단순함을 유지하는 의류 반품 및 교환 워크플로우: 명확한 상태, 라벨 규칙, 환불 시점, 교환을 새 주문으로 처리하는 패턴으로 운영을 깔끔하게 유지하세요.

먼저 변하지 말아야 할 결정을 적어보세요:\n\n- 무엇이 반품 가능한가(무엇이 아닌가)\n- 환불 트리거(스캔, 도착, 검사 중 어느 시점인지)\n- 교환 패턴(일반적으로 “교환 = 새 주문”)\n- 짧은 사유 코드 목록과 검사 결과\n\n이 항목들이 고정되면 실제 절차를 표준화하고 자동화하기가 훨씬 쉬워집니다.
각 상태가 하나의 명확한 의미를 갖도록 8–12개 정도 상태를 고르세요. 예시 세트:\n\n- Requested, Approved, Label Issued, In Transit\n- Received, Inspecting\n- Approved for Refund, Refunded\n- Exchange Created, Closed, Rejected\n\n각 상태에 대해 한 줄짜리 진입 규칙과 종료 규칙을 추가하면 리포트가 깨끗하게 유지됩니다.
동작으로 연결되는 짧은 목록을 기본으로 하세요. 예시:\n\n- Too small/too large → 기본적으로 교환 또는 적립금\n- Damaged/defective → 사진 검토와 함께 환불/교환\n- Wrong item shipped → 교체, 이의 제기 없이 처리\n- Not as expected → 미착용이고 기간 내일 때만 환불\n- Final sale → 반려(정책상 적립금 허용 가능)\n\n고객이 추측하지 않도록 목록을 짧게 유지하세요.
간단한 규칙: 명백히 적격한 반품에는 즉시 라벨을 생성하고, 그렇지 않은 경우에는 승인 후 라벨을 발급하세요.\n\n즉시 라벨은 “라벨 어디 있나요” 티켓을 줄여주지만, 승인‑우선 방식은 거부되는 라벨 비용을 막아줍니다. 즉시 라벨을 선택한다면 적격 기준(기간 내, 세일 제외 등)을 명확히 하세요.
하나의 기본 트리거를 선택하고 모든 커뮤니케이션과 절차가 그에 맞도록 하세요. 일반 옵션:\n\n- 배송사 첫 스캔 시 환불 시작\n- 창고 입고 시 환불 시작\n- 검사 완료 후 환불 시작\n\n의류 상태 문제가 걱정된다면 검사 후 환불이 가장 안전하고, 스캔 기반은 더 빠르지만 분실/착용된 상품 위험이 큽니다.
교환을 새 주문으로 처리하고 반품은 반품으로 유지하세요. 이렇게 하면:\n\n- 재고가 깔끔하게 유지됩니다(하나 들어오고 하나 나감)\n- 회계가 명확합니다(환불은 환불, 판매는 판매)\n- 배송 추적과 비용이 분리됩니다\n\n한 레코드가 모든 것을 처리하려다 리포팅이 엉키는 일을 방지합니다.
간단한 등급을 사용해 다음 행동을 일관되게 유발하세요:\n\n- A (Restock): 새 것과 같아 즉시 정상가로 판매 가능\n- B (Discount): 경미한 문제, 할인으로 판매 가능\n- C (Reject/Salvage): 재판매 불가(정책에 따라 기부/폐기)\n\n재고 갱신은 한 순간(예: “검사 완료 및 재입고 승인” 상태)에서만 이루어지게 하세요.
기본 규칙을 정하고 지키세요:\n\n- 누락된 항목 → 실제 수령된 라인만 환불\n- 착용/얼룩/태그 제거 → 표준 공제 적용 또는 반려\n- 늦은 반품 → 일관된 결과(부분 환불, 적립금, 또는 반려)\n\n항상 구조화된 코드와 사진/타임스탬프를 기록해 사례별 협상이 발생하지 않도록 합니다.
작은 집합의 반려 코드를 사용해 추세를 볼 수 있게 하세요. 일반 코드는:\n\n- Outside return window\n- Item worn/washed\n- Missing tags/packaging\n- Final sale / non-returnable\n- Damage not caused by shipping\n\n옵션으로 메모를 허용하되, 추세 분석은 구조화된 코드에 의존하세요.
다음 지표들을 측정하면 프로세스가 흐트러졌는지 빨리 알 수 있습니다:\n\n- 발급된 라벨이 사용되지 않은 비율\n- Received → Inspecting까지 걸리는 시간\n- Approved-for-refund → Refunded까지 걸리는 시간\n- In Transit에 장기간 머무는 반품 수\n- 사유 코드와 SKU별 반려율\n\n내부 관리자 흐름이나 포털 프로토타입이 필요하면 Koder.ai 같은 벤치마크 도구로 규칙(상태, 필드, SLA)을 빠르게 시작할 수 있습니다.