ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ: ਐਕਸੈੱਸ ਦੀਆਂ ਕਮੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਬੰਦ ਕਰੋ

ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਕਮੀ ਕਿਉਂ ਰਹਿ ਜਾਂਦੀ ਹੈ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਸਿਰਫ਼ ਖਾਲੀ ਡੈਸਕ ਨਹੀਂ ਛੱਡਦਾ। ਜੇ ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਲ ਈਮੇਲ, ਪੇਰੋਲ, ਗਾਹਕ ਡੇਟਾਬੇਸ ਜਾਂ ਸਾਂਝੀ ਡਰਾਈਵ ਦਾ ਐਕਸੈੱਸ ਰਹਿ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਰਹਿ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣਾ ਭੁੱਲ ਜਾਣ ਨਾਲ ਇਹ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣਾ ਵੀ ਔਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਿਸ ਨੇ ਕੋਈ ਰਿਕਾਰਡ ਬਦਲਿਆ।

ਮਾੜੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਾੜੀ ਨੀਅਤ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। HR, IT, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਫ਼ਾਇਨੈਂਸ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹਿੱਸੇ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਈਮੇਲ, ਚੈਟ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਅਤੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਰਾਹੀਂ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਕੋਈ ਇਕੱਠੇ ਸਮੀਖਿਆ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।

ਮੈਨੇਜਰ IT ਨੂੰ ਦੱਸ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਹੈ, ਪਰ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਟੂਲ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕਰਨਾ ਭੁੱਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। HR ਐਗਜ਼ਿਟ ਇੰਟਰਵਿਊ ਪੂਰੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ IT ਲੈਪਟਾਪ ਦਾ ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਮਿਲਣ ਦੀ ਉਡੀਕ ਕਰਦਾ ਰਹੇ। ਫਿਰ ਕੰਮ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਸਪਸ਼ਟ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਜਾਂ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਦੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਪਿਆ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।

ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਸਾਰਾ ਕੰਮ ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਆਖਰੀ ਦਿਨ, ਧਿਆਨ ਮੰਗਣ ਵਾਲੇ ਖਾਤੇ, ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਉਪਕਰਣ, ਕੰਮਾਂ ਦੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਹਰ ਕਦਮ ਦਾ ਸਟੇਟਸ ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। HR ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਮੈਨੇਜਰ ਟੂਲ ਅਤੇ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ ਦੱਸਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ IT ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾ ਕੇ ਨਤੀਜਾ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਕੁਝ ਕਾਰਗਰ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ:

• ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿਹੜੇ ਕੰਮ ਪੂਰੇ ਹੋਣੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ?
• ਬਾਕੀ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਕਿਸ ਕੋਲ ਹੈ?
• ਕੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਲੈਪਟਾਪ, ਬੈਜ ਅਤੇ ਫ਼ੋਨ ਵਾਪਸ ਕਰ ਦਿੱਤੇ ਹਨ?
• ਕਿਹੜੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਹਾਲੇ ਬਾਕੀ ਹਨ?

ਲੰਮੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲੋਂ ਸਪਸ਼ਟ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਵੱਧ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। «CRM ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਓ» ਕੰਮ IT ਨੂੰ ਦੇਣਾ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ। ਇਹ ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਨਾਮਜ਼ਦ ਐਡਮਿਨ ਨੂੰ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਨੋਟ ਨਾਲ ਦੇਣ ਨਾਲ ਅਜਿਹਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਕੋਈ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਵੀ ਦਿਖਦੇ ਰਹਿਣ ਦਿਓ। ਜੇ ਮੈਨੇਜਰ ਪੁੱਛੇ ਕਿ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਸ਼ਾਮ 5 ਵਜੇ ਐਕਸੈੱਸ ਬੰਦ ਹੋਇਆ ਸੀ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ HR ਅਤੇ IT ਨੂੰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਈਮੇਲ ਲੜੀਆਂ ਖੰਗਾਲਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਜਵਾਬ ਉਸੇ ਥਾਂ ਮਿਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸਾਂਝਾ ਰਿਕਾਰਡ ਆਖਰੀ ਵੇਲੇ ਦੀ ਭੱਜਦੌੜ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਵਾਲ ਉੱਠਣ 'ਤੇ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਐਪ ਕੌਣ ਵਰਤੇਗਾ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਉਦੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਵਾਲਾ ਕੰਮ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇ। HR ਰਿਕਾਰਡ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਟੀਮ ਦੇ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ। IT ਖਾਤੇ ਹਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਪਕਰਣ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਪੂਰੇ ਕੇਸ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮਜ਼ਦ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਰੱਖੋ। «IT» ਬਹੁਤ ਵਿਆਪਕ ਹੈ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਪਤਾ ਨਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਪੇਰੋਲ ਖਾਤਾ ਕਿਸ ਨੇ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਇਹ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਸਪਸ਼ਟ ਬੈਕਅੱਪ ਵਾਲੀ ਭੂਮਿਕਾ ਨੂੰ ਦਿਓ।

ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਸੈਟਅੱਪ ਵਿੱਚ ਉਹ HR ਕਰਮਚਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਂਦੇ ਅਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਵੇਰਵੇ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ, ਮੈਨੇਜਰ ਜੋ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, IT ਕਰਮਚਾਰੀ ਜੋ ਸਿਸਟਮ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾ ਕੇ ਐਸੈੱਟ ਸਟੇਟਸ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਫ਼ਾਇਨੈਂਸ ਜਾਂ ਓਪਰੇਸ਼ਨ ਟੀਮ ਜੋ ਕਾਰਡਾਂ, ਖਰਚਿਆਂ ਜਾਂ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਸੰਪਤੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ HR ਅਤੇ IT ਦੇ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਆਪਣੇ ਖੇਤਰ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

HR ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ IT ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਰੱਖੋ। HR ਨੂੰ ਵਿਦਾਈ ਦਾ ਨਿੱਜੀ ਕਾਰਨ, ਨਿੱਜੀ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਜਾਂ ਲਾਭਾਂ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। IT ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਆਖਰੀ ਮਿਤੀ, ਮੈਨੇਜਰ, ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਉਪਕਰਣ ਅਤੇ ਖਾਤਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸੀ ਦਾ ਕੰਮ ਬੰਦ ਕਰਨ ਲਈ IT ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ HR ਨੋਟਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।

ਇਜਾਜ਼ਤਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਅਹੁਦਿਆਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ, ਅਸਲ ਫ਼ੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਤੈਅ ਕਰੋ। HR ਕਰਮਚਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਸੋਧ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ ਨੋਟ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਮੈਨੇਜਰ ਆਪਣੇ ਸਿੱਧੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਦੇ ਕੰਮ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਹੈਂਡਓਵਰ ਨੋਟ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਪੂਰੇ ਦਰਜ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। IT ਉਪਕਰਣ ਅਤੇ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮ ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ HR ਲਈ ਰਾਖਵੇਂ ਫੀਲਡ ਨਹੀਂ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕਦਾ। ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਰਿਕਾਰਡ ਬਦਲੇ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰਗਤੀ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਮੈਨੇਜਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਾ ਰਿਹਾ ਸੇਲਜ਼ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਸਰਗਰਮ ਖਾਤੇ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਸੌਂਪ ਗਿਆ ਹੈ, ਜਦਕਿ IT ਟੈਕਨੀਸ਼ੀਅਨ ਵਾਪਸ ਆਏ MacBook ਅਤੇ ਉਸ ਦੀ ਹਾਲਤ ਦਰਜ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਦੋਵੇਂ ਅਪਡੇਟ ਇੱਕੋ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਦਿਖਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਕੋਈ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਆਪਣੀ ਭੂਮਿਕਾ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਹੀਂ ਦੇਖਦਾ।

Koder.ai ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਅਤੇ ਇਜਾਜ਼ਤਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਵੀ ਪਹਿਲਾਂ ਇਜਾਜ਼ਤਾਂ ਦੇ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ। ਸਪਸ਼ਟ ਹੱਦਾਂ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਡੇਟਾ ਖੁੱਲ੍ਹਣ ਦਾ ਖਤਰਾ ਘਟਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਦੇਰ ਨਾਲ ਹੋ ਰਹੇ ਕੰਮ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।

ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਨਕਸ਼ਾ ਬਣਾਓ

ਐਪ ਨੂੰ ਉਸ ਕੰਮ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਬਣਾਓ ਜੋ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਵਿਦਾ ਹੋ ਰਹੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਪੂਰਾ ਨਾਮ, ਭੂਮਿਕਾ, ਵਿਭਾਗ, ਮੈਨੇਜਰ, ਕੰਮ ਦੀ ਥਾਂ, ਆਖਰੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ ਅਤੇ ਗੈਰ-ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਲਈ ਨਿੱਜੀ ਈਮੇਲ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।

ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਨੂੰ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀਆਂ ਦਾ ਆਧਾਰ ਬਣਾਓ। ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸੀ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਪੇਰੋਲ ਲਈ ਬੈਂਕ ਜਾਂ ਛੁੱਟੀ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕੁਝ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਇੰਨਾ ਪਹਿਲਾਂ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਰੱਖੋ ਕਿ ਉਹ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰ ਸਕੇ।

ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਰੱਖੋ

ਕਿਸੇ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦੇ ਕੇ ਨਾਮਜ਼ਦ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਨਾ ਛੱਡੋ। «IT» ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦਾ ਕਿ ਖਾਤਾ ਕੌਣ ਹਟਾਏਗਾ। ਹਰ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਨਾਮਜ਼ਦ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ, ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਨਤੀਜਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, IT ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, HR ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਰਿਕਾਰਡ ਪੂਰੇ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫ਼ਾਇਨੈਂਸ ਅੰਤਿਮ ਤਨਖ਼ਾਹ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਪਹਿਲਾ ਵਰਕਫ਼ਲੋ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਰੱਖੋ ਜੋ ਅਸਲ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਦੇ ਹਨ:

• ਈਮੇਲ, ਸਾਂਝੀਆਂ ਡਰਾਈਵਾਂ, ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਐਪਾਂ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਖਾਤਿਆਂ ਦਾ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣਾ।
• ਲੈਪਟਾਪ, ਫ਼ੋਨ, ਬੈਜ, ਚਾਬੀਆਂ ਅਤੇ ਹੋਰ ਦਿੱਤੇ ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸ ਲੈਣਾ।
• ਅੰਤਿਮ ਪੇਰੋਲ ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਲਾਭਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਾਅ ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ HR ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ।
• ਫ਼ਾਈਲਾਂ, ਗਾਹਕ ਨੋਟਾਂ ਅਤੇ ਸਰਗਰਮ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਹੀ ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੂੰ ਸੌਂਪਣਾ।
• ਕੇਸ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮੈਨੇਜਰ, IT ਅਤੇ HR ਦੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਦਰਜ ਕਰਨਾ।

ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਕੰਮ ਲਈ ਸਬੂਤ ਤੈਅ ਕਰੋ

ਕੁਝ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਵਾਲਾ ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ, ਪਰ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਕੰਮ ਲਈ ਹੋਰ ਵੇਰਵਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। IT ਲਿਖ ਸਕਦਾ ਹੈ, «Google Workspace ਖਾਤਾ ਦੁਪਹਿਰ 3:15 ਵਜੇ ਮੁਅੱਤਲ ਕੀਤਾ» ਅਤੇ ਟਿਕਟ ਨੰਬਰ ਜੋੜ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਜਿੱਥੇ ਸਬੂਤ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੋਵੇ, ਉੱਥੇ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰੋ। ਦਸਤਖ਼ਤ ਕੀਤੀ ਉਪਕਰਣ ਰਸੀਦ, ਨੁਕਸਾਨੀ ਲੈਪਟਾਪ ਦੀ ਫੋਟੋ ਜਾਂ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਐਗਜ਼ਿਟ ਫਾਰਮ HR ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਲੱਭਣ ਯੋਗ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਲਈ ਚੀਜ਼ ਦਾ ਨਾਮ, ਐਸੈੱਟ ਟੈਗ, ਹਾਲਤ, ਵਾਪਸੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਦਰਜ ਕਰੋ।

ਅਪਵਾਦਾਂ ਲਈ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ। ਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੁਝ ਸਮੇਂ ਲਈ ਫ਼ੋਨ ਆਪਣੇ ਕੋਲ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਪਵਾਦ ਸਟੇਟਸ ਚੁਣੇ, ਕਾਰਨ ਦੱਸੇ ਅਤੇ ਨਵੀਂ ਵਾਪਸੀ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੇ। ਕਿਸੇ ਦੇ ਹੱਲ ਕਰਨ ਤੱਕ ਕੰਮ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰੱਖੋ। ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਇੱਕ ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਸਹਿਮਤੀ ਬਿਨਾਂ ਟ੍ਰੈਕ ਕੀਤੇ ਐਕਸੈੱਸ ਜਾਂ ਉਪਕਰਣ ਦੀ ਕਮੀ ਬਣ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਵਰਕਫ਼ਲੋ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਬਣਾਓ

ਹਰ ਵਿਦਾਈ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਇੱਕ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਕੇਸ ਨਾਲ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਰਮ ਨਾਮ, ਵਿਭਾਗ, ਮੈਨੇਜਰ, ਆਖਰੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ, ਥਾਂ ਅਤੇ ਭੂਮਿਕਾ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਇਹ ਵੀ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਲ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਉਪਕਰਣ ਹੈ ਜਾਂ ਉਹ ਸਾਂਝੇ ਖਾਤੇ ਵਰਤਦਾ ਹੈ। ਐਪ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਕੰਮ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ HR ਨੂੰ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਹੱਥੋਂ ਨਾ ਜੋੜਨੀ ਪਵੇ।

ਹਰ ਕੰਮ ਦੀ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਵਜੋਂ ਆਖਰੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਰੱਖੋ। ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਨੂੰ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾ ਅਤੇ ਬੁੱਧਵਾਰ ਨੂੰ ਦੂਜਾ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਈਮੇਲ ਲੜੀਆਂ ਖੋਜਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ।

ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਅਨੁਸਾਰ ਕੰਮ ਬਣਾਓ

ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਦਾ ਕੰਮ ਆਮ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਨਹੀਂ, ਨਾਮਜ਼ਦ IT ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਦਿਓ। ਹਰ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਨਾਮ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਪੇਰੋਲ, ਈਮੇਲ, ਗਾਹਕ ਡੇਟਾਬੇਸ ਜਾਂ ਸਾਂਝੀ ਡਰਾਈਵ। ਜੇ ਹੈਂਡਓਵਰ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੱਕ ਐਕਸੈੱਸ ਜਾਰੀ ਰਹਿਣਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ IT ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਦਰਜ ਕਰਕੇ ਨੋਟ ਜੋੜ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਉਪਕਰਣ ਦੇ ਕੰਮ ਲਈ ਵੱਖਰਾ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਰੱਖੋ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਲੈਪਟਾਪ, ਫ਼ੋਨ, ਬੈਜ ਜਾਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਟੋਕਨ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਦੂਰੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਸ਼ਿਪਿੰਗ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਦਿਓ। ਇਸ ਨਾਲ ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣਾ ਇੱਕੋ ਕੇਸ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।

ਐਪ ਭੂਮਿਕਾ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਹਰ ਖਾਤੇ, ਹਰ ਦਿੱਤੀ ਚੀਜ਼, ਮੈਨੇਜਰ ਦੇ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ, HR ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਕੇਸ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰਹਿਣ 'ਤੇ ਕੇਸ ਮਾਲਕ ਲਈ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਨੂੰ ਦਿੱਖ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ

HR ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਲਈ ਵੱਖਰੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕੰਮ ਬਣਾਓ। ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਇਹ ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ, ਸਿਰਫ਼ «ਪੂਰਾ» ਵਰਗਾ ਅਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਕੋਈ ਕੇਸ ਰੱਦ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਾਰਨ ਦੱਸੇ ਅਤੇ ਕੰਮ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਕੋਲ ਵਾਪਸ ਭੇਜੇ।

ਇੱਕ ਵੱਡਾ «ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਪੂਰੀ» ਬਟਨ ਨਾ ਰੱਖੋ। ਕੇਸ ਉਦੋਂ ਹੀ ਬੰਦ ਹੋਵੇ ਜਦੋਂ ਲੋੜੀਂਦੇ ਕੰਮ ਅਤੇ HR ਤੇ IT ਦੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਪੂਰੀਆਂ ਹੋਣ। ਸਪਸ਼ਟ ਪ੍ਰਗਤੀ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਆਖਰੀ ਸਵੇਰ ਬਾਕੀ ਕੰਮ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਵਾਪਸ ਆਏ ਉਪਕਰਣ ਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ

ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਉਪਕਰਣ ਰਿਕਾਰਡ ਬਾਅਦ ਦੇ ਵਿਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਦਾ ਹੈ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਲ ਮੌਜੂਦ ਹਰ ਕੰਪਨੀ ਚੀਜ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ: ਲੈਪਟਾਪ, ਫ਼ੋਨ, ਮਾਨੀਟਰ, ਬੈਜ, ਚਾਰਜਰ, ਸੁਰੱਖਿਆ ਟੋਕਨ ਅਤੇ ਖਾਸ ਹਾਰਡਵੇਅਰ। ਕਰਮਚਾਰੀ, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ IT ਸਹਿਕਰਮੀ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸੂਚੀ ਦਿਖਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਅਜਿਹੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਜਿਸ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਸੋਧ ਸਕੇ।

ਹਰ ਚੀਜ਼ ਲਈ ਵੱਖਰਾ ਵਾਪਸੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ। ਐਸੈੱਟ ਦਾ ਨਾਮ, ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਐਸੈੱਟ ਟੈਗ, ਵਾਪਸ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਵਿਅਕਤੀ, ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਵਿਅਕਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਲੈਪਟਾਪ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ: «MacBook Pro, ਐਸੈੱਟ ਟੈਗ KDR-1842, 14 ਜੂਨ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ, IT ਨੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ।» ਇਸ ਨਾਲ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਹਾਲਤ ਲਈ ਸਧਾਰਣ ਚੋਣ ਰੱਖੋ: ਠੀਕ, ਨੁਕਸਾਨੀ ਜਾਂ ਗੁੰਮ। ਨੁਕਸਾਨੀ ਜਾਂ ਗੁੰਮ ਚੀਜ਼ ਲਈ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਲਵੋ। «ਹੇਠਲੇ ਕੋਨੇ ਨੇੜੇ ਸਕ੍ਰੀਨ ਟੁੱਟੀ ਹੋਈ» ਲਿਖਣਾ «ਮੁਰੰਮਤ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ» ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭਕਾਰੀ ਹੈ। ਜੇ ਐਪ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਫੋਟੋਆਂ ਜੋੜੋ, ਤਾਂ ਜੋ IT ਕੋਲ ਜਾਂਚ ਜਾਂ ਮੁਰੰਮਤ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਹੋਵੇ।

ਫਾਰਮ ਇੰਨਾ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ ਕਿ ਡੈਸਕ ਜਾਂ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ 'ਤੇ ਜਲਦੀ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ। ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਫੀਲਡ ਦੇਰੀ ਕਰਵਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੇਰਵੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਕਿਸਮ ਅਤੇ ਐਸੈੱਟ ਟੈਗ, ਵਾਪਸੀ ਮਿਤੀ, ਲੈਣ ਵਾਲਾ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ, ਹਾਲਤ, ਛੋਟਾ ਨੋਟ, ਨੁਕਸਾਨ ਦੀਆਂ ਫੋਟੋਆਂ ਅਤੇ ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ, ਗੁੰਮ ਜਾਂ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਉਡੀਕ ਵਰਗਾ ਸਟੇਟਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਬੰਦ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸ ਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਗੁੰਮ ਚੀਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਨੁਕਸਾਨ ਦੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਖੁੱਲ੍ਹੀਆਂ ਰੱਖੋ। ਹਰ ਇੱਕ ਲਈ ਨਾਮਜ਼ਦ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਦਿਓ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ IT ਜਾਂ ਵਰਕਪਲੇਸ ਓਪਰੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚੋਂ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਦਿਖਾਓ।

ਦੂਰੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਸ਼ਿਪਿੰਗ ਲੇਬਲ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਪਹੁੰਚ ਮਿਤੀ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਲੈਪਟਾਪ ਨੂੰ ਉਦੋਂ ਹੀ ਵਾਪਸ ਕੀਤਾ ਹੋਇਆ ਮੰਨੋ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਟੀਮ ਡਿਲਿਵਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਕੇ ਐਸੈੱਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰ ਲਵੇ। ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਪਾਰਸਲ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਇਆ ਉਪਕਰਣ ਇੱਕੋ ਗੱਲ ਨਹੀਂ ਹਨ।

ਸਪਸ਼ਟ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਸਿਸਟਮ ਐਕਸੈੱਸ ਬੰਦ ਕਰੋ

ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣਾ ਉਦੋਂ ਅਸਫਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ «ਖਾਤੇ ਬੰਦ ਕਰੋ» ਲਿਖਿਆ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਖਾਤਿਆਂ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਨੂੰ ਇਸ ਵੱਡੀ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਐਕਸੈੱਸ ਨੂੰ ਉਸ ਥਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਸਮੂਹਬੱਧ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਉਹ ਮੌਜੂਦ ਹੈ। IT ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਪਛਾਣ ਖਾਤੇ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ। ਫ਼ਾਇਨੈਂਸ, ਸੇਲਜ਼ ਓਪਰੇਸ਼ਨ ਜਾਂ ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਐਡਮਿਨ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਐਪਾਂ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਡਿਵਾਈਸਾਂ ਲਈ ਵੱਖਰੇ ਕੰਮ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਜਦਕਿ ਬਿਲਡਿੰਗ ਬੈਜ, ਚਾਬੀਆਂ ਅਤੇ ਪਾਰਕਿੰਗ ਐਕਸੈੱਸ ਅਕਸਰ ਫੈਸਿਲਿਟੀਜ਼ ਜਾਂ HR ਕੋਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।

ਹਰ ਚੀਜ਼ ਲਈ ਖਾਤੇ ਜਾਂ ਐਕਸੈੱਸ ਦੀ ਕਿਸਮ ਲਿਖੋ, ਹਟਾਉਣ ਜਾਂ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦਿਓ, ਆਖਰੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਦੀ ਮਿਤੀ ਰੱਖੋ, ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਜਦ ਤੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਾ ਕਰੇ, ਚੀਜ਼ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਰੱਖੋ।

ਪੁਸ਼ਟੀ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ। «14:15 ਵਜੇ Salesforce ਤੋਂ ਹਟਾਇਆ, ਯੂਜ਼ਰ ਸੂਚੀ ਜਾਂਚੀ» ਲਾਭਕਾਰੀ ਹੈ। «ਹੋ ਗਿਆ» ਨਹੀਂ। ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਫ਼ੋਨ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਲਿਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਨੇ ਵਰਕ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ ਹਟਾਈ, ਮੋਬਾਈਲ ਐਕਸੈੱਸ ਰੱਦ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਕਿ ਡਿਵਾਈਸ ਹੁਣ ਕਨੈਕਟ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।

ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਨੇੜੇ ਆਉਂਦੇ ਹੋਏ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਾਨਜ਼ਦ ਕਰੋ। ਕੱਲ੍ਹ ਦੀ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਵਾਲੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ HR ਦੇ ਧਿਆਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਚੁੱਪਚਾਪ ਪਏ ਰਹਿਣ ਦੀ। ਅੱਜ ਲੋੜੀਂਦਾ, ਦੇਰ ਨਾਲ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਟੀਮ ਦੀ ਉਡੀਕ ਵਰਗੇ ਸਪਸ਼ਟ ਲੇਬਲ ਵਰਤੋ।

ਕੁਝ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ਕ੍ਰਮ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। IT ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਸਿੰਗਲ ਸਾਈਨ-ਆਨ ਤੁਰੰਤ ਬੰਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਅੰਤਿਮ ਪੇਰੋਲ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੱਕ ਪੇਰੋਲ ਲਈ ਸੀਮਿਤ ਐਕਸੈੱਸ ਜਾਰੀ ਰਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਅਪਵਾਦ, ਉਸ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣ ਵਾਲਾ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਯੋਜਿਤ ਹਟਾਉਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ HR ਅਤੇ IT ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ ਈਮੇਲ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਪੂਰੇ ਐਕਸੈੱਸ ਸਮੂਹ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ «IT» ਨੂੰ ਨਾ ਦਿਓ। ਇਹ ਕੰਮ IT ਦੀ Priya ਨੂੰ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਬੂਤ ਸਮੇਤ ਦਿਓ। ਜੇ Priya ਛੁੱਟੀ 'ਤੇ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਟੀਮ ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਐਕਸੈੱਸ ਜਾਰੀ ਰਹਿਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਦੇ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਭੱਜਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਲਵੋ

ਈਮੇਲ ਲੜੀਆਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਵਿਦਾਈ ਦਾ ਮਾੜਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਦੀਆਂ ਹਨ। ਕੋਈ «ਹੋ ਗਿਆ» ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਕੋਈ ਸੁਨੇਹਾ ਦੇਖ ਨਹੀਂ ਪਾਉਂਦਾ ਅਤੇ HR ਨੂੰ ਫਿਰ ਵੀ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦਾ ਕਿ IT ਨੇ ਹਰ ਖਾਤਾ ਹਟਾਇਆ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਦੇ ਅੰਦਰ ਰੱਖੋ।

ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਸਧਾਰਣ ਸਟੇਟਸ ਦਿਓ। ਮਾਲਕ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ «ਜਾਰੀ» ਵਰਤੋ। ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ «ਰੁਕਿਆ ਹੋਇਆ» ਵਰਤੋ, ਜਿਵੇਂ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣਾ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕਿਹੜੇ ਸਾਂਝੇ ਫੋਲਡਰ ਵਰਤਦਾ ਸੀ। ਰੁਕੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਸਹੀ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਦਿਓ

ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਅਸਲ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਹੈਂਡਓਵਰ ਕੰਮ ਅਤੇ ਟੀਮ ਦੀ ਸੰਪਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। IT ਖਾਤੇ ਬੰਦ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਸੰਭਾਲਣ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। HR ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਰਿਕਾਰਡ, ਅੰਤਿਮ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਨੀਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਬੇਨਤੀਆਂ ਖਾਸ ਰੱਖੋ। «ਮੈਨੇਜਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ» ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ। «ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਗਾਹਕ ਖਾਤਿਆਂ ਦਾ ਨਵਾਂ ਮਾਲਕ ਹੈ» ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਕਿਸ ਗੱਲ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਐਪ ਵਿੱਚ ਹਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਾ ਮਾਲਕ, ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਟੇਟਸ ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਭੂਮਿਕਾ, ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮਾਂ, ਕੋਈ ਨੋਟ ਜਾਂ ਅਪਵਾਦ, ਜੁੜੇ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੇ ਬਾਅਦ ਦਾ ਸਟੇਟਸ ਸੰਭਾਲੋ। ਇਹ ਇਤਿਹਾਸ ਤਦ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੱਸੇ ਕਿ ਉਸ ਕੋਲ ਹਾਲੇ ਵੀ ਐਕਸੈੱਸ ਹੈ ਜਾਂ HR ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਿਦਾਈ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨੀ ਪਵੇ।

ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੇਸ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ

HR ਕੇਸ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਸਕ੍ਰੀਨ 'ਤੇ ਅੰਤਿਮ ਸਾਰ ਦਿਖਾਓ। ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਕੰਮ, ਰੁਕੇ ਹੋਏ ਕੰਮ, ਦੇਰ ਵਾਲਾ ਕੰਮ, ਵਾਪਸ ਆਇਆ ਉਪਕਰਣ ਅਤੇ IT ਵੱਲੋਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ ਐਕਸੈੱਸ ਆਈਟਮ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਜੇ ਲੋੜੀਂਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਬਾਕੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਕੇਸ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਦਿਓ।

ਮੈਨੇਜਰ ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ ਹੈਂਡਓਵਰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ IT ਚਾਰਜਰ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸੀ ਨੂੰ ਰੁਕਿਆ ਹੋਇਆ ਦਰਜ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। HR ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਰਿਕਾਰਡ ਬੰਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ IT ਵੱਲੋਂ ਉਪਕਰਣ ਵਾਲਾ ਕੰਮ ਹੱਲ ਹੋਣ ਤੱਕ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਕੇਸ ਦਿੱਖ ਵਿੱਚ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਨਾਲ ਗੈਰ-ਸੰਬੰਧਿਤ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਸਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।

ਅੰਤਿਮ ਦਿਨ ਦੀ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਉਦਾਹਰਨ

Maya ਦਾ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਹੈ। ਉਸ ਦਾ ਮੈਨੇਜਰ ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਵਿੱਚ ਕੇਸ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰਾਂ ਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀਆਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। Maya ਦੁਪਹਿਰ 3 ਵਜੇ ਤੱਕ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਟੀਮ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਦੁਪਹਿਰ 12 ਵਜੇ ਦੀ ਮਿਤੀ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਜੋ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵਿਦਾਈ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਸਵੇਰੇ 11:15 ਵਜੇ ਮੈਨੇਜਰ Maya ਦਾ ਲੈਪਟਾਪ, ਚਾਰਜਰ, ਸੁਰੱਖਿਆ ਬੈਜ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਫ਼ੋਨ ਲੈ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਐਪ ਵਿੱਚ ਮੈਨੇਜਰ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਲੈਪਟਾਪ ਦਾ ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫ਼ੋਨ ਦੀ ਖੁਰਚੀ ਹੋਈ ਸਕ੍ਰੀਨ ਲਿਖਦਾ ਹੈ। ਨੋਟ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਵੱਲੋਂ ਡਿਵਾਈਸ ਦੁਬਾਰਾ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂਚ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ। Maya ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਦੋਵੇਂ ਹੈਂਡਓਵਰ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੇ ਹਨ।

IT ਨੂੰ ਵੀ ਉਸੇ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਮਿਲਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ Maya ਨੂੰ ਈਮੇਲ, ਕੰਪਨੀ ਚੈਟ, ਗਾਹਕ ਡੇਟਾਬੇਸ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਰਕਸਪੇਸ ਤੋਂ ਹਟਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਦੂਜਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ Maya ਕੋਲ ਪੇਰੋਲ ਖਾਤੇ ਦਾ ਐਡਮਿਨ ਐਕਸੈੱਸ ਨਹੀਂ ਰਿਹਾ। ਹਰ ਵਿਅਕਤੀ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।

HR ਅਸਤੀਫ਼ਾ ਰਿਕਾਰਡ, ਅੰਤਿਮ ਪੇਅ ਵੇਰਵੇ, ਲਾਭ ਨੋਟਿਸ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਟੈਕਸ ਫਾਰਮਾਂ ਲਈ ਸੰਪਰਕ ਪਤਾ ਜਾਂਚਦਾ ਹੈ। ਛੋਟੀ ਸਮੀਖਿਆ ਤੋਂ ਬਾਅਦ HR ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪੂਰੇ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਦੁਪਹਿਰ 12:20 ਵਜੇ ਐਪ ਹਾਲੇ ਇੱਕ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਚੀਜ਼ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ: Maya ਕੋਲ ਸੋਸ਼ਲ ਮੀਡੀਆ ਸ਼ਡਿਊਲਿੰਗ ਖਾਤੇ ਦਾ ਐਕਸੈੱਸ ਹੈ। IT ਨੂੰ ਇਸ ਬਾਰੇ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਸੀ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਖਾਤਾ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਮੈਨੇਜਰ ਕੋਲ ਸੀ। ਮੈਨੇਜਰ ਕੰਮ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਲੀਡ ਨੂੰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ Maya ਦੀ ਅੰਤਿਮ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਦੁਪਹਿਰ 2:30 ਵਜੇ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਹਰ ਕੰਮ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਟੀਮ ਕੋਲ ਵਾਪਸ ਆਏ ਉਪਕਰਣ, ਖਾਤੇ ਹਟਾਉਣ ਅਤੇ HR ਤੇ IT ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਦਾ ਮਿਤੀ ਸਮੇਤ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਦਿਖਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਿਸ ਨੇ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਕੀਤੀ।

ਉਹ ਗਲਤੀਆਂ ਜੋ ਐਕਸੈੱਸ ਵਿੱਚ ਕਮੀ ਛੱਡ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਉਦੋਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮਜ਼ਦ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਵੇ। «IT» ਜਾਂ «HR» ਬਹੁਤ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ। ਜੇ Maya ਈਮੇਲ ਹਟਾਉਣ ਦੀ ਅਤੇ Leon ਲੈਪਟਾਪ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਐਪ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਕਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨੀ ਹੈ। ਸਾਂਝੇ ਲੇਬਲ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਮੰਨਣ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕੰਮ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੇ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਹੋਵੇਗਾ।

ਮੁੱਖ ਕੰਪਨੀ ਖਾਤਾ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣਾ ਪੂਰਾ ਨਾ ਮੰਨੋ। ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਹਾਲੇ ਵੀ ਪੇਰੋਲ, ਸਹਾਇਤਾ ਟੂਲ, ਕਲਾਉਡ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ, ਸਾਂਝੇ ਪਾਸਵਰਡ, ਚੈਟ ਵਰਕਸਪੇਸ ਜਾਂ ਕੰਪਨੀ ਸੌਫ਼ਟਵੇਅਰ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਨਿੱਜੀ ਖਾਤੇ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਖਾਤੇ ਲਈ ਵੱਖਰਾ ਆਈਟਮ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ। ਮੈਨੇਜਰ ਜਾਂਚ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੂਚੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਅਸਲ ਭੂਮਿਕਾ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੈ।

ਉਪਕਰਣ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ «ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸ ਆ ਗਿਆ» ਵਰਗਾ ਨੋਟ ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ। ਮੁਕਤ-ਲਿਖਤ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਇੱਕਸਾਰ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਅਤੇ ਨਿਰਪੱਖ ਹੈਂਡਓਵਰ ਜਾਂ ਬਾਅਦ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ। ਐਸੈੱਟ ਟੈਗ, ਵਾਪਸੀ ਮਿਤੀ, ਲੈਣ ਵਾਲਾ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਹਾਲਤ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜੇ ਡਿਵਾਈਸ ਨੂੰ ਦਿੱਖਣਯੋਗ ਨੁਕਸਾਨ ਹੈ ਤਾਂ ਫੋਟੋਆਂ ਜੋੜੋ। ਨੋਟ ਸਮੱਸਿਆ ਸਮਝਾਉਣ, ਪੂਰਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਨ ਲਈ ਨਹੀਂ, ਵਰਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

ਰੁਕਿਆ ਹੋਇਆ ਕੰਮ ਦਿੱਖ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਜਾ ਰਿਹਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੂਰੀਅਰ ਕੋਲ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਫ਼ੋਨ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ IT ਨੂੰ ਕਲਾਇੰਟ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਕੋਈ ਫਿਰ ਵੀ ਕੇਸ ਬੰਦ ਕਰ ਦੇਵੇ, ਤਾਂ ਅਧੂਰਾ ਕੰਮ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਧਿਆਨ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਜਦ ਤੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੱਲ ਨਾ ਕਰੇ, ਕੇਸ ਸਟੇਟਸ «ਰੁਕਿਆ ਹੋਇਆ» ਜਾਂ «ਸਮੀਖਿਆ ਲੋੜੀਂਦੀ» ਰੱਖੋ। ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੰਮ ਕਿਉਂ ਰੁਕਿਆ, ਕੌਣ ਇਸ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਅਗਲੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਦੋਂ ਹੋਵੇਗੀ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਬਜਾਏ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦੇਣਾ, ਇੱਕ ਖਾਤੇ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਖਾਤਿਆਂ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਮੰਨਣਾ, ਡਿਵਾਈਸ ਦੀ ਹਾਲਤ ਸਿਰਫ਼ ਟਿੱਪਣੀ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣਾ ਅਤੇ ਅਧੂਰੇ ਕੰਮਾਂ ਨਾਲ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।

ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਅੰਤਿਮ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪੂਰੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੇ, ਉਸ ਦੀ ਥਾਂ ਨਾ ਲਵੇ। ਰੁਕੇ ਹੋਏ ਕੰਮ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਰੱਖੋ ਅਤੇ HR ਵੱਲੋਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਓ।

ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਰੰਤ ਜਾਂਚਾਂ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਅੰਤਿਮ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਇਸ ਨਾਲ ਮੈਨੇਜਰ, IT ਟੀਮ ਅਤੇ HR ਸੰਪਰਕ ਨੂੰ ਗੁੰਮ ਲੈਪਟਾਪ, ਸਰਗਰਮ ਪੇਰੋਲ ਖਾਤੇ ਜਾਂ ਬਾਕੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।

ਮਾਲਕੀ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਹਰ ਚੀਜ਼ ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮਜ਼ਦ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਬਿਲਡਿੰਗ ਦੀਆਂ ਚਾਬੀਆਂ ਲੈਣੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਵਿਭਾਗ ਦੀ ਬਜਾਏ ਮੈਨੇਜਰ ਦਾ ਨਾਮ ਉਸ ਕੰਮ ਦੇ ਨਾਲ ਲਿਖੋ।

ਛੋਟੀ ਸਮੀਖਿਆ ਸੂਚੀ ਵਰਤੋ:

• ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰ ਕੰਮ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ, ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਸਟੇਟਸ ਹੈ।
• ਹਰ ਐਕਸੈੱਸ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ IT ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖੋ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਨਾਮ, ਕੀਤੀ ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੋਵੇ।
• ਵਾਪਸ ਆਏ ਉਪਕਰਣ ਨੂੰ ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰਾਂ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ ਅਤੇ ਨੁਕਸਾਨੀ ਜਾਂ ਗੁੰਮ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਈ ਹਾਲਤ ਦੇ ਨੋਟ ਜੋੜੋ।
• ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਮੈਨੇਜਰ, HR ਅਤੇ IT ਦੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਹੈ।
• ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਸਮੱਸਿਆ ਹਾਲੇ ਕਾਰਵਾਈ ਮੰਗਦੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੀ ਕੇਸ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਰੱਖੋ।

IT ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਚੈੱਕਬਾਕਸ ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ। «ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਇਆ» HR ਨੂੰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦਾ ਕਿ IT ਨੇ ਖਾਤਾ ਬੰਦ ਕੀਤਾ, ਸਾਂਝਾ ਪਾਸਵਰਡ ਬਦਲਿਆ, ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਸੌਂਪੀਆਂ ਜਾਂ ਐਡਮਿਨ ਹੱਕ ਹਟਾਏ। «Google Workspace ਖਾਤਾ ਦੁਪਹਿਰ 3:14 ਵਜੇ ਮੁਅੱਤਲ ਕੀਤਾ; ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਫੋਲਡਰ ਦੀ ਮਾਲਕੀ Priya Shah ਨੂੰ ਸੌਂਪੀ» ਵਰਗਾ ਨੋਟ ਅਗਲੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਨੂੰ ਜਾਂਚਣ ਯੋਗ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਲਈ ਸੂਚੀਬੱਧ ਐਸੈੱਟ ਦੀ ਭੌਤਿਕ ਚੀਜ਼ ਨਾਲ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ। ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ, ਚਾਰਜਰ, ਸਹਾਇਕ ਚੀਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਹਾਲਤ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਟੁੱਟੀ ਸਕ੍ਰੀਨ ਵਾਲਾ ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹੈਂਡਓਵਰ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਫੋਟੋ ਜਾਂ ਕਾਪੀ ਜੋੜੋ। ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ਲੈਪਟਾਪ ਦਫ਼ਤਰ ਪਹੁੰਚ ਗਿਆ ਹੈ।

ਅਣਸੁਲਝੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਫੁੱਟਨੋਟ ਨਹੀਂ, ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਮੁੱਦੇ ਮੰਨੋ। ਜੇ IT ਕੋਲ ਐਡਮਿਨ ਐਕਸੈੱਸ ਨਾ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਕਿਸੇ ਕਾਂਟ੍ਰੈਕਟਰ ਦਾ ਵਿਕਰੇਤਾ ਪੋਰਟਲ ਖਾਤਾ ਸਰਗਰਮ ਰਹਿ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ ਦਿਓ। ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਨਤੀਜਾ ਦਰਜ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੇਸ ਬੰਦ ਕਰੋ। ਸਪਸ਼ਟ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਮੁੱਦਾ ਝੂਠੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪੂਰੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ।

ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਪਹਿਲੇ ਵਰਜਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ

ਉਸ ਵਿਦਾਈ ਕਿਸਮ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵੇਖਦੀ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਆਪਣੀ ਮਰਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਾ ਰਿਹਾ ਪੂਰੇ ਸਮੇਂ ਦਾ ਦਫ਼ਤਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀ। HR, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ IT ਵੱਲੋਂ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਟੈਂਪਲੇਟ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਪਰ ਚੱਲਣ ਵਾਲੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ, ਨਾ ਪਰਖੇ ਗਏ ਵੱਡੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਸੰਗ੍ਰਹਿ ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭਕਾਰੀ ਹੈ।

ਪਹਿਲੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਨੂੰ ਮਾਲਕੀ 'ਤੇ ਕੇਂਦਰਿਤ ਰੱਖੋ। HR ਆਖਰੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਐਗਜ਼ਿਟ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਗਿਆਨ-ਸਾਂਝਾ ਕੰਮ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਸੰਪਤੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ। IT ਖਾਤੇ ਹਟਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਡਿਵਾਈਸਾਂ ਇਕੱਠੀਆਂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਵਾਲੇ ਅਪਵਾਦ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਸਿਰਫ਼ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਸ 'ਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਲੋੜ ਹੈ:

• ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਨਾਮ, ਵਿਭਾਗ, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ।
• ਹਰ ਚੀਜ਼ ਲਈ ਕੰਮ ਦਾ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿਤੀ।
• ਉਪਕਰਣ ਦੀ ਸੂਚੀ, ਹਾਲਤ, ਸੀਰੀਅਲ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਵਾਪਸੀ ਸਟੇਟਸ।
• ਉਹਨਾਂ ਸਿਸਟਮਾਂ ਲਈ ਐਕਸੈੱਸ ਹਟਾਉਣ ਦੇ ਕੰਮ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਦਾ ਹੈ।
• ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਨੋਟ ਵਾਲਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਫੀਲਡ।

ਹਰ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਵਰਤਣ ਲਈ ਕਹਿਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਅਸਲ ਵਿਦਾਈ ਮਾਮਲਿਆਂ 'ਤੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। HR ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕੀ ਫਾਰਮ ਸਹੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, IT ਤੋਂ ਕਿ ਐਕਸੈੱਸ ਵਾਲੇ ਕੰਮ ਕਾਫ਼ੀ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਲਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਤੋਂ ਕਿ ਕੰਮਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੈ। ਉਹ ਕੰਮ ਦੇਖੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਲੋਕ ਛੱਡਦੇ, ਦੁਹਰਾਉਂਦੇ ਜਾਂ ਗਲਤ ਸਮਝਦੇ ਹਨ।

ਫਿਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਅਤੇ ਰਿਮਾਈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰੋ। ਜੇ ਮੈਨੇਜਰ ਅਕਸਰ ਲੈਪਟਾਪ ਵਾਪਸੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਆਖਰੀ ਦਿਨ ਤੱਕ ਟਾਲਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਦੋ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਭੇਜੋ। ਜੇ ਖਾਸ ਖਾਤਾ ਹਟਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ IT ਨੂੰ ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਨਬਾਕਸ ਸੁਨੇਹੇ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇਹ ਨਿਰਭਰਤਾ ਦਿੱਖ ਵਿੱਚ ਲਿਆਓ।

Koder.ai ਆਪਣੀ ਚੈਟ-ਆਧਾਰਿਤ ਬਿਲਡ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਰਾਹੀਂ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਮੁਤਾਬਕ ਵੈੱਬ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਆਫ਼ਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਲੋੜੀਂਦੇ ਫੀਲਡ, ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਕਦਮ ਅਤੇ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਨਿਯਮ ਦੱਸੋ, ਫਿਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਕੇਸਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਐਪ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰੋ। ਟੀਮਾਂ ਸਰੋਤ ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰਕੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਵੀ ਵਿਕਾਸ ਜਾਰੀ ਰੱਖ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।

ਪਹਿਲੇ ਵਰਜਨ ਵਿੱਚ ਹਰ ਨੀਤੀ ਅਪਵਾਦ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਹਰ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਕੰਮ ਦਿਖਣਾ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਹੋਣਾ ਅਤੇ ਉਸ ਦੇ ਪੂਰਾ ਕਰਨ 'ਤੇ ਮਿਤੀ ਵਾਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ। ਇਹ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਾਂਟ੍ਰੈਕਟਰਾਂ, ਦੂਰੋਂ ਉਪਕਰਣ ਵਾਪਸੀ, ਖਾਸ ਐਕਸੈੱਸ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਅਤੇ ਹੋਰ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਕਾਰਗਰ ਆਧਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।