নিয়মিত ক্রেতাদের জন্য পাইকারি অর্ডারিং পোর্টাল

নিয়মিত ক্রেতাদের আরও সহজ অর্ডার প্রক্রিয়া দরকার কেন

নিয়মিত ক্রেতারা সাধারণত জানেন তাদের কী দরকার। কোনো রেস্তোরাঁর ম্যানেজার হয়তো প্রতি সোমবার একই পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার পণ্য অর্ডার করেন, আর কোনো খুচরা বিক্রেতা মাসের শেষে সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পণ্য আবার মজুত করেন। দুজনকেই খালি ফর্ম পূরণ করতে, পুরোনো ইনভয়েস খুঁজতে বা আরেকটি ইমেল লিখতে বলা হলে একটি নিয়মিত কাজেই অযথা সময় নষ্ট হয়।

এই জটিলতার প্রভাব দুদিকেই পড়ে। পণ্যের কোড খুঁজে না পেলে বা সম্মত দাম মনে না থাকলে ক্রেতারা অর্ডার পিছিয়ে দেন। বিক্রয়কর্মীরা সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দিতে, ইমেলের তথ্য অর্ডার সিস্টেমে কপি করতে এবং পরিমাণের ভুল ঠিক করতে সময় ব্যয় করেন। ছোট একটি ভুলের কারণে চালান দেরি হতে পারে, ক্রেডিট নোট দিতে হতে পারে বা দীর্ঘদিনের ক্রেতার সঙ্গে অস্বস্তিকর ফোনালাপ করতে হতে পারে।

দাম নিয়ে সমস্যা বেশি হয়। ক্রেতা চুক্তির দাম না দেখে প্রকাশ্য দাম দেখতে পারেন, অথবা পুরোনো স্প্রেডশিট ব্যবহার করতে পারেন। পণ্যের প্রাপ্যতাও একই ধরনের সমস্যা তৈরি করে। ইমেলে পাঠানো টেমপ্লেটে কোনো বন্ধ হয়ে যাওয়া বা স্টকে না থাকা পণ্য থাকলে, ক্রেতা অর্ডার শেষ ভাবার পর বিক্রয় দলকে বিকল্প প্রস্তাব দিতে হয়।

একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টাল নিয়মিত ক্রেতাদের অর্ডারের জন্য পরিচিত একটি জায়গা দেয়। প্রতিটি অ্যাকাউন্টে সেই অ্যাকাউন্টের জন্য প্রযোজ্য পণ্য, প্যাকের আকার, দাম এবং শর্ত দেখা যায়। ক্রেতা খালি পৃষ্ঠা নয়, কাজে লাগে এমন একটি তালিকা দিয়ে শুরু করেন।

উদ্দেশ্য বিক্রয় দলকে সম্পর্ক থেকে সরিয়ে দেওয়া নয়, বরং নিয়মিত কাজগুলো পোর্টালে নিয়ে আসা। বিক্রয়কর্মীরা তখন বিচার-বিবেচনা দরকার এমন ব্যতিক্রমে মন দিতে পারেন, যেমন বড় এককালীন চাহিদা, বিশেষ ছাড়, সীমিত স্টক বা বকেয়া অ্যাকাউন্ট।

একটি ভালো B2B অর্ডারিং সিস্টেম স্বাভাবিক অর্ডারকে সহজ করে। ক্রেতা সাইন ইন করে, সাধারণ পণ্য যোগ করে, মোট পরিমাণ দেখে এবং কয়েক মিনিটের মধ্যে অনুরোধ জমা দেন। বিক্রয় দল পরিষ্কার তথ্য পায় এবং এড়ানো সম্ভব এমন ভুল ঠিক করতে কম সময় ব্যয় করে।

নিজস্ব পোর্টাল তৈরি করতে চাওয়া প্রতিষ্ঠানগুলো Koder.ai ব্যবহার করে চ্যাটভিত্তিক ইন্টারফেসের মাধ্যমে একটি নির্দিষ্ট অর্ডার প্রক্রিয়াকে ওয়েব অ্যাপে রূপ দিতে পারে। নিয়মগুলো অবশ্যই ভেবে নিতে হবে, তবে ইন্টারফেসটি ক্রেতারা যেভাবে ইতিমধ্যে কেনাকাটা করেন, তার সঙ্গে মিল থাকা উচিত।

ক্রেতারা আজ কীভাবে অর্ডার দেন তা নথিভুক্ত করুন

একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টাল তখনই ভালো কাজ করে, যখন সেটি বর্তমান কেনাকাটার অভ্যাস অনুসরণ করে। যেসব ক্রেতা অ্যাকাউন্ট এটি ব্যবহার করতে পারে, তাদের তালিকা তৈরি করুন। প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য কোম্পানির নাম, সরবরাহের স্থান, নিয়মিত যোগাযোগের ব্যক্তি এবং যারা অর্ডার দিতে বা অনুমোদন করতে পারেন, তাদের তথ্য লিখে রাখুন।

একজন ক্রেতার বিভিন্ন ভূমিকার জন্য আলাদা অ্যাক্সেস লাগতে পারে। গুদাম ম্যানেজার প্রতি সপ্তাহে স্টক অর্ডার করতে পারেন, অর্থ বিভাগের যোগাযোগ ব্যক্তি ব্যয়ের সীমা পরীক্ষা করতে পারেন, আর মালিক বড় কেনাকাটা অনুমোদন করতে পারেন। ভূমিকা পরিষ্কার না হলে পোর্টাল ভুল ব্যক্তির কাছে অর্ডার পাঠাতে পারে বা ব্যক্তিগত দাম প্রকাশ করতে পারে।

নিয়মিত পুনঃসরবরাহকে এমন অনুরোধ থেকে আলাদা করুন, যেগুলোর জন্য বিক্রয় দলের সঙ্গে কথা বলা দরকার। নিয়মিত অর্ডারে সাধারণত একই পণ্য, প্যাকের আকার এবং সরবরাহের ঠিকানা থাকে, তাই এগুলো স্বয়ংক্রিয় অর্ডারের জন্য উপযুক্ত। কাস্টম পণ্য, মৌসুমি প্যাকেজ, বদলে যাওয়া চুক্তির দাম এবং অস্বাভাবিক সরবরাহের তারিখ জমা দেওয়ার আগে পর্যালোচনা দরকার হতে পারে।

সাম্প্রতিক অর্ডার দেখে নথিভুক্ত করুন, বিক্রয়কর্মীরা এখন কী কী পরীক্ষা করেন। তারা হয়তো দেখেন, ক্রেতা কোনো নির্দিষ্ট স্থানের জন্য অর্ডার দিতে পারেন কি না, সম্মত দাম ও ছাড় ঠিক আছে কি না, স্টক ও প্যাকের শর্ত পূরণ হচ্ছে কি না, ন্যূনতম অর্ডারের নিয়ম, ক্রয় অর্ডার নম্বর, সরবরাহের তারিখ বা ক্রেডিটের অবস্থা।

এই তথ্য দেখাবে কোন নিয়ম পোর্টাল নিজে সামলাবে এবং কোন ক্ষেত্রে এখনও একজন মানুষের দরকার। প্রথম সংস্করণকে সীমিত রাখুন। প্রতিটি ব্যতিক্রম ধরতে গেলে সহজ কেনাকাটাও দীর্ঘ ফর্ম পূরণের কাজে পরিণত হয়।

ছোট একটি চালুর জন্য একটি ক্রেতা গোষ্ঠী বেছে নিন। যারা ঘন ঘন এবং নির্দিষ্ট ধরনের অর্ডার দেন, আর যাদের দাম ও সরবরাহের শর্ত পরিষ্কার, তারা পরীক্ষার জন্য ভালো। প্রতি মাসে একই ৩০টি পণ্য পুনরায় অর্ডার করা পাঁচটি আঞ্চলিক দোকান, অত্যন্ত কাস্টম অনুরোধ করা অ্যাকাউন্টের চেয়ে বেশি তথ্য দেবে।

এই গোষ্ঠীকে পোর্টালের মাধ্যমে একটি বাস্তব অর্ডার দিতে বলুন। তারপর তারা সাধারণত যে ইমেল বা ফোন অর্ডার দিতেন, তার সঙ্গে তুলনা করুন। তারা কোথায় থামে, কী খোঁজে এবং কোন তথ্য দুবার লেখে তা দেখুন। আরও ক্রেতাকে আমন্ত্রণ জানানোর আগে এসব মুহূর্ত কী ঠিক করতে হবে তা দেখায়।

প্রতিটি ক্রেতা অ্যাকাউন্টের জন্য ক্যাটালগ তৈরি করুন

একটি অভিন্ন পণ্যের তালিকা অনেক অপ্রয়োজনীয় ভুল তৈরি করে। একজন ক্রেতা এমন প্যাকের আকার অর্ডার করতে পারেন, যা তার গুদামে ব্যবহার করা যায় না; অন্যজন তার চুক্তির বাইরের পণ্য দেখতে পারেন। অ্যাকাউন্টভিত্তিক ক্যাটালগ অর্ডারের পাতায় কেবল সেই পণ্য দেখায়, যেগুলো সংশ্লিষ্ট ক্রেতা কিনতে পারেন।

প্রথমে ক্রেতা অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন, তারপর তার পণ্যগুলো নির্ধারণ করুন। প্রতিটি পণ্যের জন্য দাম, মুদ্রা, প্যাকের আকার, ন্যূনতম পরিমাণ এবং প্রযোজ্য সীমা ঠিক করুন। কোনো পরিবেশক স্বাধীন দোকানের কাছে ২৪টি পণ্যের কেস বিক্রি করতে পারেন, কিন্তু বড় অ্যাকাউন্টকে শুধু প্যালেট পরিমাণে দিতে পারেন। পোর্টালে প্রতিটি চুক্তির উপযোগী বিকল্পই দেখা উচিত।

ক্রেতা পণ্য অর্ডারে যোগ করার আগেই ক্যাটালগে সম্মত দাম দেখান। প্রকাশ্য দাম দেখিয়ে পরে ইমেলে সংশোধন করবেন না। পরিষ্কার দাম বিরোধ কমায় এবং পুরোনো স্প্রেডশিট পরীক্ষা করার কাজ থেকে বিক্রয় দলকে বাঁচায়।

ক্যাটালগ হালনাগাদ রাখুন। বিক্রি বন্ধ হলে বন্ধ হয়ে যাওয়া পণ্য সরিয়ে দিন। অঞ্চল, লাইসেন্স, সংরক্ষণের শর্ত বা চুক্তির কারণে যেসব অ্যাকাউন্ট কোনো পণ্য কিনতে পারে না, তাদের কাছ থেকে পণ্যটি লুকিয়ে রাখুন। ক্রেতাদের অনুমান করতে হবে না যে তারা কোনো পণ্য অর্ডার করতে পারবেন কি না।

প্রতিটি পণ্যে আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে কেনার জন্য যথেষ্ট তথ্য থাকা দরকার: পণ্যের নাম, ছবি, SKU, সহজ বর্ণনা, অ্যাকাউন্টের দাম, অর্ডারের একক, প্যাকের আকার, স্টকের অবস্থা, সম্ভাব্য সরবরাহের সময় এবং কেনার সীমা। অর্ডারে যোগ করার ব্যবস্থা স্পষ্ট হওয়া উচিত।

কিছু ক্রেতার সাধারণ তালিকার বাইরের পণ্য দরকার হবে। ফোন বা ইমেল করতে বাধ্য না করে «এই পণ্যটি অনুরোধ করুন» বিকল্প দিন। পণ্যের নাম বা SKU, পরিমাণ এবং সংক্ষিপ্ত নোট চাইতে পারেন। দায়িত্বপ্রাপ্ত বিক্রয়-যোগাযোগ ব্যক্তি সেটি অনুমোদন করতে, বিকল্প দিতে বা অ্যাকাউন্টের ক্যাটালগে যোগ করতে পারবেন।

একটি রেস্তোরাঁর দল সাধারণত স্ট্যান্ডার্ড কেসে পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার পণ্য অর্ডার করতে পারে। নতুন একটি শাখা খোলার সময় তাদের এমন বড় ডিসপেনসার দরকার হতে পারে, যা তালিকায় নেই। অনুরোধ ফর্মটি পুরো ক্যাটালগ প্রকাশ না করেই এই প্রয়োজনটি ধরে রাখে।

দামের চুক্তি নবায়ন হলে, পণ্যে পরিবর্তন এলে বা ক্রেতা নতুন স্থান খুললে ক্যাটালগ পর্যালোচনা করুন। ছোট ছোট আপডেট পরে অনেক ভুল অর্ডার ঠেকাতে পারে।

ক্রেতারা বুঝতে পারেন এমন ন্যূনতম অর্ডারের নিয়ম নির্ধারণ করুন

ন্যূনতম অর্ডার লাভের সীমা রক্ষা করে এবং ছোট অর্ডার বাছাই, প্যাকিং ও পাঠানোর খরচ কমায়। ক্রেতাদেরও নিয়মগুলো বুঝতে হবে। শুধু চেকআউটের সময় দেখা দেওয়া কোনো বাধা সময় নষ্ট করে এবং প্রায়ই কার্ট পরিত্যক্ত হয় বা বিক্রয় দলে ফোন করতে হয়।

শর্ত আলাদা হলে অ্যাকাউন্টভিত্তিক নিয়ম দিন। কোনো অ্যাকাউন্টের ন্যূনতম অর্ডার $500 হতে পারে, অন্য অ্যাকাউন্টকে অন্তত ১০ কেস অর্ডার করতে হতে পারে। কিছু সরবরাহকারী দুটো শর্তই ব্যবহার করেন, যেমন $300 ন্যূনতম অর্ডারের সঙ্গে নির্বাচিত পণ্যে পূর্ণ কেসের পরিমাণ। ক্রেতা সাইন ইন করলেই পোর্টালে সঠিক নিয়ম প্রয়োগ হওয়া উচিত।

কার্টে অগ্রগতি দেখান

কেনাকাটার সময় ক্রেতাদের স্পষ্ট, চলমান অবস্থা জানা দরকার। কার্টের মোটের পাশে এটি রাখুন এবং কোনো পণ্য বদলালে আপডেট করুন। «ন্যূনতম পূরণ হয়নি» ধরনের অস্পষ্ট সতর্কতা এড়িয়ে চলুন। কত টাকা বা কত পরিমাণ এখনও দরকার তা বলুন।

কোনো ক্রেতা $500 ন্যূনতমের বিপরীতে $420 যোগ করলে বলুন: «এই অর্ডার দিতে আরও $80 যোগ করুন।» নিয়মে ১২ কেস দরকার হলে এবং কার্টে ৯টি থাকলে বলুন: «১২ কেসের ন্যূনতম পূরণ করতে আরও ৩ কেস যোগ করুন।»

কার্টে অ্যাকাউন্টের প্রয়োজনীয় অর্ডার মূল্য, পরিমাণ বা কেসের সংখ্যা, বর্তমান অগ্রগতি, বাকি পরিমাণ, পূর্ণ কেসের শর্ত এবং কখন অর্ডার জমা দেওয়া যাবে তা দেখান। চেকআউটের আগেই এই তথ্য দৃশ্যমান রাখুন।

কোনো পণ্য সরিয়ে নেওয়ার পর ক্রেতা ন্যূনতম সীমার নিচে নেমে গেলে সঙ্গে সঙ্গে ফলটি ব্যাখ্যা করুন। পর্যাপ্ত পণ্য যোগ না করা পর্যন্ত জমা দেওয়া বন্ধ করতে পারেন, অথবা জমা দেওয়ার সুযোগ দিয়ে সেটিকে বিক্রয় পর্যালোচনার জন্য চিহ্নিত করতে পারেন। একটি পদ্ধতি বেছে নিয়ে কার্টেই তা পরিষ্কার করুন।

সম্মত ব্যতিক্রমগুলো স্পষ্টভাবে সামলান

নতুন অ্যাকাউন্ট, মৌসুমি ঘাটতি বা বিশেষ চুক্তির শর্তে বিক্রয় দল কখনও বৈধ ব্যতিক্রম দেয়। অনুমোদিত কর্মীদের একটি অ্যাকাউন্টের ন্যূনতম অর্ডার বদলানোর সুযোগ দিন, নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বা একটি অর্ডারের ক্ষেত্রে। কে এবং কেন পরিবর্তনটি করেছেন, তা নথিভুক্ত করুন।

বিক্রয় প্রতিনিধির প্রতিশ্রুতির সঙ্গে বিরোধ তৈরি করে এমন বার্তা না দেখিয়ে ক্রেতাকে অ্যাকাউন্টে হালনাগাদ শর্তটি দেখান। বাস্তব পরীক্ষা সহজ: চেকআউটে যাওয়ার আগেই ক্রেতা যেন জানেন কী যোগ করতে হবে।

পুনরায় অর্ডার দ্রুত দেওয়ার ব্যবস্থা করুন

বেশিরভাগ নিয়মিত ক্রেতা প্রতি সপ্তাহে একই কার্ট নতুন করে তৈরি করতে চান না। একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টাল তাদের আগের কেনা পণ্যে দ্রুত ফিরিয়ে নেবে এবং পরবর্তী সরবরাহের জন্য পরিমাণ বদলানোর সুযোগ দেবে।

পরিত্যক্ত কার্ট বা খসড়া কোট নয়, সম্পন্ন অর্ডার দিয়ে শুরু করুন। ক্রেতার শেষ নিশ্চিত কেনাকাটার পণ্য, প্যাকের আকার এবং দামসহ একটি পুনরায় অর্ডারের তালিকা দেখান। যে ব্যক্তি সাধারণত ১২ কেস কাগজের কাপ ও ছয় বোতল ক্লিনার অর্ডার করেন, তিনি আগের অর্ডারটি কপি করে চেকআউটের আগে পরিমাণ বদলাতে পারবেন।

প্রতিবার পরিমাণ বদলালেও ঘন ঘন কেনা পণ্যের আলাদা তালিকা কাজে লাগে। তবে তালিকায় কেবল সেই পণ্য রাখুন, যেগুলো অ্যাকাউন্টটি বর্তমান দামে এখন কিনতে পারে। পুরোনো প্রস্তাব সন্দেহ তৈরি করে এবং সময় নষ্ট করে।

বাস্তব কেনাকাটার অভ্যাস অনুযায়ী তালিকা সাজান

একটি ক্রেতা অ্যাকাউন্টের অধীনে একাধিক দোকান, গুদাম বা বিভাগ থাকতে পারে। প্রতিটি স্থানের প্রয়োজন আলাদা হলে একটি দীর্ঘ পুনরায় অর্ডারের তালিকা ব্যবহার করা কঠিন হয়ে যায়। ক্রেতাদের তাদের কাজের ধরন অনুযায়ী তালিকা সংরক্ষণ করতে দিন, যেমন «ডাউনটাউন দোকানের সাপ্তাহিক স্টক» বা «গুদামের প্যাকেজিং পণ্য»।

উপকারী বিকল্পের মধ্যে থাকতে পারে কপি ও সম্পাদনা করা যায় এমন আগের অর্ডার, ঘন ঘন কেনা পণ্য, প্রতিটি সরবরাহের স্থানের জন্য সংরক্ষিত তালিকা এবং নিয়মিত অনুষ্ঠান বা মৌসুমি কেনাকাটার তালিকা।

কার্টে পাঠানোর আগে ক্রেতারা যেন তালিকা থেকেই পরিমাণ বদলাতে, কোনো পণ্য সরাতে বা বাদ পড়া পণ্য যোগ করতে পারেন। এরপর পোর্টালের আবার ক্যাটালগ ও ন্যূনতম অর্ডারের নিয়ম পরীক্ষা করা উচিত, যাতে কপি করা অর্ডার চেকআউটে গিয়ে আটকে না যায়।

প্রস্তাবগুলো হালনাগাদ রাখুন

কোনো পণ্য বন্ধ হলে, অ্যাকাউন্টের ক্যাটালগ থেকে সরানো হলে বা নতুন প্যাকের আকার দিয়ে বদলানো হলে পুনরায় অর্ডারের প্রস্তাব থেকে সেটি সরিয়ে দিন। উপযুক্ত বিকল্প থাকলে, কোনো নোটিশ ছাড়া পণ্য বদলে না দিয়ে বিকল্পটি স্পষ্টভাবে দেখান। অর্ডার দেওয়ার আগে ক্রেতাকে পরিবর্তনটি দেখতে হবে।

Koder.ai চ্যাটের মাধ্যমে সেভ করা তালিকা, অ্যাকাউন্টের অনুমতি, কার্ট সম্পাদনা এবং অর্ডারের ইতিহাসসহ ওয়েব বা মোবাইল অর্ডারিং অ্যাপ তৈরি করতে দলগুলোকে সাহায্য করতে পারে। বিক্রয় দল প্রায়ই যে একটি ক্রেতার কাজ সামলায়, সেটি দিয়ে শুরু করুন। তারপর দেখুন কোনো নিয়মিত ক্রেতা ফোন না করেই পুনরায় অর্ডার দিতে পারেন কি না।

যেখানে দরকার শুধু সেখানেই অনুমোদন যোগ করুন

একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টালের স্বাভাবিক পুনরায় অর্ডার বিক্রয়কর্মীর অপেক্ষা ছাড়াই নিশ্চিত করা উচিত। প্রতিটি কার্ট পর্যালোচনা করতে হলে স্বয়ংক্রিয় কেনাকাটার গতি নষ্ট হয় এবং বিক্রয় দল পরিচিত অর্ডার পরীক্ষা করেই সময় ব্যয় করে।

অল্প কয়েকটি পরিষ্কার পর্যালোচনার কারণ নির্ধারণ করুন। কোনো নিয়মিত ক্রেতা যদি $5,000-এর নিচে তার স্বাভাবিক মাসিক সরবরাহ অর্ডার করেন, সেটি সঙ্গে সঙ্গে জমা হতে পারে। $20,000-এর অর্ডার, সীমিত স্টকের পণ্য বা নিয়ন্ত্রিত পণ্য নির্দিষ্ট একজন পর্যালোচকের কাছে যেতে পারে।

বাস্তবসম্মত অনুমোদনের নিয়ম ঠিক করুন

দলটি যেভাবে ইতিমধ্যে কাজ করে, সেই অনুযায়ী নিয়ম তৈরি করুন। নির্ধারিত পরিমাণের বেশি অর্ডার অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার বা অর্থ বিভাগে পাঠান। স্টক, নিরাপত্তা বা চুক্তি যাচাই দরকার এমন শ্রেণির পণ্যে পর্যালোচনা চাইতে পারেন। ব্যয়ের সীমা বা বিশেষ শর্ত থাকা ক্রেতাদের জন্য অ্যাকাউন্টভিত্তিক নিয়ম ব্যবহার করুন। নতুন অ্যাকাউন্টের অর্ডার বিক্রয় দলে পাঠান, যতক্ষণ না তাদের তথ্য নিশ্চিত হচ্ছে। তবে অনুমোদিত অ্যাকাউন্টের নিয়মিত পুনরায় অর্ডার সরাসরি যেতে দিন।

নিরাপদ মনে হয় বলেই পর্যালোচনার ধাপ যোগ করবেন না। বছরে একটি অস্বাভাবিক অর্ডার ধরতে যে নিয়ম শত শত স্বাভাবিক অর্ডার আটকে দেয়, তা কার্যকর নয়। বিক্রয় দল ইতিমধ্যে যে সীমা ব্যবহার করে, তা দিয়ে শুরু করুন। পরে বাস্তব অর্ডারের ধরণ দেখে পরিবর্তন করুন।

ক্রেতাদের অবহিত রাখুন

অর্ডার জমা দেওয়ার পরই ক্রেতাকে স্ট্যাটাস দেখানো উচিত। «নিশ্চিত», «পর্যালোচনার অপেক্ষায়», «অনুমোদিত» এবং «পরিবর্তন প্রয়োজন» ধরনের সহজ লেবেল ব্যবহার করুন। পর্যালোচনা দরকার হলে কারণটি জানান। «এই অর্ডার আপনার অ্যাকাউন্টের $10,000 অনুমোদন সীমা ছাড়িয়েছে» সাধারণ অপেক্ষমাণ বার্তার চেয়ে অনেক পরিষ্কার।

পর্যালোচকদের অ্যাকাউন্ট, আগের অর্ডারের ইতিহাস, মোট পরিমাণ, কাঙ্ক্ষিত সরবরাহের তারিখ এবং নিয়ন্ত্রিত পণ্যের তথ্য দিন। তাহলে তারা ইমেলে তথ্য খুঁজে বেড়ানো ছাড়াই অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা পরিবর্তনের অনুরোধ করতে পারবেন।

উদাহরণ: মাসিক পুনঃসরবরাহের অর্ডার

একটি ক্যাফে সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান প্রতি মাসে তিনটি শাখার জন্য একই কাপ, ঢাকনা, ন্যাপকিন ও পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার পণ্য কেনে। আগে ক্রেতা স্প্রেডশিট ইমেল করতেন, পুরোনো ইনভয়েস দেখতেন এবং বিক্রয় প্রতিনিধির কাছ থেকে দামের নিশ্চয়তার অপেক্ষা করতেন। ব্যস্ত কোনো শাখার জন্য অতিরিক্ত কার্টন দরকার হলে ছোটখাটো পরিবর্তন নিয়েও বারবার ইমেল চালাচালি হতো।

পোর্টালে ক্রেতা সাইন ইন করে অ্যাকাউন্টের জন্য নির্ধারিত ক্যাটালগ দেখতে পান। এতে ওই কোম্পানির জন্য উপলভ্য পণ্য, প্যাকের আকার এবং সম্মত দাম থাকে। চুক্তির বাইরের পণ্য ক্রেতাকে বিভ্রান্ত করে না এবং পরে দামের বিরোধও তৈরি হয় না।

ক্রেতা «মাসিক শাখা স্টক» নামে একটি সংরক্ষিত পুনরায় অর্ডারের তালিকা খোলেন। প্রতিটি স্থানের পরিমাণ এতে আছে: শহরের শাখার জন্য ২০ কার্টন কাপ, বিমানবন্দর শাখার জন্য ১২টি এবং শহরতলির শাখার জন্য ১০টি। ক্রেতা দুটি পরিমাণ বদলে পণ্যগুলো অর্ডারে যোগ করেন।

চেকআউটের আগে পোর্টাল ন্যূনতম অর্ডারের নিয়ম পরীক্ষা করে। বিমানবন্দর শাখার অর্ডার সরবরাহকারীর ১৫ কার্টনের ন্যূনতম সীমার নিচে থাকায় পোর্টাল সমস্যাটি পরিষ্কারভাবে জানায়। ক্রেতা ওই শাখায় প্রতি মাসে ব্যবহৃত এক কার্টন ন্যাপকিন যোগ করেন এবং অর্ডারটি নিয়ম পূরণ করে।

অর্ডার না থামিয়ে ব্যতিক্রম সামলানো

ক্রেতা একটি বাণিজ্যিক কফি গ্রাইন্ডারের অনুরোধও করেন, যা সাধারণ অ্যাকাউন্ট ক্যাটালগে নেই। অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারকে এর দাম ও প্রাপ্যতা নিশ্চিত করতে হবে। পোর্টাল ওই পণ্যটির লাইন অনুমোদনের জন্য পাঠায়, আর সাধারণ পুনঃসরবরাহের পণ্যগুলো এগিয়ে দেয়।

অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার ক্রেতার অ্যাকাউন্টের তথ্য ও অর্ডারের ইতিহাসসহ অনুরোধটি পান। তিনি অনুমোদন করতে, বিকল্প দিতে বা স্টক সীমিত হলে ক্রেতার সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারেন। ক্রেতাকে পুরো অর্ডার আবার তৈরি করতে হয় না।

নিয়মিত কেনাকাটা সহজ থাকে, আর বিক্রয় দল ব্যতিক্রমগুলো সামলে নেয়।

সেটআপের সাধারণ ভুল

একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টালের কাজ নিয়মিত শ্রম কমানো, বিভ্রান্তির আরেকটি স্তর তৈরি করা নয়। শুরুতে বেশিরভাগ সমস্যা হয় এমন নিয়ম থেকে, যেগুলো কোম্পানির ভেতরে পরিষ্কার হলেও ক্রেতার কাছে অস্পষ্ট।

ভুল ক্যাটালগ দেখানো

একটি ক্যাটালগ তৈরি করা সহজ, কিন্তু এতে প্রায়ই এমন দাম, পণ্য ও প্যাকের আকার দেখা যায়, যা সব অ্যাকাউন্টের জন্য প্রযোজ্য নয়। কোনো আঞ্চলিক পরিবেশক এক দামে ১২ ইউনিটের কেস কিনতে পারেন, আর ছোট খুচরা বিক্রেতা ভিন্ন চুক্তিতে ৬ ইউনিটের কেস কিনতে পারেন। দুজনেই সব বিকল্প দেখলে কোন দাম প্রযোজ্য তা জানতে চাইবেন বা সংশোধন দরকার এমন অর্ডার দেবেন।

অ্যাকাউন্টভিত্তিক ক্যাটালগ অ্যাক্সেস দিন। ক্রেতারা যে পণ্য কিনতে পারেন, তাদের সম্মত দাম এবং যে এককে সাধারণত অর্ডার করেন, তা দেখান। কোনো পণ্য সাময়িকভাবে কোনো অ্যাকাউন্টের জন্য অনুপলভ্য হলে সেটি লুকিয়ে রাখুন বা কেন যোগ করা যাবে না তা ব্যাখ্যা করুন। চেকআউটের সময় প্রথমবার সীমাটি জানাবেন না।

ন্যূনতম অর্ডারের সমস্যা লুকিয়ে রাখা

অস্পষ্ট ত্রুটি বার্তাসহ বন্ধ চেকআউট নিয়মিত ক্রেতাদের হতাশ করে। অর্ডার শুরু করার আগেই নিয়মটি জানিয়ে দিন এবং কার্টে ঘাটতি দৃশ্যমান রাখুন।

কোনো অ্যাকাউন্টের ন্যূনতম অর্ডার $500 এবং কার্টের মোট $420 হলে বলুন, আরও $80 দরকার। অ্যাকাউন্টের ক্যাটালগ থেকে উপযুক্ত পণ্যও প্রস্তাব করতে পারেন। «অর্ডারটি শর্ত পূরণ করেনি» ধরনের ভাষা এড়িয়ে চলুন। ক্রেতার একটি সংখ্যা ও স্পষ্ট পরবর্তী পদক্ষেপ দরকার।

প্রতিটি কেনাকাটায় অনুমোদনের নিয়ম প্রয়োগ করলেও একই ধরনের সমস্যা হয়। বিক্রয় দল যদি নিয়মিত পুনঃসরবরাহের অর্ডার প্রায় সব সময় অপরিবর্তিতভাবে অনুমোদন করে, তাহলে নিয়মটি শুধু সরবরাহ দেরি করায়। বড় অর্ডার, অস্বাভাবিক ছাড়, নতুন সরবরাহের ঠিকানা বা ক্রেডিটের শর্ত ছাড়িয়ে যাওয়া ক্রেতার মতো ব্যতিক্রমে অনুমোদন সীমিত রাখুন।

ক্যাটালগ আপডেটের পর B2B অর্ডারিং সিস্টেম পরীক্ষা করুন। পণ্যের দাম বদলালে, কোনো পণ্য প্রতিস্থাপন করলে বা প্যাকের আকার পরিবর্তন করলে পুনরায় অর্ডারের তালিকা নষ্ট হতে পারে। «১ কেস» নামে সংরক্ষিত কোনো লাইন এক মাসে ১২ ইউনিট এবং পরের মাসে ২৪ ইউনিট বোঝাতে পারে, ফলে ক্রেতা প্রত্যাশার দ্বিগুণ স্টক পেয়ে যেতে পারেন।

আপডেট প্রকাশের আগে বাস্তব অ্যাকাউন্টের পরিস্থিতি পরীক্ষা করুন। অ্যাকাউন্টের ক্যাটালগে সঠিক দাম নিশ্চিত করুন, নিয়মিত পুনরায় অর্ডারের তালিকা যোগ করে পরিমাণ ও প্যাকের আকার দেখুন, দাম বদলানো বা পণ্য সরিয়ে সংরক্ষিত তালিকার প্রতিক্রিয়া পরীক্ষা করুন এবং ন্যূনতম সীমার নিচের কার্ট পরীক্ষা করুন। অনুমোদন ছাড়াই যাওয়ার কথা এমন একটি অর্ডার এবং অনুমোদন দরকার এমন আরেকটি অর্ডার দিন।

চালুর আগে দ্রুত পরীক্ষা

কোনো ক্রেতা ভুল দাম দেখলে বা চেকআউট কেন থেমে গেছে বুঝতে না পারলে একটি পাইকারি অর্ডারিং পোর্টাল দেখতে সম্পূর্ণ হলেও অপ্রয়োজনীয় কাজ তৈরি করতে পারে। ক্রেতাদের আমন্ত্রণ জানানোর আগে নমুনা অ্যাকাউন্ট দিয়ে পুরো কেনাকাটার পথ পরীক্ষা করুন।

যেখানে সম্ভব বাস্তব অ্যাকাউন্টের নিয়ম ব্যবহার করুন। কেসে কেনা কোনো পরিবেশকের নিজস্ব দাম, উপলভ্য পণ্য ও পরিমাণের সীমা দেখা উচিত। শুধু অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট দিয়ে পরীক্ষা করবেন না, কারণ অ্যাডমিন অ্যাক্সেস ক্রেতার দিকের সমস্যা আড়াল করে।

চালুর আগে কয়েকটি ক্রেতা অ্যাকাউন্ট হিসেবে সাইন ইন করে নিশ্চিত করুন, প্রতিটি সঠিক ক্যাটালগ ও দাম দেখছে। প্রতিটি ন্যূনতম নিয়মের ঠিক নিচে ও ওপরে কার্ট তৈরি করুন এবং ক্রেতার চোখে প্রতিটি বার্তা পড়ুন। সংরক্ষিত তালিকা থেকে একটি স্বাভাবিক পুনরায় অর্ডার দিন, তারপর অনুমোদন দরকার এমন একটি অর্ডার দিন। নিশ্চিতকরণ ইমেল, অর্ডারের স্ট্যাটাস এবং বিক্রয় দলের কাছে হস্তান্তর পরীক্ষা করুন।

নিয়মিত কয়েকজন ক্রেতাকে তাদের সাধারণ পণ্য দিয়ে বাস্তব পরীক্ষামূলক অর্ডার দিতে বলুন। তারা কোথায় থামেন, প্রশ্ন করেন বা কার্ট ছেড়ে দেন তা দেখুন।

সমস্যার একটি ছোট তালিকা রাখুন এবং ক্ষতির মাত্রা অনুযায়ী অগ্রাধিকার দিন। ভুল অ্যাকাউন্ট ক্যাটালগ বা দাম চালুর আগেই ঠিক করুন। বিভ্রান্তিকর লেবেলের ভাষাও পরিষ্কার করা দরকার, কারণ সেটি প্রতি মাসে নিয়মিত ক্রেতার গতি কমাতে পারে।

ক্রেতা কোনো সমস্যা জানালে স্ক্রিনশট দেখে অনুমান না করে তার অ্যাকাউন্টে সমস্যাটি আবার তৈরি করুন। এই ক্রমে ক্যাটালগ বরাদ্দ, ক্রেতার ভূমিকা, ন্যূনতম সেটিং এবং অনুমোদনের নিয়ম পরীক্ষা করুন। প্রথম সপ্তাহে এই পরীক্ষা ম্যানুয়াল সংশোধন কমায়।

আপনার পোর্টালের পরবর্তী পদক্ষেপ বেছে নিন

প্রথম দিনেই সব ক্রেতার জন্য পোর্টাল খুলবেন না। আঞ্চলিক পরিবেশক বা মাসিক পুনঃসরবরাহের অর্ডার দেওয়া ক্রেতার মতো নিয়মিত কেনাকাটার অভ্যাস থাকা অ্যাকাউন্ট বেছে নিন। তাদের প্রথম অর্ডার দেখাবে সেটআপ বাস্তব কাজের সঙ্গে কোথায় মিলছে এবং কোথায় মিলছে না।

সাইন ইন থেকে নিশ্চিতকরণ পর্যন্ত পুরো পথ দেখুন। পরিত্যক্ত কার্টের পেছনে অস্পষ্ট ন্যূনতম সীমা, অনুপস্থিত পণ্যের অ্যাক্সেস বা অ্যাকাউন্টের জন্য অনুপযুক্ত সরবরাহের বিকল্প থাকতে পারে। ক্রেতারা বিক্রয় দলে যোগাযোগ করলে কারণটি সহজ ভাষায় লিখে রাখুন। একই প্রশ্ন পাঁচবার এলে সাধারণত একটি পোর্টাল পরিবর্তনের প্রয়োজন বোঝায়।

প্রথম কয়েক সপ্তাহে বিক্রয় ও কার্যক্রম দলের সঙ্গে ধরণগুলো পর্যালোচনা করুন। ক্রেতারা যে পণ্য কিনতে পারেন তা দেখতে না পেলে ক্যাটালগ অ্যাক্সেস বদলান। নিয়মিত অর্ডার পর্যালোচনায় আটকে থাকলে বা অস্বাভাবিক অর্ডার সরাসরি চলে গেলে অনুমোদনের কারণগুলো ঠিক করুন। নিয়ম দৃশ্যমান রাখুন, বিশেষ করে অর্ডারে বেশি পরিমাণ বা ম্যানেজারের অনুমোদন দরকার হলে।

প্রতি সপ্তাহে নতুন অর্ডার ও পরিত্যক্ত কার্ট পর্যালোচনা করুন। যে ধাপে প্রশ্ন উঠছে, সেই অনুযায়ী ক্রেতার প্রশ্নগুলো ভাগ করুন, বিক্রয়কর্মীরা এখনও অর্ডার ম্যানুয়ালি তৈরি করছেন কি না দেখুন, বৃহত্তরভাবে প্রকাশের আগে পরীক্ষামূলক গোষ্ঠীর সঙ্গে পরিবর্তন পরীক্ষা করুন এবং প্রতিটি নিয়ম কেন বদলানো হলো তা লিখে রাখুন।

প্রতিটি অনুরোধ সঙ্গে সঙ্গে যোগ করবেন না। কোনো বড় ক্রেতার বিশেষ মূল্যতালিকা বা আলাদা অনুমোদনের পথ দরকার হতে পারে, কিন্তু তাই বলে প্রতিটি অ্যাকাউন্টের একই বিকল্প দরকার নেই। একটি অস্বাভাবিক অর্ডার জরুরি মনে হয়েছে বলে নয়, অর্ডারের তথ্য যখন বারবার একই প্রয়োজন দেখায় তখন ব্যতিক্রম তৈরি করুন।

Koder.ai কাস্টম অ্যাপ্লিকেশনের পরিকল্পনা, নির্মাণ, ডিপ্লয়মেন্ট ও হোস্টিংয়ে সহায়তা করে। ফলে দলগুলো দৈনন্দিন ভাষায় ক্রেতার কাজের ধারা, অ্যাকাউন্টভিত্তিক ক্যাটালগ, পুনরায় অর্ডারের তালিকা এবং অনুমোদনের নিয়ম বর্ণনা করতে পারে। কেনাকাটার ধরণ বদলালে পরীক্ষামূলক গোষ্ঠীর সঙ্গে আপডেট পরীক্ষা করে পুরো প্রজেক্ট নতুন করে না বানিয়েই উন্নতি প্রকাশ করা যায়।

লক্ষ্যটি বাস্তব: ক্রেতারা সাধারণ অর্ডার নিজেরাই দেবেন, আর বিক্রয় দল তাদের সময় দেবে এমন অ্যাকাউন্ট ও অর্ডারে, যেখানে সত্যিই একজন মানুষের প্রয়োজন।