ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਅਤੇ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਐਪ: ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਯਮ ਤੈਅ ਕਰੋ

ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹ ਬੁਕਿੰਗ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨਾ ਹੈ

ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਅਤੇ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਐਪ ਦਿਖਣ ਵਿੱਚ ਸੁੰਦਰ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਫਿਰ ਵੀ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਪਰੇਸ਼ਾਨ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਕੈਲੰਡਰ ਇਹ ਫ਼ੈਸਲਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਕਿ ਕੋਈ ਟੀਮ ਦੁਪਹਿਰ ਭਰ ਬੋਰਡਰੂਮ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਦੋ ਡੈਸਕ ਰੱਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਆਉਂਦਾ ਹੀ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਕੀ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਨੀਤੀ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਫ਼ੈਸਲੇ ਹਨ ਅਤੇ ਐਪ ਨੂੰ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਲੋਕ ਇਸ ਵੇਲੇ ਜਿਹੜੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਦੱਸਦੇ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹ ਬਿਲਕੁਲ ਸਧਾਰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਕਿਸੇ ਨੇ ਰੂਮ ਬੁੱਕ ਕੀਤਾ ਪਰ ਵਰਤਿਆ ਨਹੀਂ, ਕਿਸੇ ਮਹਿਮਾਨ ਨੂੰ ਡੈਸਕ ਨਹੀਂ ਮਿਲਿਆ, ਜਾਂ ਦੋ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਲੱਗਿਆ ਕਿ ਇੱਕੋ ਜਗ੍ਹਾ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਹੈ। ਬਟਨ, ਰੰਗ ਜਾਂ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਟੈਕਸਟ ਚੁਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਸਥਿਤੀਆਂ ਲਿਖ ਲਓ।

ਅਸਪਸ਼ਟ ਦਫ਼ਤਰੀ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਨਿਯਮ ਚੁੱਪਚਾਪ ਜਗ੍ਹਾ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਮਹੀਨਿਆਂ ਤੱਕ ਹਰ ਸੋਮਵਾਰ ਡੈਸਕ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਵੀ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦਿਨ ਰਿਮੋਟ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਕੋਈ ਡੈਸਕ ਉਪਲਬਧ ਨਹੀਂ ਦਿਖਦਾ ਅਤੇ ਉਹ ਘਰ ਰਹਿ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਹਾਲਾਂਕਿ ਕਈ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕੀਤੀਆਂ ਸੀਟਾਂ ਖਾਲੀ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਇਹੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਸਿਰਫ਼ «ਕਿਤੇ ਲੋੜ ਨਾ ਪੈ ਜਾਵੇ» ਸੋਚ ਕੇ ਵਾਧੂ ਸਮਾਂ ਬੁੱਕ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ।

ਪਹਿਲਾਂ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਫ਼ੈਸਲੇ ਕਰੋ:

• ਹਰ ਕਿਸਮ ਦੀ ਜਗ੍ਹਾ ਕੌਣ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿੰਨੇ ਸਮੇਂ ਪਹਿਲਾਂ
• ਇੱਕ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਚੱਲ ਸਕਦੀ ਹੈ
• ਕੀ ਯੂਜ਼ਰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹਨ
• ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਕਰੇ ਤਾਂ ਐਪ ਰੂਮ ਜਾਂ ਡੈਸਕ ਕਦੋਂ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰੇਗੀ
• ਯੋਜਨਾ ਬਦਲਣ 'ਤੇ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕੌਣ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ

ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਇੰਟਰਫੇਸ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਤੋਂ ਵੱਖ ਰੱਖੋ। «ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਹੋਣ 'ਤੇ 30 ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਡੈਸਕ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨਾ» ਨੀਤੀ ਹੈ। «ਬੁਕਿੰਗ ਦੇ ਕੋਲ ਕਾਊਂਟਡਾਊਨ ਦਿਖਾਉਣਾ» ਇੰਟਰਫੇਸ ਦੀ ਚੋਣ ਹੈ। ਨੀਤੀ ਸਭ ਲਈ ਨਿਆਂਪੂਰਨ ਪਹੁੰਚ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਸਕ੍ਰੀਨ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਮਿਸਾਲ ਲਈ, ਛੇ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਟੀਮ ਨੂੰ 10:00 ਵਜੇ ਰੂਮ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਟੀਮ ਦਾ ਇੱਕ ਮੈਂਬਰ ਉਸੇ ਸਵੇਰ ਲਈ ਡੈਸਕ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਠੀਕ ਹੈ। ਪਰ ਜੇ ਰੂਮ ਵਿੱਚ 15 ਮਿੰਟ ਦਾ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਿਯਮ ਹੈ ਅਤੇ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ, ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ 10:15 ਵਜੇ ਰੂਮ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਟੀਮ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਵਾਕਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸਵਾਲ ਕਰ ਸਕਣ ਅਤੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਿਆ ਜਾ ਸਕੇ। «ਨਾ ਵਰਤੀਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਰੱਦ ਕਰੋ» ਵਰਗੀ ਭਾਸ਼ਾ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਸਮਾਂ, ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ: «ਜੇ ਆਯੋਜਕ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਤਾਂ ਐਪ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਮੇਂ ਤੋਂ 15 ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਰੂਮ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਦੀ ਹੈ।» ਸਪਸ਼ਟ ਨਿਯਮ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ, ਟਕਰਾਅ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਅਤੇ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣਾ ਕਾਫ਼ੀ ਆਸਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਐਪ ਵਰਤਣ ਵਾਲੀਆਂ ਜਗ੍ਹਾਂ ਅਤੇ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ

ਬੁਕਿੰਗ ਐਪ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕਮਜ਼ੋਰ ਪੈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਅਸਲ ਦਫ਼ਤਰ ਨਾਲ ਮਿਲਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ: ਬੰਦ ਰੂਮ, ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਡੈਸਕ, ਸ਼ਾਂਤ ਜ਼ੋਨ, ਫ਼ੋਨ ਬੂਥ, ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਖੇਤਰ, ਪਾਰਕਿੰਗ ਥਾਵਾਂ ਅਤੇ ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਸਾਂਝਾ ਉਪਕਰਨ।

ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਅਜਿਹਾ ਨਾਮ ਦਿਓ ਜਿਸ ਨੂੰ ਲੋਕ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪਛਾਣ ਸਕਣ। ਜੇ ਦੋ ਮੰਜ਼ਿਲਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਨਾਮ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ «ਰੂਮ 3» ਗਲਤੀਆਂ ਪੈਦਾ ਕਰੇਗਾ। «ਹਾਰਬਰ ਰੂਮ, ਮੰਜ਼ਿਲ 2» ਮਹਿਮਾਨ ਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਜਾਣਾ ਹੈ। ਡੈਸਕ ਜ਼ੋਨ ਦੇ ਨਾਮ ਵੀ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਦੱਸਣ ਤਾਂ ਵਧੀਆ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ «ਖਿੜਕੀ ਵਾਲੇ ਡੈਸਕ» ਜਾਂ «ਸਪੋਰਟ ਟੀਮ ਖੇਤਰ»।

ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਦਰਜ ਕਰੋ ਜੋ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਚੋਣ 'ਤੇ ਅਸਰ ਪਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਸਕ੍ਰੀਨ ਅਤੇ ਵੀਡੀਓ ਕੈਮਰੇ ਵਾਲਾ ਛੇ ਸੀਟਾਂ ਦਾ ਰੂਮ ਕਲਾਇੰਟ ਕਾਲ ਲਈ ਢੁੱਕਵਾਂ ਹੈ, ਪਰ 12 ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਲਈ ਨਹੀਂ। ਪਹੁੰਚਯੋਗਤਾ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਬੁਕਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦਿਖਾਓ, ਉਸ ਨੂੰ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਿਸੇ ਨੋਟ ਵਿੱਚ ਨਾ ਲੁਕਾਓ।

ਹਰ ਸਰੋਤ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ:

• ਸਥਾਨ, ਮੰਜ਼ਿਲ ਅਤੇ ਨੇੜਲੀ ਪਛਾਣਯੋਗ ਜਗ੍ਹਾ
• ਸਮਰੱਥਾ ਅਤੇ ਉਪਲਬਧ ਉਪਕਰਨ
• ਪਹੁੰਚਯੋਗਤਾ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਜਿਵੇਂ ਬਿਨਾਂ ਪੌੜੀਆਂ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਜਾਂ ਉਚਾਈ ਬਦਲਣ ਵਾਲਾ ਡੈਸਕ
• ਉਹ ਸਮਾਂ ਜਦੋਂ ਜਗ੍ਹਾ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ
• ਕੀ ਬੁਕਿੰਗ ਲਈ ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ

ਪਹੁੰਚ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਇੰਨੀ ਹੀ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਕੈਲੰਡਰ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰ ਸਰੋਤ ਕੌਣ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸੇਲਜ਼ ਟੀਮ ਕਲਾਇੰਟ ਰੂਮ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਹਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸਾਂਝਾ ਡੈਸਕ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੁਝ ਵਿਭਾਗੀ ਰੂਮ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਭ ਲਈ ਖੋਲ੍ਹੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।

«ਸਿਰਫ਼ ਸਟਾਫ਼» ਵਰਗੇ ਧੁੰਦਲੇ ਅਧਿਕਾਰਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਐਪ ਵਿੱਚ ਗਰੁੱਪਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਦਿਓ: ਕਰਮਚਾਰੀ, ਠੇਕੇਦਾਰ, ਦਫ਼ਤਰੀ ਮੈਨੇਜਰ, ਮਹਿਮਾਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ। ਫਿਰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਹਰ ਗਰੁੱਪ ਕੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਠੇਕੇਦਾਰ ਇੱਕ ਦਿਨ ਲਈ ਡੈਸਕ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਨਹੀਂ। ਦਫ਼ਤਰੀ ਮੈਨੇਜਰ ਰੂਮ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਮੁਰੰਮਤ ਦੌਰਾਨ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸਿਰਫ਼ ਉਨ੍ਹਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਲਗਾਓ ਜਿੱਥੇ ਇਹ ਅਸਲ ਸਮੱਸਿਆ ਰੋਕਦੀ ਹੋਵੇ। ਵੱਡੇ ਰੂਮ, ਐਗਜ਼ਿਕਿਊਟਿਵ ਜਗ੍ਹਾਂ, ਦਫ਼ਤਰੀ ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਖ਼ਾਸ ਉਪਕਰਨਾਂ ਵਾਲੇ ਟ੍ਰੇਨਿੰਗ ਰੂਮਾਂ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਆਮ ਦੋ-ਵਿਅਕਤੀ ਰੂਮ ਲਈ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪੜਾਅ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਚੈਟ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਅਤੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਵੱਲ ਭੇਜ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।

Koder.ai ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਇਸ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਐਪ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ, ਯੂਜ਼ਰ ਗਰੁੱਪ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਅਧਿਕਾਰ ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਅਤੇ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਦਫ਼ਤਰ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਚੱਲਣ, ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਉਣ।

ਉਪਲਬਧਤਾ ਨੂੰ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਤੈਅ ਕਰੋ

ਉਪਲਬਧਤਾ ਸਿਰਫ਼ ਕੈਲੰਡਰ ਵਿੱਚ ਖਾਲੀ ਸਲਾਟ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ ਦੇ ਆਪਣੇ ਸਮੇਂ, ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਬੰਦ ਤਾਰੀਖਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਕੈਲੰਡਰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਨਿਯਮ ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ।

ਹਰ ਕਿਸਮ ਦੀ ਜਗ੍ਹਾ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਸ਼ਾਂਤ ਡੈਸਕ ਸੋਮਵਾਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਸਵੇਰੇ 8:00 ਤੋਂ ਸ਼ਾਮ 18:00 ਤੱਕ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕਲਾਇੰਟ ਕਾਲਾਂ ਲਈ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਹੋਰ ਦੇਰ ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ ਰਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਰੂਮ 'ਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹ ਪਹੁੰਚ ਸੀਮਾ ਲਾਗੂ ਕਰੋ। ਲੋਕ ਉਸ ਵੇਲੇ ਨਾਰਾਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਐਪ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜਗ੍ਹਾ ਚੁਣਨ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਅਤੇ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਸਮਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ। ਡੈਸਕ ਲਈ ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਜਾਂ ਪੂਰੇ ਦਿਨ ਦੇ ਬਲਾਕ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਦਕਿ ਰੂਮ ਲਈ 30 ਮਿੰਟ ਦੇ ਸਲਾਟ। 15 ਮਿੰਟ ਦੀ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਮਿਆਦ ਕੈਲੰਡਰ ਵਿੱਚ ਅਜੀਬ ਖਾਲੀ ਥਾਵਾਂ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਕਈ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਲਈ ਰੂਮ ਵਿੱਚ 30 ਮਿੰਟ ਅਤੇ ਡੈਸਕ ਲਈ ਅੱਧਾ ਦਿਨ ਸੰਭਾਲਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਸਲਾਟ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਇਹ ਤੈਅ ਕਰਨ ਲਈ ਇਹ ਕ੍ਰਮ ਵਰਤੋ:

1. ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਮੰਗੇ ਸਮੇਂ ਜਗ੍ਹਾ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਹੈ।
2. ਛੁੱਟੀਆਂ, ਮੁਰੰਮਤ, ਸਫ਼ਾਈ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ ਸਮਾਗਮਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।
3. ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਕੋਈ ਹੋਰ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਵਰਤ ਰਹੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।
4. ਬੁਕਿੰਗ ਦੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਦੇ ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਕਰੋ।
5. ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਬੁਕਿੰਗ ਦੀ ਸੀਮਾ ਲਾਗੂ ਕਰੋ।

ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਬੰਦ ਸਮੇਂ ਲਈ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। «ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਰ ਬਦਲਣਾ, 13:00 ਤੋਂ 16:00» ਕੈਲੰਡਰ ਦੇ ਖਾਲੀ ਸਲੇਟੀ ਖੇਤਰ ਨਾਲੋਂ ਕਾਫ਼ੀ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ। ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਛੁੱਟੀ ਸਾਰੀਆਂ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਗ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਨਿੱਜੀ ਸਮਾਗਮ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਰੂਮ ਨੂੰ।

ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਲੋਕ ਕਿੰਨਾ ਪਹਿਲਾਂ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਦਫ਼ਤਰ ਆਉਣ ਦਾ ਰੁਝਾਨ ਅਕਸਰ ਬਦਲਦਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਦੀ ਵਿੰਡੋ ਠੀਕ ਰਹਿ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਵਰਕਸ਼ਾਪਾਂ ਜਾਂ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਦੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਲਈ 60 ਦਿਨਾਂ ਦੀ ਵਿੰਡੋ ਵਧੀਆ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਆਯੋਜਕਾਂ ਲਈ ਆਮ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨਾਲੋਂ ਲੰਮੀ ਵਿੰਡੋ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਐਪ ਨੂੰ ਇਹ ਫ਼ਰਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਉਹ ਨਿਯਮ ਲੱਭੋ ਜੋ ਆਪਸ ਵਿੱਚ ਟਕਰਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਡੈਸਕ ਲਈ ਪੂਰੇ ਦਿਨ ਦੀ ਬੁਕਿੰਗ ਹੈ ਪਰ ਦਫ਼ਤਰ 8:00 ਵਜੇ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਅਤੇ 18:00 ਵਜੇ ਬੰਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਐਪ ਵਿੱਚ «ਪੂਰਾ ਦਿਨ» ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਦਿਓ। ਜੇ ਰੂਮ 18:00 ਵਜੇ ਬੰਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਦੋ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਬੁਕਿੰਗ 17:00 ਵਜੇ ਸ਼ੁਰੂ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ। ਅਜਿਹੀਆਂ ਛੋਟੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਉਲਝਣ ਵਾਲੀਆਂ ਟਕਰਾਅ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।

ਪਹਿਲਾ ਨਿਯਮ ਸੈੱਟ ਇੰਨਾ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ ਕਿ ਦਫ਼ਤਰੀ ਮੈਨੇਜਰ ਕੁਝ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਇਸ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰ ਸਕੇ। ਨੀਤੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ Koder.ai ਲਿਖੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਕੈਲੰਡਰ ਲਾਜਿਕ, ਐਡਮਿਨ ਕੰਟਰੋਲ ਅਤੇ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਲਈ ਨਿਯਮ ਬਣਾਓ

ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਇੱਕੋ ਡੈਸਕ ਜਾਂ ਰੂਮ ਮੁੜ ਬੁੱਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਪਰ ਜੇ ਐਪ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਬੁਕਿੰਗ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਥਾਈ ਬਲਾਕ ਸਮਝੇ ਤਾਂ ਸਮੱਸਿਆ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਕੈਲੰਡਰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਯਮ ਤੈਅ ਕਰੋ।

ਆਮ ਦਫ਼ਤਰੀ ਆਦਤਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਦੁਹਰਾਉਣ ਦੇ ਵਿਕਲਪ ਦਿਓ: ਰੋਜ਼ਾਨਾ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਅਤੇ ਮਹੀਨਾਵਾਰ। ਹਰ ਮੰਗਲਵਾਰ 10:00 ਵਜੇ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਟੀਮ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਬੁਕਿੰਗ ਢੁੱਕਵੀਂ ਹੈ। ਛੋਟੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਇੱਕੋ ਡੈਸਕ ਵਰਤਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੁਹਰਾਵਾ ਕੰਮ ਆ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤਨਖ਼ਾਹ ਸਮੀਖਿਆ ਵਰਗੇ ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਪਹਿਲੇ ਸੋਮਵਾਰ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਸਮਾਗਮ ਲਈ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਦੁਹਰਾਵਾ ਢੁੱਕਵਾਂ ਹੈ।

ਹਰ ਲੜੀ ਲਈ ਅੰਤ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। «ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਜਾਰੀ» ਵਿਕਲਪ ਤੋਂ ਬਚੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਮਹੀਨਿਆਂ ਤੱਕ ਲੋਕਪ੍ਰਿਯ ਰੂਮ ਨੂੰ ਚੁੱਪਚਾਪ ਘੇਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਅੰਤਲੀ ਤਾਰੀਖ ਜਾਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਦੀ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਗਿਣਤੀ ਚੁਣਨ ਦਿਓ। ਜੇ ਦਫ਼ਤਰੀ ਨੀਤੀ ਮੰਗੇ ਤਾਂ ਐਪ ਲੜੀ ਦੀ ਸੀਮਾ ਵੀ ਲਗਾ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ 12 ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਬੁਕਿੰਗਾਂ।

ਸੇਵ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰ ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ

ਐਪ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਪਹਿਲੀ ਬੁਕਿੰਗ ਨਹੀਂ, ਹਰ ਵਾਰ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਬੁਕਿੰਗ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਰੂਮ ਮੁਰੰਮਤ ਲਈ ਬੰਦ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਲੜੀ ਦੇ ਬਾਅਦ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਸਲਾਟ 'ਤੇ ਹੋਰ ਟੀਮ ਦਾ ਹੱਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਪੁਸ਼ਟੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰੀਵਿਊ ਦਿਖਾਓ। ਰੂਮ ਜਾਂ ਡੈਸਕ, ਸਮਾਂ, ਦੁਹਰਾਵਾ, ਅੰਤਲੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਜੇ ਕੁਝ ਤਾਰੀਖਾਂ ਅਸਫਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਦੱਸੋ।

ਮਿਸਾਲ ਲਈ, ਪ੍ਰਿਆ ਅੱਠ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਲਈ ਹਰ ਬੁੱਧਵਾਰ 14:00 ਤੋਂ 15:00 ਤੱਕ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਬੁੱਕ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਫੈਸਿਲਿਟੀਜ਼ ਟੀਮ ਚੌਥੇ ਬੁੱਧਵਾਰ ਨੂੰ ਮੁਰੰਮਤ ਲਈ ਰੂਮ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਐਪ ਨੂੰ ਉਸ ਨੂੰ ਸੱਤ ਖੁੱਲ੍ਹੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਮੁਰੰਮਤ ਵਾਲੀ ਤਾਰੀਖ ਛੱਡਣ, ਜਾਂ ਉਸ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਹੋਰ ਉਪਲਬਧ ਰੂਮ ਚੁਣਨ ਦਾ ਵਿਕਲਪ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਬਿਨਾਂ ਇਜਾਜ਼ਤ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਨਾ ਭੇਜੋ। ਵੱਖਰੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਉਪਕਰਨ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚਯੋਗਤਾ 'ਤੇ ਅਸਰ ਪਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਨੂੰ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਬਣਾਓ

ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਦੋ ਸੰਪਾਦਨ ਵਿਕਲਪ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਵਾਰ ਦੀ ਬੁਕਿੰਗ ਬਦਲੋ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਬਦਲੋ। ਜੇ ਪ੍ਰਿਆ ਸਿਰਫ਼ ਛੇਵੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਵੀਰਵਾਰ ਨੂੰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਬਾਕੀ ਸੱਤ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਬੁੱਧਵਾਰ ਨੂੰ ਹੀ ਰਹਿਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਉਹ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਦਾ ਸਮਾਂ 15:00 ਕਰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਭਵਿੱਖ ਦੀ ਹਰ ਬੁਕਿੰਗ ਦੀ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚ ਕਰਕੇ ਸੇਵ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟਕਰਾਅ ਦੱਸਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

ਰੱਦ ਕਰਨ ਲਈ ਵੀ ਇਹੀ ਤਰੀਕਾ ਵਰਤੋ। ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਤਾਰੀਖ, ਅੱਗੇ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਰੱਦ ਕਰਨ ਦਿਓ। ਇਸ ਨਾਲ ਨਾ ਵਰਤੀਆਂ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਨਹੀਂ ਰੋਕਣਗੀਆਂ ਜੋ ਸਹਿਕਰਮੀ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਿਵੇਂ ਹੋਵੇਗਾ

ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਤਦ ਹੀ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਜਗ੍ਹਾ ਵਰਤੇ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਵਿੰਡੋ ਰੱਖੋ ਜੋ ਬੁਕਿੰਗ ਤੋਂ ਥੋੜ੍ਹਾ ਪਹਿਲਾਂ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਥੋੜ੍ਹੀ ਦੇਰ ਬਾਅਦ ਬੰਦ ਹੋ ਜਾਵੇ। ਮਿਸਾਲ ਲਈ, 10:00 ਵਜੇ ਬੁੱਕ ਕੀਤੇ ਰੂਮ ਵਿੱਚ 9:50 ਤੋਂ 10:10 ਤੱਕ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਨਾਲ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪਹੁੰਚਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਖਾਲੀ ਰੂਮ ਸਾਰੀ ਸਵੇਰ ਰੋਕਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦਾ।

ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਚੁਣੋ। ਵਿਅਕਤੀ ਐਪ ਵਿੱਚ «ਚੈੱਕ ਇਨ» ਦਬਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਦਰਵਾਜ਼ੇ 'ਤੇ ਕੋਡ ਸਕੈਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਰੂਮ ਦੇ ਬਾਹਰ ਟੈਬਲੈਟ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਪੂਰੇ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਤਰੀਕਾ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਡੈਸਕ ਲਈ ਐਪ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਅਤੇ ਰੂਮ ਲਈ ਕੰਧ ਵਾਲਾ ਟੈਬਲੈਟ ਹੈ ਤਾਂ ਦੋਵੇਂ ਤਰੀਕੇ ਸਪਸ਼ਟ ਦੱਸੋ।

ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਜਗ੍ਹਾ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰੋ

ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦਾ ਨਿਯਮ ਲਿਖੋ। ਵਿੰਡੋ ਬੰਦ ਹੋਣ 'ਤੇ ਐਪ ਨੂੰ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕਰਕੇ ਰੂਮ ਜਾਂ ਡੈਸਕ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਮੂਲ ਬੁਕਿੰਗ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਵੀ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ।

ਨਿਆਂਪੂਰਨ ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਥੋੜ੍ਹਾ ਵਾਧੂ ਸਮਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ ਪਿਛਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਜਾਂ ਲਿਫ਼ਟ ਦੀ ਕਤਾਰ ਕਾਰਨ ਦੇਰ ਨਾਲ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਘੰਟੇ ਦੀ ਰੂਮ ਬੁਕਿੰਗ ਲਈ 15 ਮਿੰਟ ਢੁੱਕਵੇਂ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਦਕਿ 30 ਮਿੰਟ ਦੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਾਲੇ ਕੰਮਕਾਜੀ ਸਥਾਨ ਨੂੰ ਪੰਜ ਮਿੰਟ ਦੀ ਸੀਮਾ ਚਾਹੀਦੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਕੀ ਨਤੀਜੇ ਹੋਣਗੇ। ਪਹਿਲਾਂ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਵਾਲੇ ਸੁਨੇਹੇ ਭੇਜੋ, ਫਿਰ ਲਗਾਤਾਰ ਜਗ੍ਹਾ ਰੋਕਣ ਵਾਲੇ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਬੁਕਿੰਗ ਕਰਨ 'ਤੇ ਅਸਥਾਈ ਸੀਮਾ ਲਗਾਉਣ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ। ਇੱਕ ਗੁਆਚੀ ਬੁਕਿੰਗ ਲਈ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਖ਼ਤ ਸਜ਼ਾ ਠੀਕ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਬਦਲਦੀਆਂ ਰਹਿੰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਮੀਟਿੰਗ ਹੋਸਟ ਨੂੰ ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਦਿਓ

ਸਮੂਹ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਹੋਸਟ ਨੂੰ ਸਭ ਲਈ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਹਾਜ਼ਰ ਵਿਅਕਤੀ ਤੋਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਮੰਗਣ ਨਾਲ ਬੇਲੋੜੀ ਰੁਕਾਵਟ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਹੋਸਟ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ ਤਾਂ ਬੁਕਿੰਗ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸੱਦੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਇਹ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਸੰਭਾਲਣ ਦਿੱਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੇ ਹੀ ਐਪ ਨੂੰ ਨਾ ਵਰਤਿਆ ਗਿਆ ਰੂਮ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਫਿਰ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੁਚੇਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਰੂਮ ਖਾਲੀ ਹੋਣ ਦੀ ਸੂਚਨਾ ਮੰਗੀ ਸੀ। ਸਧਾਰਨ ਸੁਨੇਹਾ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ: «ਓਰਕਿਡ ਰੂਮ ਹੁਣ 11:00 ਵਜੇ ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ ਹੈ। ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਦੇ ਬੁੱਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸ ਨੂੰ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰੋ।»

ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਸਮਾਂ, ਚੈੱਕ-ਇਨ ਸਮਾਂ, ਰੱਦ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਗਤੀਵਿਧੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ। ਦਫ਼ਤਰੀ ਮੈਨੇਜਰ ਇਸ ਨਾਲ ਪਤਾ ਲਗਾ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਰੂਮ ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ ਵਿਅਸਤ ਦਿਖਦੇ ਹਨ ਪਰ ਅਕਸਰ ਖਾਲੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਦੋ ਟੀਮਾਂ ਇੱਕੋ ਜਗ੍ਹਾ 'ਤੇ ਆਪਣਾ ਹੱਕ ਜਤਾਉਣ ਤਾਂ ਇਹ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿਵਾਦ ਸੁਲਝਾਉਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।

Koder.ai ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨ 'ਤੇ ਸਮਾਂ ਲਗਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਮਾਡਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ, ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੌਣ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਜਗ੍ਹਾ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਨ ਦੀ ਨੀਤੀ ਦੱਸੋ, ਫਿਰ ਕੁਝ ਅਸਲ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਨਾਲ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।

ਸਪਸ਼ਟ ਟਕਰਾਅ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਲਿਖੋ

ਬੁਕਿੰਗ ਟਕਰਾਅ ਦੀ ਚੇਤਾਵਨੀ ਨੂੰ ਸਮੱਸਿਆ ਸਧਾਰਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਦੱਸਣੀ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਵੀ ਸੁਝਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। «ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਅਸਫਲ» ਵਰਗੇ ਸੁਨੇਹੇ ਸਹਾਇਤਾ ਲਈ ਬੇਨਤੀਆਂ ਵਧਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਸਪਸ਼ਟ ਚੇਤਾਵਨੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਏ ਹੋਰ ਰੂਮ, ਡੈਸਕ ਜਾਂ ਸਮਾਂ ਚੁਣਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਇੱਕੋ ਜਗ੍ਹਾ ਲਈ ਹਰ ਓਵਰਲੈਪ ਰੋਕੋ। ਜੇ ਮਾਇਆ ਨੇ ਐਲਡਰ ਰੂਮ 10:00 ਤੋਂ 11:00 ਤੱਕ ਬੁੱਕ ਕੀਤਾ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਉਸ ਘੰਟੇ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਿੱਸੇ ਲਈ ਹੋਰ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ 10:45 ਤੋਂ 11:30 ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਇਹੀ ਨਿਯਮ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਡੈਸਕਾਂ ਲਈ ਵੀ ਲਾਗੂ ਕਰੋ।

ਚੇਤਾਵਨੀ ਵਿੱਚ ਜਗ੍ਹਾ, ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਟਕਰਾਉਂਦਾ ਸਮਾਂ ਦੱਸੋ। ਮਿਸਾਲ: «ਐਲਡਰ ਰੂਮ ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ 10:00 ਤੋਂ 11:00 ਤੱਕ ਬੁੱਕ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਮੰਗਿਆ ਸਮਾਂ, 10:45 ਤੋਂ 11:30, ਇਸ ਬੁਕਿੰਗ ਨਾਲ ਟਕਰਾ ਰਿਹਾ ਹੈ।» ਮੌਜੂਦਾ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਤਦ ਹੀ ਦਿਓ ਜਦੋਂ ਦਫ਼ਤਰੀ ਨੀਤੀ ਇਸ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਵੇ।

ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਲਾਭਦਾਇਕ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਦਿਓ

ਜਦੋਂ ਐਪ ਵਿਕਲਪ ਲੱਭ ਸਕੇ ਤਾਂ ਉਹ ਦਿਖਾਓ। ਮੰਗੇ ਸਮੇਂ ਕਾਫ਼ੀ ਸੀਟਾਂ ਵਾਲੇ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਰੂਮ ਦਿਖਾਓ ਜਾਂ ਉਸੇ ਰੂਮ ਦੇ ਨੇੜਲੇ ਖਾਲੀ ਸਮੇਂ ਦਿਓ। ਡੈਸਕ ਲਈ ਹੋਰ ਮੰਜ਼ਿਲ ਸੁਝਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਚੁਣੇ ਜ਼ੋਨ ਵਿੱਚ ਖਾਲੀ ਡੈਸਕ ਦਿਖਾਓ।

ਸੁਝਾਅ ਮੂਲ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਨੇੜੇ ਰੱਖੋ:

• ਬਰਚ ਰੂਮ, 8 ਸੀਟਾਂ, 10:45 ਤੋਂ 11:30 ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ
• ਐਲਡਰ ਰੂਮ, 11:00 ਤੋਂ 11:45 ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ
• ਸੀਡਰ ਰੂਮ, 6 ਸੀਟਾਂ, 10:45 ਤੋਂ 11:30 ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ

ਸਿੱਧੇ ਸਥਿਤੀ ਲੇਬਲ ਵਰਤੋ, ਜਿਵੇਂ «ਬੁਕਿੰਗ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋ ਗਈ», «ਬੁਕਿੰਗ ਰੋਕੀ ਗਈ», «ਬੁਕਿੰਗ ਬਦਲੀ ਗਈ» ਅਤੇ «ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕੀਤੀ ਗਈ»। ਹਰ ਨਤੀਜੇ ਲਈ ਵੱਖਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ।

ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਸੰਭਾਲੋ

ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਲੜੀ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਮਹੀਨਿਆਂ ਬਾਅਦ ਦਫ਼ਤਰ ਬੰਦ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਦੁਹਰਾਈ ਬੁਕਿੰਗ ਨਾਲ ਟਕਰਾਅ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੋਈ ਟੀਮ ਹਰ ਸੋਮਵਾਰ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਫਿਰ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਮੁਰੰਮਤ ਲਈ ਦਫ਼ਤਰ ਬੰਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਐਪ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਹਟਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੀ ਬਦਲਿਆ: «ਸੋਮਵਾਰ, 14 ਅਕਤੂਬਰ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਦਫ਼ਤਰ ਮੁਰੰਮਤ ਲਈ ਬੰਦ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਹੋਰ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਸਰਗਰਮ ਹਨ।» ਜੇ ਬੰਦ ਹੋਣਾ ਦਿਨ ਦੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਹਿੱਸੇ ਲਈ ਹੈ ਤਾਂ ਖਾਲੀ ਸਮਾਂ ਜਾਂ ਹੋਰ ਢੁੱਕਵਾਂ ਰੂਮ ਦਿਓ।

ਤਬਦੀਲੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਹਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭੇਜੋ। ਸਪਸ਼ਟ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਉਸ ਮੀਟਿੰਗ ਜਾਂ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਲਈ ਪਹੁੰਚਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਸ ਨੂੰ ਐਪ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਰੋਕ ਜਾਂ ਰੱਦ ਕਰ ਚੁੱਕੀ ਹੈ।

ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਬਣਾਓ

ਵੇਰਵੇ ਮੰਗਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਓ ਕਿ ਉਹ ਕੀ ਰਿਜ਼ਰਵ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਉਪਲਬਧਤਾ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਵਿੱਚ ਡਿਫ਼ਾਲਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਯੂਜ਼ਰ ਦਾ ਦਫ਼ਤਰ, ਮੌਜੂਦਾ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਆਮ ਕੰਮਕਾਜੀ ਸਮਾਂ ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਰੂਮ ਲਈ ਹੋਸਟ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, ਸਮਰੱਥਾ ਸੀਮਾ ਹੈ ਜਾਂ ਮੁਰੰਮਤ ਲਈ ਬੰਦ ਹੈ ਤਾਂ ਖੋਜ ਨਤੀਜੇ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸਥਿਤੀ ਦਿਖਾਓ।

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਲਈ ਸਧਾਰਨ ਸੂਚੀ ਵਧੀਆ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਨਤੀਜੇ ਵਿੱਚ ਜਗ੍ਹਾ ਦਾ ਨਾਮ, ਮੰਜ਼ਿਲ, ਖਾਲੀ ਸਮਾਂ, ਸਮਰੱਥਾ ਅਤੇ ਡਿਸਪਲੇ ਜਾਂ ਵੀਡੀਓ ਕੈਮਰੇ ਵਰਗਾ ਉਪਕਰਨ ਦਿਖ ਸਕਦਾ ਹੈ। 14:00 ਵਜੇ ਛੇ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਰੂਮ ਲੱਭਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨ ਲਈ ਕਈ ਵਾਰ ਟੈਪ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ।

ਬੁਕਿੰਗ ਪ੍ਰਵਾਹ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ

ਜਗ੍ਹਾ ਚੁਣਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਚੁਣੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਆਪ ਲਿਆਓ। ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਸਮਾਂ ਬਦਲਣ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਜੋੜਨ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਨਿਯਮ ਦੇਖਣ ਦਿਓ। ਦੁਹਰਾਈ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਵਿੱਚ ਅੰਤਲੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਬਣਨ ਵਾਲੀਆਂ ਭਵਿੱਖੀ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਦਿਖਾਈ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਸੇਵ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਸਕ੍ਰੀਨ ਵਰਤੋ। ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਦੁਬਾਰਾ ਦਿਖਾਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਲੋਕ ਅਕਸਰ ਗਲਤੀ ਕਰਦੇ ਹਨ:

• ਜਗ੍ਹਾ ਦਾ ਨਾਮ, ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਸਥਾਨ ਅਤੇ ਮੰਜ਼ਿਲ
• ਤਾਰੀਖ, ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਅੰਤਲਾ ਸਮਾਂ
• ਸਮਰੱਥਾ ਅਤੇ ਚੁਣਿਆ ਉਪਕਰਨ
• ਦੁਹਰਾਉਣ ਦਾ ਕਾਰਜਕ੍ਰਮ, ਜੇ ਕੋਈ ਹੈ
• ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਰੱਦ ਕਰਨ ਦਾ ਨਿਯਮ

«ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ» ਬੁਕਿੰਗ ਬਣਾਏ ਅਤੇ «ਪਿੱਛੇ» ਯੂਜ਼ਰ ਨੂੰ ਸੰਪਾਦਨ ਲਈ ਵਾਪਸ ਲੈ ਜਾਵੇ। ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਕਦੇ ਅਨੁਮਾਨ ਨਹੀਂ ਲਗਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਕਿ ਐਪ ਨੇ ਤਬਦੀਲੀ ਸੇਵ ਕੀਤੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।

ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਉੱਥੇ ਰੱਖੋ ਜਿੱਥੇ ਯੂਜ਼ਰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਨ

ਹਰ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ «ਮੇਰੀਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ» ਭਾਗ ਦਿਓ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੋਣ। ਪੁਸ਼ਟੀਸ਼ੁਦਾ, ਚੈੱਕ-ਇਨ ਦੀ ਉਡੀਕ, ਰੱਦ ਜਾਂ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਵਰਗੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦਿਖਾਓ। ਬਦਲਣ ਅਤੇ ਰੱਦ ਕਰਨ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਕਾਰਡ ਜਾਂ ਵੇਰਵੇ ਵਾਲੇ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਰੱਖੋ, ਦੂਰਲੇ ਸੈਟਿੰਗ ਮੀਨੂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ।

ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਦੁਹਰਾਈ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਬਦਲਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਚੋਣ ਸਪਸ਼ਟ ਲਿਖੋ। ਉਹ ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਮੰਗਲਵਾਰ ਨੂੰ ਜਾਂ ਅੱਗੇ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਸਾਰੇ ਮੰਗਲਵਾਰਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਨਵਾਂ ਸਮਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਬੁਕਿੰਗ ਨਾਲ ਟਕਰਾਉਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਯੂਜ਼ਰ ਵੱਲੋਂ ਖਾਲੀ ਵਿਕਲਪ ਚੁਣਨ ਤੱਕ ਪੁਰਾਣੀ ਬੁਕਿੰਗ ਕਾਇਮ ਰੱਖੋ।

ਜੇ ਮਾਇਆ ਆਪਣੀ 10:00 ਵਜੇ ਦੀ ਰੂਮ ਬੁਕਿੰਗ ਨੂੰ 11:00 ਵਜੇ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕੋਈ ਹੋਰ ਟੀਮ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਰੂਮ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸ ਕੇ ਨੇੜਲੇ ਸਮੇਂ ਜਾਂ ਮਿਲਦੇ-ਜੁਲਦੇ ਰੂਮ ਪੇਸ਼ ਕਰਨੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਉਸ ਦੀ 10:00 ਵਜੇ ਦੀ ਬੁਕਿੰਗ ਬਿਨਾਂ ਚੇਤਾਵਨੀ ਰੱਦ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।

ਹਕੀਕਤ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਬੁਕਿੰਗ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਦੇਖੋ

ਮਾਇਆ ਹਾਈਬ੍ਰਿਡ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਉਸ ਨੂੰ ਹਰ ਮੰਗਲਵਾਰ ਅਤੇ ਵੀਰਵਾਰ ਆਪਣੀ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਟੀਮ ਦੇ ਨੇੜੇ ਡੈਸਕ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਉਹ 9:00 ਤੋਂ 17:00 ਤੱਕ ਡੈਸਕ D-14 ਦੀ ਦੁਹਰਾਈ ਬੁਕਿੰਗ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਐਪ ਲੜੀ ਸੇਵ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਡੈਸਕ ਕੈਲੰਡਰ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਹਰ ਉਪਲਬਧ ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਕੁਝ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ ਫੈਸਿਲਿਟੀਜ਼ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਦੀ ਮੁਰੰਮਤ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ। ਰੂਮ ਬੁੱਧਵਾਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ ਤੱਕ ਬੰਦ ਰਹੇਗਾ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵੀਰਵਾਰ ਦੁਪਹਿਰ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਮਾਇਆ ਦੀ ਟੀਮ ਦੀ ਦੁਹਰਾਈ ਪਲੈਨਿੰਗ ਮੀਟਿੰਗ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਮੈਨੇਜਰ ਰੂਮ ਨੂੰ ਅਣਉਪਲਬਧ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮੁਰੰਮਤ ਦਾ ਸਮਾਂ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਐਪ ਨੂੰ ਮਾਇਆ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਬਿਨਾਂ ਸੂਚਨਾ ਮਿਟਾਉਣੀ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦੀ। ਇਹ ਬੰਦ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਟਕਰਾਉਂਦੀ ਬੁਕਿੰਗ ਲੱਭਦੀ ਹੈ, ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਨਾ ਹੋਈਆਂ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਜਾਰੀ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਵੀਰਵਾਰ ਵਾਲੀ ਬੁਕਿੰਗ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਦੀ ਲੋੜ ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਅਪਵਾਦ ਕਾਰਨ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਮੁੜ ਨਹੀਂ ਬਣਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।

ਮਾਇਆ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਚੇਤਾਵਨੀ ਮਿਲਦੀ ਹੈ: «ਮੁਰੰਮਤ ਕਾਰਨ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਵੀਰਵਾਰ, 16 ਮਈ ਨੂੰ 13:00 ਤੋਂ 15:00 ਤੱਕ ਉਪਲਬਧ ਨਹੀਂ ਹੈ।» ਸੁਨੇਹੇ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਮੀਟਿੰਗ, ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਜਲਦੀ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰ ਸਕੇ।

ਫਿਰ ਐਪ ਸੰਭਵ ਹੋਣ 'ਤੇ ਮੂਲ ਸਮੂਹ ਆਕਾਰ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਅਨੁਸਾਰ ਵਿਕਲਪ ਦਿੰਦੀ ਹੈ:

• ਬਰਚ ਰੂਮ, ਵੀਰਵਾਰ, 13:00 ਤੋਂ 15:00
• ਮੇਪਲ ਰੂਮ, ਵੀਰਵਾਰ, 13:30 ਤੋਂ 15:30
• ਸੀਡਰ ਰੂਮ, ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ, 13:00 ਤੋਂ 15:00
• ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਮਾਂ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਵੀਡੀਓ ਕਾਲ 'ਤੇ ਜਾਓ

ਮਾਇਆ ਬਰਚ ਰੂਮ ਚੁਣਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਤਬਦੀਲੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਐਪ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਬਦਲਦੀ ਹੈ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਦੀਆਂ ਵੀਰਵਾਰ ਵਾਲੀਆਂ ਸੀਡਰ ਰੂਮ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਜਿਵੇਂ ਦੀਆਂ ਤਿਵੇਂ ਰੱਖਦੀ ਹੈ। ਗਤੀਵਿਧੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਦਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੁਰੰਮਤ ਕਾਰਨ ਇਹ ਅਪਵਾਦ ਬਣਿਆ।

ਇਹੀ ਐਪ ਮਾਇਆ ਨੂੰ D-14 'ਤੇ ਪਹੁੰਚਣ 'ਤੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਉਹ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਹੀਂ ਕਰਦੀ ਤਾਂ ਐਪ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਲਈ ਡੈਸਕ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਉਸ ਦਾ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲਾ ਪੈਟਰਨ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਮੰਗਲਵਾਰਾਂ ਅਤੇ ਵੀਰਵਾਰਾਂ ਲਈ ਸਰਗਰਮ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਦ ਤੱਕ ਉਹ ਇਸ ਨੂੰ ਰੱਦ ਨਹੀਂ ਕਰਦੀ।

ਇਹ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਜਾਂਚਦਾ ਹੈ ਕਿ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ, ਅਸਥਾਈ ਬੰਦ, ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ, ਬਦਲਵੇਂ ਵਿਕਲਪ ਅਤੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਿਯਮ ਇਕੱਠੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਕਾਗਜ਼ 'ਤੇ ਕੋਈ ਕਦਮ ਉਲਝਣ ਵਾਲਾ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ ਵਿੱਚ ਵੀ ਲੋਕ ਉਲਝਣਗੇ।

ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਅਤੇ ਬਿਲਡ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ

ਜਦੋਂ ਨਿਯਮ ਆਪਸ ਵਿੱਚ ਟਕਰਾਉਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਬੁਕਿੰਗ ਐਪ ਅਸਫਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਕੈਲੰਡਰ, ਬਟਨ ਜਾਂ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਸੁੰਦਰ ਬਣਾਉਣ 'ਤੇ ਸਮਾਂ ਲਗਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਕੁਝ ਰੂਮਾਂ, ਡੈਸਕਾਂ, ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਅਤੇ ਕੁਝ ਦਿਨਾਂ ਦੀਆਂ ਨਮੂਨਾ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।

ਪਹਿਲਾਂ ਆਮ ਉਪਲਬਧਤਾ ਜਾਂਚੋ। ਹਰ ਸਰੋਤ ਲਈ ਬੁਕਿੰਗ ਦੇ ਸਪਸ਼ਟ ਸਮੇਂ, ਸਮਾਂ ਖੇਤਰ, ਜਿੱਥੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਸਮਰੱਥਾ ਅਤੇ ਸਫ਼ਾਈ, ਮੁਰੰਮਤ ਜਾਂ ਨਿੱਜੀ ਸਮਾਗਮਾਂ ਲਈ ਬੰਦ ਸਮੇਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। 8:00 ਵਜੇ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਦਿਖਣ ਵਾਲਾ ਪਰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ 9:00 ਵਜੇ ਖੁੱਲ੍ਹਣ ਵਾਲਾ ਡੈਸਕ ਜਲਦੀ ਭਰੋਸਾ ਤੋੜਦਾ ਹੈ।

ਇਹ ਛੋਟੀ ਟੈਸਟ ਸੂਚੀ ਵਰਤੋ:

• ਰੂਮ ਨੂੰ ਉਸ ਦੇ ਆਮ ਸਮੇਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਅਤੇ ਬਾਹਰ ਬੁੱਕ ਕਰੋ।
• ਉਹ ਡੈਸਕ ਬੁੱਕ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਜੋ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਕੋਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੈ।
• ਛੁੱਟੀ ਜਾਂ ਬੰਦ ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਪਾਰ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਦੁਹਰਾਈ ਬੁਕਿੰਗ ਬਣਾਓ।
• ਸਮੇਂ 'ਤੇ, ਦੇਰ ਨਾਲ ਅਤੇ ਬਿਲਕੁਲ ਨਾ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਰਕੇ ਦੇਖੋ।
• ਬੁਕਿੰਗ ਰੱਦ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਜਗ੍ਹਾ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਹੋ ਗਈ ਹੈ।

ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ 'ਤੇ ਖ਼ਾਸ ਧਿਆਨ ਦਿਓ। ਜੇ ਮਾਇਆ ਅੱਠ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਲਈ ਹਰ ਮੰਗਲਵਾਰ ਡੈਸਕ 14 ਬੁੱਕ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰ ਇੱਕ ਮੰਗਲਵਾਰ ਬੰਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਉਹ ਤਾਰੀਖ ਛੱਡ ਕੇ ਕਾਰਨ ਦੱਸਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹੀ ਬੁਕਿੰਗ ਨਹੀਂ ਬਣਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਜਿਸ ਨੂੰ ਕੋਈ ਵਰਤ ਹੀ ਨਾ ਸਕੇ। ਇੱਕ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਅਤੇ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਬਦਲਣ ਦੋਵੇਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।

ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨੂੰ ਵੀ ਇੰਨੀ ਹੀ ਸਾਵਧਾਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਵਾਧੂ ਸਮਾਂ ਮੁੱਕਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵਿਅਕਤੀ ਨੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਤਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਰੂਮ ਜਾਂ ਡੈਸਕ ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਕਰਕੇ ਉਸ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਬਿਲਕੁਲ ਸੀਮਾ ਵਾਲੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ: ਮੁੜ ਉਪਲਬਧ ਹੋਣ ਤੋਂ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਪਹਿਲਾਂ, ਠੀਕ ਉਸ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਚੈੱਕ-ਇਨ। ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ ਨਵੀਂ ਖਾਲੀ ਜਗ੍ਹਾ ਤੁਰੰਤ ਦਿਖਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਹਰ ਚੇਤਾਵਨੀ ਨੂੰ ਵਿਅਸਤ ਕਰਮਚਾਰੀ ਵਾਂਗ ਪੜ੍ਹੋ

ਟਕਰਾਅ ਚੇਤਾਵਨੀ ਵਿੱਚ ਜਗ੍ਹਾ, ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਲਿਖੋ। «ਡੈਸਕ 14 10:00 ਤੋਂ 14:00 ਤੱਕ ਬੁੱਕ ਹੈ» «ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਟਕਰਾਅ» ਨਾਲੋਂ ਕਾਫ਼ੀ ਵਧੀਆ ਹੈ। ਜਿੱਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਅਗਲਾ ਸਿੱਧਾ ਕਦਮ ਦਿਓ, ਜਿਵੇਂ ਨੇੜਲੇ ਖਾਲੀ ਡੈਸਕ ਦੇਖਣਾ ਜਾਂ ਹੋਰ ਸਮਾਂ ਚੁਣਨਾ।

ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੁਕਿੰਗਾਂ ਲਈ ਵੀ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਮੌਕਾ ਅਸਫਲ ਹੋਇਆ ਹੈ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਲੜੀ ਬਦਲੀ ਹੈ। ਇੱਕੋ ਘਟਨਾ ਲਈ ਕਈ ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ ਨਾ ਭੇਜੋ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਸੁਨੇਹਾ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ।

ਜਾਂਚੇ ਹੋਏ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਬਿਲਡ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ

ਹਰ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਛੋਟੇ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ: ਕੌਣ ਬੁੱਕ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕਦੋਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਰਿਜ਼ਰਵੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕੀ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਚੈੱਕ-ਇਨ ਨਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਅਪਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਸੰਬੰਧਿਤ ਨਿਯਮ ਦੇ ਨਾਲ ਲਿਖੋ।

Koder.ai ਦਾ ਪਲੈਨਿੰਗ ਮੋਡ ਵਿਕਾਸ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹਨਾਂ ਪ੍ਰਵਾਹਾਂ ਦਾ ਨਕਸ਼ਾ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਅਤੇ ਡੈਸਕ ਬੁਕਿੰਗ ਐਪ, ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਟੈਸਟ ਕੇਸ ਦੱਸੋ, ਫਿਰ ਸਰੋਤ ਸੂਚੀ, ਉਪਲਬਧਤਾ ਕੈਲੰਡਰ, ਬੁਕਿੰਗ ਫਾਰਮ, ਚੈੱਕ-ਇਨ ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਟਕਰਾਅ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਵਾਲਾ ਛੋਟਾ ਪਹਿਲਾ ਵਰਜ਼ਨ ਬਣਾਓ। ਐਡਮਿਨ ਕੰਟਰੋਲ ਜਾਂ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਮੂਨਾ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨਾਲ ਇਸ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।