छोटे निर्माताओं के लिए बैच ट्रेसबिलिटी ऐप: गाइड

मैन्युफैक्चरिंग फ्लोर पर बैच रिकॉर्ड क्यों बिगड़ जाते हैं

बैच रिकॉर्ड अक्सर मिक्सर के पास रखी कागज़ की शीट, रिसीविंग में रखे डिलीवरी नोट और ऑफिस की स्प्रेडशीट से शुरू होता है। हर रिकॉर्ड अपने आप में ठीक लगता है, लेकिन साथ देखने पर कई कड़ियां गायब मिलती हैं।

एक ऑपरेटर लॉट नंबर हाथ से लिखता है। दूसरा क्लिपबोर्ड पर तापमान की जांच दर्ज करता है। खरीद विभाग सप्लायर की जानकारी ईमेल थ्रेड में रखता है, जबकि शिपिंग टीम ग्राहक का ऑर्डर किसी अलग सिस्टम में दर्ज करती है। इनके बीच की जानकारी अक्सर मौखिक रूप से दी जाती है। फिर वह व्यक्ति मौजूद नहीं होता या उसे बात कुछ अलग याद रहती है।

हाथ से लिखे नोट एक और समस्या पैदा करते हैं। धुंधला अंक लॉट "L24071" को "L24017" बना सकता है। स्प्रेडशीट की कोई पंक्ति गलत टैब में जा सकती है। ऐसी आम गलतियों के कारण जब किसी को जल्दी जवाब चाहिए होता है, तो मैन्युफैक्चरिंग लॉट ट्रैकिंग धीमी पड़ जाती है।

जब कोई ग्राहक समस्या बताता है, तो कर्मचारियों को प्रोडक्ट को दोनों दिशाओं में ट्रेस करना पड़ता है। उन्हें जानना होता है कि कौन-सा तैयार बैच ग्राहक तक पहुंचा और कब भेजा गया, उसमें कौन-सी सामग्री लगी, प्रोडक्शन और क्वालिटी की हर जांच किसने पूरी की, और क्या उसी बैच का स्टॉक गोदाम में बचा है या दूसरे ग्राहकों को भेजा जा चुका है।

अगर यह जानकारी कई जगहों पर हो, तो साधारण शिकायत भी खोजबीन का बड़ा काम बन जाती है। कोई शिपिंग कागज़ात देखता है, प्रोडक्शन लीड को फोन करता है, पुरानी स्प्रेडशीट खोलता है और तारीखों को सप्लायर डिलीवरी से मिलाने की कोशिश करता है। इसमें कई घंटे लग सकते हैं और सबसे गलत समय पर लोगों का ध्यान प्रोडक्शन से हट जाता है।

स्टॉक भेजे जाने के बाद लागत और बढ़ जाती है। स्पष्ट सप्लायर और शिपमेंट ट्रैकिंग के बिना टीम को हर उस ग्राहक का स्टॉक रोकना या उससे संपर्क करना पड़ सकता है जिसने मिलता-जुलता प्रोडक्ट खरीदा हो, क्योंकि प्रभावित लॉट अलग नहीं किया जा सकता। इससे बर्बादी, बिक्री का नुकसान और असहज ग्राहक कॉल पैदा होती हैं। प्रभावित बैच का बचा हुआ स्टॉक छूट जाना और भी गंभीर है।

बैच ट्रेसबिलिटी ऐप इन रिकॉर्ड को एक बैच आईडी के आसपास जोड़ देता है। फ्लोर पर कर्मचारी काम के दौरान उस आईडी को स्कैन या दर्ज कर सकते हैं, जांच जोड़ सकते हैं, सामग्री के इस्तेमाल का रिकॉर्ड बना सकते हैं और अगला हैंडऑफ पूरा कर सकते हैं। तब रिकॉर्ड समस्या आने के बाद बनाई गई कहानी के बजाय उस दिन के वास्तविक काम को दिखाता है।

हर बैच रिकॉर्ड में क्या होना चाहिए

बैच, जिसे लॉट भी कहा जाता है, ऐसी वस्तुओं का समूह होता है जो एक जैसी परिस्थितियों में साथ प्राप्त या तैयार की गई हों। यह किसी सप्लायर से आई आटे की एक पैलेट, सुबह के रन में भरी गई 500 बोतलें या एक मशीन शिफ्ट में बने पार्ट्स की ट्रे हो सकती है। इसकी परिभाषा फैक्ट्री के काम करने के तरीके के अनुसार होनी चाहिए, स्प्रेडशीट की बनावट के अनुसार नहीं।

हर बैच की अपनी आईडी होनी चाहिए। रिसीविंग रिकॉर्ड, प्रोडक्शन स्क्रीन, जांच शीट, लेबल और शिपमेंट रिकॉर्ड पर कर्मचारी वही आईडी देखें। बैच ट्रेसबिलिटी ऐप तब सबसे उपयोगी होता है जब लोग एक आईडी खोजकर कई फाइलें खोले बिना पूरी कहानी देख सकें।

रिकॉर्ड में सप्लायर डिलीवरी, सामग्री लॉट, प्रोडक्शन रन, क्वालिटी जांच और ग्राहक शिपमेंट आपस में जुड़े होने चाहिए। सप्लायर का नाम, खरीद ऑर्डर, आने की तारीख और प्राप्त मात्रा दर्ज करें। सामग्री लॉट के साथ सप्लायर लॉट नंबर, ज़रूरत होने पर एक्सपायरी तारीख और स्टोरेज लोकेशन रखें। प्रोडक्शन रन में तैयार माल का लॉट नंबर, रेसिपी या प्रक्रिया, लाइन या मशीन और बनाई गई मात्रा शामिल करें। क्वालिटी रिकॉर्ड में जांच या टेस्ट, परिणाम, ज़रूरत होने पर रीडिंग और जांच असफल होने के बाद की कार्रवाई दिखनी चाहिए। शिपमेंट रिकॉर्ड में ग्राहक, डिस्पैच की तारीख, भेजी गई मात्रा और साइट से निकले तैयार लॉट का नाम होना चाहिए।

लंबे नोट से ज़्यादा महत्वपूर्ण आपसी कड़ियां हैं। अगर कोई ग्राहक एक कार्टन की समस्या बताता है, तो कर्मचारी शिपमेंट पहचान सकें, उसका तैयार लॉट ढूंढ सकें और उस रन में इस्तेमाल हुए हर इनपुट सामग्री लॉट को देख सकें। उन्हें यह भी दिखना चाहिए कि वही तैयार लॉट और कहां भेजा गया था।

हर एंट्री में तीन बुनियादी बातें होनी चाहिए: तारीख और समय, एंट्री करने वाले कर्मचारी का नाम और मौजूदा स्टेटस। तारीखें घटनाओं को सही क्रम में रखती हैं। कर्मचारी का नाम होने से सुपरवाइज़र असामान्य रीडिंग पर सही व्यक्ति से पूछ सकता है। स्टेटस बताता है कि बैच प्राप्त हो चुका है, जांच की प्रतीक्षा में है, स्वीकृत है, होल्ड पर है, प्रोडक्शन में इस्तेमाल हो चुका है, भेजा जा चुका है या बंद है।

स्टेटस सरल और सीमित रखें। फ्लोर कर्मचारी को "pending review", "under review" और "awaiting approval" में से चुनने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए, अगर तीनों का मतलब एक ही है। एक स्पष्ट "on hold" स्टेटस किसी समस्या के हल होने से पहले सामग्री को आगे बढ़ने से रोकता है।

अटैचमेंट तभी जोड़ें जब वे रिकॉर्ड का प्रमाण हों। क्षतिग्रस्त डिलीवरी लेबल की फोटो, सप्लायर सर्टिफिकेट या हस्ताक्षर की गई जांच शीट बैच के साथ रखी जा सकती है। इन फाइलों को ईमेल इनबॉक्स में दबे रहने देने के बजाय लॉट से जोड़कर रखें।

उदाहरण के लिए, सॉस बनाने वाला निर्माता सप्लायर लॉट T-184 में टमाटर प्राप्त करता है। टीम डिलीवरी दर्ज करती है, तैयार बैच S-0624 में T-184 का इस्तेमाल करती है, पकाने के तापमान की जांच दर्ज करती है और S-0624 को दो ग्राहकों को भेजती है। सप्लायर या ग्राहक के फोन करने पर यह कड़ी निर्माता को उपयोगी जवाब देती है।

रिसीविंग से प्रोडक्शन तक लॉट नंबर तय करें

लॉट नंबर तभी उपयोगी है जब कर्मचारी अपना काम रोके बिना उसे पढ़, बोल और टाइप कर सकें। फ़ॉर्मैट छोटा और एक जैसा रखें। एक व्यावहारिक विकल्प प्राप्त सामग्री के लिए YYMMDD-MAT-### है, जैसे 250614-FLR-002, जहां बीच का कोड आटे की पहचान करता है और आखिरी नंबर उसी दिन की डिलीवरी को अलग करता है।

ऐसे कोड से बचें जिनके लिए कर्मचारियों को कई नियम देखने पड़ें। नंबर एक वास्तविक डिलीवरी या तय प्रोडक्शन रन की पहचान करे, उसकी हर जानकारी का संक्षिप्त रूप न बने। आपका बैच ट्रेसबिलिटी ऐप उस सरल लेबल के पीछे बाकी तथ्य रख सकता है।

रिसीविंग के समय कर्मचारी सामग्री को स्टोरेज में रखने या फ्लोर पर भेजने से पहले उसका रिकॉर्ड बनाएं। आंतरिक सामग्री लॉट नंबर, सप्लायर का लॉट नंबर, सप्लायर का नाम, डिलीवरी की तारीख, खरीद संदर्भ, सामग्री का नाम, प्राप्त मात्रा, माप की इकाई, ज़रूरत होने पर एक्सपायरी या बेस्ट-बिफोर तारीख और रिसीविंग परिणाम दर्ज करें: स्वीकार, होल्ड या अस्वीकार।

उदाहरण के लिए, एक बेकरी 14 जून को आटे की दो डिलीवरी प्राप्त करती है। दोनों शिपमेंट एक ही सप्लायर से आए हों, तब भी हर डिलीवरी को अपनी आंतरिक लॉट संख्या मिले। बाद में किसी एक सप्लायर लॉट से शिकायत आने पर टीम उन सभी प्रोडक्शन बैचों को खोज सकेगी जिनमें उसका इस्तेमाल हुआ था।

कर्मचारी मिक्स, काट, पकाना, पैक या असेंबल शुरू करने से पहले प्रोडक्शन बैच बनाएं। उस रन को अपनी संख्या दें, जैसे 250614-COOKIE-01। रिकॉर्ड में प्रोडक्ट का नाम, नियोजित मात्रा, प्रोडक्शन की तारीख, शिफ्ट और बैच शुरू करने वाले व्यक्ति का नाम होना चाहिए।

इसके बाद कर्मचारी इस्तेमाल किए गए हर सामग्री लॉट को प्रोडक्शन बैच से जोड़ें। उन्हें नया विवरण टाइप करने के बजाय प्राप्त इन्वेंटरी की सूची से लॉट चुनना चाहिए। इससे "Flour 25kg" और "25 kg flour" जैसे छोटे नाम-अंतर इतिहास को अलग-अलग रिकॉर्ड में बांटने से बचते हैं।

एक प्रोडक्शन बैच में कई सामग्री लॉट इस्तेमाल हो सकते हैं। अगर टीम आटे की एक बोरी खत्म करके दूसरी खोलती है, तो दोनों लॉट जोड़ें और हर एक से इस्तेमाल हुई मात्रा दर्ज करें। रिकॉल के दौरान कारोबार पूरे दिन के उत्पादन को संदिग्ध मानने के बजाय प्रभावित तैयार माल को अलग कर सकेगा।

रिसीविंग और प्रोडक्शन स्क्रीन टैबलेट पर फ्लोर से इस्तेमाल करने लायक सरल रखें। Koder.ai ऐप चैट आधारित वर्कफ़्लो के जरिए कर्मचारियों को मार्गदर्शन दे सकता है और लॉट के संबंधों को एक खोजे जा सकने वाले रिकॉर्ड में रख सकता है।

रोज़मर्रा के काम के अनुसार वर्कफ़्लो बनाएं

बैच ट्रेसबिलिटी ऐप तब काम करता है जब वह लोगों के मौजूदा काम के क्रम का अनुसरण करे, न कि कर्मचारियों से उनके काम को ऑफिस की भाषा में बदलने को कहे। डिलीवरी आने, सामग्री प्रोडक्शन में जाने, जांच होने, तैयार माल पैक होने और ऑर्डर साइट से निकलने की प्रक्रिया देखें। ऐप इन्हीं हैंडऑफ के आधार पर बनना चाहिए।

सामान्य वर्कफ़्लो तब शुरू होता है जब रिसीवर सप्लायर, डिलीवरी की तारीख, सप्लायर लॉट नंबर, मात्रा और स्टोरेज लोकेशन दर्ज करता है। प्रोडक्शन ऑपरेटर इस्तेमाल किए गए सामग्री लॉट चुनकर प्रोडक्शन बैच शुरू करता है। सुपरवाइज़र आवश्यक जांच दर्ज करता है और तय करता है कि बैच आगे जा सकता है या नहीं। पैकिंग कर्मचारी तैयार बैच, पैकिंग की तारीख और पैक की गई मात्रा की पुष्टि करते हैं। डिस्पैच कर्मचारी बैच को ग्राहक ऑर्डर और शिपमेंट संदर्भ से जोड़ते हैं।

हर हैंडऑफ का अपना रिकॉर्ड और तय फ़ील्ड रखें। कर्मचारी सूची से सप्लायर चुनें, लॉट नंबर स्कैन या दर्ज करें, जांच का परिणाम चुनें और मात्रा जोड़ें। असामान्य घटनाओं, जैसे क्षतिग्रस्त पैलेट या तापमान की समस्या, के लिए खुले नोट उपयोगी हैं, लेकिन ऐसी जानकारी उनमें न रखें जिसे बाद में खोजना हो।

स्क्रीन छोटी रखें। लाइन या पैकिंग बेंच के पास खड़े व्यक्ति को मौजूदा काम, कुछ ज़रूरी फ़ील्ड और सेव करने का एक स्पष्ट विकल्प दिखना चाहिए। अगर काम अलग-अलग समय पर होता है, तो लंबे फ़ॉर्म को छोटे चरणों में बांटें। सुबह प्रोडक्शन बैच शुरू हो सकता है, टेस्ट के बाद क्वालिटी टीम परिणाम जोड़ सकती है और दोपहर में डिस्पैच टीम शिपमेंट रिकॉर्ड पूरा कर सकती है।

कर्मचारियों द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले शब्दों से मिलते-जुलते लेबल चुनें। "Supplier lot", "our batch", "checked by" और "released for packing" जैसे लेबल "reference" या "status" जैसे अस्पष्ट शब्दों से कम भ्रम पैदा करते हैं। मौजूदा काम के अनुसार ही फ़ील्ड दिखाएं। डिस्पैच स्क्रीन पर हर बार रिसीविंग की जानकारी दिखाने की ज़रूरत नहीं है।

ऐप शुरू करने से पहले जिम्मेदारियां तय करें। रिसीविंग कर्मचारी डिलीवरी रिकॉर्ड बना सकते हैं, ऑपरेटर प्रोडक्शन मात्रा जोड़ सकते हैं, क्वालिटी कर्मचारी जांच को स्वीकृत या अस्वीकार कर सकते हैं और डिस्पैच कर्मचारी शिपमेंट विवरण जोड़ सकते हैं। मैनेजर को गलतियां सुधारने दें, लेकिन मंज़ूरी के बाद बदलाव के लिए कारण मांगें, ताकि टीम समझ सके कि रिकॉर्ड क्यों बदला।

Koder.ai छोटे निर्माता को चैट के जरिए ऐसा वर्कफ़्लो बनाने और कर्मचारियों के इस्तेमाल के साथ स्क्रीन बदलने में मदद कर सकता है। एक प्रोडक्ट लाइन और एक शिफ्ट से शुरुआत करें। अगर कर्मचारी एक मिनट से ज़्यादा फ्लोर छोड़े बिना रिकॉर्ड अपडेट कर सकें, तो प्रक्रिया अपनाए जाने की संभावना बढ़ जाती है।

बैच को चरण-दर-चरण दर्ज करें

कर्मचारियों को ऐसा रिकॉर्ड चाहिए जो काम के साथ चले, न कि ऐसा फ़ॉर्म जिसे शिफ्ट के अंत में भरना पड़े। हर एंट्री में एक या दो मिनट लगें और यह दिखे कि किसने, कब और किस बैच के लिए उसे दर्ज किया। बैच ट्रेसबिलिटी ऐप लाइन के पास रखे टैबलेट या फोन पर सबसे अच्छा काम करता है।

1. सामग्री आने पर रिसीविंग एंट्री बनाएं। सप्लायर, डिलीवरी की तारीख, सप्लायर लॉट नंबर, आंतरिक लॉट नंबर, मात्रा और ज़रूरत होने पर एक्सपायरी तारीख दर्ज करें। कर्मचारी डैमेज्ड कार्टन या गायब सर्टिफिकेट जैसी त्वरित रिसीविंग जांच भी दर्ज करें। अगर डिलीवरी जांच में असफल हो, तो किसी के इस्तेमाल से पहले लॉट को होल्ड पर डालें।

2. काम शुरू होते ही प्रोडक्शन बैच खोलें। ऑपरेटर प्रोडक्ट, नियोजित मात्रा, लाइन या कार्य क्षेत्र और उस रन में इस्तेमाल होने वाले सामग्री लॉट चुनता है। ऐप एक्सपायर्ड, ब्लॉक किए गए या खत्म हो चुके लॉट को अस्वीकार करे। इससे एक आम ट्रेसबिलिटी कमी दूर होती है: यह पता होना कि क्या बनाया, लेकिन उसमें कौन-सी सामग्री या पार्ट्स लगे, यह न पता होना।

3. काम आगे बढ़ने के साथ क्वालिटी परिणाम जोड़ें। पास, फेल या होल्ड जैसे सरल विकल्प रखें और रीडिंग या नोट तभी मांगें जब ज़रूरत हो। खाद्य निर्माता पकाने का तापमान और पैक का वजन दर्ज कर सकता है, जबकि पार्ट्स बनाने वाला आयाम और दृश्य जांच का परिणाम दर्ज कर सकता है। असफल जांच के बाद सुपरवाइज़र का निर्णय दर्ज होने तक बैच को अगले चरण में जाने से रोकें।

4. बैच बंद करें और उसे बाहर जाने वाले ऑर्डर से जोड़ें। पूरी हुई मात्रा, स्क्रैप, अंतिम रिलीज परिणाम और इस्तेमाल किए गए पैकेजिंग लॉट दर्ज करें। वेयरहाउस कर्मचारी ऑर्डर तैयार करते समय उस शिपमेंट में रखे गए पूरे बैच या बैचों को चुनें। ग्राहक ऑर्डर, डिस्पैच की तारीख, कैरियर संदर्भ और गंतव्य बैच इतिहास के साथ दिखने चाहिए।

सुधारों को दिखाई देने दें। अगर किसी ने गलत लॉट नंबर टाइप किया है, तो उसे रिकॉर्ड मिटाने के बजाय कारण के साथ बदलने दें। ग्राहक शिकायत या रिकॉल के दौरान कर्मचारी कागज़ी रिकॉर्ड खोजे बिना भेजी गई यूनिट से तैयार बैच, क्वालिटी जांच और आने वाले सप्लायर लॉट तक पहुंच सकते हैं।

Koder.ai छोटे निर्माता को अपने फ़ॉर्म, अप्रूवल नियम और स्क्रीन के अनुसार यह वर्कफ़्लो बनाने में मदद कर सकता है। बाद में कस्टम विस्तार की ज़रूरत होने पर टीम सोर्स कोड एक्सपोर्ट भी कर सकती है।

एक प्रोडक्शन दिन का सरल उदाहरण

सुबह 7 बजे एक बेकरी North Mill से आटे की 20 बोरियां प्राप्त करती है। रिसीविंग क्लर्क माया डिलीवरी नोट जांचती है, बोरियां गिनती है और बैच ट्रेसबिलिटी ऐप में सप्लायर का नाम, डिलीवरी की तारीख और आटे का लॉट FM-240617 दर्ज करती है। वह यह भी दर्ज करती है कि आटा आने की जांच में पास हुआ: बोरियां सीलबंद और सूखी थीं और उनकी उपयोग-अंतिम तारीख सही थी।

8:15 बजे बेकर सुबह के सीडेड लोफ रन के लिए FM-240617 की 10 बोरियां खोलता है। वह प्रोडक्शन बैच SL-0617-A बनाता है, आटे का लॉट और दूसरी सामग्री जोड़ता है। वह मिक्सिंग समय, ओवन का तापमान और तैयार कार्टनों की संख्या भी दर्ज करता है: 48।

दोपहर के भोजन के बाद टीम उसी आटे के लॉट से 10 और बोरियों का इस्तेमाल करती है। इस बार वे बैच SL-0617-B बनाते हैं और 44 कार्टन पैक करते हैं। पैकिंग से पहले एक कर्मचारी दोनों बैचों के लोफ का वजन और लेबल की शुद्धता जांचता है। वह अपना नाम और जांच का समय दर्ज करते हुए दोनों बैचों के साथ परिणाम जोड़ती है।

दोपहर 2:30 बजे डिस्पैच क्लर्क SL-0617-A के 24 कार्टन Green Street Shop को और 24 कार्टन Riverside Grocer को भेजती है। शाम 4 बजे वह SL-0617-B के 44 कार्टन Riverside Grocer को भेजती है। हर शिपमेंट एंट्री में ग्राहक, कार्टन की संख्या, डिस्पैच का समय और बैच नंबर शामिल होता है।

उस दोपहर बाद SL-0617-B के रखे गए नमूने की जांच असफल हो जाती है, क्योंकि लोफ में नमी का स्तर बेकरी की सीमा से बाहर है। सुपरवाइज़र उस बैच का रिकॉर्ड खोलता है और उसका आटा लॉट, जांच और शिपमेंट इतिहास देखता है। ऐप दिखाता है कि Riverside Grocer को प्रभावित बैच के सभी 44 कार्टन मिले थे।

इसके बाद सुपरवाइज़र आटे के लॉट FM-240617 को खोजता है। इस खोज में SL-0617-A भी मिलता है, क्योंकि दोनों रन में उसी डिलीवरी का इस्तेमाल हुआ था। Green Street Shop और Riverside Grocer को सही कार्टन संख्या और बैच नंबर के साथ फोन किया जाता है। शिफ्ट खत्म होने से पहले कर्मचारी बचा हुआ स्टॉक रोक सकते हैं, असफल जांच दर्ज कर सकते हैं और हर ग्राहक संपर्क का रिकॉर्ड रख सकते हैं।

हर व्यक्ति कार्रवाई होते समय एक छोटा रिकॉर्ड दर्ज करता है। किसी को बाद में कागज़ी नोट, याददाश्त या संदेशों की लंबी कड़ी से पूरा दिन फिर से बनाने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

ऐसी गलतियां जो ट्रेसबिलिटी रिकॉर्ड को अविश्वसनीय बनाती हैं

बैच ट्रेसबिलिटी ऐप तभी मदद करता है जब व्यस्त शिफ्ट के दौरान लोग रिकॉर्ड पर भरोसा कर सकें। गलत लिखा हुआ लॉट नाम या मंज़ूरी से पहले दर्ज किया गया शिपमेंट जैसी छोटी कमियां साधारण रिकॉल जांच को घंटों के मैनुअल काम में बदल सकती हैं।

इन कमियों का एक बड़ा कारण खुला टेक्स्ट है। अगर ऑपरेटर वास्तविक लॉट चुनने के बजाय "Blue cap mix" टाइप करता है, तो ऐप उस काम को रिसीविंग रिकॉर्ड, क्वालिटी जांच या ग्राहक ऑर्डर से भरोसेमंद तरीके से नहीं जोड़ सकता। स्क्रीन पर केवल वही लॉट दिखने चाहिए जो मौजूद हों और उस चरण में इस्तेमाल किए जा सकते हों।

एंट्री के समय ही नियंत्रण लगाएं

फ्लोर पर इस्तेमाल होने वाले फ़ॉर्म में नियम शामिल करें। स्पष्ट चयन सूची कर्मचारियों से लंबा लॉट कोड याद रखने को कहने से तेज़ होती है और नामों के ऐसे अंतर से बचाती है जो एक बैच को कई रिकॉर्ड में बांट देते हैं।

एक व्यावहारिक सेटअप में ये जांच शामिल हो सकती हैं:

• कर्मचारी प्रोडक्ट का नाम टाइप करने के बजाय रिसीविंग या प्रोडक्शन सूची से लॉट चुनें।
• अगर नया लॉट नंबर पहले से मौजूद है, तो ऐप उसे अस्वीकार करे।
• बैच का स्टेटस होल्ड होने पर कर्मचारी शिपमेंट की पुष्टि न कर सकें।
• कोई मात्रा, टेस्ट परिणाम या सप्लायर विवरण बदलता है, तो ऐप कारण मांगे।

होल्ड से शिपिंग वर्कफ़्लो रुकना चाहिए, केवल ऐसी चेतावनी नहीं दिखनी चाहिए जिसे कर्मचारी अनदेखा कर दें। उदाहरण के लिए, असफल नमी जांच के बाद क्वालिटी लीड लॉट L-2047 को होल्ड पर डाल सकता है। ऑर्डर तैयार करते समय वेयरहाउस टीम को यह स्टेटस दिखना चाहिए और अधिकृत व्यक्ति के लॉट जारी करने तक शिपमेंट बटन उपलब्ध नहीं होना चाहिए।

अलग-अलग स्प्रेडशीट फाइलें एक और आम समस्या पैदा करती हैं। रिसीविंग एक फाइल में लॉट नंबर दे सकता है, जबकि प्रोडक्शन दूसरी फाइल में वही नंबर बना सकता है। साझा लॉट रजिस्टर इस टकराव को रोकता है। ऐप में एक ऐसी जगह रखें जहां कर्मचारी लॉट बनाएं, फिर रिसीविंग, प्रोडक्शन, क्वालिटी और शिपिंग को उसी रिकॉर्ड का इस्तेमाल करने दें।

सुधारों को दिखाई देने दें

लोगों से ईमानदार एंट्री की गलतियां होती हैं। ऐप को इतिहास मिटाए बिना गलती सुधारने देना चाहिए। जब कोई ऑपरेटर दर्ज वजन 240 किलो से 204 किलो करता है, तो दोनों वैल्यू, सुधार का कारण, व्यक्ति का नाम और बदलाव का समय सुरक्षित रखें।

यह रिकॉर्ड कर्मचारियों और कारोबार दोनों की सुरक्षा करता है। सुपरवाइज़र देख सकता है कि किसी ने टाइपो सुधारा है या क्वालिटी समस्या के बाद परिणाम बदला है। अनुमतियां सरल रखें: फ्लोर पर सामान्य सुधार की अनुमति दें, लेकिन जारी किए गए लॉट, असफल जांच या पूरे हो चुके शिपमेंट में बदलाव के लिए मंज़ूरी लें।

सिस्टम पर भरोसा करने से पहले त्वरित जांच

ट्रेसबिलिटी ऐप तब भरोसा हासिल करता है जब कर्मचारी सामान्य शिफ्ट में, कागज़ी नोट खोजे या कई लोगों से पूछे बिना, रिकॉल के सवाल का जल्दी जवाब दे सकें। इसे सही जानकारी का मुख्य स्रोत बनाने से पहले वास्तविक रिकॉर्ड के साथ इसका परीक्षण करें।

पिछले सप्ताह के किसी तैयार लॉट को चुनें और फ्लोर कर्मचारी से उसे लॉट नंबर से खोजने को कहें। रिकॉर्ड कुछ सेकंड में खुलना चाहिए और उसमें स्टेटस, प्रोडक्शन की तारीख, सामग्री या कंपोनेंट, जांच और शिपमेंट इतिहास दिखना चाहिए। अगर लोगों को विशेष फ़िल्टर या बिल्कुल सही स्पेलिंग की ज़रूरत पड़ती है, तो पहले खोज ठीक करें।

फिर उसी लॉट को पीछे की ओर ट्रेस करें। सुपरवाइज़र को उस रन में इस्तेमाल हुई हर आने वाली सामग्री का सप्लायर लॉट दिखना चाहिए। यह तब महत्वपूर्ण है जब सप्लायर किसी एक डिलीवर किए गए लॉट में समस्या की सूचना देता है। टीम को उन तैयार बैचों की छोटी सूची चाहिए जिनमें वह लॉट हो सकता है, पूरे प्रोडक्शन में अस्पष्ट खोज नहीं।

शिपमेंट और होल्ड प्रक्रिया का परीक्षण करें

हाल का कोई ग्राहक शिपमेंट खोलें। शिपमेंट रिकॉर्ड में उस ग्राहक के लिए लोड किए गए हर तैयार बैच का नाम और ज़रूरत होने पर हर बैच की मात्रा होनी चाहिए। केवल "50 cases shipped" लिखा डिस्पैच नोट सीमित वापसी के लिए पर्याप्त नहीं है।

क्वालिटी विफलता का अभ्यास भी करें। उदाहरण के लिए, बैच PB-2406-18 पर असफल सील जांच दर्ज करें। ऐप को बैच होल्ड पर डालना चाहिए, कारण दिखाना चाहिए और अधिकृत व्यक्ति के उसे जारी या नष्ट करने तक उसे शिपमेंट में जोड़ने से रोकना चाहिए। जांचें कि फ्लोर से लॉट खोजने पर भी होल्ड दिखाई देता है या नहीं।

इस छोटी समीक्षा सूची का इस्तेमाल करें:

• कर्मचारी बिना मदद के लॉट नंबर से बैच खोज सकते हैं।
• हर शिपमेंट में उसमें शामिल बैच या बैचों की पहचान होती है।
• हर तैयार बैच में इस्तेमाल हुए सप्लायर लॉट तक पहुंचने का रास्ता होता है।
• असफल क्वालिटी जांच बैच का स्टेटस होल्ड कर देती है।
• सुपरवाइज़र देख सकते हैं कि रिकॉर्ड किसने बदला, क्या बदला और कब बदला।

केवल स्क्रीन नहीं, रिकॉर्ड का पूरा इतिहास जांचें

दो कर्मचारियों से अलग-अलग डिवाइस पर एक बैच अपडेट करवाएं। पुष्टि करें कि ऐप दोनों बदलावों को सही क्रम में रखता है और हर बदलाव के लिए उपयोगकर्ता और समय दर्ज करता है। ऑडिट ट्रेल को पहले की एंट्री सुरक्षित रखनी चाहिए, उसे चुपचाप बदलना नहीं चाहिए।

रोज़मर्रा के अपवाद भी जांचें: विभाजित बैच, सुधारी गई मात्रा, लौटाया गया शिपमेंट और टाइपो के साथ दर्ज किया गया सप्लायर लॉट। कर्मचारियों को ऐसी स्पष्ट सुधार प्रक्रिया चाहिए जो मूल इतिहास को दिखाई देती रहे। असामान्य स्थिति में अगर वे ऐप के बाहर काम करने लगें, तो सबसे ज़रूरी समय पर मैन्युफैक्चरिंग लॉट ट्रैकिंग विफल हो जाएगी।

छोटा परीक्षण अक्सर गायब फ़ील्ड या उलझे हुए चरण सामने ला देता है। सामग्री प्राप्त करने, प्रोडक्शन चलाने, माल की जांच करने और ऑर्डर भेजने वाले लोगों के साथ मिलकर इन समस्याओं को ठीक करें। रिकॉर्ड भरोसेमंद बने रहेंगे या नहीं, यह उनके रोज़मर्रा के इस्तेमाल पर निर्भर करता है।

एक छोटे काम करने वाले संस्करण से शुरुआत करें

एक ऐसी प्रोडक्ट लाइन से शुरुआत करें जिसका रिसीविंग से शिपिंग तक का रास्ता स्पष्ट हो। ऐसा सामान चुनें जिसे आपकी टीम अक्सर बनाती हो और जिसमें सामग्री या पार्ट्स की संख्या संभालने लायक हो। छोटे बैच ट्रेसबिलिटी ऐप को हर प्रोडक्ट, वेयरहाउस लोकेशन और अपवाद जोड़ने से पहले यह साबित करना चाहिए कि लोग व्यस्त शिफ्ट में रिकॉर्ड दर्ज करेंगे।

केवल वही रिकॉर्ड बनाएं जिनकी मदद से कर्मचारी रिकॉल के सवाल का जवाब दे सकें। खाद्य निर्माता रिसीविंग के समय आटे का सप्लायर लॉट दर्ज कर सकता है, मिक्सिंग शुरू होने पर प्रोडक्शन लॉट दे सकता है, बेकिंग के बाद क्वालिटी जांच दर्ज कर सकता है और उस लॉट को हर ग्राहक शिपमेंट से जोड़ सकता है। यह कड़ी मैन्युफैक्चरिंग लॉट ट्रैकिंग की उपयोगी पहली परीक्षा देती है।

सामान प्राप्त करने, प्रोडक्शन चलाने, बैच की जांच करने और ऑर्डर पैक करने वाले लोगों से सामान्य काम के दौरान ऐप इस्तेमाल करवाएं। देखें कि वे कहां रुकते हैं या कागज़ की ओर लौटते हैं। जिस फ़ील्ड का कोई इस्तेमाल नहीं करता, वह रुकावट पैदा करता है और बाद में खाली रिकॉर्ड का कारण बन सकता है।

पहले संस्करण को चार कामों पर केंद्रित रखें:

• सप्लायर डिलीवरी प्राप्त करें और उसका लॉट नंबर दर्ज करें।
• प्रोडक्शन बैच बनाएं और इस्तेमाल किए गए इनपुट जोड़ें।
• कर्मचारी और समय के साथ पास या फेल क्वालिटी जांच दर्ज करें।
• पुष्टि करें कि हर तैयार लॉट किन ग्राहक शिपमेंट में शामिल है।

कई दिनों बाद टीम के साथ पूरा हुआ कोई बैच देखें। शिपमेंट नंबर से शुरुआत करें और पीछे की ओर तैयार लॉट, प्रोडक्शन रिकॉर्ड और सप्लायर डिलीवरी खोजें। फिर सप्लायर लॉट से शुरुआत करें और आगे की ओर उससे जुड़े हर बैच और शिपमेंट को खोजें। इस अभ्यास में समय लगाएं। अगर कर्मचारी कुछ मिनटों में पूरी कड़ी नहीं खोज सकते, तो ऐप बढ़ाने से पहले रिकॉर्ड फ़ील्ड या वर्कफ़्लो ठीक करें।

दोहराई गई एंट्री और "checked" या "okay" जैसे अस्पष्ट विकल्प हटाएं। क्वालिटी जांच रिकॉर्ड में स्पष्ट परिणाम, तारीख और समय और यह बताने के लिए पर्याप्त संदर्भ होना चाहिए कि कर्मचारी ने क्या जांचा। फ़ील्ड तभी जोड़ें जब कोई समझा सके कि रोज़ के काम या रिकॉल के दौरान उस जवाब का इस्तेमाल कैसे होगा।

Koder.ai टीम को चैट के जरिए कस्टम वेब या मोबाइल ट्रेसबिलिटी ऐप बनाने में मदद कर सकता है। टीमें प्लानिंग मोड में पहले वर्कफ़्लो का नक्शा बना सकती हैं, फिर ऐप तैयार होने पर उसे डिप्लॉय और होस्ट कर सकती हैं। अगर ज़रूरतें बढ़ें, तो सोर्स कोड एक्सपोर्ट कारोबार को प्लेटफ़ॉर्म के बाहर विकास जारी रखने का रास्ता देता है।

छोटे दायरे वाला पहला रिलीज़ ईमानदारी से परीक्षण करना आसान बनाता है। जब एक प्रोडक्ट लाइन पूरे और खोजे जा सकने वाले रिकॉर्ड बनाने लगे, तो प्रक्रिया को फिर से शुरू से बनाने के बजाय यही तरीका अगली लाइन पर लागू करें।