জানুন কিভাবে Square-এর POS হার্ডওয়্যার, পেমেন্ট এবং ব্যবসায়িক অ্যাপগুলো Block-এর ইকোসিস্টেমে একসাথে কাজ করে ছোট ব্যবসায়গুলোকে বিক্রি, পেমেন্ট গ্রহণ এবং দৈনন্দিন কার্যক্রম চালাতে সাহায্য করে।
Block হল Square‑এর পেছনের কোম্পানি। যদি আপনি কখনও ফোনে প্লাগ করা Square Reader বা কাউন্টারে রাখা Square Terminal দেখেন, তবে আপনি Block‑এর সবচেয়ে দৃশ্যমান প্রোডাক্ট লাইনটি দেখেছেন।
যখন মানুষ Square‑কে “কমার্স অপারেটিং সিস্টেম” বলে, তারা বোঝায় না যে এটি Windows বা iOS প্রতিস্থাপন করে। তারা বলতে চায় যে এটি এমন একটি সংযুক্ত টুলসেট যা একটি ব্যবসাকে বিক্রি করা, পেমেন্ট নেওয়া, এবং দৈনিক অপারেশন চালানো—একডজন বিচ্ছিন্ন অ্যাপ একসাথে জোড়া ছাড়াই—সাহায্য করে।
একটি ছোট দোকান, ক্যাফে, স্যালন, বা পপ‑আপ ব্র্যান্ডের জন্য, কমার্স শুধুমাত্র কার্ড পেমেন্ট নেওয়া নয়। এর মধ্যে রয়েছে:
Square চেষ্টা করে এই ওয়ার্কফ্লোগুলো এক জায়গায় রাখার—জাতে “ফ্রন্ট কাউন্টার” এবং “ব্যাক অফিস” একই সংখ্যার ওপর কাজ করে।
Square‑এর কমার্স ওএস তিনটি সংযুক্ত স্তর হিসেবে বোঝা সবচেয়ে সহজঃ
এই স্তরগুলো একসঙ্গে কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হওয়ায়, কাউন্টারে হওয়া একটি বিক্রয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনভেন্টরি আপডেট করতে পারে, পেমেন্ট রেকর্ড করতে পারে, এবং রিপোর্টে দেখাতে পারে—ম্যানুয়াল পুনঃপ্রবেশ ছাড়াই।
এই গাইডটি অ-টেকনিক্যাল মালিক এবং ম্যানেজারদের জন্য যারা Square‑কে মূল্যায়ন করছেন (অথবা তাদের ইতিমধ্যে থাকা সিস্টেমটি বুঝতে চাইছেন)। আমরা দেখাব কিভাবে হার্ডওয়্যার, পেমেন্ট, এবং সফটওয়্যার একে অপরের সাথে মিলে কাজ করে, প্রতিদিনের ব্যবহারে কী প্রত্যাশা রাখতে হবে, এবং প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে কী মূল ট্রেড‑অফ বিবেচনা করবেন।
POS হার্ডওয়্যার হল “ফ্রন্ট ডেস্ক” যেখানে কাস্টমার আপনার ব্যবসার অনুভূতিটি পায়: চেকআউট কত দ্রুত, রসিদ কতো পরিষ্কার, এবং রিফান্ড/টিপ কত সহজ।
ন্যূনতমভাবে, আপনার সেটআপকে কাজগুলো হ্যান্ডল করতে হবে যা সাধারণত দরকার—আইটেম রিং করা, কার্ড ও কন্ট্যাক্টলেস পেমেন্ট নেওয়া, টিপ প্রম্পট করা, রসিদ ইস্যু করা (প্রিন্ট, ইমেল, বা SMS), এবং যদি কিছু ভুল হয় দ্রুত রিটার্ন/রিফান্ড প্রসেস করা।
বেশিরভাগ ছোট দোকান কয়েকটি বেসিক মিশ্রিত করে:
একটি রিটেইল স্টোর সাধারণত বারকোড স্ক্যানার, মজবুত কাউন্টারস্ট্যান্ড, এবং দ্রুত রসিদ প্রিন্টারকে অগ্রাধিকার দেয়। একটি ক্যাফে‑তে স্থিতিশীল কাউন্টার স্টেশন, দ্রুত টিপিং ফ্লো, এবং কখনও কখনও একাধিক প্রিন্টার (কাউন্টার + কিচেন) প্রয়োজন হয়। সার্ভিস ব্যবসা ট্যাবলেট এবং রিডারের সঙ্গে সহজ চেক‑ইন ও পেমেন্টের জন্য ঠিক আছে। মোবাইল বিক্রেতারা (পপ‑আপ, মার্কেট) কম্প্যাক্ট রিডার, দীর্ঘ ব্যাটারি লাইফ, এবং LTE‑এ মসৃণ কাজ করার সেটআপ পছন্দ করে।
কাউন্টারটপ স্পেস মাপুন, পাওয়ার আউটলেট ও কেবল রুটিং প্ল্যান করুন, এবং চেকআউট যেখানে হবে সেখানে Wi‑Fi শক্তি টেস্ট করুন (শুধু ব্যাক অফিস নয়)। যদি আপনি মোবাইল বা আউটডোরে থাকেন, টেকসইতা, ব্যাটারি, এবং ব্যাকআপ কানেকশনকে অগ্রাধিকার দিন যাতে সিগনাল পড়ে গেলে চেকআউট বন্ধ না হয়ে যায়।
Square‑এর পেমেন্ট স্তরই “একটি সুন্দর চেকআউট স্ক্রীন” কে কাজ করা অর্থনৈতিক সিস্টেমে পরিণত করে। যখন পেমেন্ট আপনার POS‑এর সাথে ইন্টিগ্রেটেড থাকে, বিক্রয় পরিমাণ, ট্যাক্স, টিপ, এবং রসিদ সব সংযুক্ত থাকে—ফলে দিনের শেষে আলাদা কার্ড টার্মিনাল মিলিয়ে চালাতে হয় না।
বেশিরভাগ ইন‑পারসন ট্রানজেকশন একই পথ অনুসরণ করে:
Square পেমেন্ট ডেটা বিক্রয়ের সাথে যুক্ত করে, ফলে আপনি দেখতে পারবেন কোন আইটেম কেনা হয়েছে, টিপ আছে কি না, এবং কে ক্যাশিয়ার ছিল—একটি আলাদা যন্ত্রের রসিদ মিলানোর দরকার ছাড়াই।
ন্যূনতমভাবে গ্রাহকরা আশা করে:
ট্যাপ‑টু‑পে এবং ওয়ালেট সাপোর্ট লাইন দ্রুত করতে সাহায্য করে, বিশেষত ছোট টিকিটের ক্রয়ের সময়।
ইন্টিগ্রেটেড পেমেন্টস ম্যানুয়াল ভুল কমায়—কোনও টোটাল পুনরায় টাইপ করার দরকার নেই, কম মিল না হওয়া রসিদ, এবং পরিষ্কার দিনের শেষে রিপোর্টিং।
Square‑এর POS অ্যাপ আপনার কাউন্টারের “ব্রেইন”। হ্যাঁ, এটি পেমেন্ট নেয়—কিন্তু একই সাথে শিফটকে সহজ করে রাখার ছোট ছোট কাজগুলোও এটি সংগঠিত করে যাতে কাজটি বিশৃঙ্খল না হয়।
রেজিস্টারে অ্যাপটি আপনার প্রোডাক্ট ক্যাটালগ থেকে টানে যাতে আইটেম রিং করা স্টাফ এবং লোকেশনের মধ্যে সঙ্গত থাকে। আপনি মডিফায়ার (আকার, মিল্ক টাইপ, অ্যাড‑অন) যুক্ত করতে পারবেন, ট্যাক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হবে, এবং প্রোমো বা “make it right” মুহূর্তের জন্য ডিসকাউন্ট সেট করা যাবে। টিপগুলি অন‑স্ক্রিন প্রম্পট করা যায়, এবং রসিদ প্রিন্ট বা ইমেইল/SMS করা যায়—লাইন দীর্ঘ হলে বা প্রিন্টার কাজ না করলে এটা খুব উপকারী।
এটি সাধারণ চেকআউট বাস্তবতাও সমর্থন করে যেমন স্প্লিট পেমেন্ট (ক্যাশ + কার্ড), পরে কাজের জন্য কার্ট সেভ করা, এবং কিচেন/ফ্রন্ট ডেস্কের জন্য নোট যোগ করা।
চেকআউট ছাড়াও, POS অ্যাপ মেঝে চালাতে সাহায্য করে:
এই কন্ট্রোলগুলো ভুল কমায় এবং দায়বদ্ধতা স্বাভাবিক করে তোলে—ব্যক্তিত্বগত নয়।
ইন্টারনেট না থাকলে অনেক সেটআপে Square Offline Mode‑এ বিক্রি চালিয়ে যেতে পারে। ট্রানজেকশনগুলো স্টোর করা হয় এবং অনলাইনে ফিরে গেলে পাঠানো হয়।
দুই জিনিসের পরিকল্পনা করুন: (1) একটি স্পষ্ট অফলাইন নীতি সেট করুন (সর্বোচ্চ টিকিট সাইজ, কখন কেবল ক্যাশ গ্রহণ করবেন), এবং (2) ঝুঁকি বুঝুন—কিছু অফলাইন কার্ড পেমেন্ট পরে ডিক্লাইন হতে পারে, এবং রিয়েল‑টাইম রিপোর্টিং বা কিছু পেমেন্ট টাইপ অনলাইন না এলে কাজ নাও করতে পারে।
ইনভেন্টরি সেই জায়গা যেখানে অনেক ছোট ভুল বড় খরচে পরিণত হয়। একটি কমার্স ওএস তখনই তার যোগ্যতা প্রমাণ করে যখন আপনার আইটেম লিস্ট, স্টক কাউন্ট, এবং বিক্রয় একসাথে আপডেট হয়—তাই কাউন্টারে যা বিক্রি হচ্ছে তা আপনার ব্যাক‑স্টোরে থাকা জিনিসের সঙ্গে মেলে।
একটি পরিষ্কার আইটেম লাইব্রেরি দিয়ে শুরু করুন: স্পষ্ট নাম, সঙ্গত ক্যাটাগরি, এবং যে মূল্যগুলো আপনার শেলফে আছে সেগুলো মেলে।
যেসব প্রোডাক্ট সাইজ, রঙ, বা স্টাইল অনুসারে আলাদা হয়, সেখানে ভ্যারিয়্যান্ট সেট করুন যাতে প্রতিটি অপশন আলাদা করে স্টক ট্র্যাক করে। এভাবে “Medium / Blue” বিক্রি করলে ভুল করে “Small / Blue” কমবে না।
স্টক কাউন্ট সঞ্চালন করা যায় চলমান অ্যাডজাস্টমেন্ট (যখন আপনি রিসিভ করেন, নষ্ট হয়, বা ট্রান্সফার করেন) এবং নিয়ত কালীন কাউন্ট (সাপ্তাহিক/মাসিক)। বেস্টসেলার ফেলার আগেই আপনাকে নোট দেওয়ার জন্য লো‑স্টক অ্যালার্ট যোগ করুন।
আপনার আইটেম লাইব্রেরি সঠিক হলে বারকোড স্ক্যানার ঝল্কায়। স্ক্যানিং সঠিক আইটেমকে সঙ্গে সঙ্গে তুলে আনে, ভুল‑কীড দামে কমায়, এবং কার্ট দ্রুত রাখে—বিশেষত ব্যস্ত সময়ে।
বারকোড না থাকলেও, ভালভাবে সংগঠিত লাইব্রেরি (ক্যাটাগরি, ফেভারিটস, এবং সার্চ) চেকআউট দ্রুত করে এবং নতুন স্টাফদের ট্রেনিং সময় কমায়।
আপনি যদি পারচেজ অর্ডার ব্যবহার করেন, লক্ষ্যটি সহজ: ভেন্ডরের জন্য একটি অর্ডার তৈরি করুন, তারপর বক্স আসলে রিসিভ করুন। রিসিভিং একই দিন অন‑হ্যান্ড পরিমাণ আপডেট করবে যাতে আপনার স্টক বাস্তবতার সঙ্গে মেলে।
শ্রিংক ঘটে (নষ্ট, চুরি, ভুল গণনা)। নিয়মিত কাউন্ট এবং স্পষ্ট অ্যাডজাস্টমেন্ট কারণ নীতি রাখুন। ভ্যারিয়্যান্ট ভুল সাধারণ—মিসম্যাচড সাইজ/রঙ ফ্যান্টম স্টক তৈরি করে। মাল্টি‑লোকেশন ইনভেন্টরি ঢ্রিফট করতে পারে যদি ট্রান্সফার নথিভুক্ত না করা হয়—স্টোরগুলোর মধ্যে মুভ ট্র্যাক করা নিশ্চিত করুন।
Square কেবল পেমেন্ট না—ভালভাবে করা হলে এটি মানুষকে মনে রাখতে সাহায্য করে। সেটা তখনই গুরুত্বপূর্ণ যখন আপনি প্রথম‑বার ক্রেতাকে নিয়মিত গ্রাহকে পরিণত করতে চান।
Square ট্রানজেকশনের সঙ্গে বাঁধা গ্রাহক প্রোফাইল তৈরি করতে পারে। সাধারণত, এর মানে আপনি যোগাযোগ তথ্য (ইমেইল বা ফোন), ক্রয় ইতিহাস, এবং হালকা নোট রাখতে পারবেন—প্রেফারেন্স, সাইজ, প্রিয় আইটেম, বা “বাদাম‑সংবেদনশীল” ইত্যাদি। লক্ষ্য একটি সম্পূর্ণ CRM নয়; এটি কাউন্টারে দ্রুত প্রেক্ষাপট এবং পরবর্তী আসার সময় ভাল অভিজ্ঞতা দেওয়া।
অনেক ছোট দোকানের জন্য সহজ জয়গুলো:
কারণ লয়ালটি ও সেলস একই সিস্টেমে আছে, আপনি অনুমান করে না—দেখতে পারবেন এটি বাস্তবে কি চেকআউটে পরিণত হয়েছে কি না।
ডিজিটাল রসিদ নম্র ফলো‑আপ চ্যানেল হিসেবে কাজ করতে পারে। পরিষ্কার রসিদ, স্পষ্ট রিটার্ন নীতি, এবং একটি “ধন্যবাদ” বার্তা ছোটো কিন্তু সহায়ক—যা সাপোর্ট ইস্যু কমায় এবং রিপিট ভিজিট বাড়ায়। আপনার অনলাইন অর্ডারিং পৃষ্ঠার লিঙ্ক (যদি ব্যবহার করেন) এবং সংক্ষিপ্ত ফিডব্যাক অনুরোধ যোগ করতে বিবেচনা করুন।
প্রয়োজন অনুযায়ীই সংগ্রহ করুন—“কী হবে যদি” চিন্তায় ডেটা জমা করবেন না। স্টাফ অ্যাক্সেস গ্রাহক নোটের জন্য সীমিত রাখুন, শক্ত পাসওয়ার্ড এবং রোল‑ভিত্তিক পারমিশন ব্যবহার করুন, এবং ফ্রি‑টেক্সট ফিল্ডে কী সংরক্ষণ করবেন তা ভাবুন। যদি আপনি এটি ইমেইল সাবজেক্ট লাইনে রাখতে চান না, গ্রাহক প্রোফাইলে রাখবেন না।
ব্যক্তিগতভাবে বিক্রি করা এবং অনলাইনে বিক্রি করা দুইটি আলাদা ব্যবসা হতে হবে না। Square‑এর সঙ্গে আপনি আপনার প্রোডাক্ট (অথবা মেনু আইটেম) একটি শেয়ার্ড ক্যাটালগ হিসেবে রাখতে পারেন, তারপর সেগুলো বিভিন্ন চ্যানেলে—কাউন্টার, ওয়েবসাইট, এবং সোশ্যাল সেলিং—অফার করতে পারেন, বারবার ডেটা পুনরায় ঢোকানোর দরকার ছাড়াই।
যখন আপনার অনলাইন স্টোর এবং POS একই আইটেম তালিকা শেয়ার করে, একটি অনলাইন অর্ডার একই ইনভেন্টরি কাউন্ট কমায় এবং রিপোর্টিং‑এ একইভাবে প্রদর্শিত হয়। অনলাইন অর্ডার ইন‑স্টোর ক্রয়ের মতো স্টক কমায়, এবং উভয়ই আপনার দৈনিক টোটালে আসে। এটা আপনাকে সহজ প্রশ্নগুলোর দ্রুত উত্তর দিতে সাহায্য করে: “আজ কী বাস্তবে বিক্রি হয়েছে?” এবং “কী রি‑স্টক করতে হবে?”
Square সাধারণ পূরণ অপশনগুলো সমর্থন করতে পারে:
কনসিসটেন্সটাই ওমনিচ্যানেল সেটআপকে সফল বা ব্যর্থ করে। একটি “ট্রুথ সোর্স” হিসাবে ব্যবহার করুন:
প্রতি বিক্রি রেজিস্টারে হয় না। যদি আপনি সময় বিক্রি করেন, অন‑সাইট কাজ করেন, বা কাজের শেষে বিল করেন, Square‑এর সার্ভিস ও ইনভয়েসিং টুলগুলো আপনাকে কম মেলামেশায় পেমেন্ট সংগ্রহে সাহায্য করে।
সার্ভিস ওয়ার্কফ্লোর জন্য, Square অনলাইন বুকিং, স্টাফ ক্যালেন্ডার, এবং স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার সমর্থন করে। আপনি উচ্চ‑ডিমান্ড স্লটের জন্য ডিপোজিট বাধ্যত করতে পারেন, ক্যান্সেলেশন উইন্ডো সেট করতে পারেন, এবং কনফার্মেশন ও রিমাইন্ডার মেসেজ দিয়ে নো‑শো কমাতে পারেন। পুনরাবৃত্ত ক্লায়েন্টদের জন্য রিবুকিং দ্রুত হয়, এবং আপনার শিডিউল সেই একই গ্রাহক প্রোফাইলের সাথে বাঁধা থাকে যা আপনি চেকআউটে ব্যবহার করেন।
ইনভয়েসিং তখন দরকার যখন মোটটা আগে জানা না থাকে—বা যখন আপনি রিমোট কাস্টমারের জন্য পেমেন্ট লিংক পাঠাতে চান। সাধারণ ব্যবহার কেসগুলো:
এটি বিশেষভাবে উপকারী হোম সার্ভিস (প্লাম্বার, ক্লিনার, হ্যান্ডিম্যান), কনসালট্যান্ট, এবং স্টুডিওদের জন্য যারা বুকিং ফি + চূড়ান্ত পরিমাণ নেয়।
সার্ভিস ব্যবসাগুলো প্রায়ই টিপের উপর নির্ভর করে, এবং Square চেকআউটে ও উপযুক্ত পেমেন্ট ফ্লোতে টিপিং সমর্থন করে। রসিদ ডিজিটালি পাঠানো যায়—যা সুবিধাজনক যখন কাজ ক্লায়েন্টের বাড়িতে হয় বা ডিসপিউট/রিমিবার্সমেন্ট/ট্যাক্সের জন্য পরিষ্কার রেকর্ড দরকার।
আপনি যদি যাচাই করতে চান এই টুলগুলো আপনার ওয়ার্কফ্লোতে ফিট করে কি না, একটি বাস্তব জব বুকিং থেকে পেমেন্ট পর্যন্ত ম্যাপ করে সেটআপে এন্ড‑টু‑এন্ড টেস্ট চালান (/pricing)।
Square‑এর অ্যানালিটিকস সবচেয়ে উপকারী যখন তা সহজ প্রশ্নগুলোর দ্রুত উত্তর দেয়: “কি বিক্রি হলো?”, “কে বিক্রি করল?”, এবং “আমরা কি আসলে যা আশা করেছিলাম ক্যাশ রাখলাম?”—আপনাকে ফাইন্যান্স পটভূমি লাগবে না, শুধু কয়েকটি পুনরাবৃত্ত চেক।
প্রারম্ভে ছোট সেট ভিউ বেছে নিন যা আপনি নিয়মিত দেখবেন:
রিপোর্টিং কেবল বিক্রয় নয়—এটি নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কেও:
একটি দ্রুত ড্যাশবোর্ড স্ক্যান লো ইনভেন্টরি (স্টক আউটের আগে) বা হঠাৎ গড় টিকেটে পতন (ট্রেন্ড হওয়ার আগে) বুঝিয়ে দিতে পারে। সেলস ট্রেন্ডকে আইটেম‑লেভেল ভিউর সঙ্গে জোড়া দিন যাতে সমস্যা ট্রাফিক, স্টাফিং, প্রোডাক্ট উপলব্ধতা, বা এক্সিকিউশনের কারণে তাৎক্ষণিকভাবে দেখা যায়।
একটি দিন বেছে নিন এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন:
কনসিস্টেন্সি জটিলতার চেয়ে বেশি ফল দেয়।
Square সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন তা সেলস, আইটেম, এবং গ্রাহকদের জন্য “সোর্স‑অফ‑থ্রুথ” হয়—তবুও বেশিরভাগ শপ অন্য টুলগুলো ব্যবহার করে। ইন্টিগ্রেশন এবং অ্যাড‑অনগুলো Square‑কে আপনার বিদ্যমান সিস্টেমের সাথে যুক্ত করতে দেয়, তাতে একই তথ্য তিনবার ঢুকাতে হয় না।
বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা কয়েকটি কোর কানেকশনের খোঁজে:
প্রতিটি ম্যানুয়াল এক্সপোর্ট, স্প্রেডশীট আপলোড, বা কপি/পেস্ট ধাপ হল একটি সুযোগ যেখানে মিল না খাওয়া টোটাল, মিসিং ট্যাক্স, ডুপ্লিকেট গ্রাহক, বা ইনভেন্টরি ঢ্রিফট হতে পারে। হ্যান্ডঅফ কমালে রিকনসাইলেশন‑হেডেক কমে, মাস‑শেষ দ্রুত হয়, এবং রিপোর্টে যা দেখেন তা বাস্তবে যা ঘটেছে তার বেশি বিশ্বাসযোগ্য হয়।
কখনও কখনও আপনার দরকারি “ইন্টিগ্রেশন” একটি মার্কেটপ্লাগ‑ইন নয়—এটি একটি হালকা‑ওজন ইন্টার্নাল অ্যাপ: কাস্টম পিকিং/প্যাকিং স্ক্রিন, রিটার্ন ড্যাশবোর্ড, স্টাফ টাস্ক লিস্ট, অথবা দৈনিক ক্লোজআউট চেকলিস্ট যা আপনার দলের বাস্তবে কাজ করার মতো।
এধরনের ক্ষেত্রে, দ্রুত‑বিল্ড প্ল্যাটফর্ম যেমন Koder.ai চ্যাটের মাধ্যমে দ্রুত প্রোটোটাইপ (এবং পুনরাবৃত্তি) করার জন্য উপকারী হতে পারে—এর পরে সোর্স কোড এক্সপোর্ট করা বা ডিপ্লয়/হোস্ট করা যায় যখন ওয়ার্কফ্লো প্রমাণিত হয়। এটি একটি ব্যবহারিক অপশন যখন অফ‑দ্য‑শেলফ কানেক্টরগুলো মানানসই না এবং আপনি দ্রুত অগ্রসর হতে চান।
একটি ইন্টিগ্রেশন চালু করার আগে কয়েকটি ব্যবহারিক বিষয় স্পষ্ট করুন:
শেষে, নিশ্চিত করুন ইন্টিগ্রেশন আপনার প্ল্যান ও লোকেশনে সাপোর্টেড এবং এটি ইনক্লুডেড না হলে কি পেইড—অ্যাড‑অন এবং প্ল্যান তুলনা আগে দেখে নিন যাতে পরে অবাক না হোন—/pricing দেখুন।
Square‑এ সিকিউরিটি মূলত পেমেন্ট ডিটেইলস এবং স্টাফ অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করার বিষয়ে—চেকআউটকে ধীর না করে।
যখন গ্রাহক পে করে, কার্ড ডিটেইলগুলি ট্রানজিটে এনক্রিপশন দ্বারা সুরক্ষিত থাকে (মনে করুন “স্ক্র্যাম্বলড” ডেটা যা কেবল সঠিক সিস্টেমই পড়তে পারে)। Square এছাড়াও টোকেনাইজেশন ব্যবহার করে, যা সেনসিটিভ কার্ড নম্বরের বদলে একটি সেভ‑টু‑স্টোর “টোকেন” রাখে যাতে আপনার ব্যবসার সিস্টেমগুলো কাঁচা কার্ড ডেটা রাখে না।
ডিভাইস দিক থেকে লক্ষ্য হল কে কী করতে পারে তা সীমিত করা। এমপ্লয়ি পাসকোড, রোল‑ভিত্তিক পারমিশন (উদাহরণ: কেবল ম্যানেজাররা রিফান্ড দিতে পারবে), এবং ট্যাবলেট/টার্মিনালগুলোকে শারীরিকভাবে সুরক্ষিত রাখা ব্যবহার করুন।
পেমেন্টসে শিল্পীয় নিয়ম আছে যেগুলো সাধারণত PCI নামে পরিচিত। বাস্তবে এর মানে:
চার্জব্যাক সাধারণত বিভ্রান্তি, অসন্তোষ, বা প্রমাণের অভাবে আসে। এগুলো কমাতে:
Square দ্রুত শেখা যায় যখন আপনি একটি সোজা ক্রমে বেসিকগুলো সেটআপ করেন—প্রথমে ক্যাটালগ, তারপর মানুষ এবং হার্ডওয়্যার, তারপর “কীভাবে আমরা রিং করি” সেটিংস।
ক্যাটালগ দিয়ে শুরু করুন: ক্যাটাগরি, মডিফায়ার (সাইজ, অ্যাড‑অন), এবং যদি আপনি স্ক্যান করবেন তাহলে SKU/বারকোড তৈরি করুন। যদি একই আইটেম আপনি অন‑স্টোর এবং অনলাইন দুটোতেই বিক্রি করেন, নামকরণ সঙ্গত রাখুন যাতে রিপোর্ট পড়তে সুবিধা হয়।
পরিবর্তে, ট্যাক্স এবং প্রাইসিং নিয়ম কনফিগার করুন: আপনার ডিফল্ট সেলস ট্যাক্স সেট করুন, প্রয়োজনে বিশেষ রেট যোগ করুন (যেমন প্রস্তুত খাবার বনাম রিটেইল), এবং নিশ্চিত করুন দাম ট্যাক্স‑ইনক্লুসিভ কিনা।
তারপর আপনার টীম যোগ করুন: স্টাফ রোল (ক্যাশিয়ার, ম্যানেজার) তৈরি করুন, পারমিশন সেট করুন, এবং পাসকোড বাধ্যত করুন। ব্যস্ত উইকেন্ডের পরে ভুল ঠিক করার চেয়ে ভুল করা আটকানো সহজ।
শেষে, হার্ডওয়্যার ও সেটিংস চেক করুন: রিডার পেয়ার করুন, টেস্ট সেল (এবং টেস্ট রিফান্ড) চালান, প্রিন্টার/ক্যাশ ড্রয়ার কানেক্ট করুন, এবং রসিদ অপশন (প্রিন্ট/ইমেইল/SMS, হেডার ইনফো, টিপিং) সেট করুন। আপনার “স্ট্যান্ডার্ড চেকআউট” একটি এক‑পাতার চিটশিটে ডকুমেন্ট করুন।
সফ্ট লঞ্চ করুন: Square কয়েক ঘণ্টা বা একটি ধীর দিনের জন্য চালান এবং আপনার পুরানো পদ্ধতিকে ব্যাকআপ হিসেবে রাখুন।
সংক্ষিপ্ত সেশনগুলোতে ট্রেইন করুন: রিং করা ১৫ মিনিট, রিফান্ড/এক্সচেঞ্জ ১০ মিনিট, end‑of‑day close ১০ মিনিট। এক ব্যক্তিকে অন‑শিফট “Square ক্যাপ্টেন” হিসেবে নিয়োগ করুন।
ব্যাকআপ পেমেন্ট অপশন রাখুন: একটি দ্বিতীয় রিডার, ম্যানুয়াল কার্ড এন্ট্রি পারমিশন (যদি ব্যবহার করেন), এবং ইন্টারনেট পড়ে গেলে অফলাইন মোডের স্পষ্ট পরিকল্পনা।
কিছু ভেঙে গেলে, এই অর্ডারে চেক করুন: পাওয়ার → Wi‑Fi/cellular → Bluetooth পেয়ারিং → অ্যাপ আপডেট। প্রিন্টার সমস্যা প্রায়শই কাগজের দিক, ভুল প্রিন্টার সিলেকশন, বা ডিভাইস ভিন্ন নেটওয়ার্কে থাকার কারণে হয়। রিডার পেয়ারিং সাধারণত unpair/re‑pair এবং POS ডিভাইস রিস্টার্ট দিয়ে ঠিক হয়।
Square‑এর Help Center এবং সেটআপ গাইডগুলি ব্যবহার করুন (/help), যদি আটকে যান তাহলে সাপোর্টে যোগাযোগ করুন (/support), এবং বাস্তব‑বিশ্ব ওয়ার্কফ্লোর টিপসের জন্য কমিউনিটি ব্রাউজ করুন (/community)।
Square তখনই ভালো কাজ করে যখন আপনি চেকআউট, পেমেন্ট, এবং দৈনন্দিন অপারেশন এক সিস্টেমে চালাতে চান—বিভিন্ন টুল জুড়তে না চেয়ে। সিদ্ধান্ত নেওয়ার দ্রুত উপায় হলো আপনার ব্যবসা আসলে কীভাবে বিক্রি করে তা থেকে শুরু করা।
নিজেকে প্রশ্ন করুন:
শুধু মাসিক সাবস্ক্রিপশনে বিচার করবেন না। অনুমান করুন:
এটি কি আপনার টপ‑10 ওয়ার্কফ্লো হ্যান্ডেলে পারে (রিটার্ন, ডিসকাউন্ট, টিপ, স্প্লিট, রিফান্ড)? কি ইনভেন্টরি চ্যানেল জুড়ে সঠিক থাকে? পারমিশন, রসিদ, ট্যাক্স, এবং রিপোর্টিং সেট আপ করা সহজ কি? আপনি যদি কখনও স্যুইচ করেন, ডেটা কি সহজে এক্সপোর্ট করা যাবে?
ওপেন থেকে ক্লোজ পর্যন্ত একটি বাস্তব সেল ট্রাই করে দেখুন, তারপর আপনার আসল নম্বর দিয়ে মাসিক ফি অনুমান করুন। /pricing দেখুন এবং একটি রেজিস্টার (অথবা একটি লোকেশন) নিয়ে শর্ট পাইলট চালান পূর্ণ উৎপাদনে যাওয়ার আগে।
যদি পাইলটে গ্যাপ ধরা পড়ে—যেমন একটি অনুপস্থিত রিপোর্ট, একটি অনন্য ক্লোজআউট প্রসেস, বা একটি কাস্টম অপারেশন ড্যাশবোর্ড—বিবেচনা করুন একটি ছোট ইন্টার্নাল টুল যা আপনার ওয়ার্কফ্লো ব্রিজ করবে। প্রায়ই সেখানে দ্রুত‑বিল্ড প্ল্যাটফর্ম যেমন Koder.ai একটি কমার্স ওএস‑কে সম্পূরক করে: Square কমার্স হ্যান্ডেল করে; একটি ছোট কাস্টম অ্যাপ আপনার নির্দিষ্ট প্রসেস সাজায়।
একটি “কমার্স ওএস” বলতে এমন সংযুক্ত টুলগুলোর সেট বোঝায় যা এক সিস্টেমে বিক্রি, পেমেন্ট নেওয়া, এবং দৈনন্দিন অপারেশন চালাতে সাহায্য করে। Square‑এর ক্ষেত্রে সাধারণত বোঝায় যে আপনার POS চেকআউট, পেমেন্ট প্রসেসিং, ইনভেন্টরি, গ্রাহক ডেটা এবং রিপোর্টিং একই ডেটা শেয়ার করে, ফলে একাধিক অ্যাপে একই বিক্রয় পুনরায় ঢোকাতে হয় না।
Square সাধারণত সেই ক্ষেত্রেই ভালো কাজ করে যেখানে আপনি ইন-পার্সন বিক্রির জন্য (রিটেইল, ক্যাফে/কুইক সার্ভিস, পপ‑আপ) একটি অল‑ইন‑ওয়ান সেটআপ চান এবং অনলাইনে বিক্রি, অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা ইনভয়েসিংয়ের জন্য সহজ অ্যাড-অন দরকার। যদি আপনার অত্যন্ত বিশেষায়িত এন্টারপ্রাইজ ওয়ার্কফ্লো বা Square‑এর POS ও অ্যাড-অনগুলো ছাড়িয়ে গিয়ে গভীর কাস্টমাইজেশন দরকার হয়, তাহলে এটি কম উপযুক্ত হতে পারে।
আপনার বিক্রির পরিবেশটা থেকেই শুরু করুন:
কিনবার আগে কাউন্টার স্পেস, পাওয়ার আউটলেট এবং যেখানে চেকআউট হবে সেখানকার Wi‑Fi শক্তি পরীক্ষা করে নিন।
Offline Mode অনেক কনফিগারেশনে ইন্টারনেট ছাড়াও কিছু কার্ড পেমেন্ট গ্রহণ করতে দেয়—ট্রানজেকশনগুলো সংরক্ষণ করে ব্যাক অনলাইনে পাঠায়। পরিকল্পনা রাখুন:
সাধারণত প্রসেসিং ফি প্রতি ট্রানজেকশনে শতাংশ + নির্দিষ্ট ফি হিসেবে কাটা হয়—এগুলো কেটে নেওয়ার পরই আপনি ব্যাংকে ডিপোজিট পান। ডিপোজিটগুলো ব্যাচ হতে পারে (যেমন, এক দিনের সব সেলসের জন্য একটি সম্মিলিত পেমেন্ট) এবং সময়কাল আপনার ডিপোজিট সেটিংস ও ব্যাংক প্রসেসিং উপর নির্ভর করে।
কনফিউশন এড়াতে POS রিপোর্ট ব্যবহার করে রিকনসাইল করুন—প্রতিটি পেমেন্ট কোন সেলসের সঙ্গে জড়িত ছিল (আইটেম, ট্যাক্স, টিপ, ক্যাশিয়ার) তা দেখাবে।
যখন সাইজ/রঙ/স্টাইল আলাদা করে ট্র্যাক করা উচিত (যেমন “Medium / Blue” বনাম “Small / Blue”) তখন ভ্যারিয়্যান্ট ব্যবহার করুন। এতে এক অপশন বিক্রি হলে ভুল ভ্যারিয়্যান্টের স্টক কমবে না—এবং “ফ্যান্টম স্টক” দেখা যাবে না।
কাউন্ট ঠিক রাখতে:
একটি শেয়ার্ড ক্যাটালগকে সোর্স‑অফ‑থ্রুথ হিসেবে ব্যবহার করুন এবং কড়া স্টক রুলস সেট করুন:
এভাবে আপনি ওভারসেল বা মিসড অর্ডার কমাতে পারবেন।
স্টাফ পারমিশন দিয়ে উচ্চ‑ঝুঁকিপূর্ণ কাজ সীমাবদ্ধ করুন:
এই পারমিশনগুলো শিফট ক্লোজআউট রুটিনের সঙ্গে (ক্যাশ ড্রয়ার শুরু/শেষ, দ্রুত ক্লোজ রিপোর্ট) মিলিয়ে রাখুন যাতে ভুল কমে এবং জবাবে দায়বদ্ধতা বাড়ে।
দাবি প্রতিহত করতে স্পষ্টতা ও প্রমাণ রাখুন:
বিস্তারিত ধাপে ধাপে নির্দেশের জন্য /support দেখুন।
একটি নির্ভর যোগ্য রোলআউট সাধারণত:
সেটআপ গাইড ও ট্রাবলশুটিং‑এর জন্য /help এবং /community দেখুন।
