কাস্টম কোড ছাড়া একটি অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়েব অ্যাপ কীভাবে বানাবেন: ধাপ ম্যাপ করুন, ফর্ম ডিজাইন করুন, ভূমিকা সেট করুন, রাউটিং অটোমেট করুন, অডিট ট্রেইল যোগ করুন এবং নিরাপদে লঞ্চ করুন।
একটি অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়েব অ্যাপ হচ্ছে এমন একটি সিস্টেম যা একটি অনুরোধকে “কেউ কিছু চাইছে” থেকে “একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে—এবং পরবর্তীতে প্রমাণ করা যাবে” পর্যায়ে নিয়ে যায়। সেরা অ্যাপগুলো কয়েকটি মূল কাজ ধারাবাহিকভাবে করে, এমনকি যখন নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া টিম অনুযায়ী পরিবর্তিত হয়।
অধিকাংশ অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ফ্লোতে থাকে:
আপনি অনেক প্রসেসেই একই প্যাটার্ন দেখতে পাবেন:
নো-কোড টুলগুলো দ্রুত শিপ করা, সাপ্তাহিকভাবে ইটারেট করা এবং প্রসেস চালানদের হাতে মালিকানা রাখা সম্ভব করে। ফর্ম, রাউটিং রুল, নোটিফিকেশন এবং ড্যাশবোর্ড উন্নয়ন দলের অপেক্ষা ছাড়া তৈরি করা যায়।
যদি আপনার কাছে জটিল শর্তভিত্তিক রাউটিং (বহু শাখা), কঠোর ডেটা রেসিডেন্সি, কাস্টম SSO বিধিনিষেধ, বা এমন জটিল ইন্টিগ্রেশন থাকে যা মিডলওয়্যার ও রোবুস্ট এরর হ্যান্ডলিং দাবি করে, তখন ইঞ্জিনিয়ার লাগান। অনেক প্রতিষ্ঠানে নো-কোড UI সামলায় আর ইঞ্জিনিয়ারিং ফাঁকগুলো পূরণ করে।
কাস্টমের কাছাকাছি কিছু চাইলে, Koder.ai-র মতো একটি ভাইব-কোডিং প্ল্যাটফর্ম মধ্যবর্তী হিসেবে কাজ করতে পারে: আপনি চ্যাটে ওয়ার্কফ্লো বর্ণনা করলে এটি অ্যাপ জেনারেট করে (সাধারণত ফ্রন্টএন্ডে React, ব্যাকএন্ডে Go + PostgreSQL) এবং সোর্স-কোড এক্সপোর্ট, ডেপ্লয়/হোস্টিং, স্ন্যাপশট এবং রোলব্যাকের অপশন দেয়—মুখস্থভাবে শুরু হলেও সময়ের সাথে হাড় শক্ত করতে উপকারী।
বিল্ডার খুলার আগে প্রথমে একটি অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো বেছে নিন। লক্ষ্যটি দ্রুত মূল্য প্রমাণ করা, তারপর একই প্যাটার্ন অন্য অনুমোদন ফ্লোতে পুনরায় প্রয়োগ করা।
একটি ভাল প্রথম প্রার্থী সাধারণত থাকে:
উদাহরণ: নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের নিচে কেনার অনুরোধ, ছুটির অনুমোদন, নির্দিষ্ট টেমপ্লেটের কনটেন্ট/লিগ্যাল রিভিউ, বা বেসিক ভেন্ডর অনবোর্ডিং।
আপনার ফর্ম-টু-অনুমোদন প্রক্রিয়ায় “জমা” কী বোঝায় তা স্পষ্ট করুন:
যদি অনুমোদকরা নিয়মিত একই অনুপস্থিতি চাই, v1-এ সেটাকে বাধ্যতামূলক করুন।
প্রতিটি ব্যক্তি (বা ভূমিকা) এবং কোথায় সিদ্ধান্ত হয় তা লিখে রাখুন: রিভিউয়ার, অনুমোদক, ফাইন্যান্স, লিগ্যাল, এবং ছুটির সময়ের জন্য ডেলিগেটস। “এজ” সিদ্ধান্তগুলোও নোট করুন যেমন “এডিটের জন্য পাঠাও” বা “অতিরিক্ত তথ্য চাও” — কারণ এগুলোই বেশির ভাগ ফলো-আপ চালায়।
2–3টি পরিমাপযোগ্য ফলাফল বেছে নিন:
শুরু ও শেষ এবং সাফল্যের মেট্রিক সংজ্ঞায়িত থাকলে বাকি অটোমেশন পছন্দগুলো সহজ হয়।
বিল্ডার স্পর্শ করার আগে অনুমোদন পথ এক পাতায় ম্যাপ করুন। এটা “প্রায় চলছে” ধরনের ওয়ার্কফ্লো রোধ করে—যেখানে অনুরোধ আটকে যায়, ভুল ব্যক্তিকে যায়, বা স্পষ্ট শেষ ছাড়া বাউন্স করে বেড়ায়।
একটি সহজ ব্যাকবোন দিয়ে শুরু করুন যা আপনি কণ্ঠে পড়ে বোঝাতে পারবেন:
Submit → Review → Approve/Reject → Close
প্রতিটি ধাপের জন্য নাম দিন কে করবে (ভূমিকা বা টিম), তাদের কী দেখার দরকার, এবং তারা কী সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। যদি আপনি কোনও ধাপ এক বাক্যে বর্ণনা করতে না পারেন, সেটি সাধারণত একাধিক অ্যাকশন লুকিয়ে রাখে এবং আলাদাভাবে ভাগ করা উচিত।
রিভিউগুলো কীভাবে হবে তা স্পষ্ট করুন:
প্যারালাল ফ্লোতে “সম্পন্ন” হওয়ার নিয়ম লাগবে: সবাইকে অনুমোদন করতে হবে, যে কেউ পারেন, বা মেজরিটি। এখনই একটি নিয়ম বেছে নিন—পরে পরিবর্তন করলে প্রায়ই রিবিল্ড প্রয়োজন হয়।
প্রত্যাখ্যান মানে হতে পারে:
আপনি কি কমপ্লায়েন্স এবং রিপোর্টিংয়ের জন্য কোনটা সঠিক তা বেছে নিন। “এডিট এবং পুনরায় জমা” সাধারণ, কিন্তু মূল সিদ্ধান্ত রেকর্ড করা উচিত।
নন-হ্যাপি পথগুলো আগেই ম্যাপ করুন:
পেপারে এগুলো ধরলে বিল্ডিং কনফিগারেশন হয়ে যায়, অনুমান নয়।
নো-কোড অ্যাপ তখনই ভাল কাজ করে যখন ডেটা মডেলটা সরল, স্থিতিশীল, এবং পরে রিপোর্টিংয়ের জন্য সহজ। স্ক্রিন বানানোর আগে সিদ্ধান্ত নিন কী রেকর্ড রাখছেন এবং কীভাবে সম্পর্ক আছে।
অধিকাংশ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো 90% চাহিদা কভার করে কয়েকটি টেবিলে:
Request-কে একক সিংগেল সোর্স অফ ট্রুথ রাখুন। বাকি সবকিছু এটাকে পয়েন্ট করবে।
রাউট এবং সিদ্ধান্তের জন্য দরকারি ফিল্ডগুলো সংজ্ঞায়িত করুন। সাধারণ বাধ্যতামূলক ফিল্ড:
বাকি সব শুরুতে ঐচ্ছিক রাখুন—অনুমোদকরা কী চাইছে দেখে পরে যোগ করুন।
কোন ডকুমেন্টগুলো সংরক্ষণের দরকার এবং কতদিন রাখবেন তা আগে সিদ্ধান্ত নিন:
সবার জন্য একইভাবে অগ্রগতি বোঝার জন্য একটি ছোট, পরিষ্কার স্ট্যাটাস সেট প্রয়োগ করুন:
Draft → Submitted → In Review → Approved / Rejected → Completed
প্রাথমিকভাবে অনেক কাস্টম স্ট্যাটাস বানানো থেকে বিরত থাকুন। একটি ধারাবাহিক স্ট্যাটাস ফিল্ড ফিল্টারিং, রিমাইন্ডার, এবং রিপোর্টিং সহজ করে।
একটি ভালো অনুমোদন অ্যাপ ব্যবহারযোগ্যতার উপর নির্ভর করে। যদি মানুষ অনুরোধ জমা দিতে ভয় পায় বা কী হচ্ছে বোঝে না, তারা আবার ইমেইলে ফিরে যাবে।
অধিকাংশ অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো কয়েকটি পেজেই কভার করা যায়:
ন্যাভিগেশন সরল রাখুন: “New request”, “My requests”, “Needs my approval”, এবং “Settings” (অ্যাডমিনদের জন্য)।
নেগেটিভ ব্যারিয়ার কম রাখতে মিমিনাম বাধ্যতামূলক ফিল্ড শুরু করুন এবং কন্ডিশনাল ফিল্ড ব্যবহার করুন যাতে ফর্ম ছোট থাকে। উদাহরণ: “Vendor details” দেখান শুধুমাত্র যদি “Purchase type = New vendor” হয়, অথবা “Reason for exception” দেখান শুধুমাত্র যদি একটি পলিসি চেকবক্স আনচেক করা থাকে।
নো-কোড টুলগুলো এই জায়গায় চমৎকার: ড্রপডাউন, পরিমাণ, বা বিভাগের ভিত্তিতে সেকশন দেখানো/লুকানো যায়—কোনো আলাদা ফর্ম ছাড়াই।
প্রতিটি রিকোয়েস্ট রেকর্ডে দেখান:
একটি সাদামাটা প্রগ্রেস ইন্ডিকেটর plus একটি “Waiting on: <name/role>” লাইনের মাধ্যমে অধিকাংশ “কোন আপডেট?” প্রশ্ন দূর হয়ে যায়।
কঠিন ফিল্ডগুলোর নিচে সংক্ষিপ্ত হেল্প টেক্সট দিন ("Attach the signed quote (PDF)", "Use cost center like 4102-Operations")। ভ্যালিডেশন সেট করে অপ্রয়োজনীয় রিওয়ার্ক রোধ করুন: নির্দিষ্ট অনুরোধ ধরার জন্য বাধ্যতামূলক সংযুক্তি, পরিমাণের জন্য অনুমোদিত রেঞ্জ, এবং স্পষ্ট এরর মেসেজ।
লক্ষ্য: কম স্পষ্টীকরণমূলক প্রশ্ন, দ্রুত সিদ্ধান্ত, এবং রিপোর্টিংয়ের জন্য পরিষ্কার রেকর্ড।
আপনার অনুমোদন অ্যাপটা যদি একটি ভবন হয়, ভূমিকা ও অনুমতি হলো তালা ও চাবি। রাউটিং নিয়ম হলো হলওয়ের সাইন যা নিশ্চিত করে প্রতিটি অনুরোধ ঠিক ডেক্সে পৌঁছায়—হাতেকলমে তাড়াহুড়ো ছাড়া।
একটি ছোট সেট ভূমিকা দিয়ে শুরু করুন যা আপনি অন্যান্য ওয়ার্কফ্লোতে পুনঃব্যবহার করবেন:
প্রতিটি ভূমিকা কি করতে পারবে সোজা ভাষায় লিখে রাখুন বিল্ডার টাচ করার আগে।
যখন সবার দেখার বা সম্পাদনার অধিকার থাকে সবকিছু ভেঙে পড়ে। প্রতিটি ধাপে অনুমতি নির্ধারণ করুন:
প্রায়োগিক ডিফল্ট: জমা হলে মূল ফিল্ডগুলো লক করুন এবং “send back” অ্যাকশনের মাধ্যমে পরিবর্তন সম্ভব রাখুন।
নাম হার্ড-কোড করা স্কেল করে না। প্রেফার করুন এমন রুল:
এতে মানুষ যোগে/ছাড়ে বা টিম বদলালে রাউটিং সঠিক থাকে।
অনুমোদন প্রায়ই ছুটির কারণে আটকে যায়। যোগ করুন:
এই রুলগুলো থ্রুপুট রক্ষা করে নিয়ন্ত্রণ ছাড়াই নয়।
অটোমেশন একটি সাধারণ ফর্মকে নির্ভরযোগ্য অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লোতে পরিণত করে। লক্ষ্য: যখন অনুরোধ স্ট্যাটাস পরিবর্তিত হবে, পরবর্তী ব্যক্তি তৎক্ষণাৎ সঠিক টাস্ক পাবে—হাতে-কলমে চেজিং বা লিংক কপি-পেস্ট ছাড়া।
এই রকম রুল সেট করুন: Draft → Submitted → Manager Review → Finance Review → Approved/Rejected। প্রত্যেক স্ট্যাটাস পরিবর্তনে:
রাউটিং রুলগুলো পাঠযোগ্য রাখুন। যদি ব্যতিক্রম লাগে (উদাহরণ: “If amount > $5,000, add CFO approval”), সেগুলো ডেটা ফিল্ডের সাথে শর্ত হিসাবে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করুন।
কমপক্ষে দুই ধরনের মেসেজ পাঠান:
ইমেল প্লাস Slack/Teams থাকলে সেই চ্যানেলগুলো ব্যবহার করুন। মেসেজগুলো সংক্ষিপ্ত ও ধারাবাহিক রাখুন যেন এগুলো নয়েজ মনে না হয়।
কেউ সময়মত না করা হলে অনুমোদন আটকে যায়। যোগ করুন:
এগুলো নির্দিষ্ট ও দৃশ্যমান রাখুন যাতে অনুমোদকরা সিস্টেমকে বিশ্বাস করে।
অটোমেশন সাধারণ ব্যর্থতাগুলোও আটকাবে:
এই গার্ডরেইলগুলো রিওয়ার্ক কমায় এবং প্রতিটি অনুরোধকে একই পথে রাখে।
একটি অনুমোদন অ্যাপ তখনই কাজ করে যখন সবাই দেখতে পায় কী অপেক্ষমাণ, কী আটকে আছে, এবং কী সম্পন্ন হয়েছে—চাহিদা না করে। ড্যাশবোর্ড “এই অনুরোধ কোথায়?” প্রশ্নকে সেলফ-সার্ভে করে তোলে।
রিভিউয়াররা প্রতিদিন ভরসা করতে পারে এমন একটি একক জায়গা তৈরি করুন। ইনবক্স ভিউতে থাকা উচিত:
প্রতিটি সারিকে অ্যাকশনেবল রাখুন: অনুরোধকারী, বিভাগ, পরিমাণ/টাইপ, জমা তারিখ, ডিউ তারিখ, এবং এক-ক্লিক অনুমোদন/প্রত্যাখ্যান।
এগুলোর মধ্যে বেশিরভাগ অনুসন্ধান ভবিষ্যদ্বাণীমূলক: “এই মাসে সেলস থেকে সব পেন্ডিং অনুরোধ দেখাও”, বা “গত মঙ্গলবার আমি জমা করা PO খুঁজে পাও”। ফিল্টার রাখুন:
যদি টুলটি সাপোর্ট করে, সেভড ভিউ যোগ করুন যেমন “আমার টিমের পেন্ডিং” বা “Finance কিউ”।
ড্যাশবোর্ডগুলোকে সম্পূর্ণ ক্ষেত্র প্রদর্শন না করলেও কার্যকর করা যায়। অপারেশনাল মেট্রিক্সে ফোকাস করুন:
সংগৃহীত ক্যালকুলেটেড কাউন্ট ও ডিউরেশন নেতৃত্বকে ধীর ধাপ চিহ্নিত করতে দেয় ডিটেইল দেখা ছাড়াই।
আপনি BI টুল ব্যবহার না করলেও রিপোর্টিং সহজ করুন:
এতে অ্যাড-হক অনুরোধ কমে এবং আপনি দেখাতে পারবেন যে ওয়ার্কফ্লো সময়ের সাথে উন্নতি করছে।
যদি অনুমোদনগুলো ব্যয়, ঝুঁকি, বা কাস্টমার কমিটমেন্ট প্রভাবিত করে, তাহলে আপনাকে প্রমাণ লাগে—শুধু শেষে “Approved” লেখা নয়। গভর্নেন্স ডিজাইন করার সময় এবং শুরুর সময়ে যোগ করা সহজ এবং সস্তা।
আপনার অ্যাপটি অবশ্যই স্পষ্ট ইতিহাস লিস্ট করবে—কে কি করেছে, এবং কখন। ন্যূনতম লগ করুন:
অডিট লগ অ্যাডমিন ও রিভিউয়ারের জন্য দেখানোর যোগ্য রাখুন, কিন্তু ডিফল্টরূপে সবার কাছে দেখাবেন না।
কোন প্রেক্ষাপট বিহীন অনুমোদন পরে বিভ্রান্তি তৈরি করে। অনুমোদনের সময় ঐচ্ছিক মন্তব্য দিন, এবং প্রত্যাখ্যানের জন্য কারণ বাধ্যতামূলক রাখুন। এতে অনুরোধকারী দ্রুত বুঝে কি ঠিক করতে হবে।
প্রায়োগিক প্যাটার্ন:
মানুষ শুধু তাদের যা দরকার তা দেখুক:
যদি টুলে রো-লেভেল পারমিশন থাকে, ব্যবহার করুন। না থাকলে সংবেদনশীল ওয়ার্কফ্লোকগুলো আলাদা অ্যাপে রাখুন।
আগেই সিদ্ধান্ত নিন কতদিন রেকর্ড রাখবেন (উদাহরণ: 1–7 বছর নীতি অনুসারে), ডিলিশন কিভাবে হবে (সফট-ডিলিট সাধারণত নিরাপদ), এবং কে কতো টেনে রিভিউ করবে। এই নিয়মগুলো সংক্ষিপ্ত ইন্টারনাল পেজে ডকুমেন্ট করে অ্যাপ থেকে লিঙ্ক করুন (উদাহরণ: /policies/approvals)।
অনুমোদন ফ্লো সাধারণত একা থাকে না। গ্রহণযোগ্যতা দ্রুত বাড়াতে আপনার অ্যাপকে সেই সিস্টেমগুলোর সাথে প্লাগ ইন করুন যেগুলো মানুষ ইতিমধ্যে ব্যবহার করে: লগইন, HR ডেটা, ফাইন্যান্স রেকর্ড, টিকিটিং, এবং মেসেজিং।
যদি আপনার কোম্পানি Google Workspace, Microsoft Entra ID (Azure AD), Okta ইত্যাদি ব্যবহার করে, SSO চালু করুন যেন কর্মীরা নতুন পাসওয়ার্ড না পায়।
কেনই না—SSO কনফিগারেশন অ্যাক্সেস কন্ট্রোলেও সাহায্য করে: গ্রুপগুলো (যেমন “Finance”, “People Ops”, “IT”) রোলগুলোর সাথে ম্যাপ করে অ্যাডমিন কাজ কমায় এবং ভুল ব্যক্তিকে সংবেদনশীল অনুরোধ দেখানোর ঝুঁকি কমায়।
অধিকাংশ অনুমোদন অনুরোধ রেফারেন্স ডেটা চায়:
নেটিভ কানেক্টর ব্যবহার করুন যাতে আপনার ফর্মগুলো অটো-ফিল করে এবং রাউটিং রুলগুলো ভাল সিদ্ধান্ত নিতে পারে (উদাহরণ: বিভাগ বা খরচ থ্রেশহোল্ড অনুযায়ী)।
টুলে বিল্ট-ইন ইন্টিগ্রেশন না থাকলেও সংযোগ করা যায়। অনেক প্ল্যাটফর্ম আপনাকে দেয়:
পেলোড সহজ রাখুন: request ID, requester, সিদ্ধান্ত, টাইমস্ট্যাম্প, এবং টার্গেট সিস্টেমের প্রয়োজনীয় কী-ফিল্ড।
ইন্টিগ্রেশন ফেল করে—টোকেন এক্সপায়ার, API রেট-লিমিট, ফিল্ড বদলে যাওয়া। এতে রাখুন:
এতে “অনুমোদিত কিন্তু কার্যকরী হয়নি” পরিস্থিতি রোধ হয়—যা দ্রুত বিশ্বাস নষ্ট করে।
একটি অভ্যন্তরীণ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো টেস্ট করা কেবল “বাটন কাজ করে কি না” নয়—এটা পরীক্ষার প্রশ্ন কি বাস্তব মানুষরা বাস্তবে বিভ্রান্তি ছাড়া শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অনুরোধ সম্পন্ন করতে পারছে কি না।
কয়েকটি বাস্তব অনুরোধ তৈরি করে পুরো প্রক্রিয়া চালান:
বটলনেক খুঁজুন: অস্পষ্ট ফিল্ড, অনুমোদকদের জন্য অনুপযুক্ত প্রসঙ্গ, এবং সেই ধাপগুলো যেখানে মানুষ আবার ইমেইল/চ্যাটে ফিরে যায়।
একটি ছোট গ্রুপ (একটি টিম বা একটি রিকোয়েস্ট টাইপ) নিয়ে শুরু করুন এবং পাইলটটি সেইসব এজ কেসগুলো ধরতে যথেষ্ট দীর্ঘ রাখুন (সাধারণত 2–4 সপ্তাহ)। সাপ্তাহিক সংক্ষিপ্ত চেকইন রাখুন এবং প্রতিক্রিয়া একটি কেন্দ্রীয় জায়গায় ট্র্যাক করুন (ফর্ম বা শেয়ারড ডক)। ফিক্সগুলোকে অগ্রাধিকার দিন যা ব্যাক-এন্ড-বেথা কমায়: ফিল্ড স্পষ্টতা, রাউটিং রুল, এবং নোটিফিকেশন টাইমিং।
ডকুমেন্টেশন সংক্ষিপ্ত ও ব্যবহারিক রাখুন:
যেই জায়গায় ব্যবহারকারীরা যায় সেখানে প্রকাশ করুন (উদাহরণ: /help/approvals)।
এক গ্রুপ করে প্রসার করুন। প্রাথমিক মেট্রিক্স—সাইকেল টাইম, প্রত্যাখ্যান কারণ, প্রতিটি ধাপে সময়—ব্যবহার করে নিয়ম ও ফিল্ড পরিমার্জন করুন। ছোট ইটারেশন (সাপ্তাহিক বা দ্বিসাপ্তাহিক) বিশ্বাস বজায় রাখে এবং ওয়ার্কফ্লোকে ওয়ার্কঅ্যারাউন্ড হয়ে যাওয়া থেকে বিরত রাখে।
নো-কোড টুল থাকলেও কিছু গার্ডরেইল ছাড়া অনুমোদন ফ্লো নোংরা হয়ে যায়। নিচে সবচেয়ে সাধারণ ফলপ্রসূ ব্যর্থতা এবং প্রতিরোধের বাস্তব উপায় দেয়া হলো।
প্রতিটি বিস্তারিত “যদি দরকার” ধরার প্রবণতা ফর্মকে ভর করা দেয়। ফল: কেউ ফর্ম পূরণ করতে চায় না এবং অনুমোদন পথ বজায় রাখা কঠিন হয়।
সরল শুরু করুন: সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ন্যূনতম ফিল্ড, এবং নীতি মেনে থাকা সর্বনিম্ন অনুমোদন পথ। লঞ্চ করুন, যেখানে মানুষ আটকে তা দেখুন, তারপর শুধু প্রয়োজনীয় জিনিস যোগ করুন।
রাউটিং রুল, অনুমোদকের তালিকা, এবং রোল-ভিত্তিক অ্যাক্সেসের স্পষ্ট মালিক থাকা দরকার। কেউ যদি ওয়ার্কফ্লোর মালিক না হয়ে থাকে, তখন ব্যতিক্রম জমা হয়, অ্যাক্সেস পুরোনো হয়, এবং অনুমোদন ব্লক হয়ে যায়।
একটি নামকৃত প্রসেস ওনার (আর একটি ব্যাকআপ) অ্যাসাইন করুন। রুল পরিবর্তনের জন্য একটি লাইটওয়েট চেঞ্জ প্রসেস রাখুন (একটি সংক্ষিপ্ত চেকলিস্ট) এবং মাসিক ভাবে অনুমোদক গ্রুপ ও পারমিশন রিভিউ করুন।
যদি অনুরোধকারীরা স্ট্যাটাস বা পরবর্তী অনুমোদক না দেখে, তারা হাতে-কলমে মানুষকে চেজ করবে—অটোমেশনের উদ্দেশ্য নষ্ট হবে।
একটি স্ট্যাটাস পেজ রাখুন: বর্তমান পর্যায়, শেষ আপডেট সময়, পরবর্তী অনুমোদক (বা টিম), এবং একটি আনুমানিক SLA। একটি সহজ ম্যানেজার ড্যাশবোর্ড যোগ করুন যাতে তারা বটলনেক দেখতে পারে।
বাস্তব ওয়ার্কফ্লোতে এজ কেস আছে: জরুরি অনুরোধ, আউট-অফ-অফিস অনুমোদক, অথবা নীতি ব্যতিক্রম।
নিরাপদ ব্যতিক্রম হ্যান্ডলিং তৈরি করুন: একটি “urgent” ফ্ল্যাগ যা নির্ধারিত ফাস্ট-পাথ ট্রিগার করে, ডেলিগেশন রুল, এবং একটি নিয়ন্ত্রিত ওভাররাইড যা কারণে রেকর্ড করে এবং অডিট ট্রেইলে রাখে।
যদি আপনি প্রায়ই লজিক পরিবর্তনের প্রত্যাশা করেন (নতুন থ্রেশহোল্ড, অতিরিক্ত অনুমোদক, বা নতুন রিকোয়েস্ট টাইপ), একটি এমন বিল্ড পদ্ধতি বিবেচনা করুন যা governance হারিয়ে না দিয়ে দ্রুত ইটারেট করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, দলগুলো Koder.ai ব্যবহার করে চ্যাট-ভিত্তিক স্পেসিফিকেশন থেকে দ্রুতভাবে অভ্যন্তরীণ ওয়ার্কফ্লো অ্যাপ জেনারেট ও ইভলভ করে, এবং পরে চাইলে সোর্স-কোড এক্সপোর্ট করে কঠোর নিয়ন্ত্রণ আরোপ করে।
প্রথমে এমন একটি ওয়ার্কফ্লো বেছে নিন যা উচ্চ কষ্ট, কম জটিলতা সম্পন্ন করে:
উদাহরণ: নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের নিচে কেনার অনুরোধ, ছুটির অনুমোদন, বা একটি সহজ অ্যাক্সেস অনুরোধ ফ্লো। কার্যকরীতা প্রমাণ করুন, তারপর একই প্যাটার্ন অন্য অনুমোদনগুলোর জন্য পুনঃব্যবহার করুন।
অনুমোদন ও সিদ্ধান্ত নিতে দরকার এমন ন্যূনতম ডেটা ধরুন। সাধারণ বাধ্যতামূলক ফিল্ডগুলো:
যদি অনুমোদকরা বারবার কোনো বিশদ (যেমন ভেন্ডরের নাম বা কোটেশন) চাইছে, v1-এ সেটাকে বাধ্যতামূলক করুন।
প্রধান কয়েকটি স্ক্রিন যথেষ্ট:
নেভিগেশন সরল রাখুন: ব্যবহারকারীরা সহজেই “New request”, “My requests” এবং “Needs my approval” খুঁজে পাবে।
একটি ছোট, মানক স্টাটাস সেট ব্যবহার করুন যাতে ফিল্টারিং, রিমাইন্ডার, এবং রিপোর্টিং সহজ হয়:
অধিক বিশদ দরকার হলে বর্তমান ধাপ (যেমন “Manager review”) আলাদা ফিল্ড হিসেবে দেখান—অত্যাধিক কাস্টম স্ট্যাটাস তৈরি করবেন না।
নির্ভর করে শ্রেণিবিন্যাসের ওপর:
প্যারালাল রিভিউর জন্য শুরুতেই সম্পন্ন করার নিয়ম নির্ধারণ করুন: সবাইকে অনুমোদন করতে হবে, যে কেউ করতে পারে, অথবা মেজরিটি—পরে বদলালে পুনর্গঠন লাগতে পারে।
আপনার প্রসেসের জন্য “reject” কীভাবে আচরণ করবে তা নির্ধারণ করুন:
Edit/resubmit প্যাটার্ন হলেও মূল সিদ্ধান্ত ও প্রত্যাখ্যানের কারণ অডিট রেকর্ডে রাখুন।
পর্যায়ভিত্তিক অধিকার ও ক্ষমতা নির্ধারণ করুন:
প্রায়োগিক নিয়ম: জমা দেয়ার পর মূল ফিল্ডগুলো (পরিমাণ/ভেন্ডর/তারিখ) লক করে দিন এবং পরিবর্তন শুধুমাত্র “send back” একশনের মাধ্যমে সম্ভব রাখুন।
নাম-ভিত্তিক নিয়ম স্কেল করেনা—সংগঠন-ভিত্তিক রুল ব্যবহার করুন:
এতে মানুষ বদলালে বা টিম পরিবর্তন হলেও রাউটিং সঠিক থাকবে।
শুরুতেই স্টল-প্রিভেনশন রুল যোগ করুন:
এস্কালেশন আচরণ দৃশ্যমান ও সঙ্গতিপূর্ণ রাখুন যেন সিস্টেমটা এলোমেলো মনে না হয়।
ইতিবাচকভাবে “কে কী, কখন, কেন” বুঝতে পর্যাপ্ত লগ রাখুন:
রিটেনশন প্রত্যাশা আগে থেকেই নির্ধারণ করুন (যেমন 12–24 মাস অপারেশনাল রেকর্ডের জন্য) এবং ন্যূনতম-অধিকার নীতি অনুসরণ করুন যেন ব্যবহারকারীরা শুধু প্রয়োজনীয় তথ্যই দেখতে পারে।
