta fallos. Incluso un gran diseño falla si los mensajes llegan tarde o se duplican.
Un rastreador triunfa o fracasa por la velocidad: ¿puede alguien encontrar el contrato correcto, confirmar la fecha de renovación y actualizarla en menos de un minuto? Diseña la UX alrededor de las acciones más frecuentes: ver qué sigue, buscar y hacer pequeñas ediciones.
Dashboard debe responder: “¿qué necesita atención pronto?” Prioriza Renovaciones próximas (próximos 30/60/90 días) y un conjunto pequeño de KPI (p. ej., vence este mes, renovaciones automáticas próximas, documentos faltantes). Ofrece dos vistas principales:
Detalle de contrato es la “fuente única de la verdad.” Coloca lo esencial arriba: proveedor, estado, fecha de expiración, términos de renovación, responsable y configuración de notificaciones. Mantén elementos secundarios abajo: notas, etiquetas, documentos vinculados y contactos relacionados.
Detalle de proveedor agrega todo lo ligado a un proveedor: contratos activos, históricos, contactos clave y patrones de renovación. Aquí se responde “¿qué más compramos a este proveedor?”
Ajustes debe ser ligero: valores por defecto de notificaciones, roles, conexiones Slack/email y etiquetas/estados estándar.
Haz la búsqueda omnipresente. Soporta filtrado por proveedor, responsable, estado, rango de fechas y etiqueta. Añade “filtros rápidos” en el dashboard (p. ej., “Renovación automática en 14 días”, “Responsable faltante”, “Borrador”). Si los usuarios repiten filtros, permite vistas guardadas como “Mis renovaciones” o “Aprobaciones finanzas”.
La mayoría de las ediciones son pequeñas. Usa edición inline para fecha de expiración, responsable y estado directamente en la tabla y en la parte superior de la página de detalle. Confirma cambios con una retroalimentación sutil y ofrece una opción “Deshacer” para ediciones accidentales.
Mantén la navegación consistente: dashboard → resultados de búsqueda → detalle del contrato, con una ruta de regreso clara y filtros persistentes para que los usuarios no pierdan contexto.
Un rastreador no está completo sin la documentación. Guardar los documentos junto a las fechas clave evita momentos de “no encontramos la copia firmada” cuando llega la hora de renovar.
Comienza con el conjunto mínimo que la gente realmente busca:
Mantén las subidas opcionales en el MVP, pero haz que el estado de “documento faltante” sea notable en la página del contrato.
Para la mayoría, la configuración más sencilla y fiable es:
Esto mantiene la BD pequeña y rápida, mientras el almacenamiento gestiona PDFs grandes eficientemente.
Trata los documentos como registros inmutables. En lugar de “reemplazar” un PDF, sube una nueva versión y márcala como la última.
Un modelo práctico es:
document_group (p. ej., “Acuerdo marco”)document_version (v1, v2, v3…)En la página del contrato muestra la versión más reciente por defecto, con un historial breve (quién subió, cuándo y una nota como “Se actualizó la cláusula de renovación”).
El acceso a documentos debe seguir control por roles:
Si permites eliminación, considera un “soft delete” (ocultar en la UI pero mantener en almacenamiento) y siempre registra la acción en el log de auditoría. Para más controles, enlaza esto con tu /security-and-audit.
Los datos de contratos no son solo fechas: incluyen precios, términos negociados y acuerdos firmados. Trata la seguridad como una característica central, incluso en un MVP.
Empieza con un conjunto pequeño de roles que mapeen responsabilidades reales:
Mantén roles simples y añade excepciones vía reglas a nivel de registro.
Define reglas por proveedor e hereda a todos los contratos relacionados. Patrones comunes:
Esto evita exposiciones accidentales y sigue soportando seguimiento de contratos entre equipos.
Si tu organización tiene un proveedor de identidad, habilita SSO (SAML/OIDC) para que el acceso esté ligado al estatus laboral. Si no, usa email/contraseña con MFA (TOTP o passkeys) y aplica controles de sesión (timeouts, revocación de dispositivos).
Registra acciones relevantes para revisiones y disputas:
Haz las entradas de auditoría buscables por proveedor/contrato y exportables para cumplimiento. Este “rastro de auditoría” convierte la confianza en evidencia.
Un rastreador solo sirve cuando contiene tus acuerdos reales. Planea dos caminos: una importación rápida “ponerlo dentro” para que la gente empiece a usar la app, y integraciones más profundas que reduzcan la entrada manual con el tiempo.
Una importación CSV manual es la forma más simple de cargar contratos desde hojas de cálculo o unidades compartidas. Mantén la primera versión tolerante y centrada en los campos que generan recordatorios:
Incluye una plantilla descargable y un paso de “mapear” para que los usuarios relacionen sus columnas con tus campos. También ofrece una pantalla de vista previa que resalte errores antes de guardar.
Las importaciones muestran datos desordenados. Construye un pequeño flujo de limpieza para que la primera subida no sea un ticket de soporte:
Cuando lo básico funcione, las integraciones pueden mantener la información actualizada:
Si ya tienes un ERP o herramienta de compras, trátalo como fuente de verdad potencial para registros de proveedores. Una sincronización ligera puede importar proveedores e IDs cada noche, mientras las fechas específicas del contrato se gestionan en tu app. Documenta qué gana cuando hay conflictos y muestra un “Última sincronización” para que los usuarios confíen en los datos.
Si luego añades automatizaciones, enlázalas desde el área de administración (por ejemplo, /settings/integrations) en lugar de esconderlas tras procesos solo para ingeniería.
Un rastreador parece “simple” hasta que los recordatorios no se envían, se envían dos veces o llegan en la zona horaria equivocada. Tu backend necesita una capa de programación fiable, predecible, depurable y segura de reintentos.
Usa una cola de trabajos (p. ej., Sidekiq/Celery/BullMQ) en vez de ejecutar la lógica de recordatorios dentro de peticiones web. Dos patrones de job funcionan bien:
Las escaladas deben ser explícitas: “notificar responsable”, luego “notificar gestor”, luego “notificar finanzas”, con delays entre pasos para no spamear a todos.
Almacena todos los timestamps en UTC, pero calcula las “fechas de vencimiento” en la zona horaria del responsable del contrato (o el default de la organización). Por ejemplo, “30 días antes de la expiración a las 09:00 hora local.”
Si soportas plazos en días hábiles, evita lógica casera. O bien:
Haz la regla visible en logs y en la página de detalle del contrato para que los usuarios entiendan por qué un recordatorio llegó un viernes y no en fin de semana.
Los reintentos son normales (caídas de red, timeouts del proveedor de email). Diseña el envío para ser idempotente:
contract_id + reminder_type + scheduled_for_date + channel.Esto garantiza “como máximo una vez” desde tu app aun si los jobs se ejecutan dos veces.
Centraliza plantillas para que usuarios de negocio puedan ajustar el texto sin cambiar código. Soporta variables como:
{{vendor_name}}{{contract_title}}{{expiration_date}}{{days_remaining}}{{contract_url}} (enlace relativo como /contracts/123)Renderiza plantillas en el servidor, guarda el texto final renderizado en el outbox para auditoría/depuración y envía por email y Slack con la misma carga subyacente.
Las pruebas son donde los rastreadores suelen fallar silenciosamente: una regla de fechas está mal por un día, una cláusula de renovación se interpreta mal o las notificaciones se envían pero no se entregan. Trata el motor de recordatorios como la lógica de facturación: alto impacto, poca tolerancia al error.
Empieza con pruebas automatizadas alrededor de la “verdad del contrato”, no solo del UI:
Añade un set pequeño de fixtures (contratos realistas) y escribe tests que aserten el calendario exacto de recordatorios para cada caso.
Prueba entregabilidad de email en staging con buzones reales (Gmail, Outlook) y verifica:
Si soportas Slack, valida límites de tasa, permisos de canal y qué ocurre si un canal está archivado.
Realiza un piloto con un grupo reducido (compras + finanzas es ideal) usando contratos reales. Define métricas de éxito: “No se perdieron renovaciones”, “<5% recordatorios incorrectos” y “Todos los contratos buscables en <10 segundos”. Captura feedback semanal y corrige vacíos de reglas antes de escalar.
Si construyes la primera versión con Koder.ai, un piloto es el momento adecuado para usar snapshots/rollback y iterar con seguridad sobre la lógica de recordatorios y reglas de permisos sin interrumpir a todo el equipo.
Antes del lanzamiento confirma:
Un rastreador demuestra su valor cuando ayuda a actuar con antelación, no solo a almacenar acuerdos. Eso requiere informes claros, métricas de compromiso y un plan simple para mantener la calidad de los datos.
Empieza con unas pocas vistas “siempre activas” que respondan preguntas comunes:
Si ofreces exportaciones, mantenlas simples: CSV para hojas de cálculo y un enlace filtrado compartible dentro de la app (p. ej., /reports/renewals?range=90&group=owner).
Para evitar “nunca vimos el recordatorio”, registra un conjunto pequeño de eventos:
No deben sentirse punitivos. Su propósito es claridad operacional: ver dónde hacen falta seguimientos y si la configuración de notificaciones funciona.
Cuando el MVP sea estable, las siguientes mejoras que añaden valor real son:
Escribe unos runbooks simples y enlázalos desde una página interna tipo /help/admin:
Con estas bases, la app sigue siendo útil mucho después del lanzamiento y los informes se convierten en una fuente de confianza para la planificación de renovaciones.
Debe prevenir tres fallos comunes:
Si responde de forma fiable a “qué vence pronto, quién lo posee y qué se hace a continuación”, está cumpliendo su función.
Comienza con un alcance pequeño y entregable rápidamente:
Añade etiquetado de cláusulas, scorecards e integraciones solo después de que los recordatorios funcionen con fiabilidad.
Registra fechas por separado para que los recordatorios sean precisos:
Muchos vencimientos se pierden porque los equipos solo guardan fechas de inicio/fin y olvidan la ventana de notificación.
Usa unos pocos campos estructurados:
Para mes a mes, cuando la “fecha de fin” no está clara, genera alertas a partir de la (p. ej., “30 días antes del siguiente ciclo de facturación”) en lugar de una fecha de fin.
Mantén los estados mutuamente excluyentes y ligados a la lógica:
Recalcula el estado automáticamente cuando cambien las fechas y registra quién cambió qué (anterior → nuevo) para auditoría.
Un valor por defecto práctico es:
Incluye dos acciones de un clic en cada recordatorio:
El correo electrónico es el mejor valor por defecto porque es universal y fácil de auditar. Añade Slack/Teams solo después de que el flujo esté estable.
Para reducir ruido:
También registra los resultados de entrega (enviado/rebotado/fallido) para confiar en el sistema.
Usa un enfoque simple y escalable:
Trata los documentos como inmutables: sube una nueva versión en vez de reemplazar la anterior y muestra la última versión con un historial breve en la página del contrato.
Comienza con un conjunto pequeño de roles (Admin, Editor, Viewer) y añade roles restringidos si hace falta (p. ej., Solo-Legal, Solo-Finanzas).
Control de acceso:
Registra eventos clave de auditoría: ediciones de contratos (especialmente fechas/términos de renovación), cambios de permisos y cargas/descargas/eliminaciones de archivos.
Una importación CSV tolerante hace que los equipos empiecen rápido. Ofrece:
Espera tareas de limpieza:
Escala al responsable suplente/gestor si no hay confirmación tras una ventana definida.
Permite que la importación continúe, pero reenvía filas incompletas a una cola “Necesita revisión” para que los recordatorios no fallen en silencio.