2025년 11월 16일·7분
에이전시의 근무시간과 수익성을 추적하는 웹 앱 만들기
디지털 에이전시가 청구 가능 시간, 예산, 가동률, 실제 프로젝트 수익성을 명확한 리포트로 추적하는 웹 앱을 기획하고 구축하는 방법을 배워보세요.
디지털 에이전시가 청구 가능 시간, 예산, 가동률, 실제 프로젝트 수익성을 명확한 리포트로 추적하는 웹 앱을 기획하고 구축하는 방법을 배워보세요.
화면 설계나 데이터베이스 선택 전에, 매일 앱을 사용하는 사람들이 생각하는 “성공”이 무엇인지 구체화하세요. 많은 에이전시가 시간 추적에서 실패하는 이유는 기능이 부족해서가 아니라 목표가 모호하기 때문입니다.
에이전시 오너는 확신을 원합니다: “이 리테이너로 실제 돈을 벌고 있나?” 클라이언트, 팀, 월 단위의 집계가 필요합니다.
프로젝트 매니저는 통제와 속도를 원합니다: 예산 대비 소진 추적, 범위 확장 조기 발견, 타임시트의 적시 승인.
팀원(및 계약자)은 단순함을 원합니다: 빠르게 시간 기록, 무엇에 대해 기록해야 하는지 이해, 누락된 항목으로 쫓기지 않기.
측정 가능한 결과부터 시작하세요:
최소한 수익성은:
수익(청구 또는 인식) 마이너스 노무비(직원 내부 비용률 + 계약자 수수료) 마이너스 간접비 할당(초기에는 선택 사항)
초기에 간접비를 모델링하지 않더라도, 프로젝트 마진(직접 노무비만)인지 진짜 마진(간접비 포함)인지 결정하세요. 미리 명명하지 않으면 이후 보고서가 혼란스러워집니다.
스프레드시트와 별도 타이머는 보통 분류 불일치, 승인 누락, 서로 다른 “진실” 버전으로 이어집니다. 결과는 예측 가능합니다: 미청구 시간, 늦은 송장 발행, 누구도 신뢰하지 않는 수익성 리포트.
UI 설계 전에, "시간을 추적해야 한다"에서 "우리가 청구하고 마진을 검토했다"까지 실제로 일이 어떻게 흐르는지 맵을 그리세요. 앱이 기존 습관에 맞으면 도입이 쉬워지고 데이터 품질이 개선됩니다.
대부분의 에이전시는 타이머 기반 추적(깊은 작업에 좋음)과 수동 입력(회의 후, 모바일 작업 등) 혼합을 사용합니다. 둘 다 지원하고 팀이 선택하게 하세요.
또한 워크플로우가 일별 기록(정확도↑, 주말 패닉↓)인지 주간 타임시트(승인 관행이 있는 경우)인지 결정하세요. 많은 팀은 일별 알림을 원하지만 주간 제출 단계를 원합니다.
시간 추적은 프로젝트가 에이전시가 가격을 매기는 방식으로 설정되어야만 작동합니다:
매핑 과정에서 누가 클라이언트/프로젝트를 생성하는지(운영, PM, 어카운트 매니저)와 그들이 필요한 것(서비스 라인, 역할, 지역, 요율표 등)을 기록하세요.
승인은 일반적으로 예측 가능한 주기(주간 또는 격주)로 일어납니다. 명확히 하세요:
에이전시는 흔히 프로젝트/클라이언트/서비스 라인/사람별 마진을 검토합니다. 이런 리포팅 요구를 일찍 맵핑하면—어떤 메타데이터를 시간 입력 시 캡처해야 하는지가 결정되므로—나중에 재작업을 피할 수 있습니다.
데이터 모델은 제품, 리포트, 인보이스 간의 계약입니다. 초기에 잘 설계하면 UI와 워크플로우를 바꿔도 수익성 계산이 무너지지 않습니다.
작고 잘 연결된 객체 집합으로 시작하세요:
모든 리포트는 결국 시간 항목에 의존합니다. 최소한 다음을 저장하세요:
또한 외래키: 사람, 프로젝트, 작업/활동을 캡처하고, 감사용으로 불변의 created_at/updated_at 타임스탬프를 포함하세요.
에이전시는 보통 단일 시간당 요율을 사용하지 않습니다. 요율이 서로 덮어쓸 수 있도록 모델링하세요:
실용 규칙: 승인 시 시간 항목에 적용된 요율을 저장하세요. 그러면 요율표가 나중에 변경되어도 인보이스가 바뀌지 않습니다.
수익성은 비용을 필요로 합니다:
이 요소들로 수익, 비용, 마진을 하나의 강압적이지 않은 워크플로우에서 계산할 수 있습니다.
시간 추적 앱이 시간제 청구에만 맞춰져 있으면 사람들은 도구를 억지로 맞추려 합니다(스프레드시트와 수동 노트 사용). 에이전시는 혼합 포트폴리오(시간제, 고정가, 리테이너)를 운영하므로 세 가지를 모두 팀의 시간 기록 방식 변경 없이 지원해야 합니다.
시간제는 이론상 간단합니다: 청구 시간 × 요율. 핵심은 요율이 다양하다는 점입니다.
역할별/사람별/클라이언트별/프로젝트별 요율표를 지원하고, 통제된 조정 항목을 추가하세요:
이렇게 하면 계정 팀이 클라이언트 기대치에 맞출 수 있게 청구 시간 추적의 정확성을 유지할 수 있습니다.
고정가 프로젝트는 예산을 얼마나 빨리 소진하느냐에 따라 성패가 갈립니다. 여기서 시간 추적은 단지 인보이스용이 아니라 프로젝트 예산 관리와 조기 경고를 위한 것입니다.
고정가 프로젝트를 다음과 같이 모델링하세요:
그리고 주단위 소진, 완료 예측, 범위 변경에 따른 마진 추세를 보여 주세요. 프로젝트가 오늘은 수익성 있어도 점점 드리프트하는지를 명확히 하세요.
리테이너는 반복적이고 규칙이 많습니다. 툴은 월별 할당(예: 월 40시간)을 설정하고 월말에 어떤 규칙을 적용할지 정의하게 해야 합니다:
시간 초과 시 초과 과금을 정의된 요율로 지원하세요(종종 표준 요율과 다름). 계산의 투명성을 유지해 클라이언트가 합계를 신뢰하게 하세요.
내부 작업, 영업전 활동, 관리, 교육 같은 비청구 카테고리는 숨기지 마세요—일급 시민으로 취급하세요. 이들은 가동률과 에이전시 리포팅을 강화하고, 바쁨이 항상 수익으로 이어지지 않음을 설명해 줍니다.
시간 + 수익성 앱은 모두가 숫자를 신뢰할 때 성공합니다. 즉, 소수의 지표를 선택하고 한 번 정의한 공식을 모든 곳에서 동일하게 사용하세요(타임시트, 프로젝트 뷰, 리포트).
모든 에이전시가 이해하는 세 가지 필드로 시작하세요:
공식:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (또는 billable_amount ÷ billable_hours — time & materials의 경우)EHR은 좋은 ‘상식 점검’ 지표입니다: 동일한 요율표를 쓰는 두 프로젝트의 EHR이 크게 다르면 무언가(범위 확장, 할인, 탈락)가 있는 것입니다.
수익성은 비용을 필요로 합니다. 초기는 단순하게, 노무비만 포함하세요:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenue내부 비용을 시간당 비용(급여 + 세금 + 복지 → 시간당 환산)으로 정의하면 타임시트에서 자동으로 계산할 수 있습니다.
가동률은 혼란스러우니 “사용 가능 시간”을 명확히 정의하세요.
billable_hours ÷ available_hours이 정의를 앱 내부에 문서화하여 리포트가 논쟁거리가 되지 않게 하세요.
예산을 시간과 금액으로 모두 추적하세요:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_cost임계값에서 단순 경고(예: 80% 소비 시, 100% 초과 시)를 트리거하여 PM이 마진이 사라지기 전에 조치하도록 하세요.
시간 기록이 서류 작업처럼 느껴지면 사람들은 회피하거나—금요일 밤에 추측으로 채우게 됩니다. 목표는 시간 입력을 미루지 않게 더 빠르고 쉬운 경험으로 만드는 것, 동시에 청구와 수익성에 신뢰할 수 있는 데이터를 제공하는 것입니다.
속도를 시각적 요소보다 우선하세요. 좋은 기본은 "한 줄 = 한 항목"으로 프로젝트, 작업/활동, 지속시간, 선택적 노트 포함입니다.
자주 하는 동작들을 거의 즉시 처리하게 만드세요:
타이머를 좋아하는 사람도 있고 수동 입력을 선호하는 사람도 있습니다. 둘 다 지원하세요.
타이머는 실용적으로 유지하세요:
주간 타임시트가 도입을 좌우합니다.
주간 뷰는 다음을 지원해야 합니다:
노트는 선택으로 두되, 인보이스에 필요하면 쉽게 추가할 수 있게 하세요.
모바일은 모든 기능이 필요하지 않습니다. 우선순위는:
승인이 중요하면 1분 내에 처리할 수 있게 만드세요—그렇지 않으면 청구에 병목이 생깁니다.
누가 시간을 보고, 수정하고, 승인할 수 있는지 신뢰하지 않으면 에이전시는 숫자를 믿지 않습니다. 권한은 또한 “실수로 회계에 영향”을 막는 지점입니다(예: 계약자가 지난달 승인된 타임시트를 수정하는 경우).
대부분의 에이전시는 다섯 역할로 95% 필요를 충족합니다:
v1에서는 ‘커스텀 롤 빌더’ 대신 몇 가지 토글(예: "시간 승인 가능", "재무 정보 보기 가능")로 엣지케이스를 처리하세요.
승인은 일관성을 강제하되 속도를 늦추지 않아야 합니다:
이건 분쟁과 규정 준수를 위해 필수입니다.
비밀 유지가 필요한 경우가 많습니다. 프로젝트 수준 접근(할당된 사람만 vs 비할당)과 재무 가시성(요율, 비용, 마진) 별도의 권한을 지원하세요. 많은 팀은 PM이 시간은 보지만 요율은 보지 못하게 하길 원합니다.
기본으로 이메일/비밀번호와 강력한 재설정 흐름을 제공하세요. 큰 고객을 겨냥한다면 SSO(Google/Microsoft) 를 추가하세요. 세션은 안전하게(짧은 수명 토큰, 장치 로그아웃, 선택적 2FA) 관리하여 승인과 재무 리포트가 분실된 장치에 노출되지 않게 하세요.
시간은 "청구 가능"이 될 때 클라이언트가 이해할 수 있는 인보이스로 흐를 수 있어야 합니다. 이중 입력을 피하려면 시간을 단일 진실 출처로 취급하세요: 사람들이 한 번만 기록하면 하류(청구, 조정, 내보내기, 통합)는 같은 항목을 참조하게 하세요.
타임시트 데이터를 재무 팀이 인보이스를 만들 때 그대로 내보낼 수 있게 설계하세요. 클라이언트 → 프로젝트 → 사람 → 작업(옵션으로 날짜 범위)으로 그룹화/소계 처리되는 인보이스 준비 내보내기를 제공하세요.
실용적 접근은 각 항목에 단순한 “청구 상태”(예: Draft, Ready, Invoiced)와 인보이스로 푸시되면 붙는 “청구 참조”를 두는 것입니다. 이렇게 하면 데이터 복사 없이 추적 가능성을 확보합니다.
제품에 이미 시간 추적이 있다면 청구가 어떻게 연결되는지 보여 주세요(예: /features/time-tracking에서 "Invoice prep" 뷰로 연결) 이렇게 하면 사용자가 엔드 투 엔드 흐름을 봅니다.
에이전시는 자주 시간을 조정합니다: 범위 변경, 고객 요청, 내부 실수. 이를 숨기지 말고 모델링하세요.
라인 수준(또는 인보이스 조정)에서 감액/조정을 허용하고 다음과 같은 사유 코드(예: Out of scope, Client request, Internal rework, Discount)를 요구하세요. 이는 나중에 마진 변동을 설명하고 고객과의 대화를 쉽게 합니다.
많은 에이전시는 이미 회계/청구 툴을 사용합니다. 다음 방식으로 통합 옵션을 제공하세요:
작은 팀을 위해선 깨끗한 CSV/XLSX 내보내기를 제공하고, 성장 중인 팀에는 /pricing의 플랜과 통합 기능을 안내하세요.
시간 추적 앱은 신뢰에 달려 있습니다: 합계가 맞아야 하고, 수정은 추적 가능해야 하며, 리포트는 인보이스와 일치해야 합니다. 정확성과 유지보수를 쉽게 하는 검증된 구성요소를 선택하세요.
작업 프로토타입을 빠르게 에이전시에게 보여주려면 Koder.ai 같은 비브코딩 플랫폼을 사용해 React 프론트와 Go + PostgreSQL 백엔드를 구조화된 채팅에서 생성하는 것이 유용합니다—워크플로우, 데이터 모델, 리포트를 검증한 뒤 맞춤 UI에 투자하세요.
관계형 DB(PostgreSQL 권장)가 적합합니다: 사람 → 프로젝트 → 작업 → 시간 항목 → 승인 → 인보이스 같은 깨끗한 관계가 필요합니다.
다음과 같이 테이블을 구성하세요:
엔드포인트를 단순하고 예측 가능하게 유지하세요:
생성 액션에 대해 멱등성(idempotency) 처리와 명확한 검증 오류를 제공하세요—여러 기기에서 시간이 들어올 수 있습니다.
우선순위 네 가지 경험에 집중하세요: 빠른 타임시트, 관리자 승인 큐, 프로젝트 대시보드(예산+소진), 에이전시 리포트(필터 제공). 화면이 많으면 사용자가 변명거리를 찾습니다.
리마인더 이메일/슬랙 푸시, 예약된 내보내기, 캐시 리포트 재계산, 야간 데이터 품질 점검 같은 작업은 작업 큐에서 처리하세요.
에이전시는 기능 부족 때문에 수익성을 못 보는 것이 아니라 도입이 너무 어려워서 실패합니다. 팀의 기존 작업 방식과 맞는 작은 MVP로 시작하고, 데이터 품질과 사용 습관이 잡힌 뒤 깊이를 더하세요.
빈 시스템은 동력을 죽입니다. 새 워크스페이스가 클릭해보고 모델을 이해할 수 있도록(또는 생성하도록) 샘플 데이터를 포함하세요:
이로써 온보딩 시간이 줄고 데모가 구체적으로 느껴집니다.
MVP는 하나의 닫힌 루프를 제공해야 합니다: 기록 → 승인 → 마진 보기.
포함 항목:
마진 리포트는 의견을 많이 넣지 말고 한 화면, 몇 개 필터, ‘비용’과 ‘수익’의 정의를 명확히 하세요.
빠르게 개발한다면 Koder.ai의 Planning Mode를 사용해 엔티티, 권한, 승인 규칙을 먼저 설계한 뒤 초기 앱을 생성하고 반복하세요. 필요하면 소스 코드를 추출해 커스텀 파이프라인으로 옮길 수도 있습니다.
팀이 일관되게 시간 제출·승인하면 다음 도구를 추가하세요:
핵심 워크플로우가 신뢰받게 되면 UI를 복잡하게 만들지 않고 기능을 확장하세요:
경험 법칙: 새 기능은 데이터 정확도를 향상시키거나 시스템 유지에 드는 시간을 줄여야 합니다.
시간·수익성 앱을 내놓는 것은 기능뿐 아니라 신뢰의 문제입니다. 가장 큰 위협은 미묘합니다: “내 시간이 바뀌었다”, “리포트가 느리다”, “왜 이걸 저장하죠?” 이런 문제를 초기에 다루어야 에이전시가 전사 도입을 신뢰합니다.
시간 추적은 보통 민감 개인정보를 많이 필요로 하지 않습니다. 사용자 프로필은 최소(이름, 이메일, 역할)로 유지하고 정당화할 수 없는 데이터를 수집하지 마세요.
초기부터 보존 정책을 추가하세요: 관리자에게 원시 시간 항목, 승인, 인보이스의 보존 기간 설정 권한 제공(종종 다르게 설정). 감사용 내보내기가 쉽도록 하고, 떠난 계약자의 데이터를 익명화하거나 삭제하면서 재무 합계는 보존하는 명확한 방법을 제공하세요.
작은 수학적 차이가 큰 분쟁을 만듭니다. 규칙을 결정하고 문서화하세요:
중복 세션(중지/시작), 겹치는 항목, 사용자 장치 시계 변경 시의 처리도 고려하세요.
에이전시는 주간·월간 뷰(가동률, 프로젝트 마진, 클라이언트 수익성)를 자주 봅니다—매번 원시 항목에서 총합을 재계산하면 한계에 봉착합니다.
일별/주별, 프로젝트, 사람별 등 흔한 분해(슬라이스)에 대해 사전 집계(pre-aggregation)를 사용하고 항목 변경 시 증분으로 업데이트하세요. 비용이 큰 ‘what-if’ 계산은 메인 리포팅 경로와 분리하세요.
돈에 영향을 주는 모든 변경은 추적 가능해야 합니다: 시간 항목 편집, 요율표 업데이트, 예산 변경, 감액, 승인 등. 행위자, 타임스탬프, 이전값, 새값, 사유 노트를 캡처하세요.
이건 규정 준수를 위한 것이 아니라 분쟁을 빠르게 해결하고 관리자가 숫자를 신뢰하게 만드는 방법입니다.
시간 추적 앱은 첫 몇 주가 승패를 가릅니다. 출시를 행동 변화 프로젝트로 취급하세요: 마찰을 줄이고, 기대를 설정하고, 일하는 사람들에게 진행 상황을 보이세요.
마이그레이션 계획을 명확히 하세요: 어떤 데이터가 이동해야 하는가(클라이언트, 프로젝트, 사용자, 요율표), 어떤 것은 새로 시작할 수 있는가(과거 타임시트), 누가 승인하는가.
템플릿과 스마트 기본값을 준비해 빈 폼을 마주치지 않게 하세요:
한 팀으로 짧은 파일럿(한 결제 주기) 실행 후 전사 롤아웃. 앱 내에 “60초 안에 시간 기록하는 방법” 가이드를 제공하세요(예: /help).
습관을 만드는 부드러운 자동화를 사용하세요:
승인은 가볍게 만드세요: 관리자는 문제가 있을 때만 코멘트를 달고, 한 주를 몇 분 안에 승인할 수 있어야 합니다.
작고 중요한 운영 신호를 추적하세요:
첫 달에는 마찰 제거에 우선순위를 두세요: 필수 필드 축소, 더 나은 기본값, 빠른 입력. 그다음 실제 사용 패턴에 기반해 반복 작업을 자동화(추천 작업, 이월 타이머, 이상치 플래그)하세요.
다음과 같은 개선 목표를 먼저 정의하세요:
"성공"을 측정할 수 없다면, 팀은 기능 논쟁에 빠지고 실제 행동 변화는 일어나지 않습니다.
세 가지 그룹에 맞춰 설계하세요:
이들이 충돌할 때는 시간을 직접 기록하는 사람들(팀원)이 매일 사용하는 UI를 우선하고, 관리적 복잡성은 보고서와 권한 설정에 남겨두세요.
최소한 다음을 저장하세요:
초기에 **프로젝트 마진(직접 인건비만 포함)**을 목표로 할지, **진짜 마진(간접비 포함)**을 목표로 할지 결정해 두면 나중에 보고서 혼란을 막을 수 있습니다.
여러 개의 ‘진실 버전’이 생기기 때문입니다:
로그 → 제출 → 승인 → 인보이스/내보내기 같은 단일 흐름과 일관된 분류를 제공하면 과소청구를 막고 수익성 리포트를 신뢰할 수 있게 만듭니다.
실용적인 v1 워크플로우 예시는 다음과 같습니다:
이 흐름은 모두에게 같은 입력 스타일을 강요하지 않으면서 청구와 리포팅에 필요한 깨끗한 데이터를 제공합니다.
핵심 엔티티를 작고 잘 연결된 형태로 유지하세요:
보고서 우선이라면, 필요한 메타데이터(프로젝트, 작업/타입, 사람)를 항목 입력 시 캡처하세요. 나중에 보고서에서 ‘수정’하려는 시도는 데이터 품질 문제를 만듭니다.
명확한 오버라이드 규칙을 모델링하고, 승인 시 적용된 요율을 고정(freeze) 하세요:
승인 시 적용된 청구 요율(applied bill rate)(및 선택적으로 비용 요율)을 시간 항목에 저장하면, 요율표가 업데이트되더라도 기존 인보이스가 변하지 않습니다.
모든 과금 모델(시간제, 고정가, 리테이너)을 지원하되, 시간 입력 방식은 바꾸지 마세요:
핵심은 시간을 어떻게 기록하는가와 어떻게 가격을 책정/보고하는가를 분리하는 것입니다.
소수의 핵심 지표를 정하고 한 번만 정의하세요:
한 루프를 증명하는 최소한의 기능에 집중하세요: 시간 기록 → 승인 → 마진 확인.
포함 항목:
기본을 신뢰하게 되면 예측, 자동화, 통합을 추가하세요. 관련 안내는 /help와 /pricing 같은 페이지에 문서화하세요.
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (또는 billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (여기서 "available"을 명확히 정의)타임시트, 프로젝트 뷰, 리포트에서 동일한 정의를 사용하면 논쟁을 줄일 수 있습니다.